Marta dirige un estudio de diseño de diez personas. El lunes pregunta en qué punto está la propuesta para Nord: la tarea está en Microsoft Planner, algunos acuerdos están en los comentarios y la última decisión se tomó en el chat de Teams. La empresa ya paga Microsoft 365, así que cualquier otro programa debe resolver un problema concreto, no limitarse a mostrar otro tablero.
Microsoft Planner o Task Manager: ¿dónde quedan los acuerdos?
Si las decisiones se toman fuera de la tarea, marcar la tarjeta como completada no explica al equipo por qué ha cambiado la fecha límite. Ambos programas permiten trabajar con tareas, pero organizan de forma distinta la conversación que las acompaña.
Microsoft Planner permite comentar las tareas; no hace falta trasladar cada observación a Teams. Microsoft almacena los planes y las tareas básicos en Azure, los archivos adjuntos en SharePoint y las conversaciones de Planner en Exchange. Teams puede ser el lugar desde el que el equipo accede a Planner. Es un conjunto coherente, aunque Marta puede tener que buscar las decisiones en los comentarios, en el chat de Teams y en los archivos.
En Task Manager, bajo la tarjeta de cada tarea, hay un hilo con mensajes, menciones con @, reacciones y archivos adjuntos. Los mensajes del sistema también registran los cambios de estado, las personas asignadas, la prioridad y la fecha límite, junto con el valor anterior. Si el miércoles Marta cambia la fecha límite de «Proyecto de página web» del viernes al martes siguiente, los participantes verán en el mismo hilo quién hizo el cambio y cuándo. En la descripción de las tareas en Task Manager puedes ver más detalles sobre cómo se organiza el trabajo.
Esto no significa que Planner no sirva para hablar del trabajo. Si tu equipo comenta las tareas de forma sistemática en Planner, es posible que el problema de Marta ni siquiera se plantee. Pero si las decisiones acaban con regularidad en el chat, comprueba si trasladar la conversación al hilo de la tarea encaja con vuestra forma de trabajar.
¿Cuándo basta con Planner sin comprar otro programa?
Planner es suficiente si tienes un plan de Microsoft 365 que lo incluye y la gente trabaja realmente en ese entorno. Microsoft ofrece Planner básico en sus planes de Microsoft 365 para empresas. Funciona en el navegador y en Teams, y las tareas pueden incluir archivos, listas de comprobación y etiquetas.
Marta crea un tablero para 10 personas. Si todos tienen ya las licencias adecuadas de Microsoft 365, no necesita comprar Planner (plan 1) por separado para empezar a asignar tareas. El equipo sigue usando una cuenta y una aplicación que ya conoce. Para una empresa que necesita sobre todo una lista de trabajo compartida, es un argumento de peso.
Eso sí, no confundas Planner básico con las funciones de pago para proyectos. En la página española de Microsoft, Planner (plan 1) incluye, entre otras funciones, sprints, dependencias entre tareas y vista de cronología; Planner y Project (plan 3) añade más opciones. Si gestionas proyectos complejos y ya utilizas estas funciones, compara Task Manager con el trabajo real del equipo, no solo con el precio de la licencia. Task Manager tampoco sustituye a Word, Excel ni Teams: es un programa para tareas y comunicación de equipo, no una suite ofimática.
¿Cuánto cuestan tres años de trabajo para 10 personas con ambos programas?
Si ya tienes un plan de Microsoft 365 que incluye Planner básico, no pagas nada adicional por este; Task Manager en el plan Classic, variante Standard, cuesta 1 490 zł en un único pago o 2 384 zł con dos renovaciones opcionales de actualizaciones durante tres años, sin incluir el alojamiento. Comparar el importe total de la factura de Microsoft 365 con el precio de Task Manager no refleja cuánto cuesta sustituir solo Planner: esa factura también cubre otros servicios.
Microsoft muestra en su página polaca Microsoft 365 Business Basic con Teams por 6,07 € netos por usuario al mes con una suscripción anual. Para 10 personas y 36 meses, serían 2185,20 € netos por todo el paquete, suponiendo que el precio no cambie. Si ya pagas este plan, no tienes que pagar más por Planner básico. Los precios de Microsoft se comprobaron el 24 de septiembre de 2026; la página los muestra en euros, así que no los convertimos a zlotys con un tipo de cambio arbitrario.
Microsoft ofrece Planner (plan 1) por separado a 8,70 € netos por usuario al mes con una suscripción anual. Diez licencias durante 36 meses supondrían 3132 € netos adicionales, si el precio se mantiene; no es un gasto necesario para usar Planner básico. Antes de multiplicar la tarifa por todo el equipo, comprueba cuántas personas necesitan realmente las funciones premium.
Task Manager para 10 personas requiere el plan Classic. La opción Standard cuesta 1 490 zł en un único pago e incluye 12 meses de actualizaciones. Si contratas dos renovaciones anuales consecutivas por 447 zł, el coste de la licencia y del acceso a las nuevas versiones durante tres años será de 2 384 zł. Sin renovaciones, seguirás trabajando con la versión que tienes. A tu cálculo, añade el alojamiento y el tiempo de la persona que se encargará de la instalación y las actualizaciones; las condiciones de la licencia perpetua ayudan a separar estos costes.
| Pregunta | Microsoft Planner en Microsoft 365 | Task Manager, Classic Standard |
|---|---|---|
| ¿Cómo se paga? | Por cada usuario, mediante un plan de Microsoft 365 que cumpla los requisitos; el Planner básico está incluido. | En un único pago por un plan para hasta 20 personas. |
| ¿Dónde están los datos? | En los servicios en la nube de Microsoft; los datos de los planes básicos, los archivos adjuntos y las conversaciones se almacenan en distintos servicios. | En el servidor de la empresa donde instalas la aplicación. |
| ¿Dónde se comentan las tareas? | Puedes usar los comentarios de Planner o trabajar en el entorno de Teams. | En un hilo bajo la tarjeta de la tarea, junto al registro de cambios. |
| ¿Qué ocurre con las nuevas versiones? | Utilizas el servicio mientras mantengas activa la suscripción. | Los primeros 12 meses de actualizaciones están incluidos; renovar después es opcional. |
Compara el coste de acceder a un paquete de servicios con el de una licencia de un programa para tareas y comunicación. En la comparativa entre suscripción y licencia de pago único se explica una forma más amplia de calcularlo.
¿Qué cambia con un servidor propio?
En Planner, los datos permanecen en los servicios en la nube de Microsoft; en Task Manager, la aplicación y sus datos funcionan en el servidor de tu empresa. Ten en cuenta que no todos los datos de Microsoft 365 se encuentran en un mismo lugar: Microsoft describe por separado el almacenamiento de los datos de Planner, los archivos adjuntos y las conversaciones, así como las políticas de ubicación de los datos de sus servicios.
Puedes instalar Task Manager en un alojamiento compartido convencional compatible con PHP 8.1 o posterior y MySQL o MariaDB. El instalador funciona en el navegador. El navegador descarga las bibliotecas, fuentes, iconos y avatares desde el servidor de la empresa, no desde servidores externos. Si en las conversaciones con tus clientes surge a menudo la pregunta de dónde se almacenan los datos, la instalación en tu servidor es una diferencia que puedes explicar sin hacer promesas de seguridad genéricas.
Un servidor propio también implica responsabilidades propias. Alguien tiene que preparar el alojamiento y ocuparse de las actualizaciones: en la mayoría de las versiones, el administrador selecciona Descargar y, después, Instalar; algunas requieren un proceso manual. En el plan Classic, la instalación remota está incluida. No la confundas con la promesa de que las actualizaciones posteriores se instalarán solas.
¿Cómo muestra Task Manager las fechas límite?
Task Manager muestra el estado de la fecha límite con colores en la lista, el Tablero y el Calendario, y recuerda los asuntos próximos mientras la aplicación está abierta. Marta ve enseguida qué tareas están vencidas; Planner también envía notificaciones sobre las tareas.
El lunes, Marta ve en rojo las tareas vencidas, en azul las de hoy, en verde las que vencen en los próximos días y en gris las que no tienen fecha límite o están cerradas. Las tarjetas «A tiempo», «Para hoy», «Vencidas» y «Chat» también funcionan como contadores y filtros. No tiene que abrir cada tarea para encontrar las pendientes; el artículo sobre cómo controlar las fechas límite del equipo desarrolla esta forma de trabajar.
El Centro de notificaciones avisa una hora antes de la fecha límite si la tarea tiene una hora especificada y, si solo tiene una fecha, a las 16:00. Una vez al día, en la primera visita después de las 6:00, muestra un resumen matinal con una lista interactiva del día; si no hay nada previsto, no aparece. Si la aplicación está completamente cerrada, las notificaciones no aparecerán en su ventana. El correo electrónico sigue siendo el canal de envío. El envío en segundo plano lo gestiona CRON, una tarea que se ejecuta periódicamente en el servidor y que configura el administrador. Comprueba este requisito si el equipo suele cerrar la aplicación.
¿Cambia la IA el resultado de la comparación?
La IA es un criterio de elección para el equipo que tiene previsto utilizar estas funciones. Task Manager funciona sin IA, mientras que las funciones de Copilot en Planner requieren la licencia adecuada de Microsoft 365 Copilot. Por eso, no compares únicamente el precio del complemento Copilot con el coste de usar Task Manager sin IA: son servicios con distinto alcance.
En Task Manager, el administrador puede conectar su propia clave de OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. La empresa paga directamente al proveedor del modelo por el uso, sin ningún margen de Task Manager. El Asistente de IA puede preparar un formulario de nueva tarea con los campos rellenados, cambiar el estado, filtrar la lista o responder en privado a una pregunta sobre un hilo. La función «Organizar» permite, entre otras cosas, mostrar un resumen de la conversación; los mensajes originales no se modifican.
Usar tu propia clave no significa que el contenido de la pregunta se quede exclusivamente en tu servidor. La solicitud, junto con el contexto seleccionado, se envía al proveedor del modelo. Si esto es un requisito importante para tu empresa, lee cómo funciona la clave propia del modelo de IA y decide si activar esta opción.
¿Cómo decidir en 15 minutos?
Elige un caso ya resuelto y comprueba dónde se tomaron las decisiones. Esta prueba te dirá más sobre las necesidades del equipo que una larga lista de funciones.
Por ejemplo, el presupuesto para Nord de la semana pasada. Abre la tarea, los comentarios, el chat y los archivos adjuntos. Cuenta cuántos lugares tienes que revisar para responder a estas preguntas: quién prometió la fecha, quién la cambió y qué versión del archivo es la actual. Si encuentras todo rápidamente y la gente trabaja en Teams, quédate con Planner y establece una única regla para registrar las decisiones. Si reconstruir el historial lleva más tiempo que la propia conversación sobre el presupuesto, prueba en Task Manager a trabajar con un único hilo por tarea.
Mañana por la mañana, repite la prueba con otro caso antes de decidir la compra. En la Demo podrás ver si la estructura de la tarea y la conversación se adapta a la forma de trabajar de tu equipo.
Preguntas frecuentes
¿Microsoft Planner es suficiente para una empresa de 10 personas?
Sí, Microsoft Planner básico puede ser suficiente para una empresa de diez personas que tenga un plan de Microsoft 365 que lo incluya y registre de forma sistemática los acuerdos junto a las tareas o en un entorno de Teams que el equipo conozca. Plantéate usar otro programa si pierdes tiempo con regularidad intentando reconstruir conversaciones sobre una tarea.
¿Cuánto cuesta Task Manager para 10 personas durante tres años?
Task Manager Classic Standard cuesta 1 490 zł en un único pago y 2 384 zł con dos renovaciones anuales opcionales de actualizaciones. Sin renovarlas, sigues usando la versión que tienes; añade el coste del alojamiento por separado.
¿Tengo que dejar Microsoft 365 para usar Task Manager?
No, puedes seguir usando Microsoft 365 para trabajar con documentos y celebrar reuniones, y Task Manager para las tareas y la comunicación del equipo. Task Manager no sustituye a Word, Excel ni Teams.
¿Dónde se almacenan los datos después de instalar Task Manager?
Los datos de la aplicación Task Manager se almacenan en el servidor de la empresa en el que instalas el programa. Si activas el Asistente de IA, la consulta con el contexto que elijas se enviará al proveedor del modelo usando la clave de tu empresa.
¿Microsoft Planner permite comentar las tareas?
Sí, Microsoft Planner permite comentar las tareas; Microsoft indica que las conversaciones se almacenan en Exchange. No des por hecho que toda la conversación tiene que tener lugar en el chat de Teams: comprueba dónde registra realmente tu equipo las decisiones.
Fuentes
- Microsoft, Precios de la plataforma Microsoft 365 para empresas - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/business/microsoft-365-plans-and-pricing (consultado el: 2026-09-24).
- Microsoft, Microsoft 365 Planner: compara planes y precios - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/planner/microsoft-planner-business-plans-and-pricing (consultado el: 2026-09-24).
- Microsoft, Software de gestión de proyectos y tareas: Microsoft Planner - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/planner/microsoft-planner (consultado el: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Security, privacy, and compliance in Microsoft Planner - https://learn.microsoft.com/en-us/planner/planner-security-privacy-compliance (consultado el: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Manage the Planner app for your organization in Microsoft Teams - https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-tasks-app (consultado el: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Microsoft 365 data locations - https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations (consultado el: 2026-09-24).
- Task Manager, Tareas - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (consultado el: 2026-09-24).
- Task Manager, Licencia perpetua - https://taskmanager.pl/funkcje/licencja-bezterminowa (consultado el: 2026-09-24).
- Task Manager, Precios - https://taskmanager.pl/#precios (consultado el: 2026-09-24).
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
