Task Manager vs Trello (2026): o que escolher para uma equipa de 5 a 30 pessoas

Quase toda a gente conhece o Trello, quem quer que já tenha movido um cartão entre colunas «A fazer» e «Feito». O Task Manager é um programa polaco de tarefas e comunicação de equipa que instala no seu próprio alojamento e compra uma única vez. Comparamos as duas ferramentas sem preconceitos: onde o Trello é simplesmente melhor, onde o Task Manager faz coisas que o Trello não faz, e quanto custa cada um a uma equipa de 10 pessoas ao longo de 3 anos. Resposta curta: Trello, quando quer um quadro «já a funcionar» e trabalha sobretudo a partir do telemóvel; Task Manager, quando quer os dados em casa, um único programa em vez de vários e um custo previsível.

Duas ideias diferentes para a mesma tarefa

Ambas as ferramentas resolvem o mesmo problema: «quem faz o quê e até quando». Fazem-no a partir de dois pontos de vista diferentes.

O Trello é um quadro. Cartão, lista, arrastar. Todo o resto (calendário, vista de tabela, integrações, automatizações) chega em planos superiores ou através de Power-Ups. A conversa sobre a tarefa decorre nos comentários do cartão, o correio e os ficheiros ficam noutros programas.

O Task Manager é antes «uma única janela para todo o trabalho da equipa». A tarefa é simultaneamente uma conversa: tem assunto, descrição, prazo, pessoas e toda a discussão por baixo, com reações, menções e anexos. Ao lado da lista de tarefas há conversas, calendário, notas e Assistente de IA, e na variante Pro juntam-se Correio, Ficheiros, Automatizações, encriptação AES-256 e uma base de conhecimento para a IA. A vista de quadro também existe, mas como uma das vistas, não como o coração do programa.

É desta diferença de pressupostos que resulta a maior parte dos pontos na tabela abaixo.

Onde o Trello é melhor

Primeiro, o que o Task Manager não tem ou tem de forma diferente.

• Começar em um minuto, de graça. O plano Free permite até 10 colaboradores no Workspace, até 10 quadros, anexos até 10 MB por ficheiro e 250 execuções de automatizações por mês. Para uma equipa de três pessoas, isto costuma chegar durante muito tempo.
• Kanban puro. No Trello, as colunas são o que quiser que sejam: etapas do processo, semanas, pessoas. Mover um cartão muda a sua etapa. No Task Manager, as colunas do Quadro são workspaces, e o estado da tarefa (em curso / concluída / cancelada) muda-se pelo menu ⋮ no cartão ou pelo ícone de estado na lista, não arrastando entre colunas. Se a equipa pensa por etapas de processo, o Trello é aqui mais natural.
• Aplicações móveis. O Trello tem aplicações nativas para iOS e Android em todos os planos. O Task Manager funciona no telemóvel como uma aplicação instalada a partir do navegador (PWA), com um layout adaptado ao toque, mas não o vai encontrar na App Store nem na Google Play.
• Ecossistema. Os Power-Ups ligam o Trello ao Google Drive, Slack, Jira e a muitos outros serviços, sem limite por quadro no plano Free. O Task Manager tem sincronização com o Google Calendar e uma integração experimental com o n8n (webhooks e API), mas não tem um catálogo de extensões prontas.
• Etiquetas e vistas. Etiquetas coloridas, vista de linha do tempo (Timeline), vista de mapa, painéis (Dashboard) no plano Premium. O Task Manager tem filtros, ordenação, calendário e quadro, mas sem etiquetas e sem linha do tempo.

Se depois desta lista está a pensar «afinal só preciso disto», o Trello é provavelmente a escolha certa. Continue a ler se algum dos pontos seguintes o incomodar.

Onde o Task Manager faz algo que o Trello não faz

Os dados ficam no seu servidor

O Trello é um serviço na nuvem. A Atlassian afirma expressamente que os dados do Trello ficam em centros de dados da Amazon Web Services nos EUA e que «as funcionalidades do serviço exigem que os dados sejam transferidos para os Estados Unidos». Para muitas empresas, isto não é um problema. Para um gabinete de contabilidade, um escritório de advogados ou uma empresa que participa em concursos públicos, esta costuma ser a primeira pergunta de um cliente ou de um auditor.

O Task Manager são ficheiros PHP e uma base de dados MySQL no seu alojamento: um alojamento partilhado polaco comum já chega. As tarefas, conversas, notas e anexos ficam onde os instalou. O navegador do utilizador não descarrega nada de servidores externos (as bibliotecas, tipos de letra e ícones são servidos pelo seu servidor), pelo que o programa funciona mesmo numa rede sem acesso à internet. Pode ler mais sobre este modelo na página Os dados ficam consigo.

Uma ressalva honesta: quando usa o Assistente de IA, o pedido com o contexto necessário chega ao fornecedor de modelo escolhido (OpenAI, Google, Anthropic ou xAI) com a sua chave. O programa também funciona sem IA, se a sua política não o permitir.

Paga uma vez, não todos os meses por pessoa

O Trello cobra por utilizador, mensalmente. Cada nova pessoa na equipa é um item a mais na fatura, e cancelar a subscrição significa voltar aos limites do plano Free.

O Task Manager compra-se como uma licença vitalícia para um número de postos: Starter até 8 pessoas (690 zł líquidos), Classic 9-20 pessoas (1 490 zł), Max 21-35 pessoas (2 290 zł). A variante Pro (correio, ficheiros, automatizações e outras) custa, respetivamente, 1 990, 3 990 e 5 990 zł. O primeiro ano de acesso a novas versões está incluído; depois pode renová-lo com um pagamento anual ou ficar na sua versão e continuar a trabalhar sem custos. Os detalhes estão na página Licença vitalícia.

Tarefas, conversas, correio e ficheiros numa só janela

No Trello, a discussão sobre a tarefa decorre nos comentários, mas os acordos «paralelos» (uma pergunta rápida, um e-mail do cliente, um ficheiro com a proposta) vivem no Slack, no Outlook e num disco. No Task Manager, a tarefa é uma conversa como num mensageiro, a conversa é a mesma coisa sem estado nem prazo, e na variante Pro tem, ao lado da lista de tarefas, uma caixa de correio IMAP/SMTP completa e um disco partilhado com uma pasta para cada tarefa. Pode associar uma conversa de e-mail a uma tarefa e guardar os anexos de toda a correspondência em Ficheiros com um único clique.

Assistente de IA com a sua chave

No Trello, as funções básicas de IA (deteção de tarefas em e-mail, Slack e Teams) estão disponíveis a partir do plano Standard (5 USD por utilizador/mês), e os resumos, a organização de cartões e os quadros gerados por IA - a partir do plano Premium (10 USD).

No Task Manager, liga a sua própria conta junto do fornecedor do modelo e paga-lhe diretamente pelo consumo, sem margem de intermediário. O Assistente conhece as tarefas, prazos, conversas e anexos a que tem acesso: cria tarefas (abre um formulário preenchido e aguarda a sua aprovação), organiza conversas longas, monta ficheiros Word e PDF, define lembretes. O administrador ativa a IA separadamente para tarefas, conversas e a janela do Assistente, por isso pode começar por um único sítio. Veja Assistente de IA.

Interface e apoio em polaco

O Trello tem interface em polaco (uma de mais de 20 línguas), mas a documentação e o apoio técnico são sobretudo em inglês; a pedidos noutras línguas, a Atlassian responde com ajuda de tradução. O Task Manager nasceu na Polónia: interface, manual, preçário em zlótis com fatura de IVA e apoio em polaco.

Tabela comparativa

Preços do Trello do preçário oficial (acesso em 2026-09-20). Trello, Atlassian, Power-Ups e Butler são marcas registadas da Atlassian Pty Ltd.

Quanto custa realmente: 10 pessoas durante 3 anos

Vamos tomar como exemplo a Kreska, um estúdio gráfico de Poznań com sete pessoas, que ao longo de um ano vai crescer para 10 pessoas. A proprietária, Marta, calcula o custo da ferramenta para 3 anos, porque é aproximadamente esse o «tempo de vida» de um processo de trabalho na empresa.

Trello (preços de tabela de trello.com/pricing, líquidos):

Task Manager (preçário em taskmanager.pl, líquido):

Três ressalvas, sem as quais este cálculo seria injusto:

1. Alojamento. O Task Manager precisa de um servidor. Se a empresa já tiver alojamento para o site e o correio (e a maioria tem), normalmente a mesma conta chega. Caso contrário, acrescente o seu custo anual.
2. IA. No Trello, a IA está incluída no preço do plano (o âmbito depende do plano). No Task Manager, paga ao fornecedor do modelo pelo consumo real com a sua própria chave: a conta depende do modelo escolhido, do número de perguntas e da quantidade de documentos que dá ao Assistente. Vê o consumo na conta junto do fornecedor, e na maioria deles pode definir um limite mensal de gastos. Explicamos como calcular isto na página Custos de IA.
3. Instalação. Instala o programa sozinho - é carregar os ficheiros e executar o instalador; no preçário há também um serviço de instalação remota.

Depois de somar as renovações, na variante Standard a Marta fica por cerca de um terço do custo do Trello Standard, e na variante Pro (com correio, ficheiros e automatizações) por um valor próximo do Trello Standard e claramente inferior ao Premium. Comparamos apenas preços, não o âmbito de funcionalidades, porque este difere nos dois sentidos: o Trello tem linha do tempo e Power-Ups, o Task Manager tem correio e disco partilhado. O cálculo para a sua equipa é feito pela calculadora no preçário.

Quando o Trello será a melhor escolha

• Equipa até 10 pessoas (limite de colaboradores no plano Free), um a dois quadros, orçamento zero.
• Trabalho sobretudo a partir do telemóvel: estafetas, equipa de eventos, comerciais no terreno.
• Processo baseado em etapas (funil de vendas, recrutamento, produção de conteúdos) ou uma empresa que já está no Atlassian e depende de um Power-Up específico.

Quando o Task Manager será a melhor escolha

• Clientes ou um auditor perguntam onde estão os dados: gabinetes de contabilidade, escritórios de advogados, setor público, agências que trabalham com materiais sob NDA.
• Quer um único programa em vez de quatro: uma palavra-passe, uma pesquisa e um único sítio onde uma pessoa nova procura o histórico de um caso.
• Prefere uma licença comprada uma vez e IA nos seus próprios termos: o custo não aumenta com cada pessoa dentro do pacote, e vê a conta da IA junto do fornecedor do modelo.

Como é a migração a partir do Trello

Sem rodeios: o Task Manager não tem um importador de quadros do Trello. A migração é trabalho manual, na prática menor do que parece, porque os quadros antigos costumam estar meio mortos. Um método que funciona numa equipa até 30 pessoas:

1. Um quadro do Trello = um workspace. Cria workspaces para departamentos ou projetos e define quem pode adicionar tarefas e conversas.
2. Transfere apenas os cartões em aberto. Os fechados ficam no Trello como arquivo; o plano Free não expira, por isso não perde nada.
3. Troca as colunas de etapas por estado e lista de verificação. «Em curso» torna-se o estado «Em curso»; as etapas de aprovação escreve-as como uma lista de tarefas na descrição da tarefa, que a equipa marca diretamente no cartão, com a assinatura de quem assinalou o quê.
4. Transfere as conversas de projeto para os chats. A conversa «Geral» é criada na instalação, as seguintes cria-as nos workspaces.

Os detalhes estão no artigo Primeiros passos. Na Kreska, quem tratou da organização da migração foi a Marta, e demorou-lhe duas tardes.

Se depois desta comparação o Trello lhe parece melhor, sem problema: não vale a pena mudar algo que funciona. Mas se lhe apetece uma única janela, dados em casa e uma licença comprada uma vez, experimente o programa com as suas próprias tarefas na Demo.

Perguntas mais frequentes

O Task Manager tem um quadro kanban como o Trello?

Tem a vista Quadro: cada workspace é uma coluna com as secções Favoritos, Tarefas e Chats, os cartões e as colunas arrastam-se e a disposição é memorizada. Diferença: as colunas são workspaces, não etapas de um processo; o estado da tarefa muda-se a partir do menu ⋮ no cartão. Um quadro com colunas de etapas próprias, o Trello faz melhor.

Quanto custa o Trello em 2026?

Segundo o tarifário oficial (consultado a 2026-09-20): Free 0 USD, Standard 5 USD por utilizador por mês com faturação anual (6 USD por mês), Premium 10 USD (12,50 USD por mês), Enterprise 17,50 USD com faturação anual. O plano Free tem um limite de 10 colaboradores por Workspace, 10 quadros e 10 MB por anexo.

O Task Manager funciona sem internet e sem IA?

Sim. O programa só precisa de ligação ao seu servidor, por isso funciona na rede da empresa sem acesso à internet. O Assistente de IA é opcional: sem chave introduzida, o programa funciona normalmente, só sem as funções de IA.

Onde são guardados os dados no Trello e onde no Task Manager?

A Atlassian indica que os dados do Trello são guardados em centros de dados da AWS nos EUA e que as funcionalidades do serviço exigem a transferência de dados para os Estados Unidos. O Task Manager guarda a base de dados e os ficheiros no servidor onde o instala, por exemplo, num alojamento partilhado polaco.

É possível importar os quadros do Trello para o Task Manager?

Não existe um importador automático. As tarefas em aberto criam-se manualmente (ou ditam-se ao Assistente de IA, que preenche o formulário e aguarda aprovação), e os cartões fechados ficam no Trello como arquivo.

Fontes

1. Atlassian, Trello Pricingtrello.com · acesso 20.09.2026
2. Atlassian Support, Trello and GDPR - Our Commitment to Data Privacysupport.atlassian.com · acesso 20.09.2026
3. Atlassian Support, Change your language in Trellosupport.atlassian.com · acesso 20.09.2026
4. Atlassian Support, Does Trello offer support in other languages?support.atlassian.com · acesso 20.09.2026
5. Narodowy Bank Polski (Banco Nacional da Polónia), câmbio médio USD da tabela A de 2026-09-18 (3,7998 zł)api.nbp.pl · acesso 20.09.2026
6. Task Manager, preçário e condições de licença

A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.