Come lavora un'azienda di servizi in Task Manager?
L'incarico di un cliente raramente si trova tutto in un unico posto. La richiesta è nella casella del referente, gli accordi in chat, il contratto aggiornato sul disco e la scadenza di consegna è nella testa di qualcuno. In un'azienda di servizi B2B, ogni incarico può essere seguito da una persona diversa. Task Manager permette di raccogliere il lavoro in un'attività, con conversazione, file, elenco delle attività da svolgere e scadenza. La posta resta separata, anche se puoi collegare una sua discussione all'attività.
L'attività ha un titolo, una descrizione, una priorità (normale o alta), una scadenza con data e, facoltativamente, ora, e le persone assegnate. Sotto la scheda dell'attività si svolge una conversazione: ci sono i commenti del team, le reazioni, le menzioni tramite @ e gli allegati. Puoi scegliere tra quattro stati: nessuno stato, in corso, completata, annullata. Nell'elenco vedi cosa è in corso e cosa è già chiuso.
Il cliente spesso scrive via e-mail. Colleghi la casella IMAP nelle Impostazioni. Se per la casella è attivata la visualizzazione nell'elenco delle attività e delle chat, verranno mostrate tutte le sue discussioni; altrimenti, solo quelle aggiunte manualmente. La casella appartiene a una sola persona ed è privata: nemmeno l'amministratore può leggere le e-mail degli altri. Ciascuno collega autonomamente l'indirizzo aziendale condiviso.
Cosa succede esattamente quando si gestisce un incarico?
La scadenza è visibile nell'elenco delle attività. La scheda ha una barra colorata a sinistra e un cerchio con il numero di giorni. Rosso indica un'attività scaduta, blu una con scadenza oggi, verde una nei tempi. Il grigio appare quando non è impostata una scadenza o l'attività è chiusa. Se non indichi un'ora, l'incarico resta «in scadenza oggi» per tutta la giornata e diventa rosso solo il giorno dopo. Sopra l'elenco ci sono le schede: In tempo, Oggi, Scadute, Chat. Queste quattro schede fungono sia da contatori sia da filtri. Se hai collegato una casella, nella barra delle statistiche appare anche la scheda Posta.
Puoi salvare l'ambito dell'incarico come lista to-do nella descrizione dell'attività. Spunti le voci nella scheda in cima alla discussione e una barra mostra i progressi, per esempio «2 di 3 completate». Lo stato è visibile a tutti i partecipanti. Accanto a una voce spuntata appare un piccolo avatar della persona che l'ha selezionata. Non ti serve il diritto di modificare l'attività per spuntare la tua parte.
Le modifiche ai parametri restano nella conversazione sotto forma di messaggi di sistema centrati. Riguardano lo stato, le persone assegnate, la scadenza, la priorità e il nome. Quando la scadenza viene spostata, viene registrato anche il valore precedente. In seguito puoi verificare chi ha modificato la data di consegna e quando.
Puoi collegare l'e-mail di un cliente a un'attività selezionando «Collega» nel menu della discussione di posta. Se hai collegato quella casella, nell'intestazione dell'attività vedrai un collegamento rapido alla corrispondenza. È solo una scorciatoia per la navigazione: il contenuto dell'e-mail resta visibile esclusivamente alla persona che ha collegato la casella.
Cosa ci guadagni?
Non inizi la giornata cercando di ricostruire a che punto è una commessa. Se il cliente chiama dopo un mese, puoi riprendere la conversazione collegata all'attività e verificare gli accordi, chi ha spostato la scadenza e qual era la data precedente. Non devi cercare queste informazioni in una chat separata.
Non perdi tutto il contesto quando il referente del cliente va in ferie. Chi lavora alla commessa può leggere la conversazione, verificare l'ambito del lavoro e vedere chi ha spuntato una voce. Le email degli altri restano private, quindi gli accordi importanti comunicati solo via email non diventano automaticamente accessibili al team.
Non devi indovinare quanto lavoro c'è per oggi. Prima di parlare con il cliente, vedi il numero di commesse previste per oggi e di quelle scadute. È un punto di partenza più concreto per concordare una nuova data rispetto ai ricordi di una sola persona.
Esempio dal lavoro quotidiano
Un'agenzia gestisce venti commesse contemporaneamente. Un cliente scrive via email: «Possiamo spostare la consegna a venerdì?». Il referente vede il messaggio nella casella collegata, associa la discussione alla commessa e modifica la scadenza dell'attività. Nella conversazione compare una voce di sistema con la data precedente. La voce mostra anche chi ha spostato la scadenza e quando.
Due settimane dopo il referente è malato e il cliente chiama per chiedere informazioni su due modifiche. Chi risponde apre la commessa. Vede l'elenco delle attività previste, le voci spuntate e gli avatar delle persone che le hanno spuntate. Può anche leggere la conversazione collegata all'attività. Se ha bisogno di sapere chi ha modificato la scadenza, controlla la voce di sistema. Non vedrà però l'email del cliente se non ha collegato la sua casella.
Domande frequenti
Il team deve imparare una nuova metodologia?
Non devi imparare una metodologia separata per registrare un incarico come attività con oggetto, scadenza, priorità e persone assegnate. La formazione online per il team è disponibile come servizio aggiuntivo - il prezzo lo trovi nel listino prezzi. Gli stati disponibili sono: nessuno stato, in corso, fatto, annullato. La conversazione associata all'attività mostra avatar, nome e ora; supporta anche reazioni e menzioni tramite @.
Il cliente vedrà i nostri accordi interni?
No. La conversazione nell'attività è interna. Nell'elenco delle attività, un utente normale vede quelle a cui è assegnato; l'amministratore dello Spazio di lavoro e l'amministratore globale vedono tutte le attività. La corrispondenza via e-mail resta separata, nella casella collegata.
La posta aziendale funziona nel programma?
Sì, nella variante Pro - è il modulo Posta: colleghi una casella IMAP nelle Impostazioni. Nell'elenco delle attività e delle chat vedrai tutte le discussioni della casella con la visualizzazione attivata in quell'elenco, oppure solo le discussioni fissate manualmente, se la visualizzazione è disattivata. Puoi collegare una discussione a un incarico. Gli allegati di una discussione puoi salvarli in File, nella cartella Posta / nome della casella / oggetto della discussione.
Cosa succede quando qualcuno sposta la scadenza di un incarico?
Nella conversazione dell'attività compare un messaggio di sistema con il cognome della persona, l'ora e la scadenza precedente. Il colore della scheda indica la scadenza: rosso significa che è passata, blu che è oggi, verde che cade in uno dei prossimi giorni. Le attività completate e annullate hanno una targhetta grigia, anche quando la scadenza è passata.
È possibile affidare i passaggi ripetitivi a un'automazione?
Sì. Le regole funzionano secondo lo schema QUANDO / SE / ESEGUI. Ad esempio un'email del cliente con allegato può attivare il salvataggio dei documenti in una cartella indicata e una notifica nel programma per l'autore della regola. Le automazioni sono disponibili nel piano Pro. Ogni utente vi ha accesso per impostazione predefinita, e l'amministratore può toglierlo a persone specifiche nel pannello utenti.