Qual è il problema con l'incollare testo in ChatGPT?
Il team chiede sempre più spesso aiuto a ChatGPT o Claude: un riassunto degli accordi, una bozza di risposta per un cliente, un piano settimanale. Perché il modello abbia materiale su cui lavorare, qualcuno deve copiare nella conversazione il testo di un'attività, alcune email e un frammento di chat. Questo richiede tempo, è facile tralasciare un messaggio importante e nessuno sa cosa è stato incollato a chi.
In Task Manager, nella variante Pro, chiunque può collegare il proprio account a ChatGPT o Claude. Il modello cerca e legge da solo i contenuti necessari, ma solo quelli che quella persona vede nel programma.
Come funziona il collegamento dell'account a ChatGPT o Claude?
L'amministratore attiva una volta le Connessioni AI nelle Impostazioni. Poi ognuno, nel proprio Profilo, copia l'indirizzo di Task Manager e lo aggiunge in ChatGPT o Claude come connettore personalizzato. Si apre la pagina di accesso del vostro Task Manager: effettui l'accesso, scegli la durata della connessione, predefinita 90 giorni, e clicchi su Consenti.
Da quel momento, quando il modello ha bisogno di dati, li cerca tra attività, chat, note, file, posta delle tue caselle e nella Base di conoscenza AI, mentre nel calendario controlla scadenze, eventi e assenze del team. Legge il contenuto completo degli elementi trovati, ma non aggiunge, non modifica, non invia e non elimina nulla.
Cosa ci guadagni?
Non incolli contenuti nella conversazione con l'AI. Chiedi direttamente, e il modello recupera da solo l'attività, la discussione di email o la nota.
Il modello vede solo ciò che vedi tu. I permessi sono gli stessi di Task Manager, quindi il dipendente non scoprirà tramite ChatGPT nulla che non vede nel programma.
Hai il controllo sulle connessioni. Chiunque può scollegare la propria connessione nel Profilo, e l'amministratore vede tutte le connessioni e il registro delle letture: chi, quando, con quale applicazione e cosa ha letto, senza il contenuto stesso.
Puoi aggiungere in sicurezza più caselle di posta. Una casella impostata come Solo lettura non invierà nulla da Task Manager, e il modello collegato conosce comunque la sua corrispondenza.
Caso d'uso: ufficio e domanda sugli accordi con il cliente
Ola segue in ufficio le pratiche di una decina di clienti e lavora ogni giorno con ChatGPT. Un cliente chiama per chiedere una modifica dell'ambito dei lavori. Ola chiede a ChatGPT: «Cosa abbiamo stabilito con l'azienda Kowalski riguardo all'ambito e cosa hanno scritto di recente?». Il modello cerca «Kowalski» in Task Manager, legge l'attività con gli accordi e l'ultima discussione di email, poi riassume i punti principali. Prima di proporre al cliente un incontro, Ola chiede ancora: «Cosa ho in programma la prossima settimana?» - e vede i propri appuntamenti e chi del team è in ferie in quel periodo.
Ola chiede a ChatGPT una bozza di risposta. ChatGPT la scrive nella conversazione e Ola incolla il testo nella discussione e lo invia lei stessa, perché il modello non può inviare nulla da Task Manager. Il venerdì l'amministratore vede nel registro quando la connessione di Ola ha cercato dati e quali elementi ha letto.
Domande frequenti
Le Connessioni AI sono incluse nella variante Standard?
No, è una funzione della versione Pro.
Il modello può inviare un'email o modificare un'attività?
No. La connessione è in sola lettura, quindi il modello non aggiungerà, modificherà, invierà o eliminerà nulla.
Il dipendente vedrà tramite ChatGPT le questioni altrui?
No. Il modello vede esattamente ciò che quella persona vede in Task Manager, con gli stessi permessi.
Dove finiscono i contenuti letti?
Al fornitore dell'applicazione AI: OpenAI per ChatGPT e Anthropic per Claude, anche al di fuori dell'Unione Europea. Per questo la funzione viene attivata consapevolmente dall'amministratore.