Worin besteht das Problem beim Kopieren in ChatGPT?
Das Team fragt immer häufiger ChatGPT oder Claude um Hilfe: eine Zusammenfassung der Absprachen, einen Entwurf einer Antwort an den Kunden, einen Plan für die Woche. Damit das Modell etwas zum Antworten hat, muss jemand den Inhalt einer Aufgabe, einige E-Mails und einen Teil eines Chats in das Gespräch kopieren. Das kostet Zeit, eine wichtige Nachricht wird leicht übersehen, und niemand weiß, wer was wem eingefügt hat.
In Task Manager in der Variante Pro kann jeder sein Konto mit ChatGPT oder Claude verbinden. Das Modell sucht und liest selbst die benötigten Inhalte, aber nur die, die diese Person im Programm sieht.
Wie sieht die Verbindung des Kontos mit ChatGPT oder Claude aus?
Der Administrator aktiviert KI-Verbindungen einmal in den Einstellungen. Danach kopiert jeder in seinem Profil die Adresse von Task Manager und fügt sie in ChatGPT oder Claude als eigenen Konnektor hinzu. Es öffnet sich die Anmeldeseite Ihres Task Managers: Sie melden sich an, wählen die Gültigkeitsdauer der Verbindung, standardmäßig 90 Tage, und klicken auf Erlauben.
Ab diesem Moment sucht das Modell, wenn es Daten benötigt, in Aufgaben, Chats, Notizen, Dateien, E-Mails aus Ihren Postfächern und der KI-Wissensdatenbank, und im Kalender prüft es Termine, Ereignisse und Abwesenheiten des Teams. Es liest den vollständigen Inhalt der gefundenen Elemente, fügt aber nichts hinzu, ändert nichts, versendet nichts und löscht nichts.
Was gewinnen Sie?
Sie kopieren keine Inhalte in das Gespräch mit der KI. Sie fragen direkt, und das Modell greift selbst auf die Aufgabe, den E-Mail-Thread oder die Notiz zu.
Das Modell sieht nur das, was Sie sehen. Die Berechtigungen sind dieselben wie in Task Manager, sodass ein Mitarbeiter über ChatGPT nichts erfährt, was er im Programm nicht sieht.
Sie haben die Kontrolle über die Verbindungen. Jeder kann seine Verbindung im Profil trennen, und der Administrator sieht alle Verbindungen und das Leseprotokoll: wer, wann, mit welcher Anwendung und was gelesen hat, ohne den eigentlichen Inhalt.
Sie können sicher weitere Postfächer hinzufügen. Ein Postfach, das als Nur lesen eingestellt ist, sendet nichts aus Task Manager, und das verbundene Modell kennt trotzdem dessen Korrespondenz.
Anwendungsfall: Büro und Frage nach Absprachen mit dem Kunden
Ola kümmert sich im Büro um die Angelegenheiten mehrerer Kunden und arbeitet täglich mit ChatGPT. Ein Kunde ruft an mit einer Frage zur Änderung des Leistungsumfangs. Ola fragt ChatGPT: „Was haben wir mit der Firma Kowalski bezüglich des Umfangs vereinbart, und was haben sie zuletzt geschrieben?“. Das Modell sucht in Task Manager nach „Kowalski“, liest die Aufgabe mit den Vereinbarungen sowie den letzten E-Mail-Thread und fasst dann die wichtigsten Punkte zusammen. Bevor Ola dem Kunden einen Termin vorschlägt, fragt sie noch: „Was steht nächste Woche bei mir an?“ - und sieht ihre Termine sowie, wer im Team dann im Urlaub ist.
Ola bittet um einen Entwurf für eine Antwort. ChatGPT schreibt ihn im Gespräch, und Ola fügt den Text in den Thread ein und verschickt ihn selbst, denn das Modell kann aus dem Task Manager nichts verschicken. Am Freitag sieht der Administrator im Protokoll, wann Olas Verbindung Daten durchsucht hat und welche Elemente dabei gelesen wurden.
Häufig gestellte Fragen
Sind KI-Verbindungen in der Variante Standard enthalten?
Nein, das ist eine Funktion der Pro-Variante.
Kann das Modell eine E-Mail senden oder eine Aufgabe ändern?
Nein. Die Verbindung ist nur lesend, das Modell fügt nichts hinzu, ändert, sendet oder löscht nichts.
Sieht ein Mitarbeiter über ChatGPT fremde Angelegenheiten?
Nein. Das Modell sieht genau das, was diese Person in Task Manager sieht, mit denselben Berechtigungen.
Wohin gelangen die gelesenen Inhalte?
An den Anbieter der KI-Anwendung: OpenAI bei ChatGPT und Anthropic bei Claude, auch außerhalb der Europäischen Union. Deshalb aktiviert der Administrator die Funktion bewusst.