¿Cuál es el problema de copiar y pegar en ChatGPT?
El equipo pregunta cada vez más a ChatGPT o Claude: un resumen de acuerdos, un borrador de respuesta a un cliente, un plan para la semana. Para que el modelo tenga de dónde responder, alguien tiene que copiar en la conversación el contenido de una tarea, varios correos y un fragmento de chat. Esto lleva tiempo, es fácil pasar por alto un mensaje importante y nadie sabe qué le pegó a quién.
En Task Manager, en la variante Pro, cualquiera puede conectar su cuenta con ChatGPT o Claude. El modelo busca y lee por sí mismo el contenido que necesita, pero solo el que esa persona ve en el programa.
¿Cómo es la conexión de la cuenta con ChatGPT o Claude?
El administrador activa una vez las Conexiones de IA en Configuración. Después, cada persona copia en su Perfil la dirección de Task Manager y la añade en ChatGPT o Claude como conector propio. Se abre la página de inicio de sesión de vuestro Task Manager: inicias sesión, eliges la validez de la conexión, por defecto 90 días, y haces clic en Permitir.
A partir de ese momento, cuando el modelo necesita datos, los busca en las tareas, chats, notas, archivos, correo de tus buzones y la Base de conocimiento de IA, y en el calendario consulta fechas, eventos y ausencias del equipo. Lee el contenido completo de los elementos encontrados, pero no añade, modifica, envía ni elimina nada.
¿Qué ganas?
No copias contenido en la conversación con la IA. Simplemente preguntas, y el modelo busca por sí mismo la tarea, el hilo de correos o la nota.
El modelo ve solo lo que tú ves. Los permisos son los mismos que en Task Manager, así que un empleado no se enterará a través de ChatGPT de nada que no vea en el programa.
Tienes el control sobre las conexiones. Cualquiera puede desconectar su conexión en el Perfil, y el administrador ve todas las conexiones y el registro de lecturas: quién, cuándo, con qué aplicación y qué leyó, sin el contenido en sí.
Puedes añadir más buzones con seguridad. Un buzón configurado como Solo lectura no enviará nada desde Task Manager, y el modelo conectado seguirá conociendo su correspondencia.
Caso de uso: oficina y pregunta sobre acuerdos con un cliente
Ola lleva en la oficina los asuntos de una docena de clientes y trabaja a diario con ChatGPT. Un cliente llama preguntando por un cambio en el alcance del trabajo. Ola le pregunta a ChatGPT: «¿Qué acordamos con la empresa Kowalski sobre el alcance y qué escribieron por última vez?». El modelo busca «Kowalski» en Task Manager, lee la tarea con los acuerdos y el último hilo de correos, y luego resume los puntos más importantes. Antes de que Ola proponga una reunión al cliente, le pregunta además: «¿Qué tengo la semana que viene?» - y ve sus citas y quién del equipo está de vacaciones en esas fechas.
Ola pide un borrador de respuesta. ChatGPT lo escribe en la conversación, y Ola pega el texto en el hilo y lo envía ella misma, porque el modelo no puede enviar nada desde Task Manager. El viernes el administrador ve en el registro cuándo la conexión de Ola buscó datos y qué elementos leyó.
Preguntas frecuentes
¿Las Conexiones de IA están disponibles en la variante Standard?
No, es una función de la variante Pro.
¿Puede el modelo enviar un correo o modificar una tarea?
No. La conexión es solo de lectura, así que el modelo no añadirá, modificará, enviará ni eliminará nada.
¿Puede un empleado ver los asuntos de otros a través de ChatGPT?
No. El modelo ve exactamente lo que esa persona ve en Task Manager, con los mismos permisos.
¿Adónde van los contenidos leídos?
Al proveedor de la aplicación de IA: OpenAI en el caso de ChatGPT y Anthropic en el caso de Claude, también fuera de la Unión Europea. Por eso la función la activa el administrador de forma consciente.