Trello kennt fast jeder, der schon einmal eine Karte zwischen den Spalten „Zu erledigen" und „Erledigt" verschoben hat. Task Manager ist ein polnisches Programm für Aufgaben und Teamkommunikation, das Sie auf Ihrem eigenen Hosting installieren und einmalig kaufen. Wir stellen beide Tools ohne Vorurteile gegenüber: wo Trello einfach besser ist, wo Task Manager Dinge kann, die Trello nicht kann, und wie viel jedes der beiden ein 10-köpfiges Team über 3 Jahre kostet. Kurze Antwort: Trello, wenn Sie ein Board „sofort" wollen und hauptsächlich vom Smartphone aus arbeiten; Task Manager, wenn Ihnen wichtig ist, dass die Daten bei Ihnen bleiben, ein Programm statt mehrerer und ein vorhersehbarer Preis.
Zwei verschiedene Ansätze für dieselbe Aufgabe
Beide Tools lösen dasselbe Problem: „Wer macht was und bis wann". Nur mit zwei unterschiedlichen Ausgangspunkten.
Trello ist ein Board. Karte, Liste, ziehen. Alles Weitere (Kalender, Tabellenansicht, Integrationen, Automatisierungen) kommt erst in höheren Plänen oder über Power-Ups hinzu. Das Gespräch über eine Aufgabe führen Sie in den Kommentaren unter der Karte, E-Mail und Dateien haben Sie in anderen Programmen.
Task Manager ist eher „ein Fenster für die gesamte Teamarbeit". Eine Aufgabe ist gleichzeitig ein Gesprächs-Thread: Sie hat ein Thema, eine Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum, Personen und die gesamte Diskussion darunter, mit Reaktionen, Erwähnungen und Anhängen. Neben der Aufgabenliste gibt es Chats, Kalender, Notizen und den KI-Assistenten, in der Pro-Variante kommen E-Mail, Dateien, Automatisierungen, AES-256-Verschlüsselung und eine Wissensdatenbank für die KI hinzu. Eine Board-Ansicht gibt es auch, aber als eine von mehreren Ansichten, nicht als Herzstück des Programms.
Aus diesem Unterschied im Ansatz ergibt sich der Großteil der Punkte in der Tabelle unten.
Worin Trello besser ist
Zunächst das, was Task Manager nicht hat oder anders macht.
- In einer Minute starten, kostenlos. Der Free-Plan bietet bis zu 10 Mitarbeiter pro Arbeitsbereich, bis zu 10 Boards, Anhänge bis 10 MB pro Datei und 250 Automatisierungsausführungen pro Monat. Für ein dreiköpfiges Team reicht das oft lange.
- Reines Kanban. In Trello sind Spalten das, was Sie wollen: Prozessphasen, Wochen, Personen. Das Verschieben einer Karte ändert ihre Phase. In Task Manager sind die Spalten des Boards Arbeitsbereiche, und den Status einer Aufgabe (in Bearbeitung / erledigt / abgebrochen) ändern Sie über das Menü ⋮ auf der Karte oder über das Status-Symbol in der Liste, nicht durch Ziehen zwischen Spalten. Wenn Ihr Team in Prozessphasen denkt, ist Trello hier naheliegender.
- Mobile Apps. Trello bietet in allen Plänen native iOS- und Android-Apps. Task Manager läuft auf dem Smartphone als Browser-App (PWA) mit einem an Touch-Bedienung angepassten Layout, ist aber nicht im App Store oder bei Google Play zu finden.
- Ökosystem. Power-Ups verbinden Trello mit Google Drive, Slack, Jira und vielen weiteren Diensten, im Free-Plan ohne Limit pro Board. Task Manager bietet eine Synchronisierung mit Google Kalender und eine experimentelle n8n-Integration (Webhooks und API), aber keinen Katalog fertiger Plugins.
- Labels und Ansichten. Farbige Labels, Zeitachsen-Ansicht (Timeline), Kartenansicht, Dashboards im Premium-Plan. Task Manager bietet Filter, Sortierung, Kalender und Board, aber keine Labels und keine Zeitachse.
Wenn Sie nach dieser Liste denken „eigentlich brauche ich nur das", ist Trello wahrscheinlich die richtige Wahl. Lesen Sie weiter, wenn Sie einer der folgenden Punkte stört.
Was Task Manager kann, was Trello nicht kann
Die Daten liegen auf Ihrem eigenen Server
Trello ist ein Cloud-Dienst. Atlassian schreibt ausdrücklich, dass die Trello-Daten in Rechenzentren von Amazon Web Services in den USA liegen und dass „die Funktionen des Dienstes erfordern, dass Daten in die Vereinigten Staaten übertragen werden". Für viele Unternehmen ist das kein Problem. Für ein Buchhaltungsbüro, eine Kanzlei oder ein Unternehmen, das sich an öffentlichen Ausschreibungen beteiligt, ist das oft die erste Frage eines Kunden oder Prüfers.
Task Manager besteht aus PHP-Dateien und einer MySQL-Datenbank auf Ihrem Hosting: gewöhnliches polnisches Shared-Hosting genügt. Aufgaben, Gespräche, Notizen und Anhänge liegen dort, wo Sie das Programm installiert haben. Der Browser des Nutzers lädt nichts von fremden Servern (Bibliotheken, Schriftarten und Icons liefert Ihr eigener Server), sodass das Programm sogar in einem Netzwerk ohne Internetzugang funktioniert. Mehr zu diesem Modell finden Sie auf der Seite Ihre Daten bleiben bei Ihnen.
Ein ehrlicher Vorbehalt: Wenn Sie den KI-Assistenten nutzen, geht die Anfrage mit dem benötigten Kontext an den gewählten Modellanbieter (OpenAI, Google, Anthropic oder xAI) mit Ihrem eigenen Schlüssel. Das Programm funktioniert auch ohne KI, falls Ihre Richtlinien das nicht erlauben.
Sie zahlen einmal, nicht monatlich pro Person
Trello rechnet monatlich pro Nutzer ab. Jede neue Person im Team ist ein neuer Posten auf der Rechnung, und die Kündigung des Abos bedeutet die Rückkehr zu den Limits des Free-Plans.
Task Manager kaufen Sie als unbefristete Lizenz für eine bestimmte Anzahl an Plätzen: Starter bis 8 Personen (690 zł netto), Classic 9-20 Personen (1 490 zł), Max 21-35 Personen (2 290 zł). Die Pro-Variante (E-Mail, Dateien, Automatisierungen und mehr) kostet entsprechend 1 990, 3 990 und 5 990 zł. Das erste Jahr Zugang zu neuen Versionen ist im Preis enthalten; danach verlängern Sie ihn gegen eine Jahresgebühr oder bleiben bei Ihrer Version und arbeiten kostenlos weiter. Details finden Sie auf der Seite Dauerlizenz.
Aufgaben, Gespräche, E-Mail und Dateien in einem Fenster
In Trello läuft die Diskussion über eine Aufgabe in den Kommentaren, aber die Absprachen „daneben" (eine kurze Frage, eine E-Mail vom Kunden, eine Datei mit dem Angebot) leben in Slack, Outlook und auf der Festplatte. In Task Manager ist die Aufgabe ein Thread wie in einem Messenger, der Chat ist dasselbe Gespräch ohne Status und Fälligkeitsdatum, und in der Pro-Variante haben Sie neben der Aufgabenliste ein vollständiges IMAP/SMTP-Postfach und eine gemeinsame Festplatte mit einem Ordner für jede Aufgabe. Einen E-Mail-Thread können Sie mit einer Aufgabe verknüpfen, und Anhänge aus der gesamten Korrespondenz mit einem Klick in den Dateien speichern.
KI-Assistent mit Ihrem eigenen Schlüssel
In Trello sind die grundlegenden KI-Funktionen (Erkennen von Aufgaben aus E-Mail, Slack und Teams) ab dem Plan Standard verfügbar (5 USD pro Nutzer und Monat), Zusammenfassungen, das Ordnen von Karten und von KI generierte Boards ab dem Plan Premium (10 USD).
In Task Manager verbinden Sie Ihr eigenes Konto bei einem Modellanbieter und zahlen ihm direkt für die Nutzung, ohne Vermittlermarge. Der Assistent kennt die Aufgaben, Termine, Gespräche und Anhänge, auf die Sie Zugriff haben: Er legt Aufgaben an (öffnet ein ausgefülltes Formular und wartet auf Ihre Bestätigung), ordnet lange Threads, erstellt Word- und PDF-Dateien und setzt Erinnerungen. Der Administrator aktiviert die KI separat für Aufgaben, Chats und das Assistentenfenster, sodass Sie an einer Stelle beginnen können. Siehe KI-Assistent.
Polnische Oberfläche und polnischer Support
Trello hat eine polnische Oberfläche (eine von über 20 Sprachen), aber Dokumentation und technischer Support sind größtenteils auf Englisch; bei Anfragen in anderen Sprachen antwortet Atlassian mithilfe von Übersetzung. Task Manager wurde in Polen entwickelt: Oberfläche, Anleitung, Preise in Złoty mit Rechnung mit ausgewiesener MwSt. und Support auf Polnisch.
Vergleichstabelle
| Trello | Task Manager | |
|---|---|---|
| Lizenzmodell | Monatliches Abo pro Nutzer (Free / Standard / Premium / Enterprise) | Einmalige Lizenz für eine Anzahl an Plätzen, unbefristet innerhalb der Version 2.x |
| Wo die Daten liegen | Atlassian-Cloud, AWS-Rechenzentren in den USA | Ihr eigener Server (gewöhnliches Shared-Hosting mit PHP und MySQL) |
| Kern der Arbeit | Kanban-Boards, Karten, Checklisten, Kommentare | Aufgaben als Gesprächs-Threads, Chats, Kalender, Board, Notizen, Suche |
| E-Mail und Dateien | Außerhalb des Programms (Integrationen über Power-Ups) | Pro-Variante: IMAP/SMTP-Postfach und gemeinsame Festplatte in der Anwendung |
| Automatisierungen | Butler: 250 Ausführungen/Monat in Free, 1 000 in Standard, unbegrenzt in Premium | Pro-Variante: Automatisierungsregeln WENN - FALLS - FÜHRE AUS, mit Test vor der Aktivierung |
| KI | KI ab dem Plan Standard; Zusammenfassungen und Ordnen ab Premium | KI-Assistent mit eigenem Schlüssel (OpenAI, Gemini, Claude, Grok), ohne Marge; funktioniert auch ohne KI |
| Integrationen | Power-Up-Katalog | Google Kalender; n8n über Webhooks und API (experimentelle Funktion) |
| Mobile Apps | Native iOS- und Android-Apps | Browser-App (PWA), Touch-Layout; nicht in den Stores |
| Sprache | Oberfläche auf Polnisch; Support größtenteils auf Englisch | Oberfläche, Anleitung und Support auf Polnisch |
| Kosten, 10 Personen, 3 Jahre | Abo, berechnet im Abschnitt unten | Einmalige Lizenz + optionale Verlängerung, berechnet im Abschnitt unten |
Trello-Preise aus der offiziellen Preisliste (Stand 2026-09-20). Trello, Atlassian, Power-Ups und Butler sind Marken von Atlassian Pty Ltd.
Was es wirklich kostet: 10 Personen über 3 Jahre
Nehmen wir Kreska, ein siebenköpfiges Grafikstudio aus Poznań, das innerhalb eines Jahres auf 10 Personen wächst. Die Inhaberin, Marta, rechnet die Kosten des Tools auf 3 Jahre hoch, denn so lange dauert bei ihr ungefähr das „Leben" eines Arbeitsprozesses.
Trello (Listenpreise von trello.com/pricing, netto):
| Plan | Preis pro Person | 10 Personen × 36 Monate | In Złoty (NBP-Kurs 3,7998 zł vom 2026-09-18) |
|---|---|---|---|
| Standard, jährliche Abrechnung | 5 USD/Monat | 1 800 USD | ca. 6 840 zł |
| Standard, monatliche Abrechnung | 6 USD/Monat | 2 160 USD | ca. 8 210 zł |
| Premium, jährliche Abrechnung | 10 USD/Monat | 3 600 USD | ca. 13 680 zł |
| Premium, monatliche Abrechnung | 12,50 USD/Monat | 4 500 USD | ca. 17 100 zł |
Task Manager (Preise auf taskmanager.pl, netto):
| Variante | Einmalige Lizenz (Classic, 9-20 Personen) | Update-Verlängerung in Jahr 2 und 3 (optional) | Gesamt, 3 Jahre |
|---|---|---|---|
| Standard | 1 490 zł | 2 × 447 zł = 894 zł | 2 384 zł (oder 1 490 zł ohne Verlängerung) |
| Pro | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł = 2 394 zł | 6 384 zł (oder 3 990 zł ohne Verlängerung) |
Drei Vorbehalte, ohne die diese Berechnung unehrlich wäre:
- Hosting. Task Manager braucht einen Server. Wenn das Unternehmen bereits ein Hosting für Website und E-Mail hat (die meisten haben das), reicht meist dasselbe Konto. Falls nicht, rechnen Sie dessen jährliche Kosten dazu.
- KI. Bei Trello ist KI im Preis des Plans enthalten (der Umfang hängt vom Plan ab). Bei Task Manager zahlen Sie dem Modellanbieter für die tatsächliche Nutzung mit Ihrem eigenen Schlüssel: Die Rechnung hängt vom gewählten Modell, der Anzahl der Anfragen und davon ab, wie viele Dokumente Sie dem Assistenten vorlegen. Die Nutzung sehen Sie in Ihrem Konto beim Anbieter, und bei den meisten können Sie ein monatliches Ausgabenlimit festlegen. Wie man das berechnet, beschreiben wir auf der Seite KI-Kosten.
- Installation. Das Programm installieren Sie selbst - das bedeutet Dateien hochladen und den Installer starten; im Preisverzeichnis gibt es auch eine Remote-Installation als Dienstleistung.
Nach Berücksichtigung der Verlängerungen kommt Marta in der Variante Standard auf etwa ein Drittel der Kosten von Trello Standard und in der Pro-Variante (mit E-Mail, Dateien und Automatisierungen) auf einen Betrag nahe an Trello Standard und deutlich unter Premium. Wir vergleichen ausschließlich Preise, nicht den Funktionsumfang, denn der unterscheidet sich in beide Richtungen: Trello hat eine Zeitachse und Power-Ups, Task Manager hat E-Mail und eine gemeinsame Festplatte. Die Berechnung für Ihr Team liefert der Rechner unter Preise.
Wann Trello die bessere Wahl ist
- Team bis 10 Personen (Limit für Mitarbeiter im Free-Plan), ein bis zwei Boards, kein Budget.
- Arbeit hauptsächlich vom Smartphone: Kuriere, Event-Teams, Außendienstmitarbeiter.
- Phasenbasierter Prozess (Vertriebstrichter, Recruiting, Content-Produktion) oder ein Unternehmen, das bereits in Atlassian arbeitet und von einem bestimmten Power-Up abhängt.
Wann Task Manager die bessere Wahl ist
- Kunden oder ein Prüfer fragen, wo die Daten liegen: Buchhaltungsbüros, Kanzleien, der öffentliche Sektor, Agenturen, die mit Materialien unter NDA arbeiten.
- Sie wollen ein Programm statt vier: ein Passwort, eine Suche und ein Ort, an dem eine neue Person die Historie eines Falls findet.
- Sie bevorzugen eine einmalig gekaufte Lizenz und KI nach Ihren eigenen Regeln: Die Kosten steigen nicht mit jeder Person innerhalb eines Pakets, und die KI-Rechnung sehen Sie beim Modellanbieter.
Wie der Umstieg von Trello aussieht
Ohne Beschönigung: Task Manager hat keinen Importer für Trello-Boards. Der Umstieg ist manuelle Arbeit, in der Praxis geringer als man denkt, denn alte Boards sind meist zur Hälfte tot. Eine Vorgehensweise, die für Teams bis 30 Personen funktioniert:
- Ein Trello-Board = ein Arbeitsbereich. Sie legen Arbeitsbereiche für Abteilungen oder Projekte an und legen fest, wer Aufgaben und Chats hinzufügen darf.
- Sie übertragen nur offene Karten. Geschlossene bleiben in Trello als Archiv; der Free-Plan läuft nicht ab, also verlieren Sie nichts.
- Phasenspalten werden zu Status und Checkliste. „In Arbeit" wird zum Status „In Bearbeitung"; Freigabephasen tragen Sie als To-do-Liste in der Aufgabenbeschreibung ein, die das Team direkt auf der Karte abhakt, mit Vermerk, wer was markiert hat.
- Projektgespräche verlagern Sie in Chats. Der Chat „Gemeinsam" entsteht bei der Installation, weitere legen Sie bei den Arbeitsbereichen an.
Details finden Sie im Material Erste Schritte. Bei Kreska war Marta für die Ordnung beim Umstieg zuständig, und es dauerte zwei Nachmittage.
Wenn Trello nach diesem Vergleich für Sie besser abschneidet, nur zu: Es hat keinen Sinn, etwas zu ändern, das funktioniert. Wenn es Sie aber zu einem Fenster, eigenen Daten und einer einmalig gekauften Lizenz zieht, testen Sie das Programm mit Ihren eigenen Aufgaben in der Demo.
Häufig gestellte Fragen
Hat Task Manager ein Kanban-Board wie Trello?
Es gibt die Ansicht Board: Jeder Arbeitsbereich ist eine Spalte mit den Bereichen Favoriten, Aufgaben und Chats, Karten und Spalten werden per Drag-and-Drop verschoben, das Layout wird gespeichert. Unterschied: Spalten sind Arbeitsbereiche, keine Prozessphasen; der Aufgabenstatus wird über das Menü ⋮ auf der Karte geändert. Ein Board mit eigenen Spalten für Prozessphasen kann Trello besser.
Was kostet Trello im Jahr 2026?
Laut offizieller Preisliste (Stand 2026-09-20): Free 0 USD, Standard 5 USD pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (6 USD monatlich), Premium 10 USD (12,50 USD monatlich), Enterprise 17,50 USD bei jährlicher Abrechnung. Der Free-Plan hat ein Limit von 10 Mitgliedern pro Arbeitsbereich, 10 Boards und 10 MB pro Anhang.
Funktioniert Task Manager ohne Internet und ohne KI?
Ja. Das Programm benötigt nur eine Verbindung zu Ihrem Server, es funktioniert also im Firmennetzwerk ohne Internetzugang. Der KI-Assistent ist optional: Ohne eingetragenen Schlüssel funktioniert das Programm normal, nur ohne KI-Funktionen.
Wo werden die Daten bei Trello und wo bei Task Manager gespeichert?
Atlassian gibt an, dass die Daten von Trello in AWS-Rechenzentren in den USA gespeichert werden und dass die Funktionen des Dienstes eine Übertragung der Daten in die USA erfordern. Task Manager speichert die Datenbank und Dateien auf dem Server, auf dem Sie ihn installieren, zum Beispiel bei einem polnischen Shared-Hosting-Anbieter.
Lassen sich Boards aus Trello in Task Manager importieren?
Es gibt keinen automatischen Importer. Offene Aufgaben legen Sie manuell an (oder diktieren sie dem KI-Assistenten, der das Formular ausfüllt und auf Ihre Bestätigung wartet), geschlossene Karten belassen Sie in Trello als Archiv.
Quellen
- Atlassian, Trello Pricing
- Atlassian Support, Trello and GDPR - Our Commitment to Data Privacy
- Atlassian Support, Change your language in Trello
- Atlassian Support, Does Trello offer support in other languages?
- Narodowy Bank Polski, Durchschnittskurs USD aus Tabelle A vom 2026-09-18 (3,7998 zł)
- Task Manager, Preise und Lizenzbedingungen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
