Miten palveluyritys työskentelee Task Managerissa?
Asiakkaan toimeksianto on harvoin yhdessä paikassa. Tarjouspyyntö on asiakkuudenhoitajan postilaatikossa, sopimukset keskustelussa, korjattu sopimus levyllä ja määräaika jonkun muistissa. B2B-palveluyrityksessä jokaisella toimeksiannolla voi olla eri vastuuhenkilö. Task Manager kokoaa työn tehtävään, jossa ovat keskustelu, tiedostot, työn laajuuden lista ja määräaika. Sähköposti pysyy erillään, mutta sen viestiketjun voi liittää tehtävään.
Tehtävällä on aihe, kuvaus, prioriteetti (normaali tai korkea), määräaika päivämäärineen ja haluttaessa kellonaikoineen sekä vastuuhenkilöt. Tehtäväkortin alla käydään keskustelua: siellä ovat tiimin kommentit, reaktiot, maininnat merkillä @ ja liitteet. Käytettävissä on neljä tilaa: ei tilaa, työn alla, valmis ja peruutettu. Listalta näet, mikä on kesken ja mikä jo suljettu.
Asiakas kirjoittaa usein sähköpostitse. Voit yhdistää IMAP-postilaatikon asetuksissa. Jos postilaatikon näyttäminen tehtävä- ja keskustelulistalla on otettu käyttöön, sen kaikki viestiketjut näkyvät listoilla. Muussa tapauksessa näkyvät vain manuaalisesti kiinnitetyt viestiketjut. Postilaatikko kuuluu yhdelle henkilölle ja on yksityinen - edes ylläpitäjä ei pääse lukemaan muiden sähköposteja. Jokainen yhdistää yhteisen yritysosoitteen omaan käyttöönsä.
Mitä toimeksiannon yhteydessä tarkalleen tapahtuu?
Näet määräajan tehtävälistalla. Kortissa on värillinen palkki vasemmalla ja ympyrä, jossa näkyy päivien määrä. Punainen tarkoittaa myöhässä olevaa tehtävää, sininen - tänään erääntyvää ja vihreä - ajallaan olevaa. Harmaa näkyy, jos määräaikaa ei ole tai tehtävä on suljettu. Jos et aseta kellonaikaa, toimeksianto pysyy ”tälle päivälle” koko päivän ja muuttuu punaiseksi vasta seuraavana päivänä. Listan yläpuolella on ruudut: Ajallaan, Tänään, Myöhässä ja Keskustelu. Nämä neljä ruutua toimivat sekä laskureina että suodattimina. Jos olet yhdistänyt postilaatikon, tilastopalkkiin ilmestyy myös Sähköposti-ruutu.
Voit tallentaa toimeksiannon laajuuden tehtävän kuvaukseen tehtävälistana. Voit merkitä kohtia tehdyiksi viestiketjun yläosassa olevassa kortissa, ja palkki näyttää edistymisen, esimerkiksi ”2/3 tehty”. Kaikki osallistujat näkevät tilanteen. Valmiiksi merkityn kohdan viereen ilmestyy sen merkinneen henkilön pieni avatar. Oman osuutesi merkitsemiseen tehdyksi et tarvitse tehtävän muokkausoikeutta.
Parametrien muutoksista jää keskusteluun keskitetty järjestelmäviesti. Tämä koskee tilaa, vastuuhenkilöitä, määräaikaa, prioriteettia ja nimeä. Määräaikaa siirrettäessä tallentuu myös aiempi arvo. Myöhemmin voit tarkistaa, kuka muutti luovutuspäivää ja milloin.
Voit liittää asiakkaan sähköpostin tehtävään valitsemalla sähköpostin viestiketjun valikosta ”Liitä”. Jos postilaatikko on yhdistetty sinulle, näet tehtävän otsakkeessa linkin sähköpostikeskusteluun. Se helpottaa vain siirtymistä - sähköpostin sisällön näkee edelleen ainoastaan henkilö, jonka käyttöön postilaatikko on yhdistetty.
Mitä hyödyt?
Et aloita päivääsi selvittämällä, mihin toimeksianto jäi. Kun asiakas soittaa kuukauden päästä, voit palata tehtävän keskusteluun ja tarkistaa sovitut asiat sekä sen, kuka siirsi määräaikaa ja mikä sen aiempi päivämäärä oli. Sinun ei tarvitse etsiä näitä tietoja erillisestä keskustelusta.
Et menetä koko asiayhteyttä, kun asiakasvastaava jää lomalle. Toimeksiannon parissa työskentelevät voivat lukea keskustelun, tarkistaa työn laajuuden ja nähdä, kuka merkitsi työn tehdyksi. Muiden sähköpostit pysyvät yksityisinä, joten vain sähköpostitse välitetyt tärkeät sovitut asiat eivät tule automaattisesti tiimin saataville.
Sinun ei tarvitse arvailla, kuinka paljon töitä tälle päivälle on. Ennen asiakaskeskustelua näet, kuinka monta toimeksiantoa on määrä tehdä tänään ja kuinka moni on myöhässä. Se on konkreettisempi lähtökohta keskustelulle seuraavasta päivämäärästä kuin yhden henkilön muisti.
Esimerkki arjen työstä
Toimisto hoitaa kahtakymmentä toimeksiantoa samanaikaisesti. Asiakas kirjoittaa sähköpostia: „voimmeko siirtää luovutuksen perjantaille?”. Asiakasvastaava näkee viestin yhdistetyssä postilaatikossa, liittää viestiketjun toimeksiantoon ja muuttaa tehtävän määräaikaa. Keskusteluun ilmestyy järjestelmämerkintä, jossa näkyy aiempi päivämäärä. Merkinnästä näkee myös, kuka siirsi määräaikaa ja milloin.
Kaksi viikkoa myöhemmin asiakasvastaava on sairaana, ja asiakas soittaa kysyäkseen kahdesta korjauksesta. Puheluun vastaava avaa toimeksiannon. Hän näkee työn laajuuden luettelon, valmiiksi merkityt kohdat ja niiden henkilöiden avatarit, jotka merkitsivät ne tehdyiksi. Hän voi myös lukea tehtävän keskustelun. Jos hänen tarvitsee selvittää, kuka muutti määräaikaa, hän tarkistaa järjestelmämerkinnän. Hän ei kuitenkaan näe asiakkaan sähköpostia, ellei asiakkaan postilaatikkoa ole yhdistetty hänen käyttöönsä.
Usein kysytyt kysymykset
Pitääkö tiimin opetella uusi toimintatapa?
Sinun ei tarvitse opetella erillistä menetelmää tallentaaksesi toimeksiannon tehtäväksi, jolla on aihe, määräaika, prioriteetti ja vastuuhenkilöt. Verkkokoulutus tiimille on saatavilla lisäpalveluna - sen hinnan löydät hinnoittelusta. Käytettävissä olevat tilat ovat: ei tilaa, kesken, valmis, peruttu. Tehtävän keskustelu näyttää avatarin, nimen ja kellonajan; se tukee myös reaktioita ja mainintoja @-merkillä.
Näkeekö asiakas sisäiset sopimuksemme?
Ei. Tehtävän keskustelu on sisäinen. Tehtävälistalla tavallinen käyttäjä näkee tehtävät, joihin hänet on liitetty. Työtilan ylläpitäjä ja globaali ylläpitäjä näkevät kaikki tehtävät. Sähköpostikeskustelu pysyy erillään yhdistetyssä postilaatikossa.
Toimiiko yrityksen sähköposti ohjelmassa?
Kyllä, Pro-versiossa - kyseessä on Sähköposti-moduuli: yhdistät IMAP-postilaatikon Asetuksissa. Tehtävä- ja keskustelulistalla näet kaikki postilaatikon viestiketjut, joille on otettu käyttöön näkyminen tällä listalla, tai vain manuaalisesti kiinnitetyt viestiketjut, jos näyttäminen on pois päältä. Voit liittää viestiketjun toimeksiantoon. Viestiketjun liitteet voit tallentaa Tiedostoihin kansioon Sähköposti / postilaatikon nimi / viestiketjun aihe.
Mitä tapahtuu, kun joku siirtää toimeksiannon määräaikaa?
Tehtävän keskusteluun ilmestyy järjestelmäviesti, jossa näkyvät muutoksen tehneen henkilön sukunimi, kellonaika ja määräajan aiempi arvo. Kortin väri määräytyy määräajan mukaan: punainen tarkoittaa, että määräaika on mennyt, sininen - että määräaika on tänään, ja vihreä - että se on jonakin tulevana päivänä. Valmiiksi merkityissä ja peruutetuissa tehtävissä tunniste on harmaa myös määräajan jälkeen.
Voiko toistuvat vaiheet antaa automaatin hoidettavaksi?
Kyllä. Automaatiosäännöt toimivat rakenteella KUN / JOS / TEE. Esimerkiksi asiakkaalta tuleva sähköposti liitteineen voi käynnistää asiakirjojen tallennuksen määrättyyn kansioon ja ilmoituksen ohjelmassa automaatiosäännön laatijalle. Automaatiot toimivat Pro-paketissa. Jokaisella käyttäjällä on niihin pääsy oletuksena, ja pääkäyttäjä voi poistaa sen valituilta henkilöiltä käyttäjäpaneelissa.