Task Manager vs Trello: jämförelse för team med 5-30 personer

Marta driver Kreska, en grafisk studio med sju medarbetare i Poznań som ska ha tio anställda om ett år. De har använt en Trello-tavla i fyra år. För två veckor sedan frågade en kund inom vårdsektorn i ett säkerhetsformulär i vilket land projektfilerna lagras.

Trello och Task Manager: två sätt att hantera vem som gör vad och när

Trello organiserar arbetet kring tavlor, listor och kort som flyttas mellan olika steg. Task Manager utgår från uppgiften, som samtidigt fungerar som en plats för teamets konversation.

I Trello kan du skapa ett kort, tilldela det till en person, ange ett förfallodatum och flytta arbetet från listan ”Att göra” till ”Klart”. Kommentarerna finns kvar på kortet, men teamet behöver ofta leta efter e-post, längre konversationer och företagsfiler i andra tjänster.

I Task Manager har en uppgift en rubrik, beskrivning, förfallodatum, tilldelade personer, status och en meddelandetråd med reaktioner, omnämnanden, citat och bilagor på upp till 100 MB. Bredvid finns Chattar, Kalender och Anteckningar, och Pro-varianten lägger till E-post, Filer, Automatiseringar, AES-256-kryptering av innehåll och Företagets kunskapsbas för AI. Tavlan förblir en av vyerna, inte hela programmets kärna.

Vad Trello gör bättre

Trello är bättre när en tydlig stegvis process, snabb start och arbete från mobilen är viktigast. Om ditt företag främst behöver en kanban-tavla kanske det inte finns någon anledning att byta.

• Free-planen kan användas av ett mindre team utan kostnad. Den omfattar upp till 10 medarbetare i en Arbetsyta, upp till 10 tavlor, bilagor på upp till 10 MB och 250 körningar av Butler-automatiseringar per månad.
• Kolumnerna kan motsvara olika steg i processen. Marta drar kortet från ”Brief” till ”Projekt” och sedan till ”Kundgodkännande”. I Task Manager är kolumnerna arbetsytor och statusen ändras på kortet eller i listan.
• Inbyggda appar finns för iOS och Android. Task Manager installeras från webbläsaren som en PWA och finns varken i App Store eller Google Play.
• Power-Ups-katalogen utökar tavlornas funktioner. Trello erbjuder bland annat integrationer med Google Drive, Slack och Jira, medan Task Manager inte har någon katalog med färdiga insticksprogram.
• Premium ger fler sätt att visa arbetet. Det omfattar bland annat Timeline, Dashboard och Map, som inte finns i Task Manager.

Om tavlan fungerar bra för att leda arbetet från den första till den sista kolumnen finns det ingen anledning att ändra något som fungerar.

Vad Task Manager gör som Trello inte gör

Task Manager skiljer sig genom att installeras på en valfri server, ha en engångslicens och samla uppgifter och kommunikation. Skillnaden ligger inte i hur korten ser ut, utan i var programmet körs och hur många av företagets behov det täcker.

Dina data lagras på den server du väljer

Task Manager lagrar databasen och filerna på ett webbhotell som ditt företag väljer. Trello är en molntjänst och Atlassian uppger att data lagras i AWS-datacenter i USA samt att tjänsten måste överföra data till USA för att fungera. (support.atlassian.com)

Task Managers programfiler är skrivna i PHP och data lagras i en MySQL-databas. Ett vanligt delat webbhotell räcker, och webbläsaren hämtar bibliotek, teckensnitt och ikoner från din server. Därför kan programmet användas i företagets nätverk utan internetåtkomst.

Ett undantag från den lokala driften är serverns utgående anslutningar. Med licenspanelen ansluter programmet självt, men skickar bara licensuppgifter, som nyckel och domän, samt programversionen. Med andra tjänster ansluter det först när du aktiverar dem. Om du använder AI-assistenten skickas frågan tillsammans med nödvändig kontext till den valda modellleverantören med din egen nyckel. Utan en nyckel fungerar programmet vidare, bara utan AI-funktionerna. Mer visas i beskrivningen av modellen där dina data stannar på din server.

Betala en gång för användarplatserna, inte varje månad per person

Task Manager har en permanent licens för ett visst antal användarplatser. Trello debiterar Standard- och Premium-planerna per användare och månad, vilket innebär att avgiften återkommer varje månad eller år. (trello.com)

Starter omfattar upp till 8 personer och kostar 690 zł, Classic omfattar upp till 20 personer och kostar 1 490 zł, medan Max omfattar upp till 35 personer och kostar 2 290 zł. Pro kostar i motsvarande ordning 1 990 zł, 3 990 zł och 5 990 zł.

I priset ingår 12 månader med nya versioner. Därefter kan du köpa en årlig förnyelse eller fortsätta använda den installerade versionen utan ytterligare avgifter. Mer information finns på sidan om Task Managers permanenta licens.

Uppgiften, konversationen och i Pro även e-postmeddelandet och filen finns nära varandra

I Task Manager fungerar uppgiften samtidigt som en konversationstråd. Du behöver inte leta efter en överenskommelse i en separat chattjänst om teamet diskuterade den i samband med det aktuella arbetet.

På tisdagen skapar Marta uppgiften ”Höstkatalog”, tilldelar den till tre personer och anger ett förfallodatum. Grafikern klistrar in en förhandsvisning, copywritern nämner Marta och den gemensamma att göra-listan visar att 4 av 6 punkter är klara, tillsammans med namnen på dem som har bockat av dem.

I Pro-varianten kan du ansluta en privat IMAP/SMTP-inkorg. Du kopplar en e-posttråd till en uppgift och kan sedan växla mellan dem med ett klick. Själva e-postmeddelandet blir inte synligt för andra. Du kan spara alla bilagor från e-posttråden med ett klick i modulen Filer, där varje uppgift och varje chatt har en egen mapp.

AI-assistenten använder din API-nyckel

AI-assistenten i Task Manager använder kundens API-nyckel för OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. Du betalar modellleverantören för den faktiska användningen, utan något påslag från programvaruleverantören.

AI-assistenten ser endast material som är tillgängligt för den inloggade personen. Den kan fylla i formuläret för en ny uppgift, ändra status och filtrera listan. Den kan även skapa en Word-, PDF-, Excel-, CSV- eller HTML-fil. I uppgiftstråden sammanfattar läget ”Strukturera” konversationen under sessionen utan att ändra originalinnehållet. Administratören aktiverar AI separat för uppgifter, chattar och AI-assistentens fönster.

Trello erbjuder AI-funktioner från och med Standard-planen, medan sammanfattningar, strukturering av kort och AI-genererade tavlor först ingår i Premium-planen. I båda programmen är AI ett komplement för att organisera arbetet, men betalningsmodellen skiljer sig: Trellos abonnemang omfattar planens funktioner, medan du i Task Manager får fakturan för modellen direkt från leverantören. En jämförelse av kostnaderna finns i artikeln om AI-kostnader med egen API-nyckel.

Ett svenskt gränssnitt innebär inte alltid svensk dokumentation

Trello har ett svenskt gränssnitt och stöder över 20 språk. Du kan skicka ett supportärende på ett annat språk än engelska, men Atlassian erbjuder främst support på engelska och använder översättning som hjälp.

Task Manager har gränssnitt, dokumentation och support på polska. Priserna anges i zloty.

Trello och Task Manager har två olika arbetssätt

Trello är framför allt en molnbaserad tavla där kort flyttas genom olika steg. Task Manager kombinerar uppgifter, konversationer och installation på en egen server, men ersätter inte alla vyer i Trello.

Trellos priser och gränser kommer från den officiella prislistan, kontrollerad den 20 september 2026. Trello, Atlassian, Power-Ups och Butler är varumärken som tillhör Atlassian Pty Ltd.

Vad kostar Task Manager jämfört med Trello för 10 personer under tre år

För 10 personer kostar Classic-planen i Standard-varianten 1 490 zł under tre år utan förnyelser eller 2 384 zł med två förnyelser av uppdateringar. Trello Standard kostar under samma period 1800 USD, vilket motsvarar cirka 6840 zł, och Premium 3600 USD, vilket motsvarar cirka 13 680 zł, vid årsbetalning.

Classic-planen i Pro-varianten kostar 3 990 zł utan förnyelser eller 6 384 zł med två förnyelser. Du kan jämföra kostnaden direkt med Trello Standard och Premium i tabellerna nedan.

Trellos priser är listpriser exkl. moms. Omräkningen använder NBP:s genomsnittliga växelkurs från den 18 september 2026: 1 USD = 3,7998 zł.

För 10 personer i Task Manager väljer du Classic-planen, som omfattar upp till 20 användarplatser.

Lägg till kostnaden för hosting i Task Manager-kalkylen om företaget ännu inte har någon. Du kan själv genomföra installationen via fem skärmbilder i webbläsaren. Fjärrinstallation kostar 299 zł i Starter och ingår i priset från och med Classic-planen.

Du betalar modellleverantören separat för AI-användningen. I Trello ingår AI-funktionerna i respektive plan, medan du i Task Manager betalar för den faktiska användningen med din egen API-nyckel.

Detta är en jämförelse av priser, inte av identiska paket. Trello erbjuder Timeline, Map och Power-Ups, medan Task Manager i Pro-varianten lägger till E-post, Filer, Automatiseringar, AES-256-kryptering av innehåll och Företagets kunskapsbas för AI. Aktuella varianter hittar du i Task Managers prislista.

När du bör stanna kvar hos Trello

Stanna kvar hos Trello om tavlor passar din process och du inte behöver en egen installation. En migrering innebär att aktiva kort måste flyttas manuellt och att teamet behöver ändra sina vanor. Utan en tydlig fördel skapar det bara mer arbete.

• Ni är upp till 10 personer, håller er inom gränserna för Free och har inget emot att bilagor får vara högst 10 MB.
• Teamet arbetar främst via mobilen, till exempel som fältsäljare eller eventpersonal.
• Processen bygger på olika steg och företaget använder redan Jira, Slack eller Power-Ups som är anslutna till Trello.

När du bör räkna på Task Manager

Den första signalen kommer när frågan om var data lagras återkommer i kundenkäter eller vid revisioner. Överväg även Task Manager när uppgifter, konversationer, e-post och filer har spridits över flera tjänster.

Redovisningsbyråer, advokatbyråer, byråer som arbetar under sekretessavtal och team som betjänar offentlig sektor jämför ofta kostnaderna för de två modellerna. Den andra signalen kommer när 10 personer betalar för fyra verktyg men ändå frågar i chatten: ”Var finns den senaste versionen?”.

Den tredje signalen är kostnadsmodellen. Du köper en licens för användarplatser, kan fortsätta arbeta utan ytterligare avgifter och väljer själv AI-leverantör.

Hur övergången från Trello ser ut

Task Manager har ingen importfunktion för Trello-tavlor, så öppna kort måste flyttas manuellt. Du behöver dock inte kopiera ett fyra år gammalt arkiv om du bara behöver aktiva ärenden i det löpande arbetet.

Marta gjorde detta på Kreska under två eftermiddagar. Hon utgick från fyra principer:

1. En projekttavla blev en arbetsyta med egna behörigheter för uppgifter och chattar.
2. Hon flyttade de öppna korten och lämnade de stängda i Trello som arkiv.
3. Hon ersatte kolumnerna för de olika stegen med uppgiftsstatusar och att göra-listor i beskrivningarna.
4. Hon flyttade projektkonversationerna till chattar och teamets allmänna överenskommelser till chatten ”Gemensam”, som skapas under installationen.

Du kan också diktera öppna uppgifter för AI-assistenten. AI-assistenten fyller i formuläret men väntar på att du godkänner det. Hur du kommer igång med programmet beskrivs i guiden Kom igång med Task Manager.

I morgon listar du de öppna korten i Trello och räknar hur många av dem som innehåller beslut i kommentarerna som inte finns någon annanstans. Det är flyttens faktiska omfattning. Öppna sedan Demo och återskapa ett verkligt projekt där.

Vanliga frågor

Har Task Manager en kanbantavla som Trello?

Task Manager har vyn Tavla, men kolumnerna är arbetsytor med sektionerna Favoriter, Uppgifter och Chattar. Du kan dra kolumner och kort, men statusen ändras på kortet eller i listan, så Trello hanterar processer med egna kolumner för olika steg bättre.

Vad kostar Trello 2026?

Enligt den officiella prislistan som kontrollerades den 20 september 2026 kostar Free 0 USD, Standard 5 USD per användare och månad vid årsbetalning eller 6 USD vid månadsbetalning, medan Premium kostar 10 USD per användare och månad vid årsbetalning eller 12,50 USD vid månadsbetalning. Enterprise kostar 17,50 USD per användare och månad vid årsbetalning.

Fungerar Task Manager utan internet och utan AI?

Ja, Task Manager behöver en anslutning till företagets server, men kan användas i ett nätverk utan internetåtkomst. AI-assistenten är valfri, så utan en API-nyckel behåller programmet alla övriga funktioner.

Var lagras data i Trello, och var i Task Manager?

Atlassian uppger att Trellos data lagras i AWS-datacenter i USA, medan Task Manager sparar databasen och filerna på den server där du installerar programmet. Det kan till exempel vara ett delat webbhotell i Polen. (support.atlassian.com)

Går det att importera tavlor från Trello till Task Manager?

Nej, Task Manager har ingen funktion för att importera Trello-tavlor. Du skapar öppna uppgifter manuellt eller dikterar dem för AI-assistenten, som fyller i formuläret och väntar på ditt godkännande. Stängda kort kan ligga kvar i Trello som arkiv.

Källor

1. Atlassian - Trellos priser (hämtad: 2026-09-20)
2. Atlassian Support - Trello och GDPR: vårt åtagande för dataskydd (hämtad: 2026-09-20)
3. Atlassian Support - Ändra språk i Trello (hämtad: 2026-09-20)
4. Atlassian Support - Erbjuder Trello support på andra språk? (hämtad: 2026-09-20)
5. Narodowy Bank Polski - genomsnittlig USD-kurs från tabell A från 2026-09-18 (3,7998 zł) (hämtad: 2026-09-20)
6. Task Manager - priser och licensvillkor (hämtad: 2026-09-22)
7. Task Manager - Permanent licens (hämtad: 2026-09-22)
8. Task Manager - Installation på din server (hämtad: 2026-09-22)

Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.