Quel est le problème avec le copier-coller dans ChatGPT ?
L'équipe interroge de plus en plus ChatGPT ou Claude pour obtenir de l'aide : résumé des décisions prises, brouillon de réponse à un client, plan de la semaine. Pour que le modèle ait de quoi répondre, quelqu'un doit copier dans la conversation le contenu d'une tâche, quelques e-mails et un extrait de discussion. Cela prend du temps, un message important peut facilement être oublié, et personne ne sait qui a collé quoi à qui.
Dans Task Manager, en variante Pro, chacun peut connecter son compte à ChatGPT ou à Claude. Le modèle recherche et lit lui-même les contenus nécessaires, mais uniquement ceux que cette personne voit dans le programme.
À quoi ressemble la connexion d'un compte avec ChatGPT ou Claude ?
L'administrateur active une fois les Connexions IA dans les Paramètres. Ensuite, chacun copie dans son Profil l'adresse de Task Manager et l'ajoute dans ChatGPT ou Claude comme connecteur personnalisé. La page de connexion de votre Task Manager s'ouvre : vous vous connectez, choisissez la durée de validité de la connexion, 90 jours par défaut, et cliquez sur Autoriser.
À partir de ce moment, lorsque le modèle a besoin de données, il effectue des recherches dans les tâches, discussions, notes, fichiers, messagerie de vos boîtes et la Base de connaissances IA, et consulte dans le calendrier les échéances, événements et absences de l’équipe. Il lit le contenu complet des éléments trouvés, mais n’ajoute, ne modifie, n’envoie ni ne supprime rien.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous ne copiez pas de contenu dans la conversation avec l'IA. Vous posez directement votre question, et le modèle va chercher lui-même la tâche, le fil de messages ou la note.
Le modèle ne voit que ce que vous voyez. Les droits d'accès sont les mêmes que dans Task Manager, de sorte qu'un employé ne pourra rien apprendre via ChatGPT qu'il ne verrait pas déjà dans le programme.
Vous gardez le contrôle des connexions. Chacun peut déconnecter sa propre connexion dans son Profil, et l'administrateur voit toutes les connexions ainsi que le journal des lectures : qui, quand, avec quelle application et ce qui a été lu, sans le contenu lui-même.
Vous pouvez ajouter en toute sécurité d'autres boîtes mail. Une boîte configurée en Lecture seule ne pourra rien envoyer depuis Task Manager, tandis que le modèle connecté continue de connaître sa correspondance.
Cas d'usage : bureau et question sur les accords avec un client
Ola gère au bureau les dossiers d’une douzaine de clients et travaille chaque jour avec ChatGPT. Un client appelle pour une question sur une modification du périmètre des travaux. Ola demande à ChatGPT : « Qu’avons-nous convenu avec l’entreprise Kowalski concernant le périmètre, et qu’ont-ils écrit récemment ? ». Le modèle recherche « Kowalski » dans Task Manager, lit la tâche contenant les accords et le dernier fil d’e-mails, puis résume les points essentiels. Avant qu’Ola ne propose un rendez-vous au client, elle demande encore : « Qu’ai-je la semaine prochaine ? » - et voit ses échéances ainsi que qui, dans l’équipe, est en congé à ce moment-là.
Ola demande une ébauche de réponse. ChatGPT la rédige dans la conversation, et Ola colle le texte dans le fil de discussion et l’envoie elle-même, car le modèle ne peut rien envoyer depuis Task Manager. Le vendredi, l’administrateur voit dans le journal quand la connexion d’Ola a recherché des données et quels éléments elle a consultés.
Questions fréquentes
Les Connexions IA sont-elles incluses dans la version Standard ?
Non, c’est une fonctionnalité de l’offre Pro.
Le modèle peut-il envoyer un e-mail ou modifier une tâche ?
Non. La connexion est en lecture seule, donc le modèle n'ajoutera, ne modifiera, n'enverra ni ne supprimera rien.
Un employé peut-il voir les affaires d'autrui via ChatGPT ?
Non. Le modèle voit exactement ce que cette personne voit dans Task Manager, avec les mêmes droits d'accès.
Où vont les contenus lus ?
Chez le fournisseur de l'application IA : OpenAI pour ChatGPT et Anthropic pour Claude, y compris en dehors de l'Union européenne. C'est pourquoi l'administrateur active cette fonction en connaissance de cause.