Marta leitet Kreska, ein siebenköpfiges Grafikstudio in Poznań, das in einem Jahr zehn Personen beschäftigen soll. Das Trello-Board wird dort seit vier Jahren genutzt. Vor zwei Wochen fragte ein Kunde aus der Medizinbranche in einem Sicherheitsfragebogen, in welchem Land die Projektdateien gespeichert werden.
Trello und Task Manager: zwei Ansätze für die Frage, wer was bis wann erledigt
Trello organisiert die Arbeit rund um Boards, Listen und Karten, die zwischen den einzelnen Phasen verschoben werden. Bei Task Manager steht die Aufgabe im Mittelpunkt, die gleichzeitig als Ort für die Gespräche des Teams dient.
In Trello können Sie eine Karte erstellen, eine Person zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und die Arbeit von der Liste „Zu erledigen“ nach „Erledigt“ verschieben. Kommentare bleiben bei der Karte, doch E-Mails, längere Gespräche und Unternehmensdateien sucht das Team häufig in anderen Diensten.
In Task Manager hat eine Aufgabe einen Titel, eine Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum, zugewiesene Personen, einen Status und einen Nachrichten-Thread mit Reaktionen, Erwähnungen, Zitaten und Anhängen bis 100 MB. Daneben gibt es Chats, Kalender und Notizen, und die Pro-Variante fügt E-Mail, Dateien, Automatisierungen, AES-256-Verschlüsselung von Inhalten und die KI-Wissensdatenbank hinzu. Das Board bleibt eine von mehreren Ansichten, nicht die Achse des gesamten Programms.
Worin Trello besser ist
Trello ist die bessere Wahl, wenn ein übersichtlicher, phasenbasierter Prozess, ein schneller Einstieg und die Arbeit per Smartphone wichtig sind. Wenn Ihr Unternehmen hauptsächlich ein Kanban-Board benötigt, gibt es möglicherweise keinen Grund für einen Wechsel.
- Der Free-Tarif unterstützt ein kleines Team kostenlos. Er umfasst bis zu 10 Mitwirkende in einem Arbeitsbereich, bis zu 10 Boards, Anhänge bis 10 MB und 250 Ausführungen von Butler-Automatisierungen pro Monat.
- Die Spalten können den einzelnen Prozessphasen entsprechen. Marta verschiebt eine Karte von „Briefing“ nach „Entwurf“ und anschließend nach „Kundenfreigabe“. In Task Manager entsprechen die Spalten den Arbeitsbereichen, während Sie den Status auf der Karte oder in der Liste ändern.
- Native Apps sind für iOS und Android verfügbar. Task Manager wird über den Browser als PWA installiert und ist weder im App Store noch bei Google Play erhältlich.
- Der Power-Ups-Katalog erweitert die Boards. Trello bietet unter anderem Integrationen mit Google Drive, Slack und Jira, während Task Manager keinen Katalog mit fertigen Plug-ins hat.
- Premium bietet zusätzliche Ansichten für Ihre Arbeit. Dazu gehören unter anderem Timeline, Dashboard und Map, die in Task Manager nicht verfügbar sind.
Wenn das Board Ihre Arbeit zuverlässig von der ersten bis zur letzten Spalte führt, sollten Sie nichts ändern, was gut funktioniert.
Was Task Manager kann und Trello nicht
Task Manager unterscheidet sich durch die Installation auf Ihrem eigenen Server, eine einmalig erworbene Lizenz und die Verbindung von Aufgaben mit der Kommunikation. Der Unterschied liegt nicht im Aussehen der Karten, sondern darin, wo das Programm betrieben wird und wie viele Unternehmensprozesse es abdeckt.
Die Daten liegen auf dem von Ihnen bestimmten Server
Task Manager speichert die Datenbank und Dateien auf einem von Ihrem Unternehmen ausgewählten Hosting-Server. Trello ist ein Cloud-Dienst. Laut Atlassian werden die Daten in AWS-Rechenzentren in den USA gespeichert, und für den Betrieb des Dienstes müssen Daten in die Vereinigten Staaten übertragen werden. (support.atlassian.com)
Die Anwendungsdateien von Task Manager sind in PHP geschrieben, die Daten werden in einer MySQL-Datenbank gespeichert. Gewöhnliches Shared Hosting reicht aus, und der Browser lädt Bibliotheken, Schriftarten und Symbole von Ihrem Server. Dadurch kann die Anwendung im Unternehmensnetzwerk ohne Internetzugang betrieben werden.
Eine Ausnahme vom lokalen Betrieb bilden die ausgehenden Verbindungen des Servers. Mit dem Lizenzportal verbindet sich das Programm von selbst, übermittelt ihm jedoch nur Lizenzdaten wie Schlüssel und Domain sowie die Programmversion. Mit anderen Diensten verbindet es sich erst, wenn Sie diese aktivieren. Wenn Sie den KI-Assistenten nutzen, geht die Anfrage zusammen mit dem benötigten Kontext an den gewählten Modellanbieter unter Verwendung Ihres eigenen Schlüssels. Ohne Schlüssel funktioniert das Programm weiter, nur ohne KI-Funktionen. Mehr dazu zeigt die Beschreibung des Modells, in der Ihre Daten auf Ihrem Server bleiben.
Sie zahlen einmal für Benutzerplätze, nicht jeden Monat pro Person
Task Manager bietet eine Dauerlizenz für eine festgelegte Anzahl von Benutzerplätzen. Trello rechnet die Tarife Standard und Premium monatlich pro Benutzer ab, sodass die Kosten jeden Monat oder jedes Jahr erneut anfallen. (trello.com)
Starter umfasst bis zu 8 Personen und kostet 690 zł, Classic umfasst bis zu 20 Personen und kostet 1 490 zł, Max umfasst bis zu 35 Personen und kostet 2 290 zł. Die Pro-Version kostet entsprechend 1 990 zł, 3 990 zł und 5 990 zł.
Im Preis sind 12 Monate lang neue Versionen enthalten. Danach können Sie eine einjährige Update-Verlängerung erwerben oder die installierte Version ohne weitere Gebühren weiterverwenden. Einzelheiten finden Sie auf der Seite über die Dauerlizenz von Task Manager.
Aufgabe und Gespräch sowie in der Pro-Version auch E-Mail und Datei liegen nah beieinander
In Task Manager ist eine Aufgabe gleichzeitig ein Gesprächs-Thread. Sie müssen eine Vereinbarung nicht im Messenger suchen, wenn das Team sie direkt bei der jeweiligen Arbeit besprochen hat.
Am Dienstag erstellt Marta die Aufgabe „Herbstkatalog“, weist ihr drei Personen zu und legt ein Fälligkeitsdatum fest. Der Grafiker fügt eine Vorschau ein, der Texter erwähnt Marta und die gemeinsame To-do-Liste zeigt 4 von 6 erledigten Punkten samt den Namen der Personen, die sie abgehakt haben.
In der Pro-Variante können Sie ein privates IMAP-/SMTP-Postfach verbinden. Sie verknüpfen einen E-Mail-Thread mit einer Aufgabe und wechseln anschließend mit einem Klick zwischen beiden; der Inhalt der E-Mail wird dadurch für andere Personen nicht sichtbar. Alle Anhänge des E-Mail-Threads können Sie mit einem Klick im Modul Dateien speichern, in dem jede Aufgabe und jeder Chat einen eigenen Ordner hat.
Der KI-Assistent arbeitet mit Ihrem API-Schlüssel
Der KI-Assistent in Task Manager verwendet den API-Schlüssel des Kunden für OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok. Sie bezahlen den Modellanbieter für die tatsächliche Nutzung, ohne Aufschlag des Softwareanbieters.
Der KI-Assistent sieht nur Inhalte, auf die die angemeldete Person Zugriff hat. Er kann das Formular für eine neue Aufgabe ausfüllen, den Status ändern und die Liste filtern. Außerdem erstellt er Word-, PDF-, Excel-, CSV- oder HTML-Dateien. Im Aufgaben-Thread fasst der Modus „Strukturieren“ das Gespräch für die Dauer der Sitzung zusammen, ohne die Originale zu verändern. Der Administrator aktiviert KI separat für Aufgaben, Chats und das Fenster des KI-Assistenten.
Trello bietet KI-Funktionen ab Standard an, Zusammenfassungen und das Strukturieren von Karten sowie KI-generierte Boards jedoch erst ab Premium. In beiden Programmen bleibt KI eine Ergänzung zur Arbeitsorganisation, das Abrechnungsmodell unterscheidet sich jedoch: Das Trello-Abo umfasst die Funktionen des jeweiligen Plans, während Sie in Task Manager die Rechnung für das Modell direkt von dessen Anbieter erhalten. Einen Kostenvergleich finden Sie im Beitrag über die KI-Kosten mit eigenem API-Schlüssel.
Eine deutsche Benutzeroberfläche bedeutet nicht immer eine deutsche Dokumentation
Trello bietet eine deutsche Benutzeroberfläche und unterstützt mehr als 20 Sprachen. Eine Supportanfrage können Sie in einer anderen Sprache als Englisch senden, Atlassian bietet den Support jedoch hauptsächlich auf Englisch an und nutzt dabei Übersetzungen.
Task Manager bietet eine polnische Benutzeroberfläche, Anleitung und Support auf Polnisch. Die Preise sind in Złoty angegeben.
Trello und Task Manager basieren auf zwei unterschiedlichen Arbeitsmodellen
Trello ist in erster Linie ein cloudbasiertes Board, auf dem Karten verschiedene Phasen durchlaufen. Task Manager verbindet Aufgaben, Gespräche und einen eigenen Installationsort, ersetzt jedoch nicht alle Ansichten von Trello.
| Bereich | Trello | Task Manager |
|---|---|---|
| Betriebsort | Atlassian Cloud | Vom Kunden gewählter Server |
| Preismodell | Abo pro Benutzer | Einmalige Gebühr nach Anzahl der Arbeitsplätze |
| Kostenloser Plan | Free für bis zu 10 Mitwirkende im Arbeitsbereich | Kein kostenloser Plan |
| Grundlegende Arbeitsorganisation | Boards, Listen und Karten | Arbeitsbereiche, Aufgaben und Chats |
| Board-Spalten | Prozessphasen | Arbeitsbereiche |
| Mobile Apps | Native iOS- und Android-Apps | Über den Browser installierte PWA |
| Zeitleiste und Karte | Im Premium-Plan | Nicht verfügbar |
| Power-Ups | Integrationskatalog | Kein Plug-in-Katalog |
| E-Mail und Dateien | Keine integrierten Module (Anhänge und Integrationen) | In der Pro-Variante integriert |
| Automatisierungen | Butler | Automatisierungsregeln WENN - FALLS - AUSFÜHREN in der Pro-Variante |
| AI | Funktionen ab Standard; Zusammenfassungen, das Strukturieren von Karten und KI-generierte Boards ab Premium | Optional, mit eigenem API-Schlüssel |
| Polnische Sprache | Polnische Benutzeroberfläche | Polnische Benutzeroberfläche, Anleitung und Support |
Die Preise und Limits von Trello stammen aus der offiziellen Preisliste, die am 20. September 2026 geprüft wurde. Trello, Atlassian, Power-Ups und Butler sind Marken von Atlassian Pty Ltd.
Was kosten Task Manager und Trello für 10 Personen über drei Jahre?
Für 10 Personen kostet der Classic-Plan in der Standard-Variante über drei Jahre 1 490 zł ohne Verlängerungen oder 2 384 zł mit zwei Update-Verlängerungen. Trello Standard kostet im selben Zeitraum 1800 USD, also etwa 6840 zł, und Premium 3600 USD, also etwa 13 680 zł, bei jährlicher Abrechnung.
Der Classic-Plan in der Pro-Variante kostet 3 990 zł ohne Verlängerungen oder 6 384 zł mit zwei Update-Verlängerungen. Die Kosten können Sie in den folgenden Tabellen direkt mit Trello Standard und Premium vergleichen.
Bei den Trello-Preisen handelt es sich um Netto-Listenpreise. Die Umrechnung basiert auf dem durchschnittlichen Wechselkurs der NBP vom 18. September 2026: 1 USD = 3,7998 zł.
| Trello für 10 Personen | Kosten über 3 Jahre | Umgerechnet |
|---|---|---|
| Standard, jährliche Zahlung zu 5 USD monatlich | 1800 USD | ca. 6840 zł |
| Standard, monatliche Zahlung zu 6 USD | 2160 USD | ca. 8210 zł |
| Premium, jährliche Zahlung zu 10 USD monatlich | 3600 USD | ca. 13 680 zł |
| Premium, monatliche Zahlung zu 12,50 USD | 4500 USD | ca. 17 100 zł |
Für 10 Personen wählen Sie in Task Manager den Classic-Plan, der bis zu 20 Arbeitsplätze umfasst.
| Classic-Plan | Kosten über 3 Jahre |
|---|---|
| Standard-Variante mit zwei Update-Verlängerungen | 1 490 zł + 2 × 447 zł = 2 384 zł |
| Standard-Variante ohne Verlängerungen | 1 490 zł |
| Pro-Variante mit zwei Update-Verlängerungen | 3 990 zł + 2 × 1 197 zł = 6 384 zł |
| Pro-Variante ohne Verlängerungen | 3 990 zł |
Rechnen Sie zu den Kosten von Task Manager das Hosting hinzu, falls Ihr Unternehmen noch keines hat. Die Installation können Sie selbst über fünf Bildschirme im Browser durchführen; die Remote-Installation kostet im Starter-Plan 299 zł und ist ab dem Classic-Plan im Preis enthalten.
Für die Nutzung der KI entstehen separate Kosten beim Modellanbieter. In Trello sind die KI-Funktionen Teil des jeweiligen Plans, während Sie in Task Manager für die tatsächliche Nutzung mit Ihrem eigenen API-Schlüssel bezahlen.
Dies ist ein Preisvergleich, kein Vergleich identischer Pakete. Trello bietet Timeline, Map und Power-Ups, und Task Manager fügt in der Pro-Variante E-Mail, Dateien, Automatisierungen, AES-256-Verschlüsselung von Inhalten und die KI-Wissensdatenbank hinzu. Die aktuellen Varianten finden Sie in den Preisen von Task Manager.
Wann Sie bei Trello bleiben sollten
Bleiben Sie bei Trello, wenn Boards zu Ihrem Prozess passen und Sie keine eigene Installation benötigen. Eine Migration bedeutet, aktive Karten manuell zu übertragen und die Gewohnheiten des Teams zu ändern. Ohne einen konkreten Vorteil machen Sie sich damit nur zusätzliche Arbeit.
- Ihr Team besteht aus bis zu 10 Personen, Sie bleiben innerhalb der Limits von Free und Anhänge bis 10 MB sind für Sie ausreichend.
- Das Team arbeitet hauptsächlich per Smartphone, zum Beispiel als Außendienst oder Event-Team.
- Der Prozess basiert auf Phasen und das Unternehmen nutzt bereits Jira, Slack oder mit Trello verbundene Power-Ups.
Wann sich Task Manager für Sie rechnen kann
Das erste Signal zeigt sich, wenn die Frage nach dem Speicherort der Daten immer wieder in Kundenfragebögen oder bei Audits auftaucht. Prüfen Sie Task Manager auch dann, wenn Aufgaben, Gespräche, E-Mails und Dateien auf mehrere Dienste verteilt sind.
Die Kosten beider Modelle vergleichen häufig Steuerberatungskanzleien, Anwaltskanzleien, Agenturen, die unter NDA arbeiten, und Teams, die den öffentlichen Sektor betreuen. Ein zweites Signal zeigt sich, wenn 10 Personen für vier Tools bezahlen, im Chat aber weiterhin fragen: „Wo ist die neueste Version?“.
Das dritte Signal ist das Kostenmodell. Sie kaufen eine Lizenz für Arbeitsplätze, können ohne weitere Gebühren arbeiten und wählen den KI-Anbieter selbst aus.
Wie der Umstieg von Trello aussieht
Task Manager bietet keinen Importer für Trello-Boards, daher übertragen Sie offene Karten manuell. Sie müssen jedoch nicht vier Jahre Archiv kopieren, wenn Sie für die laufende Arbeit nur die aktiven Vorgänge benötigen.
Marta erledigte das bei Kreska an zwei Nachmittagen. Dabei folgte sie vier Regeln:
- Aus einem Projekt-Board wurde ein Arbeitsbereich mit eigenen Berechtigungen für Aufgaben und Chats.
- Offene Karten übertrug sie, geschlossene ließ sie als Archiv in Trello.
- Die Phasenspalten ersetzte sie durch Aufgabenstatus und To-do-Listen in den Beschreibungen.
- Projektgespräche verschob sie in Chats und allgemeine Absprachen des Teams in den Chat „Gemeinsam“, der während der Installation erstellt wird.
Offene Aufgaben können Sie auch dem KI-Assistenten diktieren. Der KI-Assistent füllt das Formular aus, wartet aber auf Ihre Bestätigung. Den Einstieg in das Programm beschreibt die Anleitung zu den ersten Schritten mit Task Manager.
Exportieren Sie morgen die offenen Karten aus Trello und zählen Sie, wie viele davon in den Kommentaren Absprachen enthalten, die nirgendwo sonst festgehalten sind. Das ist der tatsächliche Umfang des Umzugs. Öffnen Sie anschließend die Demo und bilden Sie darin ein echtes Projekt nach.
Häufig gestellte Fragen
Hat Task Manager ein Kanban-Board wie Trello?
Task Manager bietet eine Board-Ansicht, deren Spalten jedoch Arbeitsbereiche mit den Bereichen Favoriten, Aufgaben und Chats sind. Sie können Spalten und Karten verschieben, den Status ändern Sie aber auf der Karte oder in der Liste. Prozesse mit eigenen Spalten für einzelne Phasen bildet Trello daher besser ab.
Was kostet Trello im Jahr 2026?
Laut der offiziellen, am 20. September 2026 geprüften Preisliste kostet Free 0 USD, Standard 5 USD pro Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung oder 6 USD bei monatlicher Zahlung und Premium 10 USD pro Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung oder 12,50 USD bei monatlicher Zahlung. Enterprise kostet bei jährlicher Abrechnung 17,50 USD pro Benutzer und Monat.
Funktioniert Task Manager ohne Internet und ohne KI?
Ja, Task Manager benötigt eine Verbindung zum Unternehmensserver, kann aber in einem Netzwerk ohne Internetzugang betrieben werden. Der KI-Assistent ist optional. Ohne API-Schlüssel bleiben daher alle anderen Funktionen des Programms verfügbar.
Wo werden die Daten bei Trello und wo bei Task Manager gespeichert?
Laut Atlassian werden die Trello-Daten in AWS-Rechenzentren in den USA gespeichert. Task Manager hingegen speichert die Datenbank und Dateien auf dem Server, auf dem Sie ihn installieren. Das kann zum Beispiel ein polnisches Shared-Hosting-Paket sein. (support.atlassian.com)
Lassen sich Boards aus Trello in Task Manager importieren?
Nein, Task Manager bietet keine Importfunktion für Trello-Boards. Offene Aufgaben legen Sie manuell an oder diktieren sie dem KI-Assistenten, der das Formular ausfüllt und auf Ihre Bestätigung wartet. Geschlossene Karten können Sie als Archiv in Trello belassen.
Quellen
- Atlassian - Trello-Preise (abgerufen am 20.09.2026)
- Atlassian Support - Trello und die DSGVO: Unser Engagement für den Datenschutz (abgerufen am 20.09.2026)
- Atlassian Support - Sprache in Trello ändern (abgerufen am 20.09.2026)
- Atlassian Support - Bietet Trello Support in anderen Sprachen an? (abgerufen am 20.09.2026)
- Narodowy Bank Polski - USD-Mittelkurs aus Tabelle A vom 18.09.2026 (3,7998 zł) (abgerufen am 20.09.2026)
- Task Manager - Preise und Lizenzbedingungen (abgerufen am 22.09.2026)
- Task Manager - Dauerlizenz (abgerufen am 22.09.2026)
- Task Manager - Installation auf Ihrem Server (abgerufen am 22.09.2026)
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
