Lunedì Marta posa il telefono, su cui stava appena discutendo un ordine di bucchi di fiori, e torna al budget del laboratorio di nove persone. Su un foglio ha un'offerta con una quota mensile per ogni persona, sull'altro - una licenza una tantum di Task Manager. Per confrontare le spese, le serve un conto su tre anni, non solo il prezzo di acquisto.
Il costo di un programma di gestione attività è più della sola licenza
Il conto completo per Task Manager è composto dalla licenza e dall'hosting, oltre alle voci che scegli separatamente: rinnovo degli aggiornamenti, AI e servizi. Non devi acquistare tutto per usare il programma, ma devi tenere conto del server su cui lo avvierai.
| Voce | Quando paghi | È necessario? | A chi paghi |
|---|---|---|---|
| Licenza | All'acquisto | Sì | Fornitori di Task Manager |
| Hosting | Secondo il contratto di hosting | Sì, anche se potresti già averlo | Fornitori di hosting |
| Rinnovo degli aggiornamenti | Dopo il periodo di aggiornamenti incluso nel prezzo, se li scegli | No | Fornitori di Task Manager |
| AI | Secondo il consumo e le regole del fornitore del modello | No | Fornitori del modello |
| Servizi aggiuntivi | Se li richiedi | No | Fornitori di Task Manager |
Il conto di Marta non si chiuderà quindi in un'unica fattura. Il prezzo della licenza e dei servizi lo verificherà nel listino di Task Manager, il costo del server - nel proprio contratto di hosting, e l'eventuale costo dell'AI - sul conto presso il fornitore del modello. Su entrambi i fogli controllerà quanto pagherà nel secondo e nel terzo anno: se tornerà la quota per ogni persona, oppure solo i costi scelti di hosting, aggiornamenti e AI.
Con nove persone, Marta sceglie il piano Classic
Per nove persone attive, Marta ha bisogno del piano Classic. In Task Manager, il piano definisce il numero di postazioni, mentre la variante Standard o Pro - le funzionalità disponibili.
Starter copre fino a 8 persone, Classic fino a 20, e Max fino a 35. Oltre le 35 persone c'è il piano Enterprise con preventivo personalizzato. Una postazione è occupata da un utente attivo; se disattivi un account, liberi la postazione senza eliminare i suoi dati. Quando hai bisogno di un limite più alto, inserisci una nuova chiave di licenza.
Marta confronta due prezzi d'acquisto: 1.490 PLN per Classic nella variante Standard e 3.990 PLN per Classic nella variante Pro. Pro aggiunge Posta, File e Automazioni. L'Assistente AI, la base di conoscenza AI e la cifratura dei dati sono disponibili in entrambe le varianti, quindi il solo desiderio di usare l'AI non richiede Pro. Se Marta inizia con Standard, in seguito potrà passare a Pro inserendo una nuova chiave, senza aggiornare l'applicazione.
La licenza è perpetua: non paghi per ogni postazione ogni mese. La differenza tra gli ambiti delle varianti è illustrata nel confronto tra Standard e Pro, mentre le regole di acquisto sono descritte nella pagina Licenza perpetua.
Dopo un anno puoi rinnovare gli aggiornamenti, ma non sei obbligato
Il prezzo d'acquisto include 12 mesi di aggiornamenti, e il rinnovo successivo è opzionale. Se non lo acquisti, Task Manager continua a funzionare sulla versione installata; non potrai scaricare le versioni pubblicate dopo la fine del diritto.
Per Marta, il rinnovo annuale di Classic costa 447 PLN in Standard oppure 1.197 PLN in Pro. Se sceglie Standard e per il secondo e terzo anno non rinnova gli aggiornamenti, il costo della sola licenza sarà di 1.490 PLN. Con due rinnovi annuali, sarà di 2.384 PLN. In entrambi i calcoli va ancora aggiunto l'hosting e le opzioni scelte.
Non confondere la fine del diritto agli aggiornamenti con la scadenza della licenza. La modalità di sola lettura può riguardare, ad esempio, una chiave temporanea scaduta o una chiave non valida o revocata, ma non la semplice mancata rinnovazione degli aggiornamenti con una licenza perpetua. Una versione più recente al di fuori del periodo di diritto la vedrai in Impostazioni → Aggiornamenti con l'indicazione "Bloccato" e una spiegazione.
L'aggiornamento viene avviato dall'amministratore. Il programma lo avvisa in anticipo, affinché faccia una copia del database e della cartella degli allegati. Installa l'ultima versione del periodo di diritto prima della sua scadenza - il server del produttore solitamente rende disponibile solo la versione più recente. La procedura è descritta nella guida all'aggiornamento sul proprio hosting.
Calcola l'hosting dal tuo contratto, non dal prezzo della licenza
Task Manager funziona su un normale hosting condiviso con PHP 8.1+ e MySQL o MariaDB. Il prezzo di questo hosting lo ricavi dal tuo contratto, non dal listino del programma.
Mercoledì Marta controlla nel pannello dell'hosting aziendale la versione di PHP, il database e lo spazio libero su disco. Non ha bisogno di un server con Node.js, Redis o Composer. HTTPS è consigliato, e per installare il programma come app PWA è obbligatorio.
Anche dopo l'acquisto, le dimensioni del pacchetto contano. Attività, messaggi e allegati risiedono sul tuo server, quindi lo spazio occupato può crescere insieme al lavoro del team. Non dare però per scontato che il pacchetto attuale basti di sicuro per i prossimi tre anni: verifica lo spazio su disco disponibile e le condizioni per aumentarlo. Nella versione Pro l'amministratore può impostare limiti di spazio per gli utenti nel modulo File.
Avere un server proprio comporta anche l'obbligo di occuparsi del backup prima di ogni aggiornamento. Se non vuoi caricare le nuove versioni e fare i backup da solo, puoi includere l'Assistenza a pagamento. Trovi maggiori informazioni sui requisiti del server nella descrizione dell'Installazione sul tuo hosting.
Senza chiave AI paghi zero per l'AI
L'Assistente AI è opzionale e Task Manager funziona anche senza una chiave configurata. Quando Marta non usa l'AI, non inserisce nel suo conteggio alcun costo per il modello.
Se vuole attivare l'Assistente AI, Marta apre un account presso OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oppure xAI Grok e inserisce la propria chiave API in Impostazioni → AI. La chiave API è un codice che permette al programma di inviare richieste al suo account presso il fornitore del modello. Marta paga il fornitore direttamente, senza alcun ricarico da parte di Task Manager; le richieste, corredate del contesto necessario, arrivano al fornitore scelto.
Il costo dipende da come il team usa il modello e da come lo addebita il fornitore. Nelle impostazioni puoi definire la lunghezza massima della risposta - un valore più alto consente un testo più lungo, ma può far aumentare il costo. I riassunti degli allegati sono di default in modalità Manuale, quindi non si avviano automaticamente. Se usi le Automazioni (versione Pro), nelle Impostazioni AI è disponibile anche un limite giornaliero di richieste AI dalle Automazioni - di default 200 al giorno, mentre inserendo 0 il limite viene disattivato.
C'è ancora una voce meno visibile: con OpenAI e Gemini la ricerca semantica attivata cerca i documenti in base al significato e può inviare frammenti di Note e File al fornitore del modello. Le richieste necessarie per questo vengono conteggiate separatamente. Con Claude e Grok la sola indicizzazione non invia questi frammenti al fornitore. Per questo Marta inserirà nel calcolo una propria stima di spesa, per poi verificare i costi effettivi sul conto. Il metodo di addebito è spiegato nella guida sulla chiave AI personale.
Aggiungi i servizi solo se li richiedi
Installazione, formazione, Assistenza e Supporto non sono voci obbligatorie del conteggio. Includi solo i servizi di cui intendi usufruire, e distingui tra costo una tantum e costo mensile.
L'installazione da remoto nel piano Starter costa 299 PLN, mentre a partire dal piano Classic è inclusa nel prezzo. La formazione costa 599 PLN. Per Classic l'Assistenza costa 199 PLN al mese, e il Supporto 329 PLN al mese.
L'Assistenza comprende il caricamento delle nuove versioni con backup e viene fornita insieme al rinnovo degli aggiornamenti attivo. Se Marta la inserisce tra le spese del secondo e del terzo anno, deve quindi calcolare anche i relativi rinnovi. Non dovrebbe considerare l'Assistenza come un sostituto del diritto alle nuove versioni.
Come calcolare tre anni senza indovinare le tariffe di hosting e AI?
Somma il costo della licenza, i costi di hosting per tre anni e solo le opzioni che scegli. Nella tabella qui sotto inserisci gli importi del tuo contratto di hosting e del tuo account presso il fornitore AI; lascia lo zero dove rinunci al servizio.
| Voce per 9 persone, Classic Standard | Anno 1 | Anno 2 | Anno 3 | Totale |
|---|---|---|---|---|
| Licenza | 1 490 zł | 0 zł | 0 zł | 1 490 zł |
| Rinnovo, se lo scegli | Incluso nel prezzo della licenza | 447 PLN oppure 0 PLN | 447 PLN oppure 0 PLN | Somma dei rinnovi scelti |
| Hosting | Inserisci l'importo dal contratto | Inserisci l'importo dal contratto | Inserisci l'importo dal contratto | Somma dei tre anni |
| AI, se la attivi | Inserisci la stima | Inserisci la stima | Inserisci la stima | Somma dei costi presso il fornitore |
| Servizi, se li ordini | Inserisci i servizi scelti | Inserisci i servizi scelti | Inserisci i servizi scelti | Somma dei servizi |
| Totale complessivo | Somma la colonna | Somma la colonna | Somma la colonna | Somma i tre anni |
La versione di Marta senza AI, rinnovi e servizi aggiuntivi è di 1.490 PLN più l'hosting per tre anni. Se sceglie due rinnovi, l'AI e l'Assistenza, ai 2.384 PLN aggiungerà l'hosting, le spese presso il fornitore del modello e l'Assistenza mensile per il periodo in cui ne usufruirà. Non inserire una tariffa casuale trovata in internet al posto dei tuoi costi reali.
Domani annota il numero di persone attive, verifica la versione di PHP e lo spazio sul tuo hosting, poi completa tre dati personali: il costo dell'hosting, la stima dell'AI e la gamma dei servizi. Se gestisci un'azienda che vuole tenere i dati sul proprio server e non pagare un abbonamento per ogni persona, guarda il funzionamento del programma nella Demo.
Domande frequenti
Dopo un anno devo pagare il rinnovo perché Task Manager continui a funzionare?
No. La licenza perpetua ti permette di continuare a usare la versione installata; dopo la scadenza del diritto, non potrai scaricare le versioni pubblicate successivamente, finché non lo rinnovi.
Quanto costa un programma di gestione attività in 3 anni per nove persone?
Per nove persone in Classic Standard, il costo della sola licenza è di 1.490 PLN, mentre con due rinnovi annuali degli aggiornamenti sale a 2.384 PLN. Allo scenario scelto va aggiunto l'hosting e, se vuoi, l'AI e i servizi opzionali.
Quanto costa l'hosting per Task Manager?
Trovi l'importo nel contratto con il tuo fornitore di hosting. Task Manager può funzionare su un normale hosting condiviso con PHP 8.1+ e MySQL o MariaDB, quindi controlla i requisiti e lo spazio disponibile nel tuo piano.
Quanto pagherò per l'Assistente AI?
Pagherai l'importo addebitato dal fornitore del modello scelto, sulla tua chiave API, senza alcun margine di Task Manager. Se non configuri una chiave, il programma funziona senza AI e questa voce è pari a zero.
Posso iniziare con Standard e passare a Pro più avanti?
Sì. Il passaggio richiede una nuova chiave di licenza; dopo averla inserita in Impostazioni → Avanzate → Licenza, le funzionalità Pro si attivano senza aggiornare l'applicazione.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
