Marta gestisce uno studio di progettazione di dieci persone. Lunedì chiede a che punto è l'offerta per Nord: l'attività è in Microsoft Planner, alcuni accordi sono nei commenti e l'ultima decisione è stata presa nella chat di Teams. L'azienda paga già Microsoft 365, quindi un secondo programma deve risolvere un problema concreto - non limitarsi a mostrare un'altra bacheca.
Microsoft Planner o Task Manager: dove restano gli accordi?
Se le decisioni vengono prese fuori dall'attività, spuntare la scheda non basta a spiegare al team perché è cambiata la scadenza. Entrambi i programmi permettono di lavorare sulle attività, ma organizzano in modo diverso le conversazioni che le riguardano.
Microsoft Planner permette di commentare le attività: non è necessario trasferire ogni osservazione in Teams. Microsoft archivia in Azure i piani e le attività di base, gli allegati in SharePoint e le conversazioni di Planner in Exchange. Teams può essere il punto da cui il team usa Planner. È un insieme coerente, anche se Marta potrebbe dover cercare una decisione nei commenti, nella chat di Teams e nei file.
In Task Manager, sotto la scheda dell'attività, si svolge una discussione con messaggi, menzioni @, reazioni e allegati. I messaggi di sistema registrano anche le modifiche allo stato, agli assegnatari, alla priorità e alla scadenza, indicando il valore precedente. Se mercoledì Marta sposta la scadenza del «Progetto del sito» da venerdì al martedì successivo, i partecipanti vedranno nella stessa discussione chi ha fatto la modifica e quando. Scopri di più su come si lavora nella descrizione delle attività di Task Manager.
Questo non significa che Planner non sia adatto a discutere del lavoro. Se il tuo team commenta con costanza le attività in Planner, il problema di Marta potrebbe non presentarsi affatto. Se invece le decisioni finiscono regolarmente nella chat, verifica se spostare la conversazione nella discussione dell'attività è in linea con il vostro modo di lavorare.
Quando basta Planner senza acquistare un altro programma?
Planner basta se hai un piano Microsoft 365 che lo include e le persone lavorano davvero in questo ambiente. Microsoft include Planner nella versione base nei piani Microsoft 365 per le aziende; è disponibile nel browser e in Teams e le attività possono contenere file, checklist ed etichette.
Marta crea una bacheca per 10 persone. Se tutti hanno già le licenze Microsoft 365 giuste, non deve acquistare un piano Planner (piano 1) separato per iniziare ad assegnare le attività. Il team continua a usare l'account e l'app che conosce. Per un'azienda che ha bisogno soprattutto di un elenco condiviso del lavoro, è un argomento convincente.
Non confondere però Planner nella versione base con le funzionalità a pagamento per la gestione dei progetti. Sul sito polacco di Microsoft, Planner (piano 1) include, tra le altre cose, gli sprint, la creazione di dipendenze tra attività e la visualizzazione della sequenza temporale; Planner e Project (piano 3) aggiunge altre funzionalità. Se gestisci progetti complessi e usi già queste funzioni, confronta Task Manager con il lavoro effettivo del team, non soltanto con il costo della licenza. Task Manager non sostituisce nemmeno Word, Excel o Teams: è un programma per le attività e la comunicazione del team, non una suite per ufficio.
Quanto costano tre anni di lavoro per 10 persone con entrambi i programmi?
Se hai già un piano Microsoft 365 che include Planner nella versione base, non paghi un costo aggiuntivo per usarlo; Task Manager con il piano Classic, nella versione Standard, costa 1 490 zł una tantum oppure 2 384 zł con due rinnovi facoltativi degli aggiornamenti per tre anni, hosting escluso. Confrontare l'intera fattura di Microsoft 365 con il prezzo di Task Manager non mostra il costo della sostituzione del solo Planner: quella fattura comprende anche altri servizi.
Microsoft indica sul sito polacco Microsoft 365 Business Basic con Teams a 6,07 € IVA esclusa per utente al mese con un abbonamento annuale. Per 10 persone e 36 mesi, il costo dell'intero pacchetto è di 2185,20 € IVA esclusa, ipotizzando che il prezzo non cambi. Se paghi già questo piano, non paghi un costo aggiuntivo per Planner nella versione base. I prezzi Microsoft sono stati verificati il 24 settembre 2026; il sito li indica in euro, quindi non li convertiamo in złoty usando un tasso di cambio casuale.
Microsoft propone l'abbonamento separato a Planner (piano 1) a 8,70 € IVA esclusa per utente al mese con un abbonamento annuale. Dieci licenze per 36 mesi costerebbero 3132 € IVA esclusa in più, ipotizzando un prezzo invariato; non è una spesa necessaria per usare Planner nella versione base. Prima di moltiplicare il prezzo per tutti, verifica quanti membri del team hanno davvero bisogno delle funzionalità premium.
Task Manager per 10 persone richiede il piano Classic. La versione Standard costa 1 490 zł una tantum e include 12 mesi di aggiornamenti. Se acquisti due rinnovi annuali consecutivi da 447 zł, il costo triennale della licenza e dell'accesso alle nuove versioni sarà di 2 384 zł. Senza rinnovi, continui a lavorare con la versione che possiedi. Nel tuo calcolo aggiungi l'hosting e il tempo della persona che si occuperà dell'installazione e degli aggiornamenti; le condizioni della licenza perpetua aiutano a distinguere questi costi.
| Domanda | Microsoft Planner in Microsoft 365 | Task Manager, Classic Standard |
|---|---|---|
| Come paghi? | Con un piano Microsoft 365 idoneo per utente; il Planner di base è incluso. | Una tantum per un piano che copre fino a 20 persone. |
| Dove si trovano i dati? | Nei servizi cloud di Microsoft; i dati dei piani di base, gli allegati e le conversazioni sono archiviati in servizi diversi. | Sul server aziendale su cui installi l'applicazione. |
| Dove si discute un'attività? | Puoi usare i commenti di Planner oppure lavorare nell'ambiente Teams. | Nella discussione sotto la scheda dell'attività, accanto alla cronologia delle modifiche. |
| Cosa succede con le nuove versioni? | Usi il servizio con un abbonamento attivo. | I primi 12 mesi di aggiornamenti sono inclusi nel prezzo; il rinnovo successivo è facoltativo. |
Confronti il costo dell'accesso a un pacchetto di servizi con quello di una licenza per un programma di gestione delle attività e comunicazione. Un metodo di calcolo più ampio è descritto nel confronto tra abbonamento e licenza una tantum.
Cosa cambia con un server proprio?
Con Planner i dati restano nei servizi cloud di Microsoft, mentre con Task Manager l'applicazione e i suoi dati funzionano sul server della tua azienda. Non dare per scontato che tutti i dati di Microsoft 365 si trovino nello stesso posto: Microsoft descrive separatamente l'archiviazione dei dati di Planner, degli allegati e delle conversazioni, oltre alle regole sulla localizzazione dei dati dei servizi.
Puoi installare Task Manager su un normale hosting condiviso che supporta PHP 8.1 o versioni successive e MySQL o MariaDB. L'installazione avviene nel browser. Il browser scarica librerie, font, icone e avatar dal server aziendale, non da server esterni. Se i clienti ti chiedono spesso dove vengono archiviati i dati, l'installazione sul tuo hosting è una differenza che puoi descrivere senza fare promesse generiche sulla sicurezza.
Un server proprio comporta anche responsabilità proprie. Qualcuno deve predisporre l'hosting e occuparsi degli aggiornamenti: l'amministratore seleziona Scarica e poi Installa per la maggior parte delle versioni; alcune richiedono una procedura manuale. Nel piano Classic l'installazione da remoto è inclusa. Non confonderla con la promessa che gli aggiornamenti successivi avverranno automaticamente.
In che modo Task Manager mostra le scadenze?
Task Manager mostra lo stato delle scadenze con un colore nell'elenco, nella Bacheca e nel Calendario, e ricorda le attività in arrivo quando l'applicazione è aperta. Marta vede subito quali attività sono in ritardo; anche Planner invia notifiche sulle attività.
Lunedì Marta vede in rosso le attività scadute, in blu quelle in scadenza oggi, in verde quelle con scadenza nei giorni successivi e in grigio quelle senza scadenza o chiuse. I riquadri «In tempo», «Per oggi», «In ritardo» e «Chat» fungono sia da contatori sia da filtri. Non deve aprire ogni attività per trovare quelle arretrate; la guida su come tenere sotto controllo le scadenze del team approfondisce questo metodo di lavoro.
Il Centro notifiche invia un promemoria un'ora prima della scadenza per le attività con un orario e alle 16:00 per quelle con la sola data. Una volta al giorno, al primo accesso dopo le 6:00, mostra un briefing mattutino con un elenco cliccabile delle attività della giornata; se la giornata è vuota, il briefing non appare. Se l'applicazione è completamente chiusa, le notifiche non appariranno nella sua finestra. Il canale resta l'e-mail. L'invio in background è gestito da CRON, un'attività eseguita periodicamente sul server e configurata dall'amministratore. Verifica questo requisito se il team chiude spesso l'applicazione.
L'AI cambia il risultato del confronto?
L'AI è un criterio di scelta per i team che intendono usare queste funzionalità. Task Manager funziona senza AI, mentre le funzionalità Copilot in Planner richiedono una licenza Microsoft 365 Copilot idonea. Non confrontare quindi il solo costo aggiuntivo di Copilot con quello di Task Manager senza AI: si tratta di servizi diversi.
In Task Manager l'amministratore può collegare una propria chiave OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. L'azienda paga direttamente il fornitore del modello, senza commissioni di Task Manager. L'Assistente AI può preparare il modulo di una nuova attività con i campi già compilati, cambiare lo stato, filtrare l'elenco o rispondere in privato a una domanda su una discussione. La funzione «Riordina» consente, tra le altre cose, di visualizzare un riepilogo della conversazione; i messaggi originali rimangono invariati.
Usare una chiave propria non significa che il contenuto della domanda resti esclusivamente sul tuo server. La richiesta, insieme al contesto selezionato, viene inviata al fornitore del modello. Se questo è un requisito importante per la tua azienda, leggi come funziona la propria chiave per il modello AI e decidi se attivare questa opzione.
Come decidere in 15 minuti?
Scegli un'attività conclusa e verifica dove sono state prese le decisioni. Questo test ti dirà di più sulle esigenze del team rispetto a un lungo elenco di funzionalità.
Scegli, per esempio, un'offerta per Nord della settimana scorsa. Apri l'attività, i commenti, la chat e gli allegati. Conta in quanti posti devi cercare le risposte a queste domande: chi ha promesso una scadenza, chi l'ha modificata e quale versione del file è aggiornata. Se trovi tutto rapidamente e le persone lavorano in Teams, continua a usare Planner e stabilisci una regola unica per registrare le decisioni. Se ricostruire la cronologia richiede più tempo della conversazione sull'offerta, prova in Task Manager a lavorare con un'unica discussione per attività.
Domani mattina ripeti il test su un'altra attività prima di decidere se acquistare. Nella Demo vedrai se la struttura dell'attività e della conversazione corrisponde al modo in cui lavora il tuo team.
Domande frequenti
Microsoft Planner basta per un'azienda di 10 persone?
Sì, Microsoft Planner nella versione base può bastare per un'azienda di dieci persone che dispone di un piano Microsoft 365 idoneo e registra con costanza gli accordi nelle attività o in un ambiente Teams conosciuto dal team. Valuta un programma separato se perdi regolarmente tempo a ricostruire le conversazioni su un'attività.
Quanto costa Task Manager per 10 persone in tre anni?
Task Manager Classic Standard costa 1 490 zł una tantum; con due rinnovi annuali facoltativi degli aggiornamenti, il costo è di 2 384 zł. Senza rinnovi continui a usare la versione che possiedi; considera a parte il costo dell'hosting.
Devo rinunciare a Microsoft 365 per usare Task Manager?
No, puoi continuare a usare Microsoft 365 per lavorare con documenti e riunioni e Task Manager per le attività e la comunicazione del team. Task Manager non sostituisce Word, Excel o Teams.
Dove si trovano i dati dopo aver installato Task Manager?
I dati dell'applicazione Task Manager si trovano sul server aziendale su cui installi il programma. Se attivi l'Assistente AI, la richiesta con il contesto selezionato viene inviata al fornitore del modello usando la chiave della tua azienda.
Microsoft Planner permette di commentare le attività?
Sì, Microsoft Planner permette di commentare le attività; Microsoft dichiara che le conversazioni vengono archiviate in Exchange. Non dare per scontato che tutte le conversazioni debbano svolgersi nella chat di Teams: verifica dove il tuo team registra davvero le decisioni.
Fonti
- Microsoft, Prezzi della piattaforma Microsoft 365 per le aziende - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/business/microsoft-365-plans-and-pricing (consultato il: 2026-09-24).
- Microsoft, Microsoft 365 Planner: confronta piani e prezzi - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/planner/microsoft-planner-business-plans-and-pricing (consultato il: 2026-09-24).
- Microsoft, Software per la gestione di progetti e attività: Microsoft Planner - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/planner/microsoft-planner (consultato il: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Sicurezza, privacy e conformità in Microsoft Planner - https://learn.microsoft.com/en-us/planner/planner-security-privacy-compliance (consultato il: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Gestire l'app Planner per l'organizzazione in Microsoft Teams - https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-tasks-app (consultato il: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Località dei dati di Microsoft 365 - https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations (consultato il: 2026-09-24).
- Task Manager, Attività - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (consultato il: 2026-09-24).
- Task Manager, Licenza perpetua - https://taskmanager.pl/funkcje/licencja-bezterminowa (consultato il: 2026-09-24).
- Task Manager, Prezzi - https://taskmanager.pl/#prezzi (consultato il: 2026-09-24).
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
