Hogyan dolgozik egy szolgáltató cég a Task Managerben?
Egy ügyfélmegrendelés ritkán fér el egyetlen helyen. A megkeresés a kapcsolattartó postafiókjában van, az egyeztetések a csevegésben, a javított szerződés a meghajtón, a leadási határidő pedig valakinek a fejében. Egy B2B szolgáltató cégnél minden megrendelést más személy kezelhet. A Task Manager segítségével egy feladatban gyűjtheted össze a vele kapcsolatos munkát: a beszélgetéssel, a fájlokkal, a feladatkör listájával és a határidővel együtt. A levelezés külön marad, de a beszélgetésszálát összekapcsolhatod a feladattal.
A feladatnak tárgya, leírása, prioritása (normál vagy magas), dátummal és opcionális időponttal megadott határideje, valamint hozzárendelt személyei vannak. A feladat kártyája alatt zajlik a beszélgetés: itt találhatók a csapat megjegyzései, a reakciók, a @-os említések és a mellékletek. Négy állapot közül választhatsz: nincs állapot, folyamatban, elvégezve, törölve. A listán látható, mi van folyamatban, és mi zárult már le.
Az ügyfél gyakran e-mailben ír. A Beállításokban csatlakoztathatsz egy IMAP-postafiókot. Ha be van kapcsolva a postafiók megjelenítése a feladatok és csevegések listáján, minden beszélgetésszála megjelenik ott; ellenkező esetben csak a kézzel rögzítettek. A postafiók egyetlen személyhez tartozik és privát - még az adminisztrátor sem fér hozzá mások leveleihez. A közös céges címet mindenki a saját fiókjában csatlakoztatja.
Pontosan mi történik a megrendeléssel?
A határidőt a feladatlistán láthatod. A kártya bal oldalán színes sáv, mellette pedig a napok számát mutató kör látható. A piros lejárt feladatot, a kék mai feladatot, a zöld pedig határidőn belüli feladatot jelöl. Szürke színű, ha nincs határidő, vagy a feladat le van zárva. Ha nem adsz meg időpontot, a feladat egész nap „mára” szól, és csak másnap válik pirossá. A lista fölött csempék láthatók: Határidőn belül, Ma, Lejárt, Csevegés. Ez a négy csempe egyszerre számláló és szűrő. Ha csatlakoztattál postafiókot, a statisztikai sávban megjelenik a Levelezés csempe is.
A feladat terjedelmét teendőlistaként is rögzítheted a feladat leírásában. A tételeket a beszélgetésszál tetején lévő kártyán jelölheted késznek, a sáv pedig mutatja az előrehaladást, például: „2 a 3-ból kész”. Az állapotot minden résztvevő látja. A bejelölt tétel mellett megjelenik annak a személynek a mini avatárja, aki késznek jelölte. A saját részed kipipálásához nincs szükséged a feladat szerkesztésére vonatkozó jogosultságra.
A paraméterek módosításai középre igazított rendszerüzenetként jelennek meg a beszélgetésben. Ez az állapotra, a hozzárendelt személyekre, a határidőre, a prioritásra és a névre is vonatkozik. A határidő módosításakor az előző érték is rögzül. Később ellenőrizheted, ki és mikor módosította a leadási dátumot.
Az ügyféltől érkező e-mailt a levelezés beszélgetésszálának menüjében található „Összekapcsolás” lehetőséggel kapcsolhatod össze egy feladattal. Ha nálad csatlakoztatva van az adott postafiók, a feladat fejlécében megjelenik egy hivatkozás a levelezéshez. Ez csak a navigációt könnyíti meg: az e-mail tartalmát továbbra is csak az látja, akinél csatlakoztatva van az adott postafiók.
Mit nyersz vele?
Nem azzal kezded a napot, hogy felidézed, hol tartott egy megbízás. Ha az ügyfél egy hónap múlva telefonál, visszatérhetsz a feladat beszélgetéséhez, és ellenőrizheted a megállapodásokat, valamint azt, ki módosította a határidőt, és mi volt az előző értéke. Nem kell külön csevegésben keresgélned ezeket az információkat.
Nem veszik el a teljes kontextus, ha az ügyfélkapcsolati munkatárs szabadságra megy. A megbízáson dolgozók elolvashatják a beszélgetést, ellenőrizhetik a feladatkört, és megnézhetik, ki pipálta ki az adott munkát. Mások e-mailjei privátak maradnak, így a csak e-mailben továbbított fontos megállapodások nem válnak automatikusan elérhetővé a csapat számára.
Nem kell találgatnod, mennyi munka jut mára. Mielőtt beszélsz az ügyféllel, látod a mai és a lejárt megbízások számát. Ez konkrétabb kiindulópont a következő határidőről szóló beszélgetéshez, mint egyetlen ember emlékei.
Példa a mindennapi munkából
Az ügynökség egyszerre húsz megbízást kezel. Az ügyfél e-mailben ír: „áttehetjük a leadást péntekre?”. A kapcsolattartó látja az üzenetet a csatlakoztatott postafiókban, összekapcsolja a beszélgetésszálat a megbízással, és módosítja a feladat határidejét. A beszélgetésben megjelenik egy rendszerbejegyzés a korábbi dátummal. A bejegyzés azt is mutatja, ki és mikor módosította a határidőt.
Két héttel később az ügyfélkapcsolati munkatárs beteg, az ügyfél pedig két javítással kapcsolatban telefonál. A hívást fogadó munkatárs megnyitja a megbízást. Látja a feladatkör listáját, a kipipált elemeket és az azokat megjelölő személyek avatarját. A feladat beszélgetését is elolvashatja. Ha tudni szeretné, ki módosította a határidőt, ellenőrzi a rendszerbejegyzést. Az ügyfél e-mailjét azonban nem fogja látni, ha nincs nála csatlakoztatva az ügyfél postafiókja.
Gyakori kérdések
Meg kell tanulnia a csapatnak egy új módszertant?
Nem kell külön módszertant tanulnod ahhoz, hogy a megbízást feladatként rögzítsd, témával, határidővel, prioritással és hozzárendelt személyekkel. A csapat számára elérhető az online oktatás mint kiegészítő szolgáltatás - az árát az árlistában találod. Az elérhető állapotok: nincs állapot, folyamatban, kész, törölve. A feladathoz tartozó beszélgetés megjeleníti az avatárt, a nevet és az időpontot; támogatja a reakciókat és a @ jellel történő említéseket is.
Látni fogja az ügyfél a belső egyeztetéseinket?
Nem. A feladat melletti beszélgetés belső. A feladatlistán a felhasználók csak azokat a feladatokat látják, amelyekhez hozzá vannak rendelve; a Munkaterület adminisztrátora és a globális adminisztrátor minden feladatot lát. Az e-mailes levelezés külön marad, a csatlakoztatott postafiókban.
Elérhető a céges levelezés a programban?
Igen, Pro csomagban - ez a Levelezés modul: az IMAP postafiókot a Beállításokban kapcsolod össze. A feladatok és csevegések listáján megjelenik a postafiók minden beszélgetésszála, amelynél be van kapcsolva az adott listán való megjelenítés, vagy csak a kézzel kitűzött szálak, ha a megjelenítés ki van kapcsolva. A beszélgetésszálat összekapcsolhatod egy megbízással. A szál mellékleteit elmentheted a Fájlok modulban, a Levelezés / postafiók neve / szál témája mappába.
Mi történik, ha valaki módosítja a megrendelés határidejét?
A feladat melletti beszélgetésben rendszerüzenet jelenik meg a módosítást végző személy vezetéknevével, az időponttal és a határidő korábbi értékével. A kártya színe a határidőt jelzi: a piros azt jelenti, hogy a határidő lejárt, a kék a mai napot, a zöld pedig valamelyik következő napot. A befejezett és törölt feladatok címkéje szürke, lejárt határidő esetén is.
Rábízhatók az ismétlődő lépések egy automatizmusra?
Igen. Az automatizálási szabályok HA / AMENNYIBEN / VÉGREHAJT logika szerint működnek. Például egy mellékletet tartalmazó ügyféllevél elindíthatja a dokumentumok mentését a megadott mappába, és értesítést küldhet a programban a szabály létrehozójának. Az automatizálások a Pro csomagban működnek. Minden felhasználó alapértelmezetten hozzáfér hozzájuk, az adminisztrátor pedig a felhasználói panelen egyes személyektől megvonhatja ezt a jogot.