Marta driver en projektbyrå med tio personer. På måndagen frågar hon hur det går med offerten till Nord: uppgiften finns i Microsoft Planner, en del av överenskommelserna står i kommentarerna och det senaste beslutet fattades i en Teams-chatt. Företaget betalar redan för Microsoft 365, så ett ytterligare program måste lösa ett konkret problem - inte bara visa upp ännu en tavla.
Microsoft Planner eller Task Manager: var sparas överenskommelserna?
Om besluten fattas utanför uppgiften förklarar det inte för teamet varför förfallodatumet ändrades, även om någon markerar uppgiften som klar. Båda programmen låter dig arbeta med uppgifter, men de organiserar samtalen kring dem på olika sätt.
Microsoft Planner har kommentarer vid uppgifter - du behöver inte flytta varje kommentar till Teams. Microsoft lagrar planer och grundläggande uppgifter i Azure, bilagor i SharePoint och Planner-konversationer i Exchange. Teams kan vara platsen där teamet använder Planner. Det är en sammanhängande lösning, men Marta kan behöva leta efter ett beslut bland kommentarer, i en Teams-chatt och bland filer.
I Task Manager finns en tråd med meddelanden, @-omnämnanden, reaktioner och bilagor under uppgiftskortet. Systemmeddelanden registrerar också ändringar av status, tilldelade personer, prioritet och förfallodatum, tillsammans med det tidigare värdet. Om Marta på onsdagen flyttar förfallodatumet för ”Webbplatsprojektet” från fredag till nästa tisdag ser deltagarna i samma tråd vem som gjorde det och när. Läs mer om arbetsflödet i beskrivningen av uppgifter i Task Manager.
Det här betyder inte att Planner inte passar för samtal om arbetet. Om ditt team konsekvent kommenterar uppgifter i Planner kanske Martas problem aldrig uppstår. Om beslut däremot regelbundet hamnar i chatten kan du undersöka om det passar ert arbetssätt att samla samtalet i uppgiftens tråd.
När räcker Planner utan att köpa ett extra program?
Planner räcker när du har ett Microsoft 365-abonnemang som inkluderar det och medarbetarna faktiskt arbetar i den miljön. Microsoft inkluderar grundversionen av Planner i sina Microsoft 365-abonnemang för företag. Den fungerar i webbläsaren och i Teams, och uppgifter kan innehålla filer, checklistor och etiketter.
Marta skapar en tavla för 10 personer. Om alla redan har rätt Microsoft 365-licenser behöver hon inte köpa det separata abonnemanget Planner (plan 1) för att börja tilldela uppgifter. Teamet fortsätter att använda sina välbekanta konton och appar. För ett företag som framför allt behöver en gemensam arbetslista är det ett starkt argument.
Blanda dock inte ihop grundversionen av Planner med de betalda projektfunktionerna. På Microsofts svenska webbplats omfattar Planner (plan 1) bland annat sprintar, beroenden mellan uppgifter och en tidslinjevy. Planner och Project (plan 3) ger ytterligare funktioner. Om du leder komplexa projekt och redan använder de här funktionerna ska du jämföra Task Manager med teamets faktiska arbete, inte bara med licenspriset. Task Manager ersätter inte heller Word, Excel eller Teams - det är ett program för uppgifter och teamkommunikation, inte ett kontorspaket.
Vad kostar tre års arbete för 10 personer i de båda programmen?
Om du redan har ett Microsoft 365-abonnemang som omfattar grundversionen av Planner tillkommer ingen kostnad för Planner. Task Manager i planen Classic, varianten Standard, kostar 1 490 zł som engångsköp eller 2 384 zł med två valfria förnyelser av uppdateringar över tre år, exklusive hosting. Att jämföra hela Microsoft 365-fakturan med priset för Task Manager visar inte kostnaden för att ersätta enbart Planner - fakturan omfattar även andra tjänster.
Microsoft anger på sin svenska webbplats priset för Microsoft 365 Business Basic med Teams till 6,07 € exkl. moms per användare och månad vid årsabonnemang. För 10 personer och 36 månader blir det 2185,20 € exkl. moms för hela paketet, förutsatt att priset inte ändras. Om du redan betalar för det abonnemanget tillkommer ingen kostnad för grundversionen av Planner. Microsofts priser kontrollerades den 24 september 2026. Webbplatsen anger priserna i euro, så vi räknar inte om dem till złoty med en godtycklig växelkurs.
Microsoft tar 8,70 € exkl. moms per användare och månad för det separata abonnemanget Planner (plan 1) vid årsabonnemang. Tio sådana licenser i 36 månader skulle innebära 3132 € exkl. moms extra, om priset inte ändras. Det är ingen kostnad som krävs för att använda grundversionen av Planner. Ta reda på hur många i teamet som faktiskt behöver premiumfunktionerna innan du multiplicerar priset med hela teamet.
Task Manager för 10 personer kräver planen Classic. Standard-versionen kostar 1 490 zł som engångsbelopp och omfattar 12 månaders uppdateringar. Om du köper två ytterligare årliga förnyelser för 447 zł vardera blir den totala kostnaden för licensen och tillgång till nya versioner under tre år 2 384 zł. Utan förnyelser fortsätter du att arbeta med den version du har. Lägg även till kostnaden för webbhotell och tiden för personen som sköter installation och uppdateringar i din egen kalkyl; villkoren för den permanenta licensen hjälper dig att skilja dessa kostnader åt.
| Fråga | Microsoft Planner i Microsoft 365 | Task Manager, Classic Standard |
|---|---|---|
| Hur betalar du? | För en berättigande Microsoft 365-plan per användare; grundläggande Planner ingår. | Engångsbetalning för en plan som omfattar upp till 20 personer. |
| Var finns data? | I Microsofts molntjänster; data från grundläggande planer, bilagor och konversationer lagras i olika tjänster. | På företagets server, där du installerar applikationen. |
| Var diskuterar du uppgiften? | Du kan använda Planner-kommentarer eller arbeta i Teams-miljön. | I tråden under uppgiftskortet, bredvid ändringshistoriken. |
| Hur fungerar det med nyare versioner? | Du använder tjänsten så länge prenumerationen är aktiv. | De första 12 månadernas uppdateringar ingår i priset; därefter är förnyelse valfri. |
Du jämför kostnaden för tillgång till ett tjänstepaket med kostnaden för en licens till ett program för uppgifter och kommunikation. En bredare metod för att beräkna kostnaden beskrivs i jämförelsen mellan abonnemang och engångslicens.
Vad innebär en egen server?
I Planner lagras data i Microsofts molntjänster, medan applikationen och dess data i Task Manager finns på företagets server. Utgå inte från att all Microsoft 365-data finns på ett och samma ställe: Microsoft beskriver separat hur Planner-data, bilagor och konversationer lagras samt tjänsternas regler för datalagring.
Du kan köra Task Manager på ett vanligt delat webbhotell som stöder PHP 8.1 eller senare och MySQL eller MariaDB. Installationsprogrammet körs i webbläsaren. Bibliotek, typsnitt, ikoner och avatarer hämtas av webbläsaren från företagets server, inte från externa servrar. Om frågan om var data lagras ofta dyker upp i samtal med kunder är installation på ditt webbhotell en skillnad du kan beskriva utan generella säkerhetslöften.
En egen server innebär också eget ansvar. Någon måste förbereda webbhotellet och se till att uppdateringar installeras: administratören väljer Hämta och sedan Installera i applikationen för de flesta versioner; vissa kräver manuell installation. I planen Classic ingår fjärrinstallation. Förväxla inte detta med ett löfte om att senare uppdateringar installeras automatiskt.
Hur visar Task Manager förfallodatum?
Task Manager visar förfallostatus med färger i listan, på tavlan och i kalendern, och påminner om kommande uppgifter när applikationen är öppen. Marta ser direkt vilka uppgifter som har passerat förfallodatumet; Planner skickar också aviseringar om uppgifter.
På måndagen ser Marta röda uppgifter som har passerat förfallodatumet, blå uppgifter som ska göras i dag, gröna uppgifter med förfallodatum de kommande dagarna och grå uppgifter utan förfallodatum eller som är avslutade. Korten ”I tid”, ”I dag”, ”Försenade” och ”Chatt” fungerar både som räknare och filter. Hon behöver inte öppna varje uppgift för att hitta sådant som släpar efter; beskrivningen av hur du håller koll på deadlines i teamet utvecklar det här arbetssättet.
Aviseringscenter påminner en timme före en uppgift med angivet klockslag och kl. 16:00 för en uppgift som bara har ett datum. En gång om dagen, vid första besöket efter kl. 6:00, visas en morgonöversikt med en klickbar lista över dagens uppgifter; om dagen är tom visas ingen översikt. Om applikationen är helt stängd visas inga aviseringar i dess fönster. E-post är fortfarande kanalen för utskick. Utskick i bakgrunden hanteras av CRON - ett jobb som körs regelbundet på servern och konfigureras av administratören. Kontrollera det här villkoret om teamet ofta stänger applikationen.
Påverkar AI jämförelsen?
AI är ett urvalskriterium för team som planerar att använda dessa funktioner. Task Manager fungerar utan AI, medan Copilot-funktionerna i Planner kräver en lämplig Microsoft 365 Copilot-licens. Jämför därför inte bara priset för Copilot-tillägget med kostnaden för att använda Task Manager utan AI: det handlar om olika tjänsteomfattning.
I Task Manager kan administratören ansluta en egen API-nyckel för OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. Företaget betalar användningen direkt till modellleverantören, utan påslag från Task Manager. AI-assistenten kan förbereda ett formulär för en ny uppgift med fälten ifyllda, ändra status, filtrera listan eller svara privat på en fråga om en tråd. Funktionen ”Strukturera” kan bland annat visa en sammanfattning av konversationen; originalmeddelandena förblir oförändrade.
En egen API-nyckel innebär inte att frågans innehåll stannar enbart på din server. Frågan tillsammans med den valda kontexten skickas till modellleverantören. Om det är ett viktigt villkor för företaget kan du läsa om hur en egen API-nyckel för AI-modellen fungerar och avgöra om du vill aktivera alternativet.
Hur avgör du vad du ska välja på 15 minuter?
Välj ett avslutat ärende och ta reda på var besluten fattades. Det här testet säger mer om teamets behov än en lång funktionslista.
Välj till exempel offerten till Nord från förra veckan. Öppna uppgiften, kommentarerna, chatten och bilagorna. Räkna hur många ställen du måste leta på för att få svar på frågorna: vem lovade ett datum, vem ändrade det och vilken filversion är aktuell. Om du hittar allt snabbt och medarbetarna arbetar i Teams kan du fortsätta med Planner och enas om en enda regel för hur beslut ska dokumenteras. Om det tar längre tid att återskapa historiken än att prata om offerten kan du testa hur det är att arbeta med en enda uppgiftstråd i Task Manager.
Upprepa testet med ett annat ärende i morgon bitti innan du bestämmer dig för att köpa. I Demo kan du se om upplägget med uppgifter och konversationer passar teamets arbetssätt.
Vanliga frågor
Räcker Microsoft Planner för ett företag med 10 personer?
Ja, grundversionen av Microsoft Planner kan räcka för ett företag med tio personer som har ett Microsoft 365-abonnemang som inkluderar Planner och konsekvent dokumenterar överenskommelser i uppgifterna eller i en Teams-miljö som alla känner till. Titta på ett separat program om du regelbundet lägger tid på att försöka återskapa vad som sagts om en uppgift.
Vad kostar Task Manager för 10 personer under tre år?
Task Manager Classic Standard kostar 1 490 zł som engångsköp, eller 2 384 zł med två valfria årliga förnyelser av uppdateringar. Utan förnyelser fortsätter du att använda den version du redan har; räkna med hosting separat.
Måste jag säga upp Microsoft 365 för att använda Task Manager?
Nej, du kan fortsätta använda Microsoft 365 för dokument och möten och Task Manager för uppgifter och teamkommunikation. Task Manager ersätter inte Word, Excel eller Teams.
Var finns data efter att Task Manager har installerats?
Data i Task Manager-appen lagras på företagets server där du installerar programmet. Om du aktiverar AI-assistenten skickas en fråga med det valda sammanhanget till modellleverantören med hjälp av företagets API-nyckel.
Har Microsoft Planner kommentarer vid uppgifter?
Ja, Microsoft Planner har kommentarer vid uppgifter. Microsoft uppger att konversationerna lagras i Exchange. Utgå inte från att hela samtalet måste ske i Teams-chatten - ta reda på var ditt team faktiskt dokumenterar beslut.
Källor
- Microsoft, Microsoft 365-priser för företag - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/business/microsoft-365-plans-and-pricing (hämtad: 2026-09-24).
- Microsoft, Microsoft 365 Planner: jämför planer och priser - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/planner/microsoft-planner-business-plans-and-pricing (hämtad: 2026-09-24).
- Microsoft, Programvara för projekt- och uppgiftshantering: Microsoft Planner - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/planner/microsoft-planner (hämtad: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Säkerhet, sekretess och efterlevnad i Microsoft Planner - https://learn.microsoft.com/en-us/planner/planner-security-privacy-compliance (hämtad: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Hantera Planner-appen för din organisation i Microsoft Teams - https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-tasks-app (hämtad: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Datalagringsplatser för Microsoft 365 - https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations (hämtad: 2026-09-24).
- Task Manager, Uppgifter - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (hämtad: 2026-09-24).
- Task Manager, Permanent licens - https://taskmanager.pl/funkcje/licencja-bezterminowa (hämtad: 2026-09-24).
- Task Manager, Priser - https://taskmanager.pl/#priser (hämtad: 2026-09-24).
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
