A Marta gere um gabinete de projetos com dez pessoas. Na segunda-feira, pergunta em que ponto está a proposta para a Nord: a tarefa está no Microsoft Planner, parte das decisões está nos comentários e a decisão mais recente foi tomada no chat do Teams. A empresa já paga o Microsoft 365, por isso um segundo programa tem de resolver um problema concreto - não apenas mostrar mais um quadro.
Microsoft Planner ou Task Manager: onde ficam as decisões?
Se as decisões forem tomadas fora da tarefa, basta assinalar o cartão como concluído para a equipa não perceber por que motivo o prazo mudou. Ambos os programas permitem trabalhar com tarefas, mas organizam de forma diferente as conversas em torno delas.
O Microsoft Planner permite fazer comentários nas tarefas; não é preciso transferir todos os comentários para o Teams. A Microsoft armazena os planos e as tarefas básicas no Azure, os anexos no SharePoint e as conversas do Planner no Exchange. O Teams pode ser o local a partir do qual a equipa utiliza o Planner. É um conjunto integrado, embora a Marta possa ter de procurar a decisão nos comentários, no chat do Teams e nos ficheiros.
No Task Manager, há uma conversa por baixo do cartão da tarefa, com mensagens, menções @, reações e anexos. As mensagens do sistema também registam alterações ao estado, às pessoas atribuídas, à prioridade e ao prazo, incluindo o valor anterior. Se, na quarta-feira, a Marta adiar o prazo do «Projeto do site» de sexta-feira para a terça-feira seguinte, os participantes verão na mesma conversa quem fez a alteração e quando. Para saber mais sobre a forma de trabalhar, consulte a descrição das tarefas no Task Manager.
Isto não significa que o Planner não seja adequado para conversar sobre o trabalho. Se a sua equipa comentar sistematicamente as tarefas no Planner, o problema da Marta pode nem sequer surgir. Se, no entanto, as decisões acabarem regularmente no chat, verifique se transferir a conversa para a discussão da tarefa se adequa à forma como trabalham.
Quando é que o Planner é suficiente sem comprar outro programa?
O Planner é suficiente quando tem um plano Microsoft 365 que o inclui e as pessoas trabalham realmente nesse ambiente. A Microsoft disponibiliza o Planner básico nos planos Microsoft 365 para empresas; funciona no browser e no Teams, e as tarefas podem incluir ficheiros, listas de verificação e etiquetas.
A Marta cria um quadro para 10 pessoas. Se todos já tiverem as licenças Microsoft 365 adequadas, não precisa de comprar um plano Planner separado (plano 1) para começar a atribuir tarefas. A equipa continua a utilizar a conta e a aplicação que já conhece. Para uma empresa que precisa sobretudo de uma lista de trabalho partilhada, é um argumento forte.
No entanto, não confunda o Planner básico com as funcionalidades pagas de gestão de projetos. Na página polaca da Microsoft, a versão Planner (plano 1) inclui, entre outras funcionalidades, sprints, criação de dependências entre tarefas e vista de linha cronológica; o Planner e Project (plano 3) acrescenta outras funcionalidades. Se gere projetos complexos e já utiliza estas funcionalidades, compare o Task Manager com o trabalho real da equipa, e não apenas com o preço da licença. O Task Manager também não substitui o Word, o Excel nem o Teams - é um programa para gerir tarefas e comunicar com a equipa, não um pacote de escritório.
Quanto custa trabalhar durante três anos com 10 pessoas em cada programa?
Se já tem um plano Microsoft 365 que inclui o Planner básico, não paga mais por ele; o Task Manager no plano Classic, variante Standard, custa 1 490 zł num pagamento único ou 2 384 zł com duas renovações opcionais das atualizações ao longo de três anos, sem alojamento. Comparar o valor total da fatura do Microsoft 365 com o preço do Task Manager não revela o custo de substituir apenas o Planner: essa fatura inclui também outros serviços.
Na página polaca, a Microsoft indica o Microsoft 365 Business Basic com Teams a 6,07 € líquidos por utilizador por mês, com uma subscrição anual. Para 10 pessoas durante 36 meses, são 2185,20 € líquidos para o pacote completo, assumindo que o preço não muda. Se já paga este plano, não paga mais pelo Planner básico. Os preços da Microsoft foram consultados em 24 de setembro de 2026; a página apresenta-os em euros, por isso não os convertemos em złoty com base numa taxa de câmbio arbitrária.
A Microsoft cobra 8,70 € líquidos por utilizador por mês pelo Planner (plano 1) separado, com uma subscrição anual. Dez licenças durante 36 meses representariam um custo adicional de 3132 € líquidos, mantendo-se o preço; não é uma despesa necessária para utilizar o Planner básico. Verifique quantos membros da equipa precisam realmente das funcionalidades premium antes de multiplicar o preço por todos.
O Task Manager para 10 pessoas requer o plano Classic. A versão Standard custa 1 490 zł uma única vez e inclui 12 meses de atualizações. Se adquirir duas renovações anuais consecutivas por 447 zł cada, o custo da licença e do acesso às novas versões ao longo de três anos será de 2 384 zł. Sem renovações, continua a trabalhar com a versão que já tem. No seu próprio cálculo, acrescente o alojamento e o tempo de quem tratar da instalação e das atualizações; as condições da licença perpétua ajudam a separar estes custos.
| Pergunta | Microsoft Planner no Microsoft 365 | Task Manager, Classic Standard |
|---|---|---|
| Como paga? | Por um plano Microsoft 365 elegível por utilizador; o Planner básico está incluído. | Uma única vez por um plano que abrange até 20 pessoas. |
| Onde ficam os dados? | Nos serviços na cloud da Microsoft; os dados dos planos básicos, os anexos e as conversas são armazenados em serviços diferentes. | No servidor da empresa onde instala a aplicação. |
| Onde discute as tarefas? | Pode utilizar os comentários do Planner ou trabalhar no ambiente do Teams. | Num tópico junto ao cartão da tarefa, ao lado do registo de alterações. |
| E as versões mais recentes? | Utiliza o serviço enquanto a subscrição estiver ativa. | Os primeiros 12 meses de atualizações estão incluídos; a renovação posterior é opcional. |
Está a comparar o custo de acesso a um conjunto de serviços com o custo de uma licença para um programa de tarefas e comunicação. Uma forma mais abrangente de fazer as contas é apresentada na comparação entre subscrição e licença única.
O que muda com um servidor próprio?
No Planner, os dados permanecem nos serviços na cloud da Microsoft, enquanto no Task Manager a aplicação e os respetivos dados funcionam no servidor da sua empresa. Não parta do princípio de que todos os dados do Microsoft 365 estão no mesmo local: a Microsoft descreve separadamente o armazenamento dos dados do Planner, dos anexos e das conversas, bem como as regras de localização dos dados dos serviços.
Pode instalar o Task Manager num alojamento partilhado comum que suporte PHP 8.1 ou posterior e MySQL ou MariaDB. O instalador funciona no navegador. As bibliotecas, os tipos de letra, os ícones e os avatares são transferidos pelo navegador a partir do servidor da empresa, e não de servidores externos. Se a questão do local de armazenamento dos dados surgir frequentemente nas conversas com clientes, a instalação no seu alojamento é uma diferença que pode explicar sem recorrer a promessas genéricas de segurança.
Um servidor próprio também implica responsabilidades próprias. Alguém tem de preparar o alojamento e garantir as atualizações: na maioria das versões, o administrador da aplicação seleciona Transferir e, em seguida, Instalar; algumas requerem um procedimento manual. No plano Classic, a instalação remota está incluída. Não a confunda com uma promessa de que as atualizações posteriores serão instaladas automaticamente.
Como apresenta o Task Manager os prazos?
O Task Manager indica o estado do prazo através de cores na Lista, no Quadro e no Calendário, e lembra as próximas tarefas quando a aplicação está aberta. A Marta vê imediatamente quais as tarefas que estão atrasadas; o Planner também envia notificações sobre tarefas.
À segunda-feira, a Marta vê a vermelho as tarefas atrasadas, a azul as que são para hoje, a verde as que têm prazo nos próximos dias e a cinzento as que não têm prazo ou estão fechadas. Os cartões «Dentro do prazo», «Para hoje», «Atrasadas» e «Chat» funcionam também como contadores e filtros. Não precisa de abrir cada tarefa para encontrar o que está em atraso; a descrição de como acompanhar os prazos da equipa desenvolve esta forma de trabalhar.
O centro de notificações lembra o utilizador uma hora antes do prazo de uma tarefa com hora definida e, no caso de uma tarefa com apenas uma data, às 16:00. Uma vez por dia, na primeira entrada após as 6:00, apresenta um resumo matinal com uma lista clicável do dia; se não houver nada previsto, o resumo não aparece. Se a aplicação estiver completamente fechada, as notificações não serão apresentadas na janela da aplicação. O e-mail continua a ser o canal utilizado. O envio em segundo plano é gerido pelo CRON - uma tarefa executada periodicamente no servidor e configurada pelo administrador. Verifique este requisito se a equipa fechar a aplicação com frequência.
A IA altera o resultado da comparação?
A IA é um critério de escolha para as equipas que tencionam utilizar estas funcionalidades. O Task Manager funciona sem IA, enquanto as funcionalidades Copilot no Planner requerem uma licença Microsoft 365 Copilot adequada. Por isso, não compare apenas o preço do suplemento Copilot com o custo de utilizar o Task Manager sem IA: são serviços com âmbitos diferentes.
No Task Manager, o administrador pode ligar a sua própria chave da OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. A empresa paga a utilização diretamente ao fornecedor do modelo, sem qualquer margem do Task Manager. O assistente de IA pode preparar um formulário de nova tarefa com os campos preenchidos, alterar o estado, filtrar a lista ou responder em privado a uma pergunta sobre um tópico. A funcionalidade «Organizar» permite, entre outras coisas, apresentar um resumo da conversa; as mensagens originais permanecem inalteradas.
A sua própria chave não significa que o conteúdo da pergunta permaneça apenas no seu servidor. A consulta, juntamente com o contexto selecionado, é enviada ao fornecedor do modelo. Se este for um requisito importante para a sua empresa, leia como funciona a sua própria chave de modelo de IA e decida se pretende ativar esta opção.
Como decidir em 15 minutos?
Escolha um caso concluído e verifique onde foram tomadas as decisões. Este teste dir-lhe-á mais sobre as necessidades da equipa do que uma longa lista de funcionalidades.
Por exemplo, escolha a proposta para a Nord da semana passada. Abra a tarefa, os comentários, o chat e os anexos. Conte quantos locais tem de consultar para responder às perguntas: quem prometeu o prazo, quem o alterou e qual é a versão atual do ficheiro. Se encontrar tudo rapidamente e as pessoas trabalharem no Teams, mantenha o Planner e estabeleça uma regra única para registar as decisões. Se reconstituir o histórico demorar mais do que a própria conversa sobre a proposta, experimente trabalhar com um único tópico de tarefa no Task Manager.
Amanhã de manhã, repita este teste com outro caso antes de decidir pela compra. Na Demo, verá se a disposição da tarefa e da conversa corresponde à forma como a sua equipa trabalha.
Perguntas mais frequentes
O Microsoft Planner é suficiente para uma empresa com 10 pessoas?
Sim, o Microsoft Planner básico pode ser suficiente para uma empresa com dez pessoas que tenha um plano Microsoft 365 elegível e registe sistematicamente as decisões junto das tarefas ou num ambiente Teams conhecido pela equipa. Considere um programa separado se perde regularmente tempo a tentar reconstruir conversas sobre tarefas.
Quanto custa o Task Manager para 10 pessoas durante três anos?
O Task Manager Classic Standard custa 1 490 zł, num pagamento único, ou 2 384 zł com duas renovações anuais opcionais das atualizações. Sem renovações, continua a utilizar a versão que já tem; contabilize o alojamento à parte.
Tenho de deixar de usar o Microsoft 365 para utilizar o Task Manager?
Não, pode continuar a utilizar o Microsoft 365 para trabalhar com documentos e fazer reuniões, e o Task Manager para gerir tarefas e comunicar com a equipa. O Task Manager não substitui o Word, o Excel nem o Teams.
Onde ficam os dados depois de instalar o Task Manager?
Os dados da aplicação Task Manager ficam no servidor da empresa onde instala o programa. Se ativar o Assistente de IA, o pedido com o contexto selecionado será enviado para o fornecedor do modelo através da chave da sua empresa.
O Microsoft Planner permite fazer comentários nas tarefas?
Sim, o Microsoft Planner permite fazer comentários nas tarefas; a Microsoft indica que as conversas são armazenadas no Exchange. Não parta do princípio de que toda a conversa tem de decorrer no chat do Teams - verifique onde é que a sua equipa regista realmente as decisões.
Fontes
- Microsoft, Preços do Microsoft 365 para empresas - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/business/microsoft-365-plans-and-pricing (consultado em: 2026-09-24).
- Microsoft, Microsoft 365 Planner: compare planos e preços - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/planner/microsoft-planner-business-plans-and-pricing (consultado em: 2026-09-24).
- Microsoft, Software de gestão de projetos e tarefas: Microsoft Planner - https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/planner/microsoft-planner (consultado em: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Segurança, privacidade e conformidade no Microsoft Planner - https://learn.microsoft.com/en-us/planner/planner-security-privacy-compliance (consultado em: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Gerir a aplicação Planner para a sua organização no Microsoft Teams - https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-tasks-app (consultado em: 2026-09-24).
- Microsoft Learn, Localizações dos dados do Microsoft 365 - https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations (consultado em: 2026-09-24).
- Task Manager, Tarefas - https://taskmanager.pl/funkcje/zadania (consultado em: 2026-09-24).
- Task Manager, Licença perpétua - https://taskmanager.pl/funkcje/licencja-bezterminowa (consultado em: 2026-09-24).
- Task Manager, Preços - https://taskmanager.pl/#precos (consultado em: 2026-09-24).
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
