Vad är problemet med att klistra in i ChatGPT?
Teamet frågar allt oftare ChatGPT eller Claude om hjälp: en sammanfattning av överenskommelser, ett utkast till svar till en kund, en plan för veckan. För att modellen ska ha något att utgå ifrån måste någon klistra in innehållet i en uppgift, några mejl och ett utdrag ur en chatt i konversationen. Det tar tid, det är lätt att missa ett viktigt meddelande, och ingen vet vad som har klistrats in till vem.
I Task Manager med Pro kan alla koppla sitt konto till ChatGPT eller Claude. Modellen söker och läser själv upp det innehåll som behövs, men enbart det som personen kan se i programmet.
Hur går det till att koppla ihop kontot med ChatGPT eller Claude?
Administratören aktiverar AI-anslutningar en gång i Inställningar. Därefter kopierar var och en adressen till Task Manager i sin Profil och lägger till den i ChatGPT eller Claude som en egen anslutning. Inloggningssidan för er Task Manager öppnas: du loggar in, väljer anslutningens giltighetstid, standard 90 dagar, och klickar på Tillåt.
Från och med nu söker modellen, när den behöver data, i uppgifter, chattar, anteckningar, filer, e-post från dina inkorgar och AI-kunskapsbasen, och i kalendern kontrollerar den förfallodatum, händelser och teamets frånvaro. Den läser hela innehållet i det den hittar, men lägger inte till, ändrar, skickar eller tar bort något.
Vad vinner du?
Du klistrar inte in innehåll i samtalet med AI:n. Du frågar rakt på sak, och modellen hämtar själv uppgiften, mejltråden eller anteckningen.
Modellen ser bara det du ser. Rättigheterna är desamma som i Task Manager, så en anställd får inte reda på något via ChatGPT som hen inte redan ser i programmet.
Du har kontroll över anslutningarna. Alla kan koppla bort sin anslutning i Profilen, och administratören ser alla anslutningar och en logg över läsningar: vem, när, med vilken app och vad som lästes, utan själva innehållet.
Du kan tryggt lägga till fler inkorgar. En inkorg som är inställd som Endast läsbar skickar inget från Task Manager, och den anslutna modellen känner ändå till dess korrespondens.
Användningsområde: kontor med en fråga om överenskommelser med en kund
Ola hanterar ett tiotal kunder på kontoret och arbetar dagligen med ChatGPT. En kund ringer med en fråga om ändrat omfång av arbetet. Ola frågar ChatGPT: ”Vad kom vi överens om med företaget Kowalski gällande omfånget, och vad skrev de senast?”. Modellen söker på ”Kowalski” i Task Manager, läser uppgiften med överenskommelserna och den senaste e-posttråden, och sammanfattar sedan de viktigaste punkterna. Innan Ola föreslår kunden ett möte frågar hon också: ”Vad har jag nästa vecka?” - och ser sina förfallodatum samt vem i teamet som är ledig då.
Ola ber om ett utkast till svar. ChatGPT skriver det i konversationen, och Ola klistrar in texten i tråden och skickar den själv, eftersom modellen inte kan skicka något från Task Manager. På fredagen ser administratören i loggen när Olas anslutning sökte efter data och vilka element den läste.
Vanliga frågor
Ingår AI-anslutningar i varianten Standard?
Nej, det är en funktion i Pro-varianten.
Kan modellen skicka ett mejl eller ändra en uppgift?
Nej. Anslutningen är enbart läsbar, så modellen lägger inte till, ändrar, skickar eller tar bort något.
Kan en anställd se andras ärenden via ChatGPT?
Nej. Modellen ser exakt det som personen ser i Task Manager, med samma rättigheter.
Vart tar det lästa innehållet vägen?
Till leverantören av AI-appen: OpenAI för ChatGPT och Anthropic för Claude, även utanför EU. Därför aktiveras funktionen medvetet av administratören.