Task Manager vs Trello (2026): cosa scegliere per un team di 5-30 persone

Trello lo conosce quasi chiunque abbia mai spostato una scheda tra le colonne “Da fare” e “Fatto”. Task Manager è un programma polacco per le attività e la comunicazione del team, che installi sul tuo hosting e acquisti una sola volta. Mettiamo a confronto i due strumenti senza pregiudizi: dove Trello è semplicemente migliore, dove Task Manager fa cose che Trello non fa, e quanto costa ciascuno a un team di 10 persone in 3 anni. Risposta breve: Trello, se vuoi una bacheca “subito” e lavori soprattutto dal telefono; Task Manager, se tieni ai dati sul tuo server, a un solo programma invece di diversi, e a un costo prevedibile.

Due idee diverse per lo stesso compito

Entrambi gli strumenti risolvono lo stesso problema: “chi fa cosa ed entro quando”. Lo fanno partendo da due prospettive diverse.

Trello è una bacheca. Scheda, lista, trascina. Tutto il resto (calendario, vista tabella, integrazioni, automazioni) arriva con i piani superiori o tramite i Power-Up. La discussione sull'attività la fai nei commenti sotto la scheda, mentre posta e file li tieni in altri programmi.

Task Manager è piuttosto “un'unica finestra per tutto il lavoro del team”. L'attività è allo stesso tempo una discussione: ha un titolo, una descrizione, una scadenza, le persone coinvolte e tutta la conversazione sotto, con reazioni, menzioni e allegati. Accanto alla lista delle attività ci sono le chat, il calendario, le note e l'Assistente AI, e nella variante Pro si aggiungono Posta, File, Automazioni, la crittografia AES-256 e la base di conoscenza per l'AI. C'è anche la vista bacheca, ma come una delle viste possibili, non come il cuore del programma.

Da questa differenza di impostazione derivano la maggior parte delle voci nella tabella sottostante.

In cosa Trello è migliore

Prima di tutto, ciò che Task Manager non ha o ha in modo diverso.

• Si parte in un minuto, gratis. Il piano Free offre fino a 10 collaboratori per Workspace, fino a 10 bacheche, allegati fino a 10 MB per file e 250 esecuzioni di automazioni al mese. Per un team di tre persone spesso basta a lungo.
• Kanban puro. In Trello le colonne sono ciò che vuoi che siano: fasi di un processo, settimane, persone. Spostare una scheda ne cambia la fase. In Task Manager le colonne della Bacheca sono gli spazi di lavoro, e lo stato dell'attività (in corso / fatto / annullato) lo cambi dal menu ⋮ sulla scheda o dall'icona di stato nella lista, non trascinandola tra le colonne. Se il team ragiona per fasi di processo, qui Trello è più naturale.
• App mobili. Trello ha app native per iOS e Android in tutti i piani. Task Manager funziona sul telefono come app installabile dal browser (PWA) con un layout adatto al tocco, ma non lo trovi su App Store né su Google Play.
• Ecosistema. I Power-Up collegano Trello a Google Drive, Slack, Jira e molti altri servizi, senza limiti per bacheca nel piano Free. Task Manager ha la sincronizzazione con Google Calendar e un'integrazione sperimentale con n8n (webhook e API), ma non ha un catalogo di plugin pronti.
• Etichette e viste. Etichette colorate, vista Timeline, vista mappa, dashboard nel piano Premium. Task Manager ha filtri, ordinamento, calendario e bacheca, ma senza etichette e senza timeline.

Se dopo questa lista pensi “in fondo mi serve solo questo”, Trello è probabilmente la scelta giusta. Continua a leggere se qualcuna delle cose seguenti ti dà fastidio.

In cosa Task Manager fa qualcosa che Trello non fa

I dati risiedono sul tuo server

Trello è un servizio cloud. Atlassian dichiara esplicitamente che i dati di Trello si trovano nei data center di Amazon Web Services negli Stati Uniti, e che “le funzionalità del servizio richiedono che i dati vengano trasferiti negli Stati Uniti”. Per molte aziende non è un problema. Per uno studio contabile, uno studio legale o un'azienda che partecipa a gare pubbliche, è spesso la prima domanda posta da un cliente o da un revisore.

Task Manager è fatto di file PHP e di un database MySQL sul tuo hosting: basta un normale hosting condiviso polacco. Le attività, le conversazioni, le note e gli allegati si trovano dove lo hai installato. Il browser dell'utente non scarica nulla da server esterni (librerie, font e icone li serve il tuo server), quindi il programma funziona anche in una rete senza accesso a internet. Puoi leggere di più su questo modello nella pagina I tuoi dati restano sul tuo server.

Una precisazione onesta: quando usi l'Assistente AI, la richiesta con il contesto necessario viene inviata al provider del modello che hai scelto (OpenAI, Google, Anthropic o xAI) usando la tua chiave. Il programma funziona anche senza AI, se la tua policy non lo consente.

Paghi una volta sola, non ogni mese per persona

Trello fattura per utente ogni mese. Ogni nuova persona nel team è una nuova voce in fattura, e disdire l'abbonamento significa tornare ai limiti del piano Free.

Task Manager lo acquisti come licenza perpetua per un numero di postazioni: Starter fino a 8 persone (690 zł IVA esclusa), Classic 9-20 persone (1 490 zł), Max 21-35 persone (2 290 zł). La variante Pro (posta, file, automazioni e altro) costa rispettivamente 1 990, 3 990 e 5 990 zł. Il primo anno di accesso alle nuove versioni è incluso nel prezzo; in seguito lo rinnovi con una quota annuale, oppure resti sulla tua versione e continui a lavorare senza costi aggiuntivi. I dettagli sono nella pagina Licenza perpetua.

Attività, conversazioni, posta e file in un'unica finestra

In Trello la discussione su un'attività avviene nei commenti, ma gli accordi “a lato” (una domanda veloce, una mail del cliente, un file con l'offerta) vivono in Slack, Outlook e nel disco. In Task Manager l'attività è una discussione come in un messenger, la chat è la stessa conversazione senza stato e scadenza, e nella variante Pro accanto alla lista delle attività hai una casella IMAP/SMTP completa e un disco condiviso con una cartella per ogni attività. Puoi collegare una discussione email a un'attività e salvare con un clic in File gli allegati di tutta la corrispondenza.

Assistente AI con la tua chiave

In Trello le funzioni AI di base (individuazione di attività da mail, Slack e Teams) sono disponibili dal piano Standard (5 USD per utente al mese), mentre i riepiloghi, l'ordinamento delle schede e le bacheche generate dall'AI sono disponibili dal piano Premium (10 USD).

In Task Manager colleghi il tuo account presso il provider del modello e lo paghi direttamente per il consumo, senza margine di intermediazione. L'Assistente conosce le attività, le scadenze, le conversazioni e gli allegati a cui hai accesso: crea attività (apre un modulo compilato e attende la tua approvazione), riordina discussioni lunghe, compone file Word e PDF, imposta promemoria. L'amministratore attiva l'AI separatamente per attività, chat e finestra dell'Assistente, quindi puoi iniziare da un solo punto. Vedi Assistente AI.

Interfaccia e assistenza in polacco

Trello ha un'interfaccia in polacco (una delle oltre 20 lingue disponibili), ma la documentazione e l'assistenza tecnica sono principalmente in inglese; per le richieste in altre lingue Atlassian risponde con l'aiuto della traduzione. Task Manager è nato in Polonia: interfaccia, manuale, listino prezzi in zloty con fattura con IVA e assistenza in polacco.

Tabella comparativa

Prezzi Trello dal listino ufficiale (accesso 2026-09-20). Trello, Atlassian, Power-Up e Butler sono marchi registrati di Atlassian Pty Ltd.

Quanto costa davvero: 10 persone per 3 anni

Prendiamo Kreska, uno studio grafico di sette persone di Poznań che nel giro di un anno crescerà fino a 10 persone. La titolare, Marta, calcola il costo dello strumento su 3 anni, perché è più o meno la “vita” di un processo di lavoro nella sua azienda.

Trello (prezzi di listino da trello.com/pricing, IVA esclusa):

Task Manager (listino su taskmanager.pl, IVA esclusa):

Tre precisazioni senza le quali questo calcolo sarebbe scorretto:

1. Hosting. Task Manager ha bisogno di un server. Se l'azienda ha già un hosting per il sito web e la posta (e la maggior parte lo ha), di solito basta lo stesso account. In caso contrario, aggiungi il suo costo annuale.
2. AI. In Trello l'AI è inclusa nel prezzo del piano (l'ambito dipende dal piano). In Task Manager paghi il provider del modello per il consumo effettivo con la tua chiave: la spesa dipende dal modello scelto, dal numero di domande e da quanti documenti fornisci all'Assistente. Il consumo lo vedi sul tuo account presso il provider, e con la maggior parte di essi puoi impostare un limite di spesa mensile. Come calcolarlo lo spieghiamo nella pagina Costi AI.
3. Installazione. Il programma lo installi da solo - basta caricare i file e avviare l'installatore; nel listino è disponibile anche il servizio di installazione da remoto.

Aggiungendo i rinnovi, per Marta la variante Standard arriva a circa un terzo del costo di Trello Standard, mentre la variante Pro (con posta, file e automazioni) arriva a una cifra vicina a Trello Standard e chiaramente inferiore a Premium. Confrontiamo solo i prezzi, non l'ampiezza delle funzionalità, perché questa varia in entrambe le direzioni: Trello ha la timeline e i Power-Up, Task Manager ha la posta e il disco condiviso. Il calcolo per il tuo team lo fa il calcolatore nel listino prezzi.

Quando Trello è la scelta migliore

• Team fino a 10 persone (limite di collaboratori nel piano Free), una o due bacheche, budget zero.
• Lavoro soprattutto dal telefono: corrieri, staff eventi, venditori sul campo.
• Processo basato su fasi (funnel di vendita, selezione del personale, produzione di contenuti) oppure un'azienda già radicata in Atlassian e legata a un Power-Up specifico.

Quando Task Manager è la scelta migliore

• I clienti o il revisore chiedono dove sono i dati: studi contabili, studi legali, settore pubblico, agenzie che lavorano su materiali coperti da NDA.
• Vuoi un solo programma invece di quattro: un'unica password, un'unica ricerca e un unico posto in cui una nuova persona cerca la cronologia di un caso.
• Preferisci una licenza acquistata una sola volta e l'AI alle tue condizioni: il costo non cresce con ogni persona all'interno del pacchetto, e la spesa per l'AI la vedi presso il provider del modello.

Come avviene il passaggio da Trello

Senza giri di parole: Task Manager non ha un importatore delle bacheche di Trello. Il passaggio è lavoro manuale, in pratica minore di quanto sembri, perché le vecchie bacheche di solito sono per metà morte. Un metodo che funziona in un team fino a 30 persone:

1. Una bacheca Trello = uno spazio di lavoro. Crei gli spazi di lavoro per reparti o progetti e imposti chi può aggiungere attività e chat.
2. Trasferisci solo le schede aperte. Quelle chiuse restano in Trello come archivio; il piano Free non scade, quindi non perdi nulla.
3. Le colonne delle fasi le trasformi in stato e checklist. “In lavorazione” diventa lo stato “In corso”; le fasi di approvazione le inserisci come lista to-do nella descrizione dell'attività, che il team spunta direttamente sulla scheda, con l'indicazione di chi ha segnato cosa.
4. Le conversazioni di progetto le sposti nelle chat. La chat “Comune” viene creata all'installazione, le altre le crei insieme agli spazi di lavoro.

I dettagli sono nella guida Primi passi. In Kreska, a occuparsi dell'ordine durante il passaggio è stata Marta, e le sono bastati due pomeriggi.

Se dopo questo confronto Trello ti sembra la scelta migliore, va benissimo: non ha senso cambiare qualcosa che funziona. Se invece ti attira l'idea di un'unica finestra, dei dati in casa e di una licenza acquistata una sola volta, prova il programma con le tue attività nella Demo.

Domande frequenti

Task Manager ha una bacheca kanban come Trello?

Ha la vista Bacheca: ogni spazio di lavoro è una colonna con le sezioni Preferiti, Attività e Chat, schede e colonne si trascinano, la disposizione viene memorizzata. Differenza: le colonne sono spazi di lavoro, non fasi di un processo; lo stato dell'attività si cambia dal menu ⋮ sulla scheda. Una bacheca con colonne di fasi personalizzate la fa meglio Trello.

Quanto costa Trello nel 2026?

Secondo il listino ufficiale (consultato il 2026-09-20): Free 0 USD, Standard 5 USD per utente al mese con fatturazione annuale (6 USD al mese), Premium 10 USD (12,50 USD al mese), Enterprise 17,50 USD con fatturazione annuale. Il piano Free ha un limite di 10 collaboratori per Workspace, 10 bacheche e 10 MB per allegato.

Task Manager funziona senza internet e senza AI?

Sì. Il programma ha bisogno solo di una connessione al tuo server, quindi funziona anche nella rete aziendale senza accesso a internet. L'Assistente AI è opzionale: senza una chiave inserita, il programma funziona normalmente, solo senza le funzioni AI.

Dove vengono conservati i dati in Trello e dove in Task Manager?

Atlassian dichiara che i dati di Trello sono conservati nei data center AWS negli Stati Uniti e che le funzionalità del servizio richiedono il trasferimento dei dati negli Stati Uniti. Task Manager conserva il database e i file sul server su cui lo installi, ad esempio su un hosting condiviso polacco.

È possibile importare le bacheche di Trello in Task Manager?

Non esiste un importatore automatico. Le attività aperte le crei manualmente (oppure le detti all'Assistente AI, che compila il modulo e attende la tua approvazione), mentre le schede chiuse le lasci in Trello come archivio.

Fonti

1. Atlassian, Trello Pricingtrello.com · accesso 20.09.2026
2. Atlassian Support, Trello and GDPR - Our Commitment to Data Privacysupport.atlassian.com · accesso 20.09.2026
3. Atlassian Support, Change your language in Trellosupport.atlassian.com · accesso 20.09.2026
4. Atlassian Support, Does Trello offer support in other languages?support.atlassian.com · accesso 20.09.2026
5. Narodowy Bank Polski (Banca nazionale polacca), tasso medio USD dalla tabella A del 2026-09-18 (3,7998 zł)api.nbp.pl · accesso 20.09.2026
6. Task Manager, prezzi e condizioni di licenza

Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.