Perjantaina Marta etsii sopimuksen kolmatta versiota viestiketjusta, joka on kasvanut 80 viestiin. Maanantaina hän haluaa selvittää, kuka rastitti kampanjan viimeisen kohdan. Tehtävienhallintaohjelman ominaisuuksia on helpointa arvioida juuri tällaisissa hetkissä, joten kokosin kymmenen pientä yksityiskohtaa Task Managerista ja näytän, mistä niitä löytää.
1. Tehtävälista näyttää paitsi edistymisen myös rastittajan
Tehtävälista tehtävän kuvauksessa on yhteinen sen osallistujille. Rastitat sen suoraan viestiketjun yläreunan kortilla, ilman muokkaustilan avaamista ja ilman tehtävän muokkausoikeutta.
Marta vetää kuuden hengen toimistoa. Maanantaina hän liittää tehtävän ”Syyskuun kampanja” kuvaukseen seitsemän riviä kokouksen muistiinpanoista. Jokaisesta tulee oma kohtansa; ohjelma poistaa samalla liitetyt listamerkinnät, kuten - [ ] tai 1.. Perjantaina Marta näkee edistymispalkin ja pienet avatarit tehtyjen kohtien vieressä. Viemällä hiiren avatarin päälle hän tarkistaa nimen ja rastituksen päivämäärän.
Kohtien järjestystä muutat pisteistä koostuvalla kahvalla, ja uuden lisäät painikkeella ”+ Lisää kohta”. Kenttä pysyy auki Enter-näppäimen painamisen jälkeen, joten voit kirjoittaa seuraavat vaiheet heti perään. Rastitetut kohdat voit piilottaa vain omassa näkymässäsi - tämä asetus muistetaan erikseen jokaiselle listalle eikä vaikuta siihen, mitä muut näkevät.
Tämä lista ei liitä kohtiin erillisiä henkilöitä eikä määräaikoja. Jos vaiheen kohdalla herää kysymys ”kuka ja mihin mennessä?”, luo erillinen tehtävä. Käsittelen tätä rajaa laajemmin tekstissä tarkistuslistasta tehtävässä.
2. Paperiliitin kerää liitteet ilman keskustelun selaamista
Paperiliitin ”Tiedostot” viestiketjun yläpalkissa avaa ikkunan sen liitteistä. Sieltä löydät myös tiedostot vanhemmista viesteistä, joita ei ole vielä ladattu näytölle.
Keskiviikkona Tomek etsii sopimusta, josta tiimi keskusteli kuukausi sitten. Sen sijaan että selaisi kymmeniä viestejä, hän avaa tehtävän paperiliittimen. Tiedostoissa näkyy tyyppi, koko, tekijä ja lisäyspäivä; napsautus avaa esikatselun, ja nuoli lataa tiedoston. Sama paperiliitin toimii keskustelussa. Tämä on kyseisen viestiketjun liitteiden ikkuna - sitä ei pidä sekoittaa erilliseen Tiedostot-moduuliin, joka on saatavilla Pro-versiossa.
3. Määräajan väri kertoo saman asian useassa näkymässä
Määräaikojen värit toimivat samojen sääntöjen mukaan tehtävälistassa, Taulussa, kalenterin Lista-paneelissa ja avatussa tehtävässä. Punainen tarkoittaa mennyttä määräaikaa, sininen tämän päivän määräaikaa, vihreä tulevien päivien määräaikaa ja harmaa määräajan puuttumista tai suljettua tehtävää.
Tiistaina Marta avaa Taulun ja näkee heti, mitkä tehtävät vaativat tarkistusta. Hänen ei tarvitse opetella värien merkitystä uudelleen siirtyessään listaan. Jos tehtävän määräaikaan ei ole liitetty kellonaikaa, tehtävä pysyy sinisenä koko ilmoitetun päivän ajan; punaiseksi se muuttuu vasta seuraavana päivänä. Tehdyillä ja peruutetuilla tehtävillä on harmaa merkki, vaikka niiden vanha päivämäärä olisi jo mennyt.
Tehtäväkortin kohdalla ympyrä näyttää päivien määrän määräaikaan tai sen jälkeen, ja hiiren vieminen päälle paljastaa tarkan päivämäärän. Taulussa ja kalenterin Lista-paneelissa näet myös sanallisen kuvauksen, esimerkiksi ”4 päivän kuluttua”. Itse kalenterissa tehtävä ilman ilmoitettua kellonaikaa näkyy klo 17:00 kohdalla tähdellä merkittynä. Lisää näiden merkintöjen käytöstä löydät tekstistä tehtävien määräaikojen seurannasta.
4. Listaa edeltävät laatat toimivat sekä laskureina että suodattimina
Laatat ”Ajallaan”, ”Tänään”, ”Myöhässä” ja ”Keskustelu” näyttävät lukumäärät ja rajaavat listaa. Napsauttamalla laattaa uudelleen poistat suodattimen ja palaat täyteen näkymään.
Marek valitsee torstaina ”Myöhässä”, tarkistaa omat myöhässä olevat tehtävänsä ja palauttaa listan samalla laatalla. Tehtävät, joissa hän on vain seuraajana, eivät päädy laattoihin eivätkä määräaikasuodattimiin. Näin laskuri ei liitä hänelle työtä, jota hän vain seuraa.
5. Kortin valikko muuttaa tilan avaamatta tehtävää
Kortin ⋮-valikko toimii listassa, Taulussa ja kalenterin Lista-paneelissa. Jos sinulla on riittävät oikeudet, voit muuttaa siinä tehtävän tilan avaamatta viestiketjua.
Maanantaina Marta saa valmiiksi tarjousten läpikäynnin ja merkitsee yhden korteista tilaan ”Valmis”. Sitten hän valitsee ”Kopioi linkki tehtävään” ja lähettää osoitteen Kasialle keskustelussa. Kasia pääsee suoraan oikeaan viestiketjuun; henkilö, jolla ei ole käyttöoikeutta, näkee viestin ”Ei käyttöoikeutta” eikä sisältöä.
Tästä valikosta löytyvät myös muun muassa muokkaus, merkitseminen lukemattomaksi, suosikit ja arkistointi. Sisältö riippuu käyttöoikeuksista: jos sinulla ei ole oikeutta muuttaa tilaa, et näe sen osiota. Tietokoneella ⋮ ilmestyy, kun viet hiiren kortin päälle, puhelimella ja tabletilla se näkyy heti.
6. Piirrä-toiminnolla voit osoittaa korjauksen suoraan kuvaan
Piirrä-toiminto avaa ikkunan vapaakätistä luonnostelua varten, myös ladatun taustan päälle. Voit myös avata viestissä saadun kuvan, merkitä korjauksen kuvaan ja lisätä sen vastauksena.
Ola saa keskiviikkona sivun rautalankamallin. Sen sijaan, että hän kuvailisi, mikä otsikon alla oleva palkki pitäisi poistaa, hän yliviivaa sen kuvassa ja merkitsee uuden elementin paikan. Sisältöön lisätty piirros tallentuu myös kyseisen tehtävän kansioon Tiedostoissa.
7. Kalenteri ja Taulu voivat pysyä keskustelun vieressä
Tehtävän napsauttaminen kalenterissa kiinnittää sen tietokoneella vasemmalle ja avaa viestiketjun sen viereen. Samoin toimii tehtävän tai keskustelun napsauttaminen Taulussa, jossa avattu kohde jää korostettuna.
Marta suunnittelee tiistaina tiimin kolmen päivän työt. Hän avaa tehtävän kalenterista, vastaa sen viestiketjussa ja näkee suunnitelman edelleen vasemmalla. Painike ⛶ palauttaa kalenterin täyteen näkymään, ja kiinnityskuvake mahdollistaa sen kiinnittämisen myös ilman tehtävän avaamista. Puhelimella kalenteri pienenee tehtävää napsauttaessa kelluvaksi painikkeeksi.
Näkymävalikko yläpalkissa mahdollistaa siirtymisen Kalenterin, Taulun ja Muistiinpanojen välillä. Asettelu muistetaan: jos ikkuna oli kiinnitettynä, seuraava näkymä avautuu samalla tavalla. Esimerkin tehtävien järjestämisestä ruudukkoon löydät oppaasta viikon suunnittelusta kalenterissa.
8. G vaihtaa ikkunoiden välillä, ja Ctrl+Z kumoaa muutoksen kalenterissa
Näppäin G siirtyy sovelluksen seuraavaan ikkunaan, ja Shift+G palaa edelliseen. Kalenterissa Ctrl+Z tai kumoamiskuvake peruuttaa viimeisimmän muutoksen, esimerkiksi tehtävän määräajan siirron tai tapahtuman poiston.
Torstaina Marek siirtää vahingossa tapaamisen ajankohtaa. Hän vie hiiren kumoamiskuvakkeen päälle, tarkistaa muutoksen kuvauksen ja peruu sen. Kalenteri muistaa jopa 20 aiempaa muutosta, mutta vain avoinna olevan sovelluksen sisällä. Tämä ei ole lupaus siitä, että jokainen toiminto Task Managerissa voidaan kumota: Taulussa pikanäppäin kumoaa järjestyksen muutoksen, ja Muistiinpanoissa kumoaminen kattaa muun muassa muistiinpanon siirron tai poiston.
Suunnitellessasi paina T palataksesi tähän päivään, L avataksesi Lista-näkymän tai Esc sulkeaksesi ikkunan tai keskeyttääksesi raahauksen ilman tallennusta.
9. Raahaaminen auttaa asettamaan ajankohdan ruudukkoon
Kalenterissa siirrettävät tapahtumat ja tehtävät tarttuvat 15 minuutin välein oleviin kellonaikoihin. Lista-paneelista ruudukkoon raahattu tehtävä saa määräajan tai sen jo asetettu määräaika muuttuu, mikäli sinulla on oikeus muokata sitä.
Keskiviikkona Marta siirtää tapaamisen klo 14.45:een. Ennen pudottamista hän näkee vihjeen alkamisajasta, ja jos hän tarttuu tapahtuman alareunaan, hän voi muuttaa sen kestoa; lyhin kesto on 30 minuuttia. Jos hän muuttaa mielensä kesken eleen, hän painaa Esc-näppäintä, eikä mitään tallennu. Puhelimella hän pitää ensin painettuna, jotta voi tarttua siirrettävään kohteeseen.
Taulussa sarakkeen otsikon raahaaminen muuttaa Työtilojen järjestystä omalla tililläsi. Kohteen siirtäminen Suosikit-osioon lisää sen suosikkeihin, mutta ei siirrä tehtävää toiseen Työtilaan. Listan, Taulun ja kalenterin Lista-paneelin suodattimet toimivat myös toisistaan riippumatta.
10. Tehtävienhallintaohjelman pienet ominaisuudet: yhdistetyt viestit ja säilynyt viesti
Viestiketju järjestää viestit kirjoittajan ja päivän mukaan; jos lähetys epäonnistuu, teksti palautuu kenttään tai jää odottamaan viestiketjun luonnoksena.
Perjantaina Kasia kirjoittaa Marekille kolme lyhyttä viestiä peräjälkeen. Jos hän lähettää ne 5 minuutin sisällä eikä kukaan vastaa sillä välin, ne yhdistyvät yhdeksi viestiksi; liitteellä varustettu viesti ja kysymys AI-avustajalle jäävät kuitenkin aina omaksi viestikseen. Vastatessaan hän voi käyttää ”Valmis”-reaktiota kirjoittamisen sijaan, ja @-merkki auttaa häntä osoittamaan viestin tietylle henkilölle. Liitteen hän lisää paperiliittimellä, raahaamalla ikkunaan tai liittämällä leikepöydältä.
Tehtävät, keskustelut, Kalenteri, Taulu ja Muistiinpanot löytyvät samasta ikkunasta myös Standard-versiossa. Ohjelma toimii asiakkaan omalla palvelimella, joten sovelluksen tiedot pysyvät hänellä; riittää tavallinen jaettu webhotelli, jossa on PHP 8.x ja MySQL. Lisenssi on pysyvä, kertamaksullinen käyttäjäpaikkojen määrän mukaan, ilman kuukausittaista tilausmaksua per henkilö. Siihen sisältyy 12 kuukauden päivitykset, joiden jälkeen uusiminen on valinnaista. Hosting- ja mahdollisten lisäpalvelujen kustannukset voit tarkistaa erikseen hinnoittelusta.
Valitse huomenna yksi tehtävä, liitä sen kuvaukseen viimeisimmän kokouksen vaiheet ja pyydä tiimiä merkitsemään ne valmiiksi kortissa. Katso sitten Demosta, miten lista, määräajat ja viestiketju toimivat yhdessä samalla näytöllä.
Usein kysytyt kysymykset
Antavatko Task Managerin tehtävienhallintaohjelman ominaisuudet rastittaa listan ilman muokkausoikeutta?
Kyllä, tehtävän osallistuja voi rastittaa listan kohtia sen kortilla ilman oikeutta muokata tehtävää. Rastitetun kohdan vierelle ilmestyy pieni avatar, ja viemällä hiiren päälle tai koskettamalla näet nimen ja päivämäärän.
Mistä löydän kaikki yhden tehtävän liitteet?
Napsauta tehtävän viestiketjun yläpalkin paperiliitinkuvaketta ”Tiedostot”. Ikkuna näyttää myös liitteet vanhemmista viesteistä, joita ei ole vielä ladattu näytölle.
Mitä Task Managerin tehtävien värit tarkoittavat?
Punainen tarkoittaa myöhässä olevaa tehtävää, sininen tämän päivän määräaikaa, vihreä tulevien päivien määräaikaa ja harmaa määräajan puuttumista tai suljettua tehtävää. Nämä säännöt pätevät listassa, Taulussa, kalenterin Lista-paneelissa ja avatussa tehtävässä.
Voiko kalenterin määräajan siirron kumota?
Kyllä, käytä kumoamiskuvaketta kalenterin yläpalkissa tai näppäinyhdistelmää Ctrl+Z. Voit kumota jopa 20 muutosta taaksepäin avoinna olevan sovelluksen sisällä.
Täytyykö kalenteri sulkea, jotta tehtävään voi vastata?
Ei, tehtävän napsauttaminen kiinnittää kalenterin tietokoneella vasemmalle puolelle ja avaa viestiketjun sen viereen. Puhelimessa kalenteri pienenee tällöin kelluvaksi painikkeeksi.
Lähteet
- Task Manager, Materiaalit: Tehtävät - https://taskmanager.pl/materialy/zadania (haettu: 28.10.2026).
- Task Manager, Materiaalit: Kalenteri - https://taskmanager.pl/materialy/kalendarz (haettu: 28.10.2026).
- Task Manager, Materiaalit: Taulu - https://taskmanager.pl/materialy/tablica (haettu: 28.10.2026).
- Task Manager, Hinnoittelu ja paketit - https://taskmanager.pl/#hinnat (haettu: 28.10.2026).
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
