Lundi, Marta repose le téléphone sur lequel elle venait de discuter d’une commande de bouquets, et revient au budget de son atelier de neuf personnes. Sur une feuille, elle a une offre avec un abonnement mensuel par personne, sur l’autre - une licence Task Manager payée une seule fois. Pour comparer les dépenses, elle a besoin d’un calcul sur trois ans, pas seulement du prix d’achat.
Le coût d’un logiciel de gestion de tâches, c’est plus que le prix de la licence
Le calcul complet pour Task Manager se compose de la licence et de l’hébergement, ainsi que de postes que vous choisissez séparément : renouvellement des mises à jour, IA et services. Vous n’êtes pas obligé de tout acheter pour utiliser le logiciel, mais vous devez prendre en compte le serveur sur lequel vous allez l’exécuter.
| Élément | Quand vous payez | Est-ce indispensable ? | À qui vous payez |
|---|---|---|---|
| Licence | À l’achat | Oui | Fournisseurs de Task Manager |
| Hébergement | Selon le contrat d’hébergement | Oui, même si vous l’avez peut-être déjà | Fournisseurs d’hébergement |
| Renouvellement des mises à jour | Après la période de mises à jour incluse, si vous le choisissez | Non | Fournisseurs de Task Manager |
| AI | Selon l’usage et les règles du fournisseur du modèle | Non | Fournisseurs du modèle |
| Services complémentaires | Si vous les commandez | Non | Fournisseurs de Task Manager |
Le calcul de Marta ne tiendra donc pas sur une seule facture. Elle vérifiera le prix de la licence et des services dans la grille tarifaire de Task Manager, le coût du serveur - dans son contrat d’hébergement, et un éventuel coût d’IA - sur son compte chez le fournisseur du modèle. Sur les deux feuilles, elle vérifiera combien elle paiera la deuxième et la troisième année : si l’abonnement par personne revient, ou seulement certains coûts d’hébergement, de mises à jour et d’IA.
Pour neuf personnes, Marta choisit le plan Classic
Pour neuf personnes actives, Marta a besoin du plan Classic. Dans Task Manager, le plan détermine le nombre de postes, tandis que la variante Standard ou Pro détermine les fonctionnalités disponibles.
Starter couvre jusqu’à 8 personnes, Classic jusqu’à 20, et Max jusqu’à 35. Au-delà de 35 personnes, il existe le plan Enterprise avec un devis personnalisé. Un poste correspond à un utilisateur actif ; si vous désactivez un compte, vous libérez un poste sans supprimer ses données. Quand vous avez besoin d’une limite plus élevée, vous saisissez une nouvelle clé de licence.
Marta compare deux prix d’achat : 1 490 PLN pour Classic en variante Standard et 3 990 PLN pour Classic en variante Pro. Pro ajoute la Messagerie, les Fichiers et les Automatisations. L’Assistant IA, la base de connaissances IA et le chiffrement des données sont disponibles dans les deux variantes, donc le seul souhait d’utiliser l’IA ne nécessite pas Pro. Si Marta commence avec Standard, elle pourra plus tard passer à Pro en saisissant une nouvelle clé, sans mettre à jour l’application.
La licence est perpétuelle : vous ne payez pas chaque poste tous les mois. La différence entre les périmètres des variantes est détaillée dans le comparatif Standard et Pro, et les règles d’achat sont décrites sur la page Licence perpétuelle.
Après un an, vous pouvez renouveler les mises à jour, mais ce n’est pas obligatoire
Le prix d’achat inclut 12 mois de mises à jour, et le renouvellement ultérieur est optionnel. Si vous ne l’achetez pas, Task Manager continue de fonctionner sur la version installée ; vous ne pourrez pas télécharger les versions publiées après la fin du droit.
Pour Marta, le renouvellement annuel de Classic coûte 447 PLN en Standard ou 1 197 PLN en Pro. Si elle choisit Standard et ne renouvelle pas les mises à jour pendant les deuxième et troisième années, le coût de la seule licence s’élèvera à 1 490 PLN. Avec deux renouvellements annuels, ce sera 2 384 PLN. Dans les deux cas, il faut encore y ajouter l’hébergement et les options choisies.
Ne confondez pas la fin du droit aux mises à jour avec l’expiration de la licence. Le mode lecture seule peut concerner par exemple une clé temporaire expirée, ou une clé invalide ou révoquée, mais pas simplement l’absence de renouvellement des mises à jour pour une licence perpétuelle. Une version plus récente, publiée hors de la période de droit, apparaîtra dans Paramètres → Mises à jour avec la mention « Bloquée » et une explication.
La mise à jour est lancée par l’administrateur. Le logiciel l’avertit à l’avance, afin qu’il effectue une sauvegarde de la base de données et du dossier des pièces jointes. Installez la dernière version disponible pendant la période de droit avant sa fin - le serveur de l’éditeur ne met généralement à disposition que la version la plus récente. Le déroulement de cette opération est décrit dans le guide de mise à jour sur votre propre hébergement.
Calculez l’hébergement d’après votre propre contrat, pas d’après le prix de la licence
Task Manager fonctionne sur un hébergement mutualisé classique avec PHP 8.1+ et MySQL ou MariaDB. Vous prenez le prix de cet hébergement dans votre propre contrat, et non dans la grille tarifaire du logiciel.
Le mercredi, Marta vérifie dans le panneau de son hébergement d'entreprise la version de PHP, la base de données et l'espace disque disponible. Elle n'a pas besoin d'un serveur avec Node.js, Redis ou Composer. Le HTTPS est recommandé, et pour installer le programme en tant qu'application PWA - obligatoire.
La taille du forfait compte aussi après l'achat. Les tâches, les messages et les pièces jointes sont stockés sur votre serveur, donc l'espace occupé peut augmenter avec le travail de l'équipe. Ne partez cependant pas du principe que votre forfait actuel suffira forcément pour les trois prochaines années : vérifiez son espace disque et les conditions de son augmentation. Dans la formule Pro, l'administrateur peut définir des limites d'espace dans le module Fichiers pour les utilisateurs.
Avoir son propre serveur implique aussi de veiller à réaliser une sauvegarde avant chaque mise à jour. Si vous ne souhaitez pas installer vous-même les nouvelles versions ni effectuer de sauvegardes, vous pouvez prévoir la Maintenance payante. Vous trouverez davantage d'informations sur les prérequis serveur dans la description de l'Installation sur votre hébergement.
Sans clé IA, vous payez zéro pour l'IA
L'Assistant IA est optionnel, et Task Manager fonctionne sans clé configurée. Lorsque Marta n'utilise pas l'IA, elle n'inscrit aucun coût de modèle dans son budget.
Si elle souhaite activer l'Assistant IA, elle crée un compte chez OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok et saisit sa propre clé API dans Paramètres → IA. La clé API est un code qui permet au programme d'envoyer des requêtes sur son compte chez le fournisseur du modèle. Marta paie le fournisseur directement, sans marge de Task Manager ; les requêtes contenant le contexte nécessaire sont envoyées au fournisseur choisi.
Le coût dépend de la façon dont l'équipe utilise le modèle et de la manière dont le fournisseur le facture. Dans les paramètres, vous pouvez définir la longueur maximale de réponse - une longueur plus élevée permet un texte plus long, mais peut augmenter le coût. Les résumés des pièces jointes sont par défaut en mode Manuel, ils ne se déclenchent donc pas automatiquement. Si vous utilisez les Automatisations (formule Pro), les Paramètres IA incluent également une limite quotidienne de requêtes IA issues des Automatisations - 200 par jour par défaut, et saisir 0 désactive la limite.
Il existe un poste encore moins visible : chez OpenAI et Gemini, la recherche sémantique activée recherche les documents par leur signification et peut envoyer des extraits de Notes et de Fichiers au fournisseur du modèle. Les requêtes nécessaires à cela sont facturées séparément. Chez Claude et Grok, l'indexation seule n'envoie pas ces extraits au fournisseur. C'est pourquoi Marta inscrira dans son calcul sa propre prévision de dépenses, puis vérifiera les charges réelles de son compte. Le mode de facturation est expliqué dans le guide sur votre propre clé IA.
N'ajoutez les services que si vous les commandez
L'installation, la formation, la Maintenance et l'Assistance ne sont pas des postes obligatoires de la facture. N'incluez que les services que vous comptez utiliser, et distinguez le coût ponctuel du coût mensuel.
L'installation à distance dans Starter coûte 299 zł, et à partir du plan Classic elle est incluse dans le prix. La formation coûte 599 zł. Pour Classic, la Maintenance s'élève à 199 zł par mois, et l'Assistance à 329 zł par mois.
La Maintenance comprend l'installation des nouvelles versions avec sauvegarde et s'accompagne d'un renouvellement des mises à jour actif. Si Marta l'inscrit dans ses dépenses pour la deuxième et la troisième année, elle doit donc aussi compter les renouvellements correspondants. Elle ne doit pas considérer la Maintenance comme un substitut au droit aux nouvelles versions.
Comment calculer trois ans sans deviner les tarifs d'hébergement et d'IA ?
Additionnez le coût de la licence, les frais d'hébergement sur trois ans et uniquement les options que vous choisirez. Dans le tableau ci-dessous, saisissez les montants de votre contrat d'hébergement et de votre compte chez le fournisseur IA ; laissez des zéros là où vous renoncez à un service.
| Poste pour 9 personnes, Classic Standard | Année 1 | Année 2 | Année 3 | Total |
|---|---|---|---|---|
| Licence | 1 490 zł | 0 zł | 0 zł | 1 490 zł |
| Renouvellement, si vous le choisissez | Inclus dans le prix de la licence | 447 zł ou 0 zł | 447 zł ou 0 zł | Somme des renouvellements choisis |
| Hébergement | Saisissez le montant de votre contrat | Saisissez le montant de votre contrat | Saisissez le montant de votre contrat | Somme sur trois ans |
| IA, si vous l'activez | Saisissez votre prévision | Saisissez votre prévision | Saisissez votre prévision | Somme des coûts chez le fournisseur |
| Services, si vous les commandez | Saisissez les services choisis | Saisissez les services choisis | Saisissez les services choisis | Somme des services |
| Total général | Additionnez la colonne | Additionnez la colonne | Additionnez la colonne | Additionnez les trois ans |
La formule de Marta sans IA, sans renouvellement ni services supplémentaires s'élève à 1 490 zł plus l'hébergement sur trois ans. Si elle choisit deux renouvellements, l'IA et la Maintenance, elle ajoutera aux 2 384 zł l'hébergement, les dépenses chez le fournisseur de modèle ainsi que la Maintenance mensuelle pour la période pendant laquelle elle en bénéficiera. N'inscrivez pas un tarif trouvé au hasard sur internet à la place de vos propres coûts.
Demain, notez le nombre de personnes actives, vérifiez la version de PHP et l'espace disponible sur votre hébergement, puis complétez trois données propres à vous : le coût de l'hébergement, la prévision IA et le périmètre des services. Si vous dirigez une entreprise qui souhaite conserver ses données sur son propre serveur et ne pas payer d'abonnement par personne, découvrez le fonctionnement du programme en Demo.
Questions fréquentes
Dois-je payer un renouvellement après un an pour que Task Manager continue de fonctionner ?
Non. La licence perpétuelle vous permet de continuer à utiliser la version installée ; une fois le droit arrivé à échéance, vous ne pourrez plus télécharger les versions publiées ultérieurement, tant que vous ne l’aurez pas renouvelé.
Quel est le coût d’un logiciel de gestion de tâches sur 3 ans pour neuf personnes ?
Pour neuf personnes en Classic Standard, le coût de la seule licence s’élève à 1 490 PLN, et avec deux renouvellements annuels des mises à jour - à 2 384 PLN. Au scénario choisi, ajoutez l’hébergement ainsi que l’IA et les services en option.
Combien coûte l’hébergement pour Task Manager ?
Vous trouverez le montant dans le contrat conclu avec votre hébergeur. Task Manager peut fonctionner sur un hébergement mutualisé classique avec PHP 8.1+ et MySQL ou MariaDB ; vérifiez donc les prérequis et l’espace disponible dans votre offre.
Combien vais-je payer pour l’Assistant IA ?
Vous paierez le montant facturé par le fournisseur du modèle que vous avez choisi, sur votre clé API, sans marge de Task Manager. Si vous ne configurez pas de clé, le logiciel fonctionne sans IA et ce poste s’élève à zéro.
Puis-je commencer avec Standard et passer à Pro plus tard ?
Oui. Le passage nécessite une nouvelle clé de licence ; une fois saisie dans Paramètres → Avancé → Licence, les fonctionnalités Pro s’activent sans mise à jour de l’application.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
