Alternative zu monday.com: Kosten für 15 Personen über 3 Jahre

Am Freitag kalkuliert Paweł die Softwarekosten für seine Agentur mit 15 Personen. Er multipliziert den Preis von monday.com mit 36 Monaten und wirft dann noch einmal einen Blick auf die Preisliste: Im Standard-Tarif stehen 250 Automatisierungsaktionen pro Monat. Reicht dieses Kontingent für sein Team und was würde eine Alternative zu monday.com auf dem eigenen Server kosten?

Was vergleichen Sie bei der Suche nach einer Alternative zu monday.com?

Sie vergleichen die Organisation der Arbeit, den Speicherort der Daten und das Zahlungsmodell - nicht zwei identische Funktionspakete. In dieser Kalkulation arbeitet ein Team mit 15 Personen drei Jahre lang entweder mit monday work management Standard oder Pro oder mit Task Manager Classic Pro.

In der Kalkulation berücksichtigen wir die Pro-Variante von Task Manager, da sie Automatisierungen umfasst. Der Classic-Tarif unterstützt bis zu 20 Personen. Für monday.com zeigen wir zwei Tarife: Standard, der Automatisierungen umfasst, und Pro mit einem höheren Aktionslimit. Die Tarifnamen, Preise und Limits von monday.com stammen aus der offiziellen Preisliste, die am 25. September 2026 geprüft wurde.

Dies ist kein direkter Funktionsvergleich. monday.com bietet unter anderem eine Gantt-Ansicht, umfangreiche Board-Ansichten sowie Apps für iOS und Android. Entscheiden Sie sich nicht für Task Manager statt monday.com, wenn genau diese Möglichkeiten für die Arbeit Ihres Unternehmens ausschlaggebend sind.

Was zahlen Sie für 15 Personen über drei Jahre?

Bei den Preisen aus der offiziellen Preisliste von monday work management liegen die Kosten für Standard bei etwa 6480 Euro für 15 Plätze und 36 Monate, für Pro bei 10 260 Euro. Für Task Manager Classic Pro zahlen Sie zunächst 3 990 zł oder insgesamt 6 384 zł über drei Jahre, wenn Sie den Zugang zu Updates zweimal verlängern.

Die Preise von monday.com in der Tabelle sind monatliche Preise pro Platz bei jährlicher Zahlung, multipliziert mit 15 und 12 Monaten pro Jahr. Das bedeutet nicht, dass monatlich eine Rechnung gestellt wird. Die Berechnung berücksichtigt weder Steuern noch Preisänderungen, Rabatte oder eine mögliche Abweichung zwischen den angenommenen 15 bezahlten Plätzen und dem beim Kauf verfügbaren Paket. monday.com weist darauf hin, dass der endgültige Preis vom Abrechnungsland abhängt und vor der Zahlung angezeigt wird. Wir rechnen Euro nicht in złoty um, da der Wechselkurs den Vergleich verfälschen würde.

Rechnen Sie zum Preis von Task Manager das Firmenhosting hinzu - möglicherweise zahlen Sie bereits dafür, aber gehen Sie nicht davon aus, dass es kostenlos ist. Im Classic-Tarif ist die Remote-Installation inklusive. Für das monday.com-Abo müssen Sie keinen Anwendungsserver warten; bei der Task Manager-Lizenz zahlen Sie im Voraus und sind selbst für Ihre Umgebung verantwortlich.

Wenn Sie die Updates nicht verlängern, wird Task Manager weder deaktiviert noch eingeschränkt. Nach den ersten 12 Monaten können Sie mit der vorhandenen Version weiterarbeiten, ohne für neue Versionen zu zahlen. Der Nur-Lese-Modus wird aktiviert, wenn kein gültiger Lizenzschlüssel vorliegt oder ein befristeter Schlüssel abläuft. Ein aktives Konto belegt einen Platz; deaktivieren Sie einen Benutzer, wird der Platz in der Lizenz frei, seine Daten bleiben jedoch erhalten. Dieses Modell erläutern wir ausführlicher im Vergleich von Abo und Einmallizenz.

Reicht das Automatisierungslimit von monday.com für eine Agentur?

monday work management Standard umfasst 250 Automatisierungsaktionen pro Monat, Pro 25 000. Um einzuschätzen, welches Limit für Ihre Agentur ausreicht, zählen Sie die Aktionen, die deren Regeln pro Monat ausführen, und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Kontingent. In der offiziellen Preisliste werden separate Limits für Integrationsaktionen aufgeführt. (monday.com)

Am Freitag hält Paweł ein einfaches Beispiel fest: Seine Agentur bearbeitet monatlich 80 neue Anfragen und möchte für jede eine Aufgabe erstellen und eine Benachrichtigung senden. Das sind nicht automatisch 80 Aktionen - entscheidend ist, wie die Regeln aufgebaut sind und welche Aktionen ausgeführt werden. Vor dem Kauf sollten Sie Ihre häufigsten Szenarien auflisten und ihren Verbrauch anhand der Regeln von monday.com prüfen, statt anzunehmen, dass eine Anfrage immer einer Aktion entspricht.

In Task Manager legt das Lizenzpaket weder die Anzahl der Automatisierungsregeln noch die der gewöhnlichen Ausführungen fest.

Eine Regel, die Sie vor dem Start testen können

Am Montag erstellt Kasia eine Automatisierungsregel: WENN eine neue E-Mail in ihrem Postfach eingeht, WENN die Bedingung „KI-Bewertung“ eine Beschwerde erkennt, DANN wird eine Aufgabe im Arbeitsbereich Vertrieb mit hoher Priorität erstellt und eine Benachrichtigung versendet. Eine Automatisierungsregel kann bis zu 10 Aktionen enthalten, die nacheinander ausgeführt werden. Die KI-Bedingung bewertet unter anderem Absender, Betreff und einen Textausschnitt, liest aber nicht den Inhalt angehängter Dateien.

Kasia klickt zuerst auf Testen. Anhand der letzten Ereignisse sieht sie, was passieren würde - ohne eine Aufgabe zu erstellen oder eine Nachricht zu versenden. Nach dem Aktivieren der Automatisierungsregel kann sie die Ausführungen, Überspringungen und Fehler im Verlauf der letzten 30 Tage überprüfen. Sie kann ihre Idee auch dem KI-Assistenten beschreiben: Der von ihm vorbereitete Entwurf bleibt ungespeichert und deaktiviert, bis sie ihn selbst überprüft und speichert. Weitere Beispiele finden Sie in der Beschreibung der Automatisierungen.

Automatisierungen gehören wie E-Mail zur Pro-Version. Wenn Sie Pro genutzt haben und später zu Standard gewechselt sind, bleiben die Automatisierungsregeln gespeichert, sind aber pausiert; durch erneute Eingabe des Pro-Schlüssels werden sie wiederhergestellt. KI-Anfragen haben ein eigenes Tageslimit, das der Administrator unter Einstellungen → KI festlegt - standardmäßig 200; mit dem Wert 0 wird dieses Limit deaktiviert. Die Nutzung des Modells kann daher Kosten bei dessen Anbieter verursachen, auch wenn gewöhnliche Ausführungen im Task Manager-Preismodell nicht als Aktionspaket abgerechnet werden.

Kann das Board Ihre Ansicht in monday.com ersetzen?

Das Board von Task Manager ersetzt die Übersicht über die Arbeit, die nach Projekten oder Abteilungen aufgeteilt ist, aber kein Board mit Spalten, die die einzelnen Prozessschritte darstellen. In Task Manager entspricht jede Spalte einem Arbeitsbereich. Darin finden Sie die Bereiche Favoriten, Aufgaben und Chats; in monday.com können Sie Boards passend zu Ihrer eigenen Arbeitsweise erstellen.

Als Marta am Mittwoch das Board öffnet, sieht sie nebeneinander die Arbeitsbereiche Neue Website, Marketing und Vertrieb. Rot kennzeichnet einen überfälligen Eintrag, Blau einen Eintrag für heute und Grün einen Eintrag, der fristgerecht ist. Marta zieht die Spalte Marketing an den Anfang, und die Anordnung wird für sie gespeichert. Wenn sie eine Aufgabe innerhalb der Spalte verschiebt, ändert sie nur die Reihenfolge der Anzeige, nicht den Fälligkeitstermin oder den Status.

Klickt sie auf eine Aufgabe, wird das Board links angedockt und der zugehörige Thread daneben geöffnet. Dort tauscht sich das Team über die Arbeit aus und nutzt Erwähnungen, Reaktionen, Zitate und Anhänge. Wenn Ihre Projekte auf eigenen Prozessschritten und vielen benutzerdefinierten Ansichten basieren, ist das flexiblere Board von monday.com möglicherweise die bessere Wahl. Wenn Sie zuerst fragen: „In welchem Arbeitsbereich liegt der Vorgang und wer spricht darüber?“, erfahren Sie hier, wie das Board von Task Manager funktioniert.

Wo liegen die Daten und wer hält die Anwendung instand?

Die Daten der Task Manager-Anwendung bleiben in einer Datenbank auf Ihrem Hosting, während monday.com als Cloud-Dienst betrieben wird. Mit einem eigenen Server haben Sie die Kontrolle über den Installationsort, übernehmen aber auch die Verantwortung für die Wartung des Hostings und die Aktualisierung der Anwendung.

Task Manager besteht aus PHP-Dateien und einer MySQL-Datenbank; ein gewöhnliches Shared Hosting mit PHP 8.1+ sowie MySQL oder MariaDB genügt. Das Installationsprogramm starten Sie im Browser. Bibliotheken, Schriftarten, Symbole und Avatare lädt der Browser von Ihrem Server und nicht von fremden Servern herunter. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Art von Daten immer vor Ort bleibt: Wenn Sie den KI-Assistenten aktivieren, wird die Anfrage samt Kontext an den Anbieter des ausgewählten Modells übermittelt.

Der KI-Schlüssel gehört Ihnen. Sie wählen OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok und bezahlen den Anbieter ohne Aufschlag von Task Manager; Sie können auch ohne KI arbeiten. Der Administrator prüft, lädt Updates herunter und installiert sie in der Anwendung, wobei manche Versionen eine manuelle Installation per FTP erfordern. Die Installationsvoraussetzungen beschreibt die Seite Installation auf Ihrem Server, die Abrechnung der Modelle die Seite Ihr Modell, Ihr API-Schlüssel.

Bei monday.com entfällt die Wartung einer eigenen Installation. Das ist ein konkreter Vorteil, wenn Sie sich nicht um einen Server kümmern möchten - auch wenn Sie dafür ein Abo und die Speicherung Ihrer Daten beim Anbieter akzeptieren.

Wann sollten Sie monday.com wählen und wann Task Manager?

Wählen Sie monday.com, wenn Sie konfigurierbare Boards, eine Gantt-Ansicht, Zeiterfassung, eine große Auswahl an Integrationen oder Apps für iOS und Android benötigen. Wählen Sie Task Manager, wenn Ihnen ein eigener Server, eine Einmallizenz, Unterhaltungen zu Aufgaben und Automatisierungen ohne monatliches Aktionspaket im Preismodell wichtiger sind.

Paweł sollte seine Wahl nicht allein vom Betrag in der Tabelle abhängig machen. Wenn seine Agentur Ansichten benötigt, die Task Manager nicht bietet - etwa ein Gantt-Diagramm oder die Auslastung des Teams - oder intensiv externe Dienste integriert, können die Möglichkeiten von monday.com das Abo rechtfertigen. Wenn Pawełs Agentur über Jahre hinweg mit einer ähnlichen Teamgröße arbeitet, die Anwendungsdaten auf dem eigenen Hosting speichern und Absprachen in Aufgaben-Threads führen möchte, spricht das für Task Manager. Benutzeroberfläche und Anleitung von Task Manager sind auf Polnisch.

Notieren Sie morgen fünf Regeln, die Ihr Team am häufigsten ausführt. Schätzen Sie deren monatliche Nutzung, prüfen Sie das Limit Ihres monday.com-Tarifs und legen Sie fest, wo die Unternehmensdaten gespeichert werden sollen. Öffnen Sie erst danach die Demo.

Häufig gestellte Fragen

Was kostet monday.com für 15 Personen über 3 Jahre?

Bei 15 bezahlten Plätzen und den Preisen aus der jährlich abgerechneten Preisliste von monday work management liegen die Kosten für 36 Monate ungefähr bei 6480 Euro im Standard- oder 10 260 Euro im Pro-Tarif, ohne Steuern und bei gleichbleibendem Preis. Die endgültigen Kosten hängen unter anderem vom Abrechnungsland, dem verfügbaren Platzpaket und dem vor dem Kauf angezeigten Preis ab.

Hat Task Manager wie monday.com ein Automatisierungslimit?

Task Manager Pro hat kein monatliches Kontingent an Automatisierungsaktionen, das an die Lizenz gebunden ist. Administratoren legen ein Limit für Ausführungen pro Stunde fest und für KI-Anfragen aus Automatisierungsregeln ein separates Tageslimit, standardmäßig 200.

Kann ich Boards mit einem Klick von monday.com zu Task Manager übertragen?

Nein, Task Manager bietet keinen Ein-Klick-Import von Boards aus monday.com. Gliedern Sie Ihre Boards vor dem Wechsel in Arbeitsbereiche und Aufgaben und prüfen Sie, bei welchen Prozessschritten eine andere Arbeitsorganisation erforderlich ist.

Ist Task Manager auf Deutsch verfügbar?

Ja, die Benutzeroberfläche und 20 Kapitel des Benutzerhandbuchs sind auf Deutsch verfügbar. Das erleichtert die Einführung für Teams, die ohne Übersetzung der Funktionsbezeichnungen arbeiten möchten.

Was passiert, wenn ich die Updates für Task Manager nicht verlängere?

Task Manager läuft mit der vorhandenen Version weiter, Sie erhalten jedoch keinen Zugriff auf neue Versionen. Der Nur-Lese-Modus wird aktiviert, wenn kein gültiger Lizenzschlüssel vorliegt oder ein befristeter Schlüssel abläuft - nicht allein deshalb, weil Sie auf eine Update-Verlängerung verzichten.

Quellen

1. monday.com, Preise und Tarife - https://monday.com/pricing (abgerufen am 2026-09-25).
2. monday.com, Automatisierungs- und Integrationsaktionen und -limits - https://support.monday.com/hc/en-us/articles/360017556179-Automation-and-Integration-actions-and-limits (abgerufen am 2026-09-25).
3. Task Manager, Preise und Tarife - https://taskmanager.pl/#preise (abgerufen am 2026-09-25).
4. Task Manager, Automatisierungen - https://taskmanager.pl/funkcje/automatyzacje (abgerufen am 2026-09-25).
5. Task Manager, Board - https://taskmanager.pl/funkcje/tablica (abgerufen am 2026-09-25).
6. Task Manager, Dauerlizenz - https://taskmanager.pl/funkcje/licencja-bezterminowa (abgerufen am 2026-09-25).
7. Task Manager, Installation auf Ihrem Server - https://taskmanager.pl/funkcje/instalacja-na-twoim-hostingu (abgerufen am 2026-09-25).

Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.