Task Manager vs Trello (2026): qué elegir para un equipo de 5-30 personas

Casi todo el mundo conoce Trello, quien haya movido alguna vez una tarjeta entre las columnas „Por hacer" y „Hecho". Task Manager es un programa polaco de tareas y comunicación de equipo que instalas en tu propio hosting y compras una sola vez. Comparamos ambas herramientas sin prejuicios: dónde Trello es simplemente mejor, dónde Task Manager hace cosas que Trello no hace, y cuánto cuesta cada uno a un equipo de 10 personas durante 3 años. Respuesta corta: Trello, cuando quieres un tablero „ya" y trabajas sobre todo desde el móvil; Task Manager, cuando te importa que los datos se queden en casa, tener un solo programa en lugar de varios y un coste predecible.

Dos enfoques distintos para la misma tarea

Ambas herramientas resuelven el mismo problema: „quién hace qué y para cuándo". Lo hacen desde dos ángulos distintos.

Trello es un tablero. Tarjeta, lista, arrastrar. Todo lo demás (calendario, vista de tabla, integraciones, automatizaciones) llega en planes superiores o mediante Power-Ups. La conversación sobre una tarea se lleva en los comentarios de la tarjeta, y el correo y los archivos están en otros programas.

Task Manager es más bien „una sola ventana para todo el trabajo del equipo". La tarea es a la vez un hilo de conversación: tiene título, descripción, fecha límite, personas asignadas y toda la discusión debajo, con reacciones, menciones y adjuntos. Junto a la lista de tareas están los chats, el calendario, las notas y el Asistente de IA, y en la variante Pro se añaden Correo, Archivos, Automatizaciones, cifrado AES-256 y una base de conocimiento para la IA. También existe la vista de tablero, pero como una vista más, no como el centro del programa.

De esta diferencia de planteamiento surge la mayoría de los puntos de la tabla siguiente.

En qué es mejor Trello

Primero, lo que Task Manager no tiene o tiene de otra forma.

• Empezar en un minuto, gratis. El plan Free permite hasta 10 colaboradores en un espacio de trabajo, hasta 10 tableros, adjuntos de hasta 10 MB por archivo y 250 ejecuciones de automatización al mes. A un equipo de tres personas suele bastarle durante mucho tiempo.
• Kanban puro. En Trello las columnas son lo que tú quieras: etapas de un proceso, semanas, personas. Mover una tarjeta cambia su etapa. En Task Manager las columnas del Tablero son espacios de trabajo, y el estado de la tarea (en curso / hecho / cancelado) se cambia desde el menú ⋮ de la tarjeta o con el icono de estado en la lista, no arrastrándola entre columnas. Si tu equipo piensa en etapas de proceso, Trello resulta aquí más natural.
• Aplicaciones móviles. Trello tiene aplicaciones nativas para iOS y Android en todos los planes. Task Manager funciona en el móvil como aplicación instalable desde el navegador (PWA) con un diseño adaptado al tacto, pero no lo encontrarás en la App Store ni en Google Play.
• Ecosistema. Los Power-Ups conectan Trello con Google Drive, Slack, Jira y muchos otros servicios, sin límite por tablero en el plan Free. Task Manager tiene sincronización con Google Calendar e integración experimental con n8n (webhooks y API), pero no cuenta con un catálogo de complementos ya hechos.
• Etiquetas y vistas. Etiquetas de color, vista de línea de tiempo (Timeline), vista de mapa, paneles (Dashboard) en el plan Premium. Task Manager tiene filtros, ordenación, calendario y tablero, pero no etiquetas ni línea de tiempo.

Si tras esta lista piensas „en realidad es lo único que necesito", Trello es probablemente la opción adecuada. Sigue leyendo si algo de lo siguiente te resulta incómodo.

En qué hace Task Manager algo que Trello no hace

Los datos están en tu servidor

Trello es un servicio en la nube. Atlassian dice claramente que los datos de Trello están en centros de datos de Amazon Web Services en Estados Unidos, y que „las funciones del servicio requieren que los datos se transfieran a Estados Unidos". Para muchas empresas esto no es un problema. Para una asesoría, un despacho de abogados o una empresa que se presenta a concursos públicos, suele ser la primera pregunta de un cliente o un auditor.

Task Manager es un conjunto de archivos PHP y una base de datos MySQL en tu hosting: basta un hosting compartido polaco normal. Las tareas, conversaciones, notas y adjuntos están donde lo hayas instalado. El navegador del usuario no descarga nada de servidores externos (las bibliotecas, tipografías e iconos los sirve tu propio servidor), así que el programa funciona incluso en una red sin acceso a internet. Puedes leer más sobre este modelo en la página Tus datos se quedan contigo.

Una salvedad honesta: cuando usas el Asistente de IA, la consulta con el contexto necesario llega al proveedor de modelo que elijas (OpenAI, Google, Anthropic o xAI) con tu propia clave. El programa también funciona sin IA, si tu política no lo permite.

Pagas una sola vez, no cada mes por persona

Trello cobra por usuario cada mes. Cada persona nueva en el equipo es una línea más en la factura, y cancelar la suscripción supone volver a los límites del plan Free.

Task Manager se compra como licencia perpetua para un número de puestos: Starter hasta 8 personas (690 zł netos), Classic 9-20 personas (1 490 zł), Max 21-35 personas (2 290 zł). La variante Pro (correo, archivos, automatizaciones y más) cuesta 1 990, 3 990 y 5 990 zł respectivamente. El primer año de acceso a nuevas versiones está incluido; después puedes renovarlo con una cuota anual o quedarte con tu versión y seguir trabajando sin más pagos. Los detalles están en la página Licencia perpetua.

Tareas, conversaciones, correo y archivos en una sola ventana

En Trello la discusión sobre una tarea transcurre en los comentarios, pero los acuerdos „paralelos" (una pregunta rápida, un correo del cliente, un archivo con una oferta) viven en Slack, Outlook y en el disco. En Task Manager la tarea es un hilo como en un mensajero, el chat es esa misma conversación sin estado ni fecha límite, y en la variante Pro, junto a la lista de tareas, tienes un buzón IMAP/SMTP completo y un disco compartido con una carpeta para cada tarea. Puedes vincular un hilo de correo a una tarea y guardar con un clic los adjuntos de toda la correspondencia en Archivos.

Asistente de IA con tu propia clave

En Trello las funciones básicas de IA (detectar tareas en correo, Slack y Teams) están disponibles desde el plan Standard (5 USD por usuario al mes), y los resúmenes, la organización de tarjetas y los tableros generados por IA, desde el plan Premium (10 USD).

En Task Manager conectas tu propia cuenta con el proveedor de modelo y le pagas directamente por el consumo, sin margen de intermediario. El Asistente conoce las tareas, fechas límite, conversaciones y adjuntos a los que tienes acceso: crea tareas (abre un formulario rellenado y espera tu aprobación), organiza hilos largos, compone archivos Word y PDF, programa recordatorios. El administrador activa la IA por separado para tareas, chats y la ventana del Asistente, así que puedes empezar por un solo sitio. Consulta Asistente de IA.

Interfaz y soporte en español

Trello tiene interfaz en español (uno de más de 20 idiomas), pero la documentación y el soporte técnico son sobre todo en inglés; para las consultas en otros idiomas, Atlassian responde con ayuda de traducción. Task Manager nació en Polonia: interfaz, manual, precios en zloty con factura con IVA y soporte en polaco.

Tabla comparativa

Precios de Trello según su tarifa oficial (consultado el 20-09-2026). Trello, Atlassian, Power-Ups y Butler son marcas registradas de Atlassian Pty Ltd.

Cuánto cuesta realmente: 10 personas durante 3 años

Tomemos a Kreska, un estudio de diseño gráfico de siete personas de Poznań que en un año crecerá hasta 10. Su propietaria, Marta, calcula el coste de la herramienta a 3 años, porque es aproximadamente lo que dura en su empresa la „vida" de un proceso de trabajo.

Trello (precios de catálogo de trello.com/pricing, sin IVA):

Task Manager (precios de taskmanager.pl, netos):

Tres salvedades, sin las cuales este cálculo no sería honesto:

1. Hosting. Task Manager necesita un servidor. Si la empresa ya tiene hosting para la web y el correo (y la mayoría lo tiene), suele bastar la misma cuenta. Si no, añade su coste anual.
2. IA. En Trello la IA está incluida en el precio del plan (el alcance depende del plan). En Task Manager pagas al proveedor de modelo por el consumo real con tu propia clave: la factura depende del modelo elegido, del número de consultas y de cuántos documentos le pases al Asistente. El consumo lo ves en tu cuenta con el proveedor, y en la mayoría puedes fijar un límite mensual de gasto. Explicamos cómo calcularlo en la página Costes de la IA.
3. Instalación. El programa lo instalas tú mismo: es subir los archivos y ejecutar el instalador; en la tarifa también hay un servicio de instalación remota.

Con las renovaciones incluidas, a Marta le sale, en la variante Standard, alrededor de un tercio del coste de Trello Standard, y en la variante Pro (con correo, archivos y automatizaciones), una cifra cercana a Trello Standard y claramente inferior a Premium. Comparamos solo precios, no el alcance de funciones, porque este difiere en ambos sentidos: Trello tiene línea de tiempo y Power-Ups, Task Manager tiene correo y disco compartido. El cálculo para tu equipo lo hace la calculadora en precios.

Cuándo Trello será la mejor opción

• Equipo de hasta 10 personas (límite de colaboradores del plan Free), uno o dos tableros, presupuesto cero.
• Trabajo sobre todo desde el móvil: repartidores, equipo de eventos, comerciales en la calle.
• Proceso basado en etapas (embudo de ventas, selección de personal, producción de contenidos) o una empresa que ya está en Atlassian y depende de un Power-Up concreto.

Cuándo Task Manager será la mejor opción

• Los clientes o un auditor preguntan dónde están los datos: asesorías, despachos de abogados, sector público, agencias que trabajan con material bajo NDA.
• Quieres un solo programa en lugar de cuatro: una sola contraseña, un solo buscador y un único lugar donde una persona nueva busca el historial de un caso.
• Prefieres una licencia comprada una sola vez y la IA con tus propias reglas: el coste no crece con cada persona dentro del paquete, y la factura de la IA la ves en el proveedor del modelo.

Cómo es la migración desde Trello

Sin adornos: Task Manager no tiene importador de tableros de Trello. La migración es trabajo manual, en la práctica menor de lo que parece, porque los tableros antiguos suelen estar medio muertos. El método que funciona en un equipo de hasta 30 personas:

1. Un tablero de Trello = un espacio de trabajo. Creas espacios de trabajo para departamentos o proyectos y configuras quién puede añadir tareas y chats.
2. Trasladas solo las tarjetas abiertas. Las cerradas se quedan en Trello como archivo; el plan Free no caduca, así que no pierdes nada.
3. Las columnas de etapas se convierten en estado y lista de comprobación. „En curso" es el estado „En curso"; las etapas de aprobación se apuntan como una lista de tareas en la descripción, que el equipo va marcando directamente en la tarjeta, con la firma de quién ha marcado cada punto.
4. Las conversaciones del proyecto se trasladan a los chats. El chat „Común" se crea al instalar; los siguientes se crean junto con los espacios de trabajo.

Los detalles están en el material Primeros pasos. En Kreska, del orden en la migración se encargó Marta, y le llevó dos tardes.

Si tras esta comparación Trello te sale mejor, adelante: no tiene sentido cambiar algo que funciona. Pero si te atrae una sola ventana, los datos en casa y una licencia comprada una sola vez, prueba el programa con tus propias tareas en Demo.

Preguntas frecuentes

¿Tiene Task Manager un tablero kanban como Trello?

Tiene la vista Tablero: cada espacio de trabajo es una columna con las secciones Favoritos, Tareas y Chats, las tarjetas y columnas se arrastran, y la disposición se recuerda. Diferencia: las columnas son espacios de trabajo, no fases de un proceso; el estado de la tarea se cambia desde el menú ⋮ de la tarjeta. Para un tablero con columnas propias de fases, Trello lo hace mejor.

¿Cuánto cuesta Trello en 2026?

Según la tarifa oficial (consultada el 2026-09-20): Free 0 USD, Standard 5 USD por usuario al mes con facturación anual (6 USD al mes), Premium 10 USD (12,50 USD al mes), Enterprise 17,50 USD con facturación anual. El plan Free tiene un límite de 10 colaboradores por Espacio de trabajo, 10 tableros y 10 MB por archivo adjunto.

¿Funciona Task Manager sin internet y sin IA?

Sí. El programa solo necesita conexión con tu servidor, así que funciona en la red de la empresa sin acceso a internet. El Asistente de IA es opcional: sin una clave introducida, el programa funciona con normalidad, solo que sin las funciones de IA.

¿Dónde se almacenan los datos en Trello y dónde en Task Manager?

Atlassian indica que los datos de Trello se almacenan en centros de datos de AWS en Estados Unidos y que las funciones del servicio requieren transferir datos a Estados Unidos. Task Manager almacena la base de datos y los archivos en el servidor donde lo instales, por ejemplo en un hosting compartido polaco.

¿Se pueden importar tableros de Trello a Task Manager?

No hay un importador automático. Las tareas abiertas se crean a mano (o se dictan al Asistente de IA, que rellena el formulario y espera tu aprobación), y las tarjetas cerradas se dejan en Trello como archivo.

Fuentes

1. Atlassian, Trello Pricingtrello.com · consultado el 20-09-2026
2. Atlassian Support, Trello and GDPR - Our Commitment to Data Privacysupport.atlassian.com · consultado el 20-09-2026
3. Atlassian Support, Change your language in Trellosupport.atlassian.com · consultado el 20-09-2026
4. Atlassian Support, Does Trello offer support in other languages?support.atlassian.com · consultado el 20-09-2026
5. Narodowy Bank Polski, tipo de cambio medio del USD de la tabla A del 2026-09-18 (3,7998 zł)api.nbp.pl · consultado el 20-09-2026
6. Task Manager, precios y condiciones de licencia

El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.