Hur arbetar ett tjänsteföretag i Task Manager?
Ett kunduppdrag ryms sällan på ett enda ställe. Förfrågan ligger i kundansvarigs inkorg, överenskommelserna i chatten, det reviderade avtalet på disken och inlämningsdatumet i någons huvud. På ett B2B-tjänsteföretag kan olika personer ansvara för varje uppdrag. Med Task Manager kan du samla arbetet i en uppgift med en konversation, filer, en omfattningslista och ett förfallodatum. E-posten hålls separat, men dess tråd kan länkas till uppgiften.
Uppgiften har en rubrik, en beskrivning, en prioritet (normal eller hög), ett förfallodatum med ett datum och eventuellt en tid samt tilldelade personer. Under uppgiftskortet pågår en konversation med teamkommentarer, reaktioner, omnämnanden med @ och bilagor. Du kan välja mellan fyra statusar: ingen status, pågående, klar, avbruten. I listan ser du vad som pågår och vad som redan är avslutat.
Kunden skriver ofta via e-post. Du ansluter en IMAP-inkorg i Inställningar. Om visning av inkorgen är aktiverad i listorna över uppgifter och chattar visas alla dess trådar där. Annars visas bara trådar som har fästs manuellt. Inkorgen tillhör en person och är privat - inte ens administratören kan läsa någon annans e-post. Alla ansluter företagets gemensamma adress till sitt eget konto.
Vad händer rent konkret med ett uppdrag?
Du ser förfallodatumet i uppgiftslistan. Kortet har en färgad rand till vänster och en cirkel med antalet dagar. Rött betyder att uppgiften har passerat förfallodatumet, blått att den ska göras i dag och grönt att den är inom tidsfristen. Grått visas när det inte finns något förfallodatum eller när uppgiften är avslutad. Ovanför listan finns korten I tid, I dag, Försenade och Chatt. De fyra korten fungerar både som räknare och filter. När du har anslutit en inkorg visas även kortet E-post i statistikfältet.
Du kan spara uppdragets omfattning som en att göra-lista i uppgiftens beskrivning. Bocka av punkterna på uppgiftskortet högst upp i tråden, så visar en stapel förloppet, till exempel ”2 av 3 klara”. Alla deltagare ser statusen. En liten avatar för personen som bockade av punkten visas bredvid den. Du behöver inte ha behörighet att redigera uppgiften för att bocka av din del.
Ändringar av parametrar sparas i konversationen som centrerade systemmeddelanden. Det gäller status, tilldelade personer, förfallodatum, prioritet och namn. När förfallodatumet flyttas sparas även det tidigare värdet. Senare kan du se vem som ändrade inlämningsdatumet och när.
Du kan länka kundens e-postmeddelande till en uppgift genom att välja ”Länka” i e-posttrådens meny. Om du har anslutit inkorgen till ditt konto visas en genväg till e-postkonversationen i uppgiftens rubrik. Det är bara en genväg för enklare navigering: det är fortfarande bara personen som har anslutit inkorgen till sitt konto som kan se innehållet i e-postmeddelandet.
Vad vinner du?
Du börjar inte dagen med att försöka minnas var ett uppdrag lämnade. När kunden ringer en månad senare kan du gå tillbaka till konversationen vid uppgiften och kontrollera vad ni kom överens om, vem som flyttade förfallodatumet och vilket datum det hade tidigare. Du behöver inte leta efter informationen i en separat chatt.
Du förlorar inte hela sammanhanget när kundansvarig går på semester. De som arbetar med uppdraget kan läsa konversationen, kontrollera omfattningen och se vem som markerade arbetet som klart. Andras mejl förblir privata, så viktiga överenskommelser som bara finns i e-post blir inte automatiskt tillgängliga för teamet.
Du behöver inte gissa hur mycket arbete som ska göras i dag. Inför samtalet med kunden ser du antalet uppdrag som ska vara klara i dag och antalet som har passerat förfallodatumet. Det ger en bättre utgångspunkt för att prata om ett nytt datum än att förlita sig på en persons minne.
Exempel från vardagen
En byrå hanterar tjugo uppdrag samtidigt. Kunden mejlar: ”kan vi flytta leveransen till fredag?”. Kundansvarig ser meddelandet i den anslutna inkorgen, kopplar tråden till uppdraget och ändrar uppgiftens förfallodatum. I konversationen visas en systemnotering med det tidigare datumet. Noteringen visar också vem som flyttade datumet och när.
Två veckor senare är kundansvarig sjuk och kunden ringer med frågor om två ändringar. Personen som svarar öppnar uppdraget. Där ser hen omfattningen, vilka punkter som är avklarade och avatarerna för personerna som markerade dem. Hen kan också läsa konversationen vid uppgiften. Om hen behöver ta reda på vem som ändrade förfallodatumet kontrollerar hen systemnoteringen. Däremot kan hen inte se kundens mejl om kundens inkorg inte är ansluten till hens konto.
Vanliga frågor
Behöver teamet lära sig en ny metodik?
Du behöver inte lära dig en separat metodik för att registrera ett uppdrag som en uppgift med ämne, förfallodatum, prioritet och tilldelade personer. Onlineutbildning för teamet finns tillgänglig som tilläggstjänst - priset hittar du i prislistan. Tillgängliga statusar är: ingen status, pågående, klar, avbruten. Konversationen kopplad till uppgiften visar avatar, namn och tidpunkt; den stöder även reaktioner och omnämnanden med @.
Kan kunden se våra interna överenskommelser?
Nej. Konversationen i uppgiften är intern. I uppgiftslistan ser en vanlig användare de uppgifter som hen är tilldelad. Arbetsytans administratör och den globala administratören ser alla uppgifter. E-postkonversationer hålls åtskilda i den anslutna inkorgen.
Fungerar företagets e-post i programmet?
Ja, i Pro-planen - det är modulen E-post: du ansluter en IMAP-inkorg i Inställningar. I listan över uppgifter och chattar ser du antingen alla trådar från inkorgen som har visning i listan aktiverad, eller bara manuellt fastnålade trådar om visningen är avstängd. Du kan koppla en tråd till ett uppdrag. Trådens bilagor kan du spara i Filer, i mappen E-post / inkorgens namn / trådens ämne.
Vad händer när någon flyttar fram uppdragets förfallodatum?
Ett systemmeddelande visas i konversationen i uppgiften med personens efternamn, tidpunkten och det tidigare förfallodatumet. Kortets färg motsvarar förfallodatumet: rött betyder att datumet har passerat, blått att det är i dag och grönt att det infaller någon av de kommande dagarna. Avslutade och avbrutna uppgifter har en grå etikett, även efter förfallodatumet.
Kan repetitiva steg lämnas över till en automatisering?
Ja. Automatiseringsreglerna fungerar enligt principen NÄR / OM / GÖR. Till exempel kan ett mail från en kund med en bilaga utlösa att dokument sparas i en angiven mapp och en avisering i programmet till regelns skapare. Automatiseringar finns i Pro-planen. Varje användare har tillgång till dem som standard, och administratören kan ta bort åtkomsten för utvalda personer i användarpanelen.