El viernes, Marta busca la tercera versión del contrato en un hilo que ha crecido hasta 80 mensajes. El lunes quiere saber quién marcó el último punto de la campaña. Las funciones de un programa de tareas se valoran mejor precisamente en momentos así, así que he reunido diez detalles de Task Manager y muestro dónde encontrarlos.
1. La lista de tareas muestra no solo el progreso, sino también quién marcó cada punto
La lista de tareas en la descripción de la tarea es compartida por sus participantes. La marcas directamente en la tarjeta, en la parte superior del hilo, sin abrir la edición y sin necesidad de tener permiso para editar la tarea.
Marta dirige una agencia de seis personas. El lunes pega en la descripción de la tarea «Campaña de septiembre» siete líneas de las notas de una reunión. Cada una se convierte en un punto independiente; el programa elimina al hacerlo las marcas de lista pegadas, como - [ ] o 1.. El viernes, Marta ve la barra de progreso y los mini avatares junto a los puntos completados. Al pasar el cursor sobre un avatar, comprueba el nombre, apellido y fecha de la marca.
El orden de los puntos se cambia con el asa de puntos, y uno nuevo se añade con el botón «+ Añadir elemento». El campo permanece abierto al pulsar Enter, así que puedes escribir los siguientes pasos. Puedes ocultar los puntos marcados solo en tu vista - este ajuste se recuerda por separado para cada lista y no cambia lo que ven los demás.
Esta lista no asigna personas ni fechas límite a los puntos por separado. Si surge la pregunta «¿quién y para cuándo?» junto a un paso, crea una tarea aparte. Explico con más detalle esta diferencia en el texto sobre la lista de comprobación en una tarea.
2. El clip reúne los adjuntos sin desplazarse por la conversación
El clip «Archivos» en la barra superior del hilo abre una ventana con sus adjuntos. Allí encontrarás también archivos de mensajes antiguos que aún no se han cargado en pantalla.
El miércoles, Tomek busca un contrato del que el equipo habló un mes antes. En lugar de desplazarse por decenas de mensajes, abre el clip de la tarea. Junto a los archivos ve el tipo, el tamaño, el autor y la fecha de incorporación; al hacer clic se abre una vista previa, y la flecha descarga el archivo. El mismo clip funciona en el chat. Esta ventana de adjuntos corresponde a un hilo concreto - no debe confundirse con el módulo independiente Archivos, disponible en la versión Pro.
3. El color de la fecha límite dice lo mismo en varias vistas
Los colores de las fechas límite siguen las mismas reglas en la lista de tareas, el Tablero, el panel Lista del calendario y al abrir una tarea. El rojo indica una fecha límite vencida, el azul una fecha para hoy, el verde una fecha en los próximos días, y el gris la ausencia de fecha límite o una tarea cerrada.
El martes, Marta abre el Tablero y ve de inmediato qué tareas requieren revisión. No necesita aprender de nuevo el significado de los colores al pasar a la lista. Si la fecha de una tarea no tiene hora, la tarea permanece en azul durante todo el día indicado; se volverá roja recién al día siguiente. Las tareas hechas y canceladas tienen una etiqueta gris, incluso cuando su antigua fecha ya ha pasado.
En la tarjeta de la tarea, un círculo muestra el número de días hasta la fecha límite o desde que pasó, y al pasar el cursor se revela la fecha exacta. En el Tablero y en el panel Lista del calendario verás también una descripción en palabras, por ejemplo «en 4 días». En el propio calendario, una tarea sin hora indicada aparece a las 17:00 con un asterisco. Encontrarás más sobre cómo trabajar con estas marcas en el texto sobre cómo controlar las fechas límite de las tareas.
4. Las fichas sobre la lista son a la vez contadores y filtros
Las fichas «A tiempo», «Para hoy», «Vencidas» y «Chat» muestran números y reducen la lista. Haces clic en la ficha de nuevo para quitar el filtro y volver a la vista completa.
El jueves, Marek elige «Vencidas», revisa sus propias tareas atrasadas y, con la misma ficha, restablece la lista. Las tareas en las que solo es observador no aparecen en las fichas ni en los filtros de fechas límite. De este modo, el contador no le atribuye trabajo que solo está siguiendo.
5. El menú de la tarjeta cambia el estado sin abrir la tarea
El menú ⋮ de la tarjeta funciona en la lista, el Tablero y el panel Lista del calendario. Si tienes los permisos adecuados, podrás cambiar en él el estado de la tarea sin abrir el hilo.
El lunes Marta termina de revisar las ofertas y marca una de las tarjetas como «Hecho». Después selecciona «Copiar enlace de la tarea» y envía la dirección a Kasia por chat. Kasia abre directamente el hilo correcto; una persona sin acceso verá el mensaje «Sin acceso» en lugar de su contenido.
En este menú también están, entre otras opciones, editar, marcar como no leído, favoritos y archivar. El contenido depende de los permisos: si no tienes derecho a cambiar el estado, no verás esa sección. En el ordenador, ⋮ aparece al pasar el cursor sobre la tarjeta, mientras que en el móvil y la tableta es visible de inmediato.
6. Dibujar te permite señalar la corrección directamente sobre la imagen
La función Dibujar abre una ventana para hacer un boceto a mano alzada, también sobre una imagen de fondo cargada. También puedes abrir una imagen recibida en un mensaje, marcar la corrección sobre la imagen e insertarla como respuesta.
Ola recibe el miércoles la maqueta de una página. En lugar de describir qué barra debajo del encabezado debe desaparecer, la tacha en la imagen y señala el lugar del nuevo elemento. El dibujo insertado en el mensaje también llega a la carpeta de esa tarea en Archivos.
7. Calendario y Tablero pueden quedarse junto a la conversación
Al hacer clic en una tarea del calendario, este se ancla en el ordenador a la izquierda y abre el hilo al lado. Hacer clic en una tarea o chat en el Tablero funciona de forma similar, y la posición abierta queda resaltada.
Marta planifica el martes tres días de trabajo del equipo. Abre la tarea desde el calendario, responde en su hilo y sigue viendo el plan a la izquierda. El botón ⛶ devuelve al calendario la vista completa, y el icono de anclaje permite fijarlo también sin abrir ninguna tarea. En el móvil, al hacer clic en una tarea, el calendario se reduce a un botón flotante.
El menú de vistas en la barra superior permite pasar entre Calendario, Tablero y Notas. La disposición se recuerda: si la ventana estaba anclada, la siguiente vista se abrirá igual. Encontrarás un ejemplo de cómo organizar tareas en una cuadrícula en la guía sobre planificación semanal en el calendario.
8. G cambia de ventana y Ctrl+Z deshace un cambio en el calendario
La tecla G pasa a la siguiente ventana de la aplicación, y Shift+G vuelve a la anterior. En el calendario, Ctrl+Z o el icono de deshacer revierte el último cambio, por ejemplo, el desplazamiento de la fecha de una tarea o la eliminación de un evento.
El jueves Marek mueve por error la fecha de una reunión. Pasa el cursor sobre el icono de deshacer, comprueba la descripción del cambio y lo revierte. El calendario recuerda hasta 20 cambios anteriores, pero solo dentro de la aplicación abierta. No es una promesa de deshacer cualquier acción en Task Manager: en el Tablero el atajo deshace un cambio de orden, y en Notas deshacer incluye, entre otras cosas, mover o eliminar una nota.
Mientras planificas, pulsa T para volver a hoy, L para abrir la vista Lista, o Esc para cerrar la ventana o interrumpir un arrastre sin guardar.
9. Arrastrar ayuda a fijar la fecha en la cuadrícula
En el calendario, los eventos y tareas que se arrastran se ajustan a intervalos de 15 minutos. Una tarea arrastrada desde el panel Lista hasta la cuadrícula recibe una fecha límite o cambia la que ya tenía, siempre que tengas permiso para editarla.
El miércoles Marta mueve una reunión a las 14:45. Antes de soltarla ve un aviso con la hora de inicio, y si agarra el borde inferior del evento, puede cambiar su duración; la más corta es de 30 minutos. Si cambia de opinión durante el gesto, pulsa Esc y no se guarda nada. En el móvil, primero mantiene pulsada la posición para poder arrastrarla.
En el Tablero, arrastrar el encabezado de una columna cambia el orden de los Espacios de trabajo para tu cuenta. Mover una posición a la sección Favoritos la añade a favoritos, pero no traslada la tarea a otro Espacio de trabajo. Los filtros de la lista, el Tablero y el panel Lista del calendario también funcionan de forma independiente.
10. Funciones del programa de tareas: entradas fusionadas y mensaje conservado
El hilo organiza los mensajes por autor y día; si el envío falla, el texto vuelve al campo o queda guardado como borrador del hilo.
El viernes Kasia escribe a Marek tres mensajes breves uno tras otro. Si los envía en un plazo de 5 minutos y nadie responde mientras tanto, se fusionarán en una sola entrada; un mensaje con un adjunto y una pregunta al Asistente de IA siempre quedan como entradas separadas. Al responder, puede usar la reacción «Hecho» en lugar de escribir otra frase, y el símbolo @ le ayudará a mencionar a una persona concreta. Puede añadir un adjunto con el clip, arrastrándolo a la ventana o pegándolo desde el portapapeles.
Tareas, chats, Calendario, Tablero y Notas los tienes en una sola ventana también en la variante Standard. El programa funciona en el servidor del cliente, por lo que los datos de la aplicación permanecen con él; basta un hosting compartido normal con PHP 8.x y MySQL. La licencia es perpetua, se paga una sola vez por número de puestos, sin suscripción por persona. Incluye 12 meses de actualizaciones, tras los cuales la renovación es opcional. El coste del hosting y de eventuales servicios adicionales lo consultas aparte, en los precios.
Mañana elige una tarea, pega en su descripción los pasos de la última reunión y pide al equipo que los vaya marcando en la tarjeta. Después comprueba en la Demo cómo la lista, las fechas y el hilo funcionan juntos en una sola pantalla.
Preguntas frecuentes
¿Las funciones de un programa de tareas de Task Manager permiten marcar una lista sin tener permisos de edición?
Sí, un participante de la tarea puede marcar los elementos de la lista en su tarjeta sin tener permiso para editar la tarea. Junto al punto marcado aparece un mini avatar y, al pasar el cursor o al tocarlo, verás el nombre, apellido y fecha.
¿Dónde encontrar todos los adjuntos de una tarea?
Haz clic en el clip «Archivos» en la barra superior del hilo de la tarea. La ventana mostrará también los adjuntos de mensajes antiguos que aún no se han cargado en pantalla.
¿Qué significan los colores de las tareas en Task Manager?
El rojo indica una tarea vencida, el azul una fecha límite para hoy, el verde una fecha límite en los próximos días y el gris la ausencia de fecha límite o una tarea cerrada. Estas reglas se aplican en la lista, en el Tablero, en el panel Lista del calendario y al abrir la tarea.
¿Se puede deshacer el cambio de fecha en el calendario?
Sí, usa el icono de deshacer en la cabecera del calendario o Ctrl+Z. Puedes deshacer hasta 20 cambios anteriores dentro de la aplicación abierta.
¿Hay que cerrar el calendario para responder en una tarea?
No, al hacer clic en una tarea, el calendario se ancla a la izquierda en el ordenador y el hilo se abre al lado. En el móvil, el calendario se reduce entonces a un botón flotante.
Fuentes
- Task Manager, Recursos: Tareas - https://taskmanager.pl/materialy/zadania (acceso: 28-10-2026).
- Task Manager, Recursos: Calendario - https://taskmanager.pl/materialy/kalendarz (acceso: 28-10-2026).
- Task Manager, Recursos: Tablero - https://taskmanager.pl/materialy/tablica (acceso: 28-10-2026).
- Task Manager, Precios y planes - https://taskmanager.pl/#precios (acceso: 28-10-2026).
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
