Am Freitag sucht Marta im Thread, der auf 80 Nachrichten angewachsen ist, nach der dritten Version des Vertrags. Am Montag möchte sie klären, wer den letzten Punkt der Kampagne abgehakt hat. Funktionen eines Aufgabenprogramms lassen sich genau in solchen Momenten am besten beurteilen, deshalb habe ich zehn Kleinigkeiten aus Task Manager zusammengetragen und zeige, wo man sie findet.
1. Die To-do-Liste zeigt nicht nur den Fortschritt, sondern auch, wer abgehakt hat
Die To-do-Liste in der Aufgabenbeschreibung ist für alle Teilnehmer der Aufgabe gemeinsam. Sie haken sie direkt in der Karte oben im Thread ab, ohne den Bearbeitungsmodus zu öffnen und ohne das Bearbeitungsrecht für die Aufgabe zu besitzen.
Marta leitet eine sechsköpfige Agentur. Am Montag fügt sie in die Beschreibung der Aufgabe „Kampagne für September“ sieben Zeilen aus ihren Besprechungsnotizen ein. Jede wird zu einem eigenen Punkt; das Programm entfernt dabei eingefügte Listenmarkierungen wie - [ ] oder 1.. Am Freitag sieht Marta die Fortschrittsleiste sowie Mini-Avatare bei den erledigten Punkten. Beim Darüberfahren über den Avatar prüft sie Vorname, Nachname und Datum des Abhakens.
Die Reihenfolge der Punkte ändern Sie mit dem Punkte-Griff, und einen neuen fügen Sie über die Schaltfläche „+ Position hinzufügen“ hinzu. Das Feld bleibt nach dem Drücken von Enter geöffnet, sodass Sie weitere Schritte eingeben können. Abgehakte Punkte blenden Sie nur in Ihrer eigenen Ansicht aus - diese Einstellung wird für jede Liste separat gespeichert und ändert nicht, was die anderen sehen.
Diese Liste weist einzelnen Punkten keine eigenen Personen oder Fälligkeitsdaten zu. Wenn bei einem Schritt die Frage „wer und bis wann?“ aufkommt, legen Sie eine separate Aufgabe an. Diese Abgrenzung beschreibe ich ausführlicher im Beitrag über die Checkliste in der Aufgabe.
2. Die Büroklammer sammelt Anhänge, ohne die Unterhaltung durchscrollen zu müssen
Die Büroklammer „Dateien“ in der oberen Leiste des Threads öffnet ein Fenster mit dessen Anhängen. Dort finden Sie auch Dateien aus älteren Nachrichten, die noch nicht auf dem Bildschirm geladen wurden.
Am Mittwoch sucht Tomek nach einem Vertrag, über den das Team einen Monat zuvor gesprochen hat. Statt dutzende Einträge zu durchscrollen, öffnet er die Büroklammer bei der Aufgabe. Bei den Dateien sieht er Typ, Größe, Autor und Hinzufügedatum; ein Klick öffnet die Vorschau, der Pfeil lädt die Datei herunter. Dieselbe Büroklammer funktioniert im Chat. Dieses Fenster zeigt die Anhänge eines bestimmten Threads - es sollte nicht mit dem separaten Modul Dateien verwechselt werden, das in der Variante Pro verfügbar ist.
3. Die Farbe des Fälligkeitsdatums sagt in mehreren Ansichten dasselbe aus
Die Farben der Fälligkeitsdaten folgen denselben Regeln in der Aufgabenliste, im Board, im Listenpanel des Kalenders und bei einer geöffneten Aufgabe. Rot bedeutet ein vergangenes Fälligkeitsdatum, blau ein Fälligkeitsdatum heute, grün ein Fälligkeitsdatum in den kommenden Tagen, grau kein Fälligkeitsdatum oder eine abgeschlossene Aufgabe.
Am Dienstag öffnet Marta das Board und sieht sofort, welche Aufgaben überprüft werden müssen. Sie muss die Bedeutung der Farben beim Wechsel zur Liste nicht neu lernen. Hat eine Aufgabe kein Fälligkeitsdatum mit Uhrzeit, bleibt sie den ganzen angegebenen Tag über blau; rot wird sie erst am nächsten Tag. Erledigte und stornierte Aufgaben haben ein graues Abzeichen, auch wenn ihr ursprüngliches Datum bereits vergangen ist.
Bei der Aufgabenkarte zeigt ein Kreis die Anzahl der Tage bis zum Termin oder danach an, und beim Darüberfahren erscheint das genaue Datum. Im Board und im Listenpanel des Kalenders sehen Sie zudem eine Beschreibung in Worten, zum Beispiel „in 4 Tagen“. Im Kalender selbst erscheint eine Aufgabe ohne angegebene Uhrzeit um 17:00 Uhr mit einem Stern. Mehr zur Arbeit mit solchen Kennzeichnungen finden Sie im Beitrag über das Einhalten von Aufgabenfristen.
4. Die Kacheln über der Liste sind gleichzeitig Zähler und Filter
Die Kacheln „Fristgerecht“, „Heute fällig“, „Überfällig“ und „Chat“ zeigen Zahlen an und grenzen die Liste ein. Klicken Sie die Kachel erneut an, um den Filter zu entfernen und zur vollständigen Ansicht zurückzukehren.
Marek wählt am Donnerstag „Überfällig“, prüft seine eigenen überfälligen Aufgaben und stellt die Liste mit derselben Kachel wieder her. Aufgaben, bei denen er nur Beobachter ist, erscheinen weder in den Kacheln noch in den Fälligkeitsfiltern. So schreibt der Zähler ihm keine Arbeit zu, die er lediglich verfolgt.
5. Das Kartenmenü ändert den Status, ohne die Aufgabe zu öffnen
Das Menü ⋮ bei der Karte funktioniert in der Liste, im Board und im Listenpanel des Kalenders. Mit den entsprechenden Berechtigungen ändern Sie darin den Status der Aufgabe, ohne den Thread zu öffnen.
Am Montag beendet Marta die Durchsicht der Angebote und setzt bei einer der Karten „Erledigt“. Danach wählt sie „Link zur Aufgabe kopieren“ und schickt die Adresse im Chat an Kasia. Kasia öffnet sofort den richtigen Thread; eine Person ohne Zugriff sieht die Meldung „Kein Zugriff“ statt des Inhalts.
In diesem Menü finden sich unter anderem auch Bearbeiten, Als ungelesen markieren, Favorit und Archivieren. Der Inhalt hängt von den Berechtigungen ab: Ohne das Recht, den Status zu ändern, sehen Sie den entsprechenden Abschnitt nicht. Am Computer erscheint ⋮ beim Überfahren der Karte mit der Maus, auf dem Smartphone und Tablet ist es sofort sichtbar.
6. Mit Zeichnen zeigen Sie die Korrektur direkt auf der Grafik
Die Funktion Zeichnen öffnet ein Fenster für eine handgezeichnete Skizze, auch über einem hochgeladenen Hintergrund. Sie können auch eine in einer Nachricht erhaltene Grafik öffnen, die Korrektur auf dem Bild markieren und sie als Antwort einfügen.
Ola erhält am Mittwoch ein Seiten-Mockup. Statt zu beschreiben, welche Leiste unter der Überschrift verschwinden soll, streicht sie diese auf der Grafik durch und markiert die Stelle für das neue Element. Die in den Inhalt eingefügte Zeichnung landet außerdem im Ordner dieser Aufgabe unter Dateien.
7. Kalender und Board können neben dem Gespräch bleiben
Ein Klick auf eine Aufgabe im Kalender dockt diese am Computer links an und öffnet den Thread daneben. Ähnlich funktioniert der Klick auf eine Aufgabe oder einen Chat im Board, wobei die geöffnete Position hervorgehoben bleibt.
Marta plant am Dienstag drei Arbeitstage für das Team. Sie öffnet eine Aufgabe aus dem Kalender, antwortet in deren Thread und sieht den Plan weiterhin links. Die Schaltfläche ⛶ stellt die Vollansicht des Kalenders wieder her, und das Andocken-Symbol ermöglicht es, ihn auch ohne eine geöffnete Aufgabe anzuheften. Auf dem Smartphone klappt sich der Kalender nach dem Klick auf eine Aufgabe zu einer schwebenden Schaltfläche zusammen.
Das Ansichtsmenü in der oberen Leiste ermöglicht den Wechsel zwischen Kalender, Board und Notizen. Das Layout wird gespeichert: War das Fenster angedockt, öffnet sich die nächste Ansicht genauso. Ein Beispiel für die Anordnung von Aufgaben im Raster finden Sie im Leitfaden zur Wochenplanung im Team-Kalender.
8. G wechselt Fenster, Ctrl+Z macht eine Änderung im Kalender rückgängig
Die Taste G wechselt zum nächsten Anwendungsfenster, Shift+G kehrt zum vorherigen zurück. Im Kalender macht Ctrl+Z oder das Rückgängig-Symbol die letzte Änderung rückgängig, zum Beispiel das Verschieben eines Aufgabentermins oder das Löschen eines Termins.
Am Donnerstag verschiebt Marek versehentlich den Termin eines Meetings. Er fährt mit der Maus über das Rückgängig-Symbol, prüft die Beschreibung der Änderung und macht sie rückgängig. Der Kalender merkt sich bis zu 20 vorherige Änderungen, allerdings nur innerhalb der geöffneten Anwendung. Dies ist kein Versprechen, jede Aktion in Task Manager rückgängig machen zu können: Im Board macht das Tastenkürzel eine Änderung der Reihenfolge rückgängig, und in Notizen umfasst das Rückgängigmachen unter anderem das Verschieben oder Löschen einer Notiz.
Drücken Sie während der Planung T, um zum heutigen Tag zurückzukehren, L, um die Listenansicht zu öffnen, oder Esc, um das Fenster zu schließen oder das Ziehen ohne Speichern abzubrechen.
9. Ziehen und Ablegen hilft, einen Termin im Raster festzulegen
Im Kalender rasten verschobene Termine und Aufgaben in 15-Minuten-Schritten ein. Eine aus dem Listenbereich auf das Raster gezogene Aufgabe erhält einen Termin oder ändert einen bereits festgelegten, sofern Sie das Recht haben, sie zu bearbeiten.
Am Mittwoch verschiebt Marta ein Meeting auf 14:45 Uhr. Vor dem Loslassen sieht sie einen Hinweis mit der Startzeit, und wenn sie die untere Kante des Termins greift, kann sie dessen Länge ändern; die kürzeste Dauer beträgt 30 Minuten. Überlegt sie es sich während der Geste anders, drückt sie Esc und speichert nichts. Auf dem Smartphone hält sie die Position zunächst gedrückt, um sie zum Verschieben zu greifen.
Im Board ändert das Ziehen der Spaltenüberschrift die Reihenfolge der Arbeitsbereiche für Ihr Konto. Das Verschieben einer Position in den Bereich Favoriten fügt sie den Favoriten hinzu, verschiebt die Aufgabe jedoch nicht in einen anderen Arbeitsbereich. Filter in der Liste, im Board und im Listenbereich des Kalenders funktionieren ebenfalls unabhängig voneinander.
10. Funktionen des Aufgabenprogramms: zusammengeführte Einträge und erhaltene Nachricht
Der Thread ordnet Nachrichten nach Verfasser und Tag; schlägt der Versand fehl, kehrt der Text ins Eingabefeld zurück oder wartet als Entwurf des Threads.
Am Freitag schreibt Kasia Marek drei kurze Nachrichten hintereinander. Sendet sie diese innerhalb von 5 Minuten und antwortet in der Zwischenzeit niemand, werden sie zu einem einzigen Eintrag zusammengeführt; eine Nachricht mit Anhang und eine Frage an den KI-Assistenten bleiben immer ein eigener Eintrag. Bei der Antwort kann sie statt eines weiteren Satzes die Reaktion „Erledigt“ verwenden, und das Zeichen @ hilft ihr, eine bestimmte Person zu markieren. Einen Anhang fügt sie über die Büroklammer, per Drag & Drop ins Fenster oder durch Einfügen aus der Zwischenablage hinzu.
Aufgaben, Chats, Kalender, Board und Notizen haben Sie auch in der Variante Standard in einem Fenster. Das Programm läuft auf dem Server des Kunden, sodass die Anwendungsdaten bei ihm verbleiben; ein gewöhnliches Shared Hosting mit PHP 8.x und MySQL genügt. Die Lizenz ist eine Dauerlizenz, einmalig bezahlt pro Anzahl der Plätze, ohne Abo pro Person. Sie umfasst 12 Monate Updates, danach ist die Verlängerung optional. Die Kosten für Hosting und etwaige weitere Leistungen prüfen Sie separat in den Preisen.
Wählen Sie morgen eine Aufgabe aus, fügen Sie die Schritte des letzten Meetings in deren Beschreibung ein und bitten Sie das Team, sie auf der Karte abzuhaken. Sehen Sie sich anschließend in der Demo an, wie Liste, Fälligkeitsdaten und Thread auf einem Bildschirm zusammenarbeiten.
Häufig gestellte Fragen
Erlauben die Funktionen eines Aufgabenprogramms in Task Manager das Abhaken einer Liste ohne Bearbeitungsrecht?
Ja, ein Teilnehmer einer Aufgabe kann Punkte der Liste auf ihrer Karte abhaken, ohne das Bearbeitungsrecht für die Aufgabe zu besitzen. Bei einem abgehakten Punkt erscheint ein Mini-Avatar, und beim Darüberfahren oder Antippen sehen Sie Vorname, Nachname und Datum.
Wo finde ich alle Anhänge aus einer Aufgabe?
Klicken Sie auf die Büroklammer „Dateien“ in der oberen Leiste des Aufgaben-Threads. Das Fenster zeigt auch Anhänge aus älteren Nachrichten an, die noch nicht auf dem Bildschirm geladen wurden.
Was bedeuten die Farben bei Aufgaben in Task Manager?
Rot bedeutet eine überfällige Aufgabe, blau ein Fälligkeitsdatum heute, grün ein Fälligkeitsdatum in den kommenden Tagen, grau kein Fälligkeitsdatum oder eine abgeschlossene Aufgabe. Diese Regeln gelten in der Liste, im Board, im Listenpanel des Kalenders und bei einer geöffneten Aufgabe.
Lässt sich eine Terminverschiebung im Kalender rückgängig machen?
Ja, verwenden Sie das Rückgängig-Symbol im Kopfbereich des Kalenders oder Ctrl+Z. Sie können bis zu 20 Änderungen innerhalb der geöffneten Anwendung rückgängig machen.
Muss man den Kalender schließen, um in einer Aufgabe zu antworten?
Nein, ein Klick auf die Aufgabe dockt den Kalender am Computer links an und öffnet den Thread daneben. Auf dem Smartphone klappt der Kalender dann zu einer schwebenden Schaltfläche zusammen.
Quellen
- Task Manager, Ressourcen: Aufgaben - https://taskmanager.pl/materialy/zadania (abgerufen am: 28.10.2026).
- Task Manager, Ressourcen: Kalender - https://taskmanager.pl/materialy/kalendarz (abgerufen am: 28.10.2026).
- Task Manager, Ressourcen: Board - https://taskmanager.pl/materialy/tablica (abgerufen am: 28.10.2026).
- Task Manager, Preise und Pläne - https://taskmanager.pl/#preise (abgerufen am: 28.10.2026).
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
