På måndagen lägger Marta ifrån sig telefonen, där hon just diskuterat en beställning av buketter, och återgår till budgeten för sin pracowni med nio anställda. På ett papper har hon ett erbjudande med en månadsavgift per person, på ett annat - en engångslicens för Task Manager. För att jämföra utgifterna behöver hon en kalkyl över tre år, inte bara inköpspriset.
Kostnaden för ett program för uppgifter är mer än priset på licensen
Hela räkningen för Task Manager består av licens och hosting samt av poster som du väljer separat: förnyelse av uppdateringar, AI och tjänster. Du behöver inte köpa allt för att använda programmet, men du måste räkna med servern där du kör det.
| Post | När du betalar | Är det nödvändigt? | Vem du betalar |
|---|---|---|---|
| Licens | Vid köpet | Ja | Task Managers leverantörer |
| Hosting | Enligt hostingavtalet | Ja, även om du kanske redan har det | Hostingleverantörer |
| Förnyelse av uppdateringar | Efter uppdateringsperioden som ingår i priset, om du väljer det | Nej | Task Managers leverantörer |
| AI | Enligt förbrukning och modellevereantörens villkor | Nej | Modellevereantörer |
| Tilläggstjänster | Om du beställer dem | Nej | Task Managers leverantörer |
Martas kalkyl landar alltså inte i en enda faktura. Priset på licensen och tjänsterna kollar hon i Task Managers prislista, kostnaden för servern - i sitt hostingavtal, och en eventuell AI-kostnad - på sitt konto hos modelleverantören. På båda papperen kontrollerar hon hur mycket hon betalar under andra och tredje året: om avgiften per person kommer tillbaka, eller om det bara blir valda kostnader för hosting, uppdateringar och AI.
Med nio personer väljer Marta planen Classic
För nio aktiva personer behöver Marta planen Classic. I Task Manager avgör planen antalet platser, medan varianten Standard eller Pro avgör vilka funktioner som är tillgängliga.
Starter omfattar upp till 8 personer, Classic upp till 20 och Max upp till 35. Över 35 personer finns planen Enterprise med individuell prissättning. En plats upptas av en aktiv användare; om du avaktiverar ett konto frigör du platsen utan att ta bort dess data. När du behöver en högre gräns anger du en ny licensnyckel.
Marta jämför två inköpspriser: 1 490 zł för Classic i varianten Standard samt 3 990 zł för Classic i varianten Pro. Pro lägger till E-post, Filer och Automatiseringar. AI-assistenten, AI-kunskapsbasen och datakryptering finns tillgängliga i båda varianterna, så enbart önskan att använda AI kräver inte Pro. Om Marta börjar med Standard kan hon senare byta till Pro genom att ange en ny nyckel, utan att uppdatera appen.
Licensen är permanent: du betalar inte per plats varje månad. Skillnaden mellan variantens omfattning beskrivs i jämförelsen av Standard och Pro, och köpvillkoren beskrivs på sidan Permanent licens.
Efter ett år kan du förnya uppdateringarna, men du behöver inte
Inköpspriset omfattar 12 månaders uppdateringar, och en senare förnyelse är valfri. Om du inte köper den fortsätter Task Manager att fungera på den installerade versionen; du hämtar inte de versioner som publicerats efter att rättigheten löpt ut.
För Marta kostar en årlig förnyelse av Classic 447 zł i Standard eller 1 197 zł i Pro. Om hon väljer Standard och inte förnyar uppdateringarna under det andra och tredje året, blir kostnaden för enbart licensen 1 490 zł. Med två årliga förnyelser blir det 2 384 zł. I båda fallen måste hon dessutom lägga till hosting och valda tillval.
Blanda inte ihop slutet på uppdateringsrättigheten med att licensen upphör att gälla. Skrivskyddat läge kan till exempel gälla en utgången tidsbegränsad nyckel eller en felaktig eller återkallad nyckel, men inte enbart det faktum att uppdateringarna inte förnyats vid en permanent licens. En nyare version utanför rättighetsperioden ser du under Inställningar → Uppdateringar med markeringen ”Blockerad” och en förklaring.
Uppdateringen startas av administratören. Programmet varnar denne i förväg, så att hen kan göra en säkerhetskopia av databasen och bilagemappen. Installera den senaste versionen från rättighetsperioden innan den löper ut - tillverkarens server tillhandahåller vanligtvis bara den senaste versionen. Tillvägagångssättet beskrivs i guiden om uppdatering på egen hosting.
Räkna hosting utifrån ditt eget avtal, inte licenspriset
Task Manager körs på vanlig delad hosting med PHP 8.1+ och MySQL eller MariaDB. Priset för denna hosting tar du från ditt eget avtal, inte från programmets prislista.
På onsdagen kontrollerar Marta PHP-version, databas och ledigt diskutrymme i det egna webbhotellets kontrollpanel. Hon behöver ingen server med Node.js, Redis eller Composer. HTTPS rekommenderas, och för installation av programmet som PWA-app krävs det.
Paketets storlek spelar roll även efter köpet. Uppgifter, meddelanden och bilagor ligger på din egen server, så det upptagna utrymmet kan växa i takt med att teamet arbetar. Utgå ändå inte från att ditt nuvarande paket räcker för de kommande tre åren: kontrollera diskutrymmet och villkoren för att utöka det. I Pro-varianten kan administratören sätta utrymmesgränser för användare i modulen Filer.
En egen server innebär också ett eget ansvar för att säkerhetskopiera innan en uppdatering. Om du inte vill installera nya versioner och ta säkerhetskopior själv kan du räkna in ett betalt Serviceavtal. Mer om serverkraven hittar du i beskrivningen av Installation på din server.
Utan en AI-nyckel betalar du noll för AI
AI-assistenten är valfri, och Task Manager fungerar utan en konfigurerad nyckel. När Marta inte använder AI skriver hon inte in någon modellavgift i sin kalkyl.
Om hon vill aktivera AI-assistenten skapar hon ett konto hos OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok och anger sin egen API-nyckel under Inställningar → AI. En API-nyckel är en kod som gör att programmet kan skicka förfrågningar till hennes konto hos modellleverantören. Marta betalar leverantören direkt, utan någon marginal från Task Manager; förfrågningar med nödvändig kontext skickas till den valda leverantören.
Kostnaden beror på hur teamet använder modellen och hur leverantören fakturerar den. I inställningarna kan du ange en maximal svarslängd - en högre gräns tillåter längre text men kan höja kostnaden. Sammanfattningar av bilagor är som standard inställda på Manuellt läge och körs därför inte automatiskt. Om du använder Automatiseringar (Pro-varianten) finns det i AI-inställningarna också en daglig gräns för AI-förfrågningar från Automatiseringar - som standard 200 per dygn, och om du anger 0 stängs gränsen av.
Det finns en mindre synlig post också: hos OpenAI och Gemini kan aktiverad semantisk sökning leta fram dokument efter betydelse och kan skicka utdrag ur Anteckningar och Filer till modellleverantören. De förfrågningar som krävs för detta faktureras separat. Hos Claude och Grok skickar själva indexeringen inte dessa utdrag till leverantören. Därför bör Marta ange sin egen prognos för utgifterna i kalkylen och senare kontrollera den faktiska belastningen på kontot. Hur faktureringen går till förklaras i guiden om en egen AI-nyckel.
Lägg bara till tjänster du faktiskt beställer
Installation, utbildning, Serviceavtal och Support är inte obligatoriska poster i kalkylen. Räkna bara med de tjänster du faktiskt tänker använda, och skilj på engångsavgift och månadsavgift.
Fjärrinstallation i Starter kostar 299 zł, och från och med Classic ingår den i priset. Utbildning kostar 599 zł. För Classic kostar Serviceavtal 199 zł i månaden och Support 329 zł i månaden.
Serviceavtalet omfattar installation av nya versioner med säkerhetskopiering och gäller tillsammans med en aktiv förnyelse av uppdateringar. Om Marta räknar in det i utgifterna för år två och tre måste hon alltså även räkna med motsvarande förnyelser. Hon bör inte se Serviceavtalet som en ersättning för rätten till nya versioner.
Hur räknar man ut tre år utan att gissa på hosting- och AI-priser?
Summera licensavgiften, hostingkostnaderna för tre år och enbart de tillval du faktiskt väljer. Fyll i beloppen från ditt eget hostingavtal och ditt konto hos AI-leverantören i tabellen nedan; lämna nollor där du avstår från en tjänst.
| Post för 9 personer, Classic Standard | År 1 | År 2 | År 3 | Totalt |
|---|---|---|---|---|
| Licens | 1 490 zł | 0 zł | 0 zł | 1 490 zł |
| Förnyelse, om du väljer det | Ingår i licensen | 447 zł eller 0 zł | 447 zł eller 0 zł | Summa av valda förnyelser |
| Hosting | Ange beloppet från avtalet | Ange beloppet från avtalet | Ange beloppet från avtalet | Summa för tre år |
| AI, om du aktiverar det | Ange en prognos | Ange en prognos | Ange en prognos | Summa av kostnader hos leverantören |
| Tjänster, om du beställer dem | Ange valda tjänster | Ange valda tjänster | Ange valda tjänster | Summa för tjänster |
| Allt sammanlagt | Summera kolumnen | Summera kolumnen | Summera kolumnen | Summera tre år |
Martas variant utan AI, förnyelser och extra tjänster blir 1 490 zł plus hosting för tre år. Om hon väljer två förnyelser, AI och Serviceavtal lägger hon till hosting, utgifter hos modellleverantören samt den månatliga avgiften för Serviceavtalet för den period hon använder det, utöver 2 384 zł. Ange inte en slumpmässig siffra från internet i stället för dina egna kostnader.
Skriv i morgon upp antalet aktiva personer, kontrollera PHP-versionen och det lediga utrymmet hos ditt webbhotell, och fyll sedan i tre egna uppgifter: hostingkostnad, AI-prognos och vilka tjänster du vill ha. Om du driver ett företag som vill behålla data på en egen server och inte betala ett abonnemang per person, se hur programmet fungerar i Demo.
Vanliga frågor
Måste jag betala för förnyelse efter ett år för att Task Manager ska fortsätta fungera?
Nej. Den permanenta licensen gör att du kan fortsätta använda den installerade versionen; efter att rättigheten löpt ut hämtar du inte de versioner som publicerats senare, förrän du förnyar den.
Hur mycket kostar ett program för uppgifter under 3 år för nio personer?
För nio personer i Classic Standard är kostnaden för enbart licensen 1 490 zł, och med två årliga förnyelser av uppdateringar - 2 384 zł. Till det valda scenariot lägger du dessutom hosting samt valfri AI och tjänster.
Hur mycket kostar hosting för Task Manager?
Beloppet hittar du i ditt avtal med din hostingleverantör. Task Manager kan köras på vanlig delad hosting med PHP 8.1+ och MySQL eller MariaDB, så kontrollera kraven och det tillgängliga utrymmet i ditt paket.
Hur mycket kostar AI-assistenten?
Du betalar det belopp som din valda modellevereantör debiterar via din egen API-nyckel, utan någon marginal från Task Manager. Om du inte konfigurerar en nyckel fungerar programmet utan AI och den posten blir noll.
Kan jag börja med Standard och byta till Pro senare?
Ja. Bytet kräver en ny licensnyckel; när du har angett den under Inställningar → Avancerat → Licens aktiveras Pro-funktionerna utan att appen behöver uppdateras.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
