¿Cómo trabaja una empresa de servicios en Task Manager?
Un encargo de un cliente rara vez está en un solo sitio. La consulta está en el buzón de la persona responsable, los acuerdos en un chat, el contrato corregido en el disco y la fecha de entrega, en la cabeza de alguien. En una empresa de servicios B2B, cada encargo puede estar a cargo de una persona distinta. Task Manager permite reunir el trabajo en una tarea: con una conversación, archivos, una lista de tareas y una fecha límite. El correo se mantiene aparte, aunque puedes vincular su hilo a la tarea.
La tarea tiene un título, una descripción, una prioridad (normal o alta), una fecha límite con fecha y hora opcional, y personas asignadas. Debajo de la tarjeta de la tarea se desarrolla una conversación: comentarios del equipo, reacciones, menciones con @ y archivos adjuntos. Puedes elegir entre cuatro estados: sin estado, en curso, completada y cancelada. En la lista se ve qué está en marcha y qué ya se ha cerrado.
El cliente suele escribir por correo. Conectas la cuenta IMAP en Ajustes. Si está activada la opción para mostrar el buzón en las listas de tareas y chats, aparecen todos sus hilos; de lo contrario, solo los que se hayan fijado manualmente. El buzón pertenece a una persona y es privado: ni siquiera el administrador puede acceder a los correos de otras personas. Cada persona conecta por separado la dirección compartida de la empresa.
¿Qué ocurre exactamente con un encargo?
La fecha límite se ve en la lista de tareas. La tarjeta tiene una barra de color a la izquierda y un círculo con el número de días. El rojo indica que la tarea ha vencido; el azul, que vence hoy; y el verde, que está dentro del plazo. El gris aparece cuando no hay fecha límite o la tarea está cerrada. Si no indicas una hora, el encargo permanece «para hoy» durante todo el día y solo pasa a rojo al día siguiente. Encima de la lista hay tarjetas: A tiempo, Para hoy, Vencidas y Chat. Estas cuatro tarjetas sirven tanto de contadores como de filtros. Si tienes un buzón conectado, también aparece la tarjeta Correo en la barra de estadísticas.
Puedes guardar el alcance del encargo como una lista de tareas en la descripción de la tarea. Marcas las posiciones en la tarjeta de la parte superior del hilo y una barra muestra el progreso, por ejemplo, «2 de 3 completadas». Todos los participantes pueden ver el estado. Al marcar una posición, aparece el miniavatar de quien la ha marcado. No necesitas permiso para editar la tarea para marcar tu parte como completada.
Los cambios en los parámetros quedan registrados en la conversación como mensajes del sistema centrados. Esto incluye el estado, las personas asignadas, la fecha límite, la prioridad y el nombre. Al aplazar la fecha límite, también se registra el valor anterior. Más adelante puedes consultar quién cambió la fecha de entrega y cuándo.
Puedes vincular el correo de un cliente a una tarea desde la opción «Vincular» del menú del hilo de correo. Si tienes esa cuenta conectada, verás en la cabecera de la tarea un acceso directo a la correspondencia. Es solo una ayuda para navegar: el contenido del correo sigue siendo visible únicamente para la persona que tiene esa cuenta conectada.
¿Qué ganas?
No empiezas el día intentando recordar por dónde iba un encargo. Si el cliente llama al cabo de un mes, puedes volver a la conversación de la tarea y consultar lo acordado, quién cambió la fecha límite y cuál era la fecha anterior. No tienes que buscar esa información en un chat aparte.
No pierdes todo el contexto cuando la persona responsable de la cuenta se va de vacaciones. Quienes trabajan en el encargo pueden leer la conversación, consultar el alcance y ver quién marcó el trabajo como completado. Los correos de otras personas siguen siendo privados, así que los acuerdos importantes que solo se hayan comunicado por correo no quedan automáticamente a disposición del equipo.
No tienes que adivinar cuánto trabajo hay para hoy. Antes de hablar con el cliente, ves cuántos encargos vencen hoy y cuántos están fuera de plazo. Es un punto de partida más concreto para hablar de una nueva fecha que confiar en la memoria de una sola persona.
Ejemplo del trabajo diario
La agencia lleva veinte encargos a la vez. Un cliente escribe por correo: «¿podemos aplazar la entrega hasta el viernes?». La persona responsable ve el mensaje en el buzón conectado, vincula el hilo al encargo y cambia la fecha límite de la tarea. En la conversación aparece una entrada del sistema con la fecha anterior. La entrada también muestra quién cambió la fecha y cuándo.
Dos semanas después, la persona responsable está enferma y el cliente llama para preguntar por dos correcciones. Quien atiende la llamada abre el encargo. Ve la lista del alcance, los elementos marcados como completados y los avatares de quienes los marcaron. También puede leer la conversación de la tarea. Si necesita saber quién cambió la fecha, consulta la entrada del sistema. Sin embargo, no verá el correo del cliente si no tiene su buzón conectado.
Preguntas frecuentes
¿Tiene que aprender el equipo una nueva metodología?
No necesitas aprender una metodología aparte para registrar un encargo como tarea con asunto, fecha límite, prioridad y personas asignadas. La formación online para el equipo está disponible como servicio adicional - su precio lo encontrarás en la lista de precios. Los estados disponibles son: sin estado, en curso, hecho, cancelado. La conversación junto a la tarea muestra el avatar, el nombre y la hora; también admite reacciones y menciones mediante @.
¿Verá el cliente nuestros acuerdos internos?
No. La conversación de la tarea es interna. En la lista de tareas, un usuario normal ve las tareas que tiene asignadas; el administrador del Espacio de trabajo y el administrador global ven todas las tareas. La correspondencia por correo se mantiene aparte, en el buzón conectado.
¿Se puede usar el correo de la empresa en el programa?
Sí, en la versión Pro - es el módulo Correo: conectas un buzón IMAP en Ajustes. En la lista de tareas y chats verás todos los hilos del buzón con la visualización activada en esa lista, o solo los hilos fijados manualmente si la visualización está desactivada. Puedes vincular un hilo con un encargo. Los adjuntos del hilo puedes guardarlos en Archivos, en la carpeta Correo / nombre del buzón / asunto del hilo.
¿Qué ocurre cuando alguien aplaza la fecha límite de un encargo?
En la conversación de la tarea aparece un mensaje del sistema con los apellidos de quien lo ha cambiado, la hora y la fecha límite anterior. El color de la tarjeta depende de la fecha límite: rojo indica que ha vencido, azul que es para hoy y verde que es para uno de los próximos días. Las tareas completadas y canceladas tienen una etiqueta gris, incluso después de la fecha límite.
¿Se pueden automatizar los pasos repetitivos?
Sí. Las reglas funcionan con el esquema CUANDO / SI / HAZ. Por ejemplo, un correo de un cliente con un adjunto puede activar el guardado de documentos en una carpeta indicada y una notificación en el programa para el autor de la regla. Las automatizaciones funcionan en el plan Pro. Cada usuario tiene acceso a ellas por defecto, y el administrador puede retirárselo a personas concretas en el panel de usuarios.