Como é que a empresa de serviços trabalha no Task Manager?
Um serviço para um cliente raramente cabe num só sítio. O pedido está na caixa de correio do gestor de conta, os acordos numa conversa, o contrato revisto no disco e o prazo de entrega na cabeça de alguém. Numa empresa de serviços B2B, cada serviço pode ser acompanhado por uma pessoa diferente. O Task Manager permite reunir o trabalho numa tarefa: com conversa, ficheiros, lista do âmbito e prazo. O correio permanece separado, embora seja possível associar a sua conversa a uma tarefa.
A tarefa tem assunto, descrição, prioridade (normal ou alta), prazo com data e, opcionalmente, hora, e pessoas atribuídas. Abaixo do cartão da tarefa decorre uma conversa: comentários da equipa, reações, menções através de @ e anexos. Há quatro estados disponíveis: sem estado, em curso, concluído, cancelado. Na lista, vê o que está em curso e o que já foi fechado.
O cliente escreve muitas vezes por e-mail. Ligue a caixa de correio IMAP nas Definições. Se a caixa de correio tiver a apresentação ativada na lista de tarefas e conversas, todas as suas conversas aparecem aí; caso contrário, apenas as que forem afixadas manualmente. A caixa de correio pertence a uma pessoa e é privada - nem mesmo o administrador pode consultar os e-mails de outras pessoas. Cada pessoa liga a si própria o endereço geral da empresa.
O que acontece exatamente com um serviço?
O prazo é apresentado na lista de tarefas. O cartão tem uma barra colorida à esquerda e um círculo com o número de dias. Vermelho significa que a tarefa está atrasada, azul - que é para hoje, verde - que está dentro do prazo. Cinzento aparece quando não há prazo ou quando a tarefa está fechada. Se não indicar uma hora, a tarefa mantém-se «para hoje» durante todo o dia e só fica vermelha no dia seguinte. Por cima da lista, há cartões: Dentro do prazo, Para hoje, Atrasadas, Chat. Estes quatro cartões funcionam também como contadores e filtros. Se tiver uma caixa de correio ligada, aparece também o cartão Correio na barra de estatísticas.
Pode registar o âmbito do trabalho como uma lista de tarefas na descrição da tarefa. Assinale os itens no cartão, no topo do tópico, e a barra mostra o progresso, por exemplo, «2 de 3 concluídos». O estado é visível para todos os participantes. Junto a cada item assinalado aparece o miniavatar da pessoa que o marcou. Não precisa de ter permissão para editar a tarefa para assinalar a sua parte.
As alterações aos parâmetros ficam registadas na conversa como mensagens do sistema centradas. Isto aplica-se ao estado, às pessoas atribuídas, ao prazo, à prioridade e ao nome. Quando o prazo é adiado, também fica registado o valor anterior. Mais tarde, pode verificar quem alterou a data de entrega e quando o fez.
Pode associar um e-mail de um cliente a uma tarefa através da opção «Associar» no menu do tópico de e-mail. Se tiver essa caixa de correio ligada na sua conta, verá um atalho para a correspondência no cabeçalho da tarefa. É apenas um atalho de navegação: o conteúdo do e-mail continua visível apenas para a pessoa que tem essa caixa de correio ligada na sua conta.
O que ganha?
Não começa o dia a tentar reconstruir em que ponto ficou o serviço. Quando o cliente telefona passado um mês, pode voltar à conversa da tarefa e consultar os acordos, bem como quem adiou o prazo e qual era o valor anterior. Não precisa de procurar essa informação noutra conversa.
Não perde todo o contexto quando o gestor de conta vai de férias. As pessoas que trabalham no serviço podem ler a conversa, consultar o âmbito e ver quem assinalou cada trabalho. Os e-mails de outras pessoas continuam privados, pelo que os acordos importantes transmitidos apenas por correio eletrónico não ficam automaticamente acessíveis à equipa.
Não precisa de adivinhar quanto trabalho há para hoje. Antes de falar com o cliente, vê o número de serviços para hoje e atrasados. É um ponto de partida mais concreto para falar sobre a próxima data do que a memória de uma só pessoa.
Exemplo do trabalho diário
A agência gere vinte trabalhos em simultâneo. Um cliente escreve por e-mail: «podemos adiar a entrega para sexta-feira?». O responsável vê a mensagem na caixa de correio ligada, associa o tópico ao trabalho e altera o prazo da tarefa. Na conversa aparece uma entrada do sistema com a data anterior. A entrada também indica quem alterou o prazo e quando.
Duas semanas depois, o gestor da conta está doente e o cliente telefona para perguntar sobre duas correções. A pessoa que atende abre a ordem de serviço. Vê a lista do âmbito, os itens assinalados e os avatares das pessoas que os assinalaram. Também pode ler a conversa associada à tarefa. Se precisar de saber quem alterou o prazo, consulta o registo do sistema. No entanto, não verá o e-mail do cliente se não tiver a caixa de correio dele ligada à sua conta.
Perguntas mais frequentes
A equipa tem de aprender uma nova metodologia?
Não precisa de aprender uma metodologia à parte para registar um pedido como tarefa com assunto, prazo, prioridade e pessoas atribuídas. A formação online para a equipa está disponível como serviço adicional - o preço encontra-se na tabela de preços. Os estados disponíveis são: sem estado, em curso, feito, cancelado. A conversa junto à tarefa mostra avatar, nome e hora; suporta também reações e menções através de @.
O cliente consegue ver os nossos acordos internos?
Não. A conversa da tarefa é interna. Na lista de tarefas, um utilizador normal vê as tarefas que lhe estão atribuídas; o administrador do espaço de trabalho e o administrador global veem todas as tarefas. A correspondência por e-mail permanece separada, na caixa de correio ligada.
O e-mail da empresa funciona no programa?
Sim, na variante Pro - é o módulo Correio: liga a caixa de correio IMAP em Definições. Na lista de tarefas e conversas verá todos os fios da caixa de correio com a exibição nessa lista ativada, ou apenas os fios afixados manualmente, caso a exibição esteja desativada. Pode associar um fio a um pedido. Os anexos do fio podem ser guardados em Ficheiros, na pasta Correio / nome da caixa de correio / assunto do fio.
O que acontece quando alguém adia o prazo de um serviço?
Aparece uma mensagem do sistema na conversa da tarefa com o apelido da pessoa, a hora e o prazo anterior. A cor do cartão corresponde ao prazo: vermelho significa que já passou, azul - que é hoje, verde - que é num dos próximos dias. As tarefas concluídas e canceladas têm um distintivo cinzento, mesmo depois do prazo.
É possível automatizar os passos repetitivos?
Sim. As receitas funcionam segundo a estrutura SE / QUANDO / EXECUTAR. Por exemplo, um e-mail de um cliente com um anexo pode acionar a gravação de documentos numa pasta indicada e uma notificação no programa para o autor da receita. As automatizações funcionam no plano Pro. Cada utilizador tem acesso a elas por predefinição, e o administrador pode retirá-lo a determinadas pessoas no painel de utilizadores.