Marta leitet ein zehnköpfiges Planungsbüro. Am Montag fragt sie, was aus dem Angebot für Nord geworden ist: Die Aufgabe steht in Microsoft Planner, einige Absprachen in den Kommentaren und die letzte Entscheidung fiel im Teams-Chat. Das Unternehmen zahlt bereits für Microsoft 365, deshalb muss ein zweites Programm ein konkretes Problem lösen - und nicht nur ein weiteres Board anzeigen.
Microsoft Planner oder Task Manager: Wo bleiben die Vereinbarungen?
Wenn Entscheidungen außerhalb der Aufgabe fallen, erklärt das Abhaken einer Karte dem Team nicht, warum sich der Fälligkeitstermin geändert hat. Mit beiden Programmen können Sie an Aufgaben arbeiten, aber die Gespräche dazu sind unterschiedlich organisiert.
Microsoft Planner bietet Kommentare zu Aufgaben; Sie müssen also nicht jede Anmerkung nach Teams verschieben. Microsoft speichert Basispläne und -aufgaben in Azure, Anhänge in SharePoint und Planner-Unterhaltungen in Exchange. Teams kann der Ort sein, an dem das Team Planner nutzt. Das ist ein stimmiges Gesamtpaket, auch wenn Marta Entscheidungen möglicherweise in den Kommentaren, im Teams-Chat und in Dateien suchen muss.
In Task Manager läuft unter der Aufgabenkarte ein Thread mit Nachrichten, @Erwähnungen, Reaktionen und Anhängen. Systemnachrichten protokollieren außerdem Änderungen an Status, zugewiesenen Personen, Priorität und Fälligkeitstermin samt vorherigem Wert. Verschiebt Marta am Mittwoch den Fälligkeitstermin für „Website-Projekt“ vom Freitag auf den darauffolgenden Dienstag, sehen die Beteiligten im selben Thread, wer das wann getan hat. Mehr über den Arbeitsablauf erfahren Sie in der Beschreibung der Aufgaben in Task Manager.
Das ist kein Argument dafür, dass Planner für Gespräche über die Arbeit ungeeignet ist. Wenn Ihr Team Aufgaben konsequent in Planner kommentiert, tritt Martas Problem vielleicht gar nicht auf. Wenn Entscheidungen jedoch regelmäßig im Chat landen, prüfen Sie, ob es zu Ihrer Arbeitsweise passt, die Unterhaltung in den Aufgaben-Thread zu verlagern.
Wann reicht Planner aus, ohne ein weiteres Programm zu kaufen?
Planner reicht aus, wenn Sie einen Microsoft 365-Plan haben, der Planner umfasst, und die Mitarbeitenden tatsächlich in dieser Umgebung arbeiten. Microsoft stellt den Basis-Planner in Geschäftstarifen von Microsoft 365 bereit. Er funktioniert im Browser und in Teams; Aufgaben können Dateien, Checklisten und Labels enthalten.
Marta richtet ein Board für 10 Personen ein. Wenn alle bereits über die passenden Microsoft 365-Lizenzen verfügen, muss sie keinen separaten Planner-Plan (Plan 1) kaufen, um Aufgaben zuzuweisen. Das Team bleibt bei dem vertrauten Konto und der gewohnten Anwendung. Für ein Unternehmen, das vor allem eine gemeinsame Aufgabenliste braucht, ist das ein starkes Argument.
Verwechseln Sie den Basis-Planner jedoch nicht mit den kostenpflichtigen Projektfunktionen. Auf der polnischen Microsoft-Website umfasst Planner (Plan 1) unter anderem Sprints, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und eine Zeitachsenansicht; Planner und Project (Plan 3) bietet zusätzliche Funktionen. Wenn Sie komplexe Projekte durchführen und diese Funktionen bereits nutzen, vergleichen Sie Task Manager mit der tatsächlichen Arbeit des Teams und nicht nur mit dem Lizenzpreis. Task Manager ersetzt auch weder Word noch Excel oder Teams - es ist ein Programm für Aufgaben und Teamkommunikation, kein Office-Paket.
Was kosten drei Jahre Arbeit für 10 Personen mit beiden Programmen?
Wenn Sie bereits einen Microsoft 365-Plan haben, der den Basis-Planner umfasst, zahlen Sie dafür nichts extra. Task Manager im Plan Classic, Variante Standard, kostet einmalig 1 490 zł oder mit zwei optionalen Update-Verlängerungen 2 384 zł über drei Jahre, ohne Hosting. Ein Vergleich der gesamten Microsoft 365-Rechnung mit dem Preis von Task Manager zeigt nicht, was es kostet, nur Planner zu ersetzen: Mit dieser Rechnung erhalten Sie auch weitere Dienste.
Microsoft gibt auf seiner polnischen Website für Microsoft 365 Business Basic mit Teams einen Preis von 6,07 € netto pro Benutzer und Monat bei einem Jahresabonnement an. Für 10 Personen und 36 Monate ergibt das 2185,20 € netto für das gesamte Paket, bei gleichbleibendem Preis. Wenn Sie bereits für diesen Plan zahlen, kostet der Basis-Planner nichts extra. Die Microsoft-Preise wurden am 24. September 2026 geprüft; die Website gibt sie in Euro an, deshalb rechnen wir sie nicht mit einem beliebigen Wechselkurs in Złoty um.
Den separaten Planner (Plan 1) bietet Microsoft für 8,70 € netto pro Benutzer und Monat bei einem Jahresabonnement an. Zehn solcher Lizenzen über 36 Monate würden bei gleichbleibendem Preis 3132 € netto zusätzlich kosten; diese Ausgabe ist für die Nutzung des Basis-Planners nicht erforderlich. Prüfen Sie, wie viele Teammitglieder die Premiumfunktionen tatsächlich benötigen, bevor Sie den Preis mit der Zahl aller Mitarbeitenden multiplizieren.
Task Manager für 10 Personen erfordert den Classic-Plan. Die Variante Standard kostet einmalig 1 490 zł und umfasst 12 Monate Updates. Wenn Sie zwei weitere jährliche Verlängerungen für jeweils 447 zł buchen, belaufen sich die dreijährigen Kosten für die Lizenz und den Zugang zu neuen Versionen auf 2 384 zł. Ohne Verlängerungen arbeiten Sie weiterhin mit der Version, die Sie besitzen. Berücksichtigen Sie in Ihrer eigenen Rechnung auch das Hosting und die Zeit der Person, die sich um Installation und Updates kümmert; die Bedingungen der Dauerlizenz helfen Ihnen, diese Kosten getrennt zu betrachten.
| Frage | Microsoft Planner in Microsoft 365 | Task Manager, Classic Standard |
|---|---|---|
| Wie zahlen Sie? | Für einen berechtigenden Microsoft-365-Plan pro Nutzer; der einfache Planner ist darin enthalten. | Einmalig für einen Plan für bis zu 20 Personen. |
| Wo liegen die Daten? | In den Cloud-Diensten von Microsoft; Daten aus einfachen Plänen, Anhänge und Unterhaltungen werden in verschiedenen Diensten gespeichert. | Auf dem Firmenserver, auf dem Sie die Anwendung installieren. |
| Wo besprechen Sie eine Aufgabe? | Sie können die Kommentare in Planner nutzen oder in der Teams-Umgebung arbeiten. | In einem Thread unter der Aufgabenkarte, direkt neben dem Änderungsverlauf. |
| Was ist mit neueren Versionen? | Sie nutzen den Dienst im Rahmen eines aktiven Abonnements. | Die ersten 12 Monate Updates sind im Preis enthalten; spätere Verlängerungen sind optional. |
Sie vergleichen die Kosten für den Zugang zu einem Dienstepaket mit den Kosten für eine Lizenz für ein Programm für Aufgaben und Kommunikation. Einen umfassenderen Ansatz zur Berechnung beschreibt der Vergleich von Abo und Einmallizenz.
Was ändert ein eigener Server?
In Planner bleiben die Daten in den Cloud-Diensten von Microsoft, während bei Task Manager die Anwendung und ihre Daten auf Ihrem Firmenserver laufen. Gehen Sie dabei nicht davon aus, dass alle Microsoft-365-Daten an einem Ort liegen: Microsoft beschreibt die Speicherung von Planner-Daten, Anhängen und Unterhaltungen sowie die Speicherorte der Dienste separat.
Task Manager läuft auf gewöhnlichem Shared Hosting mit PHP 8.1 oder neuer und MySQL oder MariaDB. Das Installationsprogramm läuft im Browser. Bibliotheken, Schriftarten, Symbole und Avatare lädt der Browser vom Firmenserver und nicht von externen Servern. Wenn die Frage nach dem Speicherort der Daten in Gesprächen mit Kunden immer wieder aufkommt, ist die Installation auf Ihrem Hosting ein Unterschied, den Sie ohne allgemeine Sicherheitsversprechen erklären können.
Ein eigener Server bedeutet auch eigene Pflichten. Jemand muss das Hosting vorbereiten und sich um Updates kümmern: Der Administrator wählt in der Anwendung bei den meisten Releases „Herunterladen“ und anschließend „Installieren“; für manche ist ein manueller Weg erforderlich. Im Classic-Plan ist die Remote-Installation im Preis enthalten. Verwechseln Sie das nicht mit dem Versprechen, dass spätere Updates automatisch ausgeführt werden.
Wie zeigt Task Manager Fälligkeitstermine an?
Task Manager zeigt den Status eines Fälligkeitstermins farblich in der Liste, auf dem Board und im Kalender an und erinnert an anstehende Aufgaben, solange die Anwendung geöffnet ist. Marta sieht sofort, welche Aufgaben überfällig sind; auch Planner benachrichtigt über Aufgaben.
Am Montag sieht Marta überfällige Aufgaben in Rot, heute fällige in Blau, in den nächsten Tagen fällige in Grün und Aufgaben ohne Fälligkeitstermin oder abgeschlossene Aufgaben in Grau. Die Kacheln „Pünktlich“, „Heute“, „Überfällig“ und „Chat“ dienen zugleich als Zähler und Filter. Sie muss nicht jede Aufgabe öffnen, um Rückstände zu finden; die Beschreibung zur Überwachung von Fälligkeitsterminen im Team erläutert diese Arbeitsweise genauer.
Das Benachrichtigungscenter erinnert eine Stunde vor dem Fälligkeitstermin an Aufgaben mit Uhrzeit und bei Aufgaben mit einem Datum ohne Uhrzeit um 16:00 Uhr. Einmal täglich, beim ersten Aufruf nach 6:00 Uhr, wird ein morgendliches Briefing mit einer anklickbaren Tagesliste angezeigt; ist der Tag leer, erscheint kein Briefing. Wenn die Anwendung vollständig geschlossen ist, werden in ihrem Fenster keine Benachrichtigungen angezeigt. Als Kanal bleibt E-Mail. Der Versand im Hintergrund wird über CRON abgewickelt - einen regelmäßig auf dem Server ausgeführten und vom Administrator eingerichteten Task. Prüfen Sie diese Voraussetzung, wenn Ihr Team die Anwendung häufig schließt.
Ändert KI das Ergebnis des Vergleichs?
KI ist ein Auswahlkriterium für Teams, die diese Funktionen nutzen möchten. Task Manager funktioniert ohne KI, während die Copilot-Funktionen in Planner eine entsprechende Microsoft-365-Copilot-Lizenz erfordern. Vergleichen Sie daher nicht einfach den Preis des Copilot-Add-ons mit den Kosten für Task Manager ohne KI: Es handelt sich um unterschiedliche Leistungsumfänge.
In Task Manager kann der Administrator einen eigenen Schlüssel für OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok hinterlegen. Das Unternehmen rechnet die Nutzung direkt mit dem Modellanbieter ab, ohne Aufschlag von Task Manager. Der KI-Assistent kann ein Formular für eine neue Aufgabe mit vorausgefüllten Feldern vorbereiten, den Status ändern, die Liste filtern oder privat eine Frage zu einem Thread beantworten. Mit der Funktion „Strukturieren“ können Sie unter anderem eine Unterhaltung zusammenfassen lassen; die Originalnachrichten bleiben unverändert.
Ein eigener Schlüssel bedeutet nicht, dass der Inhalt Ihrer Frage ausschließlich auf Ihrem Server bleibt. Die Anfrage wird zusammen mit dem ausgewählten Kontext an den Modellanbieter übermittelt. Wenn das für Ihr Unternehmen eine wichtige Voraussetzung ist, lesen Sie nach, wie ein eigener KI-Modellschlüssel funktioniert, und entscheiden Sie, ob Sie diese Option aktivieren möchten.
Wie treffen Sie die Entscheidung in 15 Minuten?
Nehmen Sie einen abgeschlossenen Vorgang und prüfen Sie, wo die Entscheidungen dazu getroffen wurden. Dieser Test sagt Ihnen mehr über die Bedürfnisse Ihres Teams als eine lange Funktionsliste.
Nehmen Sie zum Beispiel das Angebot für Nord aus der vergangenen Woche. Öffnen Sie die Aufgabe, Kommentare, den Chat und die Anhänge. Zählen Sie, an wie vielen Stellen Sie nach Antworten auf diese Fragen suchen müssen: Wer hat den Termin zugesagt, wer hat ihn geändert und welche Dateiversion ist aktuell? Wenn Sie alles schnell finden und die Leute in Teams arbeiten, bleiben Sie bei Planner und legen Sie eine einheitliche Regel fest, wie Entscheidungen festgehalten werden. Wenn die Rekonstruktion des Verlaufs länger dauert als das Gespräch über das Angebot selbst, testen Sie in Task Manager die Arbeit mit einem einzigen Aufgaben-Thread.
Wiederholen Sie den Test morgen früh mit einem weiteren Vorgang, bevor Sie sich für einen Kauf entscheiden. In der Demo sehen Sie, ob der Aufbau von Aufgabe und Unterhaltung zur Arbeitsweise Ihres Teams passt.
Häufig gestellte Fragen
Reicht Microsoft Planner für ein Unternehmen mit 10 Personen aus?
Ja, der Basis-Planner von Microsoft kann für ein Unternehmen mit zehn Personen ausreichen, wenn es einen entsprechenden Microsoft 365-Plan hat und Vereinbarungen konsequent bei den Aufgaben oder in der dem Team vertrauten Teams-Umgebung festhält. Prüfen Sie ein separates Programm, wenn Sie regelmäßig Zeit damit verlieren, den Gesprächsverlauf zu einer Aufgabe nachzuvollziehen.
Was kostet Task Manager für 10 Personen über drei Jahre?
Task Manager Classic Standard kostet einmalig 1 490 zł, mit zwei optionalen jährlichen Update-Verlängerungen 2 384 zł. Auch ohne Verlängerungen können Sie Ihre vorhandene Version weiter nutzen; Hostingkosten kommen separat hinzu.
Muss ich Microsoft 365 kündigen, um Task Manager zu nutzen?
Nein, Sie können Microsoft 365 weiterhin für Dokumente und Besprechungen nutzen und Task Manager für Aufgaben und die Teamkommunikation. Task Manager ersetzt weder Word noch Excel oder Teams.
Wo werden die Daten nach der Installation von Task Manager gespeichert?
Die Daten der Task Manager-Anwendung liegen auf dem Server Ihres Unternehmens, auf dem Sie das Programm installieren. Wenn Sie den KI-Assistenten aktivieren, wird Ihre Anfrage mit dem ausgewählten Kontext an den Modellanbieter übermittelt, der den API-Schlüssel Ihres Unternehmens verwendet.
Gibt es in Microsoft Planner Kommentare zu Aufgaben?
Ja, Microsoft Planner bietet Kommentare zu Aufgaben; Microsoft gibt an, dass die Unterhaltungen in Exchange gespeichert werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass die gesamte Unterhaltung im Teams-Chat stattfinden muss - prüfen Sie, wo Ihr Team Entscheidungen tatsächlich festhält.
Quellen
- Microsoft, Preise der Microsoft-365-Plattform für Unternehmen - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/business/microsoft-365-plans-and-pricing (abgerufen am: 2026-09-24).
- Microsoft, Microsoft 365 Planner: Pläne und Preise vergleichen - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/planner/microsoft-planner-business-plans-and-pricing (abgerufen am: 2026-09-24).
- Microsoft, Software für Projekt- und Aufgabenverwaltung: Microsoft Planner - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/planner/microsoft-planner (abgerufen am: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Sicherheit, Datenschutz und Compliance in Microsoft Planner - https://learn.microsoft.com/en-us/planner/planner-security-privacy-compliance (abgerufen am: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Die Planner-App für Ihre Organisation in Microsoft Teams verwalten - https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-tasks-app (abgerufen am: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Speicherorte von Microsoft-365-Daten - https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations (abgerufen am: 2026-09-24).
- Task Manager, Aufgaben - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (abgerufen am: 2026-09-24).
- Task Manager, Dauerlizenz - https://taskmanager.pl/funkcje/licencja-bezterminowa (abgerufen am: 2026-09-24).
- Task Manager, Preise - https://taskmanager.pl/#preise (abgerufen am: 2026-09-24).
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
