Na segunda-feira, a Marta pousa o telefone, no qual acabou de combinar uma encomenda de ramos, e volta ao orçamento do atelier de nove pessoas. Numa folha tem uma proposta com uma mensalidade por cada pessoa, noutra - uma licença única do Task Manager. Para comparar as despesas, precisa de uma conta para três anos, e não apenas do preço de compra.
O custo de um programa de gestão de tarefas é mais do que o preço da licença
A conta completa do Task Manager é composta pela licença e pelo alojamento, além de rubricas que escolhe separadamente: renovação de atualizações, IA e serviços. Não precisa de comprar tudo para utilizar o programa, mas tem de prever o servidor onde vai executá-lo.
| Item | Quando paga | É obrigatório? | A quem paga |
|---|---|---|---|
| Licença | Na compra | Sim | Fornecedores do Task Manager |
| Alojamento | Conforme o contrato de alojamento | Sim, embora possa já o ter | Fornecedores de alojamento |
| Renovação de atualizações | Após o período de atualizações incluído no preço, caso o escolha | Não | Fornecedores do Task Manager |
| AI | Conforme a utilização e as regras do fornecedor do modelo | Não | Fornecedores do modelo |
| Serviços adicionais | Se os encomendar | Não | Fornecedores do Task Manager |
A conta da Marta não se vai resumir, assim, a uma única fatura. O preço da licença e dos serviços verifica-o na tabela de preços do Task Manager, o custo do servidor - no seu contrato de alojamento, e o eventual custo da IA - na conta junto do fornecedor do modelo. Em ambas as folhas verifica quanto vai pagar no segundo e no terceiro ano: se vai voltar a mensalidade por cada pessoa, ou apenas os custos escolhidos de alojamento, atualizações e IA.
Com nove pessoas, a Marta escolhe o plano Classic
Para nove pessoas ativas, a Marta precisa do plano Classic. No Task Manager, o plano define o número de lugares, e a variante Standard ou Pro - as funcionalidades disponíveis.
O Starter abrange até 8 pessoas, o Classic até 20, e o Max até 35. Acima de 35 pessoas existe o plano Enterprise com orçamento personalizado. Um lugar é ocupado por um utilizador ativo; se desativar uma conta, liberta o lugar sem apagar os respetivos dados. Quando precisar de um limite superior, introduz uma nova chave de licença.
A Marta compara dois preços de compra: 1 490 zł pelo Classic na variante Standard e 3 990 zł pelo Classic na variante Pro. O Pro acrescenta o Correio, os Ficheiros e as Automações. O Assistente de IA, a base de conhecimento de IA e a cifragem de dados estão disponíveis em ambas as variantes, pelo que o simples desejo de usar IA não exige o Pro. Se a Marta começar com o Standard, poderá mais tarde mudar para o Pro introduzindo uma nova chave, sem atualizar a aplicação.
A licença é perpétua: não paga por cada lugar mensalmente. A diferença entre o âmbito das variantes está descrita na comparação entre Standard e Pro, e as regras de compra na página da Licença perpétua.
Ao fim de um ano pode renovar as atualizações, mas não é obrigatório
O preço de compra inclui 12 meses de atualizações, e a renovação posterior é opcional. Se não a comprar, o Task Manager continua a funcionar na versão instalada; não poderá descarregar as versões lançadas depois do fim do período de atualizações.
Para a Marta, a renovação anual do Classic custa 447 zł no Standard ou 1 197 zł no Pro. Se escolher o Standard e não renovar as atualizações no segundo e terceiro ano, o custo apenas da licença será de 1 490 zł. Com duas renovações anuais, será de 2 384 zł. Em ambos os cálculos é ainda necessário somar o alojamento e as opções escolhidas.
Não confunda o fim do período de atualizações com a caducidade da licença. O modo apenas de leitura pode estar relacionado, por exemplo, com uma chave temporária expirada ou com uma chave inválida ou revogada, mas não com a simples falta de renovação das atualizações numa licença perpétua. Uma versão mais recente, fora do período de validade, aparecerá em Definições → Atualizações com a indicação «Bloqueado» e a respetiva explicação.
A atualização é iniciada pelo administrador. O programa avisa-o com antecedência para que faça uma cópia da base de dados e da pasta de anexos. Instale a última versão do período de validade antes do seu termo - o servidor do fabricante disponibiliza normalmente apenas a versão mais recente. O processo deste trabalho está descrito no guia de atualização em alojamento próprio.
Calcule o alojamento a partir do seu próprio contrato, não do preço da licença
O Task Manager funciona num alojamento partilhado comum com PHP 8.1+ e MySQL ou MariaDB. O preço desse alojamento deve ser retirado do seu próprio contrato, e não da tabela de preços do programa.
Na quarta-feira, a Marta verifica no painel do alojamento da empresa a versão do PHP, a base de dados e o espaço livre em disco. Não precisa de um servidor com Node.js, Redis ou Composer. O HTTPS é recomendado e, para instalar o programa como aplicação PWA, é obrigatório.
O tamanho do pacote também importa depois da compra. As tarefas, mensagens e anexos ficam no seu servidor, pelo que o espaço ocupado pode aumentar à medida que a equipa trabalha. No entanto, não assuma que o pacote atual chegará certamente para os próximos três anos: verifique o seu espaço em disco e as condições para o aumentar. Na variante Pro, o administrador pode definir limites de espaço no módulo Ficheiros para os utilizadores.
Ter o próprio servidor também implica a obrigação de garantir uma cópia de segurança antes de cada atualização. Se não quiser instalar as versões e fazer cópias de segurança sozinho, pode incluir a Manutenção paga. Mais informações sobre os requisitos do servidor encontram-se na descrição da Instalação no seu alojamento.
Sem chave de IA, paga zero pela IA
O Assistente de IA é opcional e o Task Manager funciona sem uma chave configurada. Quando a Marta não utiliza a IA, não inclui na sua conta qualquer custo relativo ao modelo.
Se quiser ativar o Assistente de IA, cria uma conta na OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok e introduz a sua própria chave API em Definições → IA. A chave API é um código que permite ao programa enviar pedidos para a sua conta junto do fornecedor do modelo. A Marta paga diretamente ao fornecedor, sem margem do Task Manager; os pedidos com o contexto necessário são enviados ao fornecedor escolhido.
O custo depende de como a equipa utiliza o modelo e de como o fornecedor o fatura. Nas definições, pode definir o comprimento máximo da resposta - um valor maior permite textos mais longos, mas pode aumentar o custo. Os resumos de anexos estão predefinidos para o modo Manual, pelo que não são executados automaticamente. Se utilizar as Automatizações (variante Pro), nas Definições de IA existe também um limite diário de pedidos de IA das Automatizações - predefinido para 200 por dia, sendo que introduzir 0 desativa o limite.
Há ainda um item menos visível: na OpenAI e no Gemini, a pesquisa semântica ativada procura documentos pelo significado e pode enviar excertos de Notas e Ficheiros para o fornecedor do modelo. Os pedidos necessários para isso são faturados à parte. No caso do Claude e do Grok, a própria indexação não envia esses excertos ao fornecedor. Por isso, a Marta incluirá no cálculo a sua própria previsão de despesas e, mais tarde, verificará os encargos reais na conta. A forma de faturação é explicada no guia sobre a chave de IA própria.
Inclua os serviços apenas se os encomendar
A instalação, a formação, a Manutenção e o Suporte não são itens obrigatórios da fatura. Inclua apenas os serviços que pretende utilizar e distinga o pagamento único do pagamento mensal.
A instalação remota no plano Starter custa 299 zł, e a partir do plano Classic está incluída no preço. A formação custa 599 zł. No Classic, a Manutenção custa 199 zł por mês e o Suporte 329 zł por mês.
A Manutenção inclui a instalação de novas versões com cópia de segurança e é prestada em conjunto com a renovação ativa das atualizações. Se a Marta a incluir nas despesas do segundo e terceiro ano, terá também de contabilizar as respetivas renovações. Não deve considerar a Manutenção como substituto do direito a novas versões.
Como calcular três anos sem adivinhar as tarifas de alojamento e de IA?
Some o valor da licença, os custos de alojamento de três anos e apenas as opções que escolher. Na tabela abaixo, introduza os valores do seu contrato de alojamento e da sua conta junto do fornecedor de IA; deixe zeros onde desistir de um serviço.
| Item para 9 pessoas, Classic Standard | Ano 1 | Ano 2 | Ano 3 | Total |
|---|---|---|---|---|
| Licença | 1 490 zł | 0 zł | 0 zł | 1 490 zł |
| Renovação, se escolher | Incluído no preço da licença | 447 zł ou 0 zł | 447 zł ou 0 zł | Soma das renovações escolhidas |
| Alojamento | Introduza o valor do contrato | Introduza o valor do contrato | Introduza o valor do contrato | Soma dos três anos |
| IA, se ativar | Introduza a previsão | Introduza a previsão | Introduza a previsão | Soma dos custos junto do fornecedor |
| Serviços, se encomendar | Introduza os serviços escolhidos | Introduza os serviços escolhidos | Introduza os serviços escolhidos | Soma dos serviços |
| Total geral | Some a coluna | Some a coluna | Some a coluna | Some os três anos |
A variante da Marta sem IA, sem renovação e sem serviços adicionais é de 1 490 zł mais o alojamento de três anos. Se escolher duas renovações, a IA e a Manutenção, aos 2 384 zł acrescenta o alojamento, as despesas junto do fornecedor do modelo e a Manutenção mensal pelo período em que a utilizar. Não introduza uma tarifa aleatória encontrada na internet em vez dos seus próprios custos.
Amanhã, anote o número de pessoas ativas, verifique a versão do PHP e o espaço disponível no seu alojamento e, depois, complete três dados próprios: o custo do alojamento, a previsão de IA e o âmbito dos serviços. Se gere uma empresa que quer manter os dados no seu próprio servidor e não pagar uma mensalidade por cada pessoa, veja o funcionamento do programa na Demo.
Perguntas mais frequentes
Tenho de pagar a renovação ao fim de um ano para o Task Manager continuar a funcionar?
Não. A licença perpétua permite continuar a utilizar a versão instalada; depois de terminar o período de atualizações, não poderá descarregar as versões lançadas posteriormente, enquanto não a renovar.
Quanto custa um programa de gestão de tarefas ao longo de 3 anos para nove pessoas?
Para nove pessoas no Classic Standard, o custo apenas da licença é de 1 490 zł, e com duas renovações anuais de atualizações - 2 384 zł. A este cenário acresce ainda o alojamento e, opcionalmente, a IA e os serviços.
Quanto custa o alojamento para o Task Manager?
Encontrará o valor no contrato com o seu fornecedor de alojamento. O Task Manager pode funcionar num alojamento partilhado comum com PHP 8.1+ e MySQL ou MariaDB, por isso verifique os requisitos e o espaço disponível no seu pacote.
Quanto vou pagar pelo Assistente de IA?
Vai pagar o valor cobrado pelo fornecedor do modelo escolhido, através da sua chave API, sem margem do Task Manager. Se não configurar uma chave, o programa funciona sem IA e esta rubrica é zero.
Posso começar com o Standard e mudar para o Pro mais tarde?
Sim. A mudança requer uma nova chave de licença; depois de a introduzir em Definições → Avançado → Licença, as funcionalidades Pro são ativadas sem necessidade de atualizar a aplicação.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
