El lunes, Marta deja el teléfono con el que acababa de hablar sobre un pedido de ramos y vuelve al presupuesto del taller de nueve personas. En una hoja tiene una oferta con una cuota mensual por persona, en la otra - la licencia de pago único de Task Manager. Para comparar los gastos, necesita un cálculo a tres años, no solo el precio de compra.
El coste de un programa de gestión de tareas es más que el precio de la licencia
La factura completa de Task Manager se compone de la licencia y el alojamiento, además de partidas que eliges por separado: renovación de actualizaciones, IA y servicios. No necesitas comprarlo todo para usar el programa, pero sí debes contar con el servidor donde lo vas a ejecutar.
| Concepto | Cuándo pagas | ¿Es obligatorio? | A quién pagas |
|---|---|---|---|
| Licencia | Al comprar | Sí | Proveedores de Task Manager |
| Alojamiento | Según el contrato de alojamiento | Sí, aunque puede que ya lo tengas | Proveedores de alojamiento |
| Renovación de actualizaciones | Tras el periodo de actualizaciones incluido, si lo eliges | No | Proveedores de Task Manager |
| AI | Según el consumo y las condiciones del proveedor del modelo | No | Proveedores del modelo |
| Servicios adicionales | Si los solicitas | No | Proveedores de Task Manager |
Por eso, la factura de Marta no se reducirá a un único recibo. Comprobará el precio de la licencia y los servicios en la tarifa de Task Manager, el coste del servidor - en su contrato de alojamiento, y el posible coste de IA - en su cuenta con el proveedor del modelo. En ambas hojas comprobará cuánto pagará el segundo y el tercer año: si volverá la cuota por persona, o solo los costes elegidos de alojamiento, actualizaciones e IA.
Con nueve personas, Marta elige el plan Classic
Para nueve personas activas, Marta necesita el plan Classic. En Task Manager, el plan determina el número de puestos, y la variante Standard o Pro - las funciones disponibles.
Starter incluye hasta 8 personas, Classic hasta 20, y Max hasta 35. Por encima de 35 personas existe el plan Enterprise con presupuesto personalizado. Un puesto lo ocupa un usuario activo; si desactivas una cuenta, liberas el puesto sin eliminar sus datos. Cuando necesitas un límite superior, introduces una nueva clave de licencia.
Marta compara dos precios de compra: 1 490 zł por Classic en la variante Standard y 3 990 zł por Classic en la variante Pro. Pro añade Correo, Archivos y Automatizaciones. El Asistente de IA, la base de conocimiento de IA y el cifrado de datos están disponibles en ambas variantes, por lo que el simple deseo de usar IA no requiere Pro. Si Marta empieza con Standard, más adelante puede pasar a Pro introduciendo una nueva clave, sin necesidad de actualizar la aplicación.
La licencia es perpetua: no pagas por cada puesto cada mes. La diferencia entre el alcance de las variantes se explica en la comparativa entre Standard y Pro, y las condiciones de compra se describen en la página de Licencia perpetua.
Después de un año puedes renovar las actualizaciones, pero no es obligatorio
El precio de compra incluye 12 meses de actualizaciones, y la renovación posterior es opcional. Si no la contratas, Task Manager sigue funcionando con la versión instalada; no podrás descargar las versiones publicadas después de que finalice el derecho.
Para Marta, la renovación anual de Classic cuesta 447 zł en Standard o 1 197 zł en Pro. Si elige Standard y no renueva las actualizaciones durante el segundo y el tercer año, el coste de la licencia por sí sola será de 1 490 zł. Con dos renovaciones anuales, será de 2 384 zł. En ambos cálculos hay que sumar además el alojamiento y las opciones elegidas.
No confundas el final del derecho a actualizaciones con la caducidad de la licencia. El modo de solo lectura puede deberse, por ejemplo, a una clave temporal caducada o a una clave inválida o revocada, pero no a la simple falta de renovación de actualizaciones en una licencia perpetua. Una versión más reciente fuera del periodo de derecho la verás en Ajustes → Actualizaciones con la indicación «Bloqueada» y una explicación.
La actualización la inicia el administrador. El programa le avisa con antelación para que haga una copia de seguridad de la base de datos y de la carpeta de adjuntos. Instala la última versión del periodo de derecho antes de que finalice - el servidor del fabricante suele ofrecer solo la versión más reciente. El proceso de este trabajo se describe en la guía de actualización en tu propio alojamiento.
Calcula el alojamiento a partir de tu propio contrato, no del precio de la licencia
Task Manager funciona en un alojamiento compartido estándar con PHP 8.1+ y MySQL o MariaDB. El precio de ese alojamiento lo tomas de tu propio contrato, no de la tarifa del programa.
El miércoles, Marta comprueba en el panel de su hosting la versión de PHP, la base de datos y el espacio libre en disco. No necesita un servidor con Node.js, Redis ni Composer. HTTPS es recomendable y, para instalar el programa como aplicación PWA, obligatorio.
El tamaño del paquete de hosting importa también después de la compra. Las tareas, los mensajes y los adjuntos se guardan en tu servidor, así que el espacio ocupado puede crecer a medida que el equipo trabaja. Sin embargo, no des por hecho que tu paquete actual bastará para los próximos tres años: comprueba su espacio en disco y las condiciones para ampliarlo. En el plan Pro, el administrador puede establecer límites de espacio en el módulo Archivos para cada usuario.
Tener servidor propio implica también la obligación de hacer una copia de seguridad antes de cada actualización. Si no quieres instalar las nuevas versiones ni hacer copias tú mismo, puedes incluir el Mantenimiento de pago. Más información sobre los requisitos del servidor en la descripción de la Instalación en tu servidor.
Sin clave de IA, pagas cero por la IA
El Asistente de IA es opcional y Task Manager funciona sin una clave configurada. Cuando Marta no usa la IA, no incluye en su factura ningún gasto por el modelo.
Si quiere activar el Asistente de IA, crea una cuenta en OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok e introduce su propia clave API en Ajustes → IA. La clave API es un código que permite al programa enviar solicitudes a su cuenta con el proveedor del modelo. Marta paga directamente al proveedor, sin margen de Task Manager; las solicitudes con el contexto necesario llegan al proveedor elegido.
El coste depende de cómo usa el modelo el equipo y de cómo lo factura el proveedor. En los ajustes puedes definir la longitud máxima de la respuesta: una mayor longitud permite un texto más extenso, pero puede aumentar el coste. Los resúmenes de adjuntos están por defecto en modo Manual, así que no se activan automáticamente. Si usas las Automatizaciones (plan Pro), en los Ajustes de IA también hay un límite diario de solicitudes de IA desde Automatizaciones, 200 al día por defecto; si escribes 0, el límite se desactiva.
Hay una partida todavía menos visible: con OpenAI y Gemini, la búsqueda semántica activada busca documentos por significado y puede enviar fragmentos de Notas y Archivos al proveedor del modelo. Las solicitudes necesarias para esto se facturan por separado. Con Claude y Grok, la propia indexación no envía esos fragmentos al proveedor. Por eso Marta incluirá en el cálculo su propia previsión de gasto y después comprobará la carga real de su cuenta. La forma de facturación se explica en la guía sobre tu propia clave de IA.
Añade servicios solo si los contratas
La instalación, la formación, el Mantenimiento y el Soporte no son partidas obligatorias de la factura. Incluye únicamente los servicios que vayas a usar y distingue el pago único del pago mensual.
La instalación remota en el plan Starter cuesta 299 zł, y a partir del plan Classic está incluida en el precio. La formación cuesta 599 zł. Para Classic, el Mantenimiento cuesta 199 zł al mes y el Soporte 329 zł al mes.
El Mantenimiento incluye la instalación de nuevas versiones con copia de seguridad y se mantiene junto con una renovación de actualizaciones activa. Si Marta lo incluye en los gastos del segundo y el tercer año, debe contar también las renovaciones correspondientes. No debe considerar el Mantenimiento como un sustituto del derecho a nuevas versiones.
¿Cómo calcular tres años sin adivinar las tarifas de hosting e IA?
Suma el pago de la licencia, los costes de hosting de los tres años y solo las opciones que elijas. En la siguiente tabla, introduce las cantidades de tu contrato de hosting y de tu cuenta con el proveedor de IA; deja ceros donde renuncies a un servicio.
| Partida para 9 personas, Classic Standard | Año 1 | Año 2 | Año 3 | Total |
|---|---|---|---|---|
| Licencia | 1 490 zł | 0 zł | 0 zł | 1 490 zł |
| Renovación, si la eliges | Incluido en la licencia | 447 zł o 0 zł | 447 zł o 0 zł | Suma de las renovaciones elegidas |
| Alojamiento | Introduce la cantidad del contrato | Introduce la cantidad del contrato | Introduce la cantidad del contrato | Suma de los tres años |
| IA, si la activas | Introduce la previsión | Introduce la previsión | Introduce la previsión | Suma de los costes con el proveedor |
| Servicios, si los contratas | Introduce los servicios elegidos | Introduce los servicios elegidos | Introduce los servicios elegidos | Suma de los servicios |
| Total | Suma la columna | Suma la columna | Suma la columna | Suma los tres años |
La opción de Marta sin IA, sin renovación y sin servicios adicionales es de 1490 zł más el hosting de tres años. Si elige dos renovaciones, la IA y el Mantenimiento, a los 2384 zł añadirá el hosting, el gasto con el proveedor del modelo y el Mantenimiento mensual durante el periodo en que lo use. No introduzcas una tarifa cualquiera de internet en lugar de tus propios costes.
Mañana anota el número de personas activas, comprueba la versión de PHP y el espacio en tu hosting, y luego completa tres datos propios: el coste del hosting, la previsión de IA y el alcance de los servicios. Si diriges una empresa que quiere mantener los datos en su propio servidor y no pagar una suscripción por cada persona, consulta el funcionamiento del programa en el Demo.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que pagar la renovación después de un año para que Task Manager siga funcionando?
No. La licencia perpetua te permite seguir usando la versión instalada; una vez finalizado el derecho de actualización, no podrás descargar las versiones publicadas con posterioridad hasta que lo renueves.
¿Cuánto cuesta un programa de gestión de tareas a 3 años para nueve personas?
Para nueve personas en Classic Standard, el coste de la licencia por sí sola es de 1 490 zł, y con dos renovaciones anuales de actualizaciones - 2 384 zł. A este escenario elegido súmale el alojamiento y, si quieres, la IA y los servicios opcionales.
¿Cuánto cuesta el alojamiento para Task Manager?
Encontrarás el importe en el contrato con tu proveedor de alojamiento. Task Manager puede funcionar en un alojamiento compartido estándar con PHP 8.1+ y MySQL o MariaDB, así que comprueba los requisitos y el espacio disponible en tu paquete.
¿Cuánto pagaré por el Asistente de IA?
Pagarás el importe que te facture el proveedor del modelo que elijas, con tu clave API, sin ningún margen de Task Manager. Si no configuras una clave, el programa funciona sin IA y esta partida es cero.
¿Puedo empezar con Standard y pasar a Pro más adelante?
Sí. El cambio requiere una nueva clave de licencia; al introducirla en Ajustes → Avanzado → Licencia, las funciones Pro se activan sin necesidad de actualizar la aplicación.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
