Am Montag legt Marta das Telefon ab, an dem sie gerade eine Blumenbestellung besprochen hat, und widmet sich wieder dem Budget ihres neunköpfigen Ateliers. Auf einem Zettel hat sie ein Angebot mit monatlicher Gebühr pro Person, auf dem anderen - eine einmalige Lizenz von Task Manager. Um die Ausgaben zu vergleichen, braucht sie eine Rechnung über drei Jahre, nicht nur den Kaufpreis.
Die Kosten eines Task-Management-Programms sind mehr als der Lizenzpreis
Die vollständige Rechnung für Task Manager besteht aus Lizenz und Hosting sowie aus Posten, die Sie separat wählen: Update-Verlängerung, KI und Services. Sie müssen nicht alles kaufen, um das Programm zu nutzen, aber Sie müssen den Server berücksichtigen, auf dem Sie es betreiben.
| Position | Wann Sie zahlen | Ist es notwendig? | An wen Sie zahlen |
|---|---|---|---|
| Lizenz | Beim Kauf | Ja | Anbieter von Task Manager |
| Hosting | Gemäß Hosting-Vertrag | Ja, auch wenn Sie es vielleicht schon haben | Hosting-Anbieter |
| Update-Verlängerung | Nach Ablauf der im Preis enthaltenen Update-Periode, falls Sie sie wählen | Nein | Anbieter von Task Manager |
| AI | Nach Verbrauch und den Regeln des Modellanbieters | Nein | Modellanbieter |
| Zusätzliche Leistungen | Wenn Sie sie bestellen | Nein | Anbieter von Task Manager |
Martas Rechnung wird sich also nicht in einer einzigen Rechnung zusammenfassen lassen. Den Preis für Lizenz und Services prüft sie in der Preisliste von Task Manager, die Serverkosten - in ihrem Hosting-Vertrag, und eventuelle KI-Kosten - im Konto beim Modellanbieter. Auf beiden Zetteln prüft sie, wie viel sie im zweiten und dritten Jahr zahlen wird: ob die Gebühr pro Person zurückkehrt oder nur ausgewählte Kosten für Hosting, Updates und KI anfallen.
Bei neun Personen wählt Marta den Plan Classic
Für neun aktive Personen benötigt Marta den Plan Classic. In Task Manager bestimmt der Plan die Anzahl der Plätze, während die Variante Standard oder Pro die verfügbaren Funktionen festlegt.
Starter umfasst bis zu 8 Personen, Classic bis zu 20 und Max bis zu 35. Über 35 Personen gibt es den Plan Enterprise mit individuellem Angebot. Ein Platz wird von einem aktiven Benutzer belegt; wenn Sie ein Konto deaktivieren, geben Sie den Platz frei, ohne dessen Daten zu löschen. Wenn Sie ein höheres Limit benötigen, geben Sie einen neuen Lizenzschlüssel ein.
Marta vergleicht zwei Kaufpreise: 1.490 zł für Classic in der Variante Standard sowie 3.990 zł für Classic in der Variante Pro. Pro bringt zusätzlich E-Mail, Dateien und Automatisierungen. Der KI-Assistent, die KI-Wissensdatenbank und die Datenverschlüsselung sind in beiden Varianten verfügbar, daher erfordert der bloße Wunsch, KI zu nutzen, kein Pro. Wenn Marta mit Standard beginnt, kann sie später per Eingabe eines neuen Schlüssels zu Pro wechseln, ohne die Anwendung zu aktualisieren.
Die Lizenz ist unbefristet: Sie zahlen nicht monatlich für jeden Platz. Den Unterschied zwischen den Varianten beschreibt der Vergleich von Standard und Pro, und die Kaufregeln erklärt die Seite Dauerlizenz.
Nach einem Jahr können Sie die Updates verlängern, müssen aber nicht
Der Kaufpreis umfasst 12 Monate Updates, eine spätere Verlängerung ist optional. Wenn Sie diese nicht kaufen, läuft Task Manager weiterhin auf der installierten Version; Sie laden keine nach Ablauf der Berechtigung veröffentlichten Versionen herunter.
Für Marta kostet die jährliche Verlängerung von Classic 447 zł in Standard oder 1.197 zł in Pro. Wählt sie Standard und verlängert im zweiten und dritten Jahr nicht, betragen die reinen Lizenzkosten 1.490 zł. Bei zwei jährlichen Verlängerungen sind es 2.384 zł. In beiden Berechnungen müssen noch Hosting sowie gewählte Optionen hinzugerechnet werden.
Verwechseln Sie das Ende der Update-Berechtigung nicht mit dem Ablauf der Lizenz. Der reine Lesemodus kann zum Beispiel bei einem abgelaufenen Zeitschlüssel oder einem ungültigen bzw. widerrufenen Schlüssel auftreten, nicht aber allein durch fehlende Update-Verlängerung bei einer Dauerlizenz. Eine neuere Version außerhalb des Berechtigungszeitraums sehen Sie unter Einstellungen → Updates mit der Kennzeichnung „Gesperrt“ und einer Erklärung.
Das Update wird vom Administrator gestartet. Das Programm warnt ihn vorab, damit er eine Sicherung der Datenbank und des Anhangsordners erstellt. Installieren Sie die letzte Version aus dem Berechtigungszeitraum vor dessen Ende - der Server des Herstellers stellt in der Regel nur die neueste Version bereit. Den Ablauf dieser Arbeit beschreibt die Anleitung zum Update auf eigenem Hosting.
Hosting-Kosten aus Ihrem eigenen Vertrag berechnen, nicht aus dem Lizenzpreis
Task Manager läuft auf einem gewöhnlichen Shared-Hosting mit PHP 8.1+ und MySQL oder MariaDB. Den Preis für dieses Hosting entnehmen Sie Ihrem eigenen Vertrag, nicht der Preisliste des Programms.
Am Mittwoch prüft Marta im Panel ihres Firmen-Hostings die PHP-Version, die Datenbank und den freien Speicherplatz. Sie braucht keinen Server mit Node.js, Redis oder Composer. HTTPS wird empfohlen, für die Installation des Programms als PWA-App ist es erforderlich.
Die Größe des Pakets spielt auch nach dem Kauf eine Rolle. Aufgaben, Nachrichten und Anhänge liegen auf Ihrem Server, sodass der belegte Speicherplatz mit der Arbeit des Teams wachsen kann. Gehen Sie aber nicht davon aus, dass Ihr aktuelles Paket für die nächsten drei Jahre sicher ausreicht: Prüfen Sie den Speicherplatz und die Bedingungen für dessen Erweiterung. In der Variante Pro kann der Administrator im Modul Dateien Speicherlimits für Benutzer festlegen.
Ein eigener Server bedeutet auch die Pflicht, vor einem Update eine Sicherungskopie zu erstellen. Wenn Sie Updates nicht selbst einspielen und keine Sicherungen erstellen möchten, können Sie die kostenpflichtige Servicebetreuung in Anspruch nehmen. Mehr zu den Serveranforderungen finden Sie in der Beschreibung der Installation auf Ihrem Server.
Ohne KI-Schlüssel zahlen Sie für KI null
Der KI-Assistent ist optional, und Task Manager funktioniert auch ohne konfigurierten Schlüssel. Solange Marta keine KI nutzt, trägt sie in ihrer Rechnung keine Modellgebühr ein.
Möchte sie den KI-Assistenten aktivieren, legt sie ein Konto bei OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok an und gibt ihren eigenen API-Schlüssel unter Einstellungen → KI ein. Der API-Schlüssel ist ein Code, mit dem das Programm Anfragen an ihr Konto beim Modellanbieter senden kann. Marta zahlt direkt an den Anbieter, ohne Aufschlag von Task Manager; Anfragen mit dem nötigen Kontext gehen an den gewählten Anbieter.
Die Kosten hängen davon ab, wie das Team das Modell nutzt und wie der Anbieter abrechnet. In den Einstellungen können Sie die maximale Antwortlänge festlegen - eine größere erlaubt längeren Text, kann aber die Kosten erhöhen. Zusammenfassungen von Anhängen stehen standardmäßig im Modus Manuell und starten daher nicht automatisch. Wenn Sie Automatisierungen (Variante Pro) nutzen, gilt in den KI-Einstellungen zusätzlich ein tägliches Limit für KI-Anfragen aus Automatisierungen - standardmäßig 200 pro Tag; die Eingabe von 0 deaktiviert das Limit.
Es gibt noch einen weniger sichtbaren Posten: Bei OpenAI und Gemini sucht die aktivierte semantische Suche Dokumente nach Bedeutung und kann dabei Ausschnitte aus Notizen und Dateien an den Modellanbieter senden. Die dafür nötigen Anfragen werden separat abgerechnet. Bei Claude und Grok sendet die reine Indexierung diese Ausschnitte nicht an den Anbieter. Deshalb trägt Marta in ihre Kalkulation eine eigene Ausgabenprognose ein und prüft später die tatsächliche Kontobelastung. Die Abrechnungsweise erklärt der Ratgeber zum eigenen KI-Schlüssel.
Dienstleistungen tragen Sie nur ein, wenn Sie sie bestellen
Installation, Schulung, Servicebetreuung und Support sind keine Pflichtposten der Rechnung. Berücksichtigen Sie nur die Dienstleistungen, die Sie tatsächlich in Anspruch nehmen wollen, und unterscheiden Sie zwischen einmaliger und monatlicher Gebühr.
Die Remote-Installation kostet im Starter 299 zł, ab dem Plan Classic ist sie im Preis enthalten. Die Schulung kostet 599 zł. Für Classic beträgt die Servicebetreuung 199 zł monatlich, der Support 329 zł monatlich.
Die Servicebetreuung umfasst das Einspielen neuer Versionen samt Sicherungskopie und läuft zusammen mit einer aktiven Update-Verlängerung. Trägt Marta sie für das zweite und dritte Jahr in ihre Ausgaben ein, muss sie also auch die entsprechenden Verlängerungen mit einrechnen. Die Servicebetreuung sollte nicht als Ersatz für das Recht auf neue Versionen verstanden werden.
Wie berechnet man drei Jahre, ohne Hosting- und KI-Preise zu raten?
Addieren Sie die Lizenzgebühr, die Hostingkosten über drei Jahre und nur die Optionen, die Sie wählen. Tragen Sie in die folgende Tabelle die Beträge aus Ihrem Hostingvertrag und Ihrem Konto beim KI-Anbieter ein; lassen Sie Nullen stehen, wo Sie auf einen Dienst verzichten.
| Position für 9 Personen, Classic Standard | Jahr 1 | Jahr 2 | Jahr 3 | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| Lizenz | 1 490 zł | 0 zł | 0 zł | 1 490 zł |
| Verlängerung, falls Sie sich dafür entscheiden | Im Lizenzpreis enthalten | 447 zł oder 0 zł | 447 zł oder 0 zł | Summe der gewählten Verlängerungen |
| Hosting | Betrag aus Ihrem Vertrag eintragen | Betrag aus Ihrem Vertrag eintragen | Betrag aus Ihrem Vertrag eintragen | Summe über drei Jahre |
| KI, falls Sie sie aktivieren | Prognose eintragen | Prognose eintragen | Prognose eintragen | Summe der Kosten beim Anbieter |
| Dienstleistungen, falls Sie sie bestellen | Gewählte Dienstleistungen eintragen | Gewählte Dienstleistungen eintragen | Gewählte Dienstleistungen eintragen | Summe der Dienstleistungen |
| Gesamtsumme | Spalte addieren | Spalte addieren | Spalte addieren | Drei Jahre addieren |
Martas Variante ohne KI, Verlängerung und zusätzliche Dienstleistungen beträgt 1.490 zł plus Hosting über drei Jahre. Wählt sie zwei Verlängerungen, KI und Servicebetreuung, kommen zu 2.384 zł noch Hosting, Ausgaben beim Modellanbieter sowie die monatliche Servicebetreuung für den Zeitraum der Nutzung hinzu. Tragen Sie keinen beliebigen Satz aus dem Internet anstelle Ihrer eigenen Kosten ein.
Notieren Sie sich morgen die Anzahl der aktiven Personen, prüfen Sie die PHP-Version und den Speicherplatz Ihres Hostings, und ergänzen Sie anschließend drei eigene Angaben: Hostingkosten, KI-Prognose und Umfang der Dienstleistungen. Wenn Sie ein Unternehmen führen, das Daten auf einem eigenen Server behalten und kein Abo pro Person zahlen möchte, sehen Sie sich das Programm in der Demo an.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich nach einem Jahr für die Verlängerung zahlen, damit Task Manager weiter funktioniert?
Nein. Die Dauerlizenz erlaubt es Ihnen, die installierte Version weiter zu nutzen; nach Ablauf der Berechtigung laden Sie keine später veröffentlichten Versionen herunter, bis Sie diese verlängern.
Wie hoch sind die Kosten eines Task-Management-Programms über 3 Jahre für neun Personen?
Für neun Personen in Classic Standard betragen die Kosten für die Lizenz allein 1.490 zł, mit zwei jährlichen Update-Verlängerungen - 2.384 zł. Zum gewählten Szenario kommen noch Hosting sowie optionale KI und Services hinzu.
Wie viel kostet Hosting für Task Manager?
Den Betrag finden Sie in Ihrem Vertrag mit dem Hosting-Anbieter. Task Manager kann auf einem gewöhnlichen Shared-Hosting mit PHP 8.1+ und MySQL oder MariaDB laufen - prüfen Sie also die Anforderungen und den verfügbaren Speicherplatz in Ihrem Paket.
Wie viel zahle ich für den KI-Assistenten?
Sie zahlen den vom gewählten Modellanbieter berechneten Betrag über Ihren eigenen API-Schlüssel, ohne Aufschlag von Task Manager. Wenn Sie keinen Schlüssel konfigurieren, läuft das Programm ohne KI, und dieser Posten beträgt null.
Kann ich mit Standard beginnen und später zu Pro wechseln?
Ja. Der Wechsel erfordert einen neuen Lizenzschlüssel; nach dessen Eingabe unter Einstellungen → Erweitert → Lizenz werden die Pro-Funktionen ohne App-Update aktiviert.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
