Task Manager vs Trello: vertailu 5-30 hengen tiimille

Marta johtaa Kreskaa, Poznańissa toimivaa seitsemän hengen graafista studiota, jossa on tarkoitus työskennellä vuoden kuluttua kymmenen henkilöä. Trello-taulu on ollut siellä käytössä neljä vuotta. Kaksi viikkoa sitten terveydenhuoltoalan asiakas kysyi tietoturvakyselyssä, missä maassa projektitiedostoja säilytetään.

Trello ja Task Manager: kaksi tapaa hallita sitä, kuka tekee mitä ja milloin

Trello organisoi työn taulujen, luetteloiden ja prosessin vaiheiden välillä siirrettävien korttien ympärille. Task Manager lähtee tehtävästä, joka toimii samalla tiimin keskustelupaikkana.

Trellossa voit luoda kortin, määrittää vastuuhenkilön ja määräajan sekä siirtää työn ”Tehtävä”-luettelosta ”Valmis”-luetteloon. Kommentit pysyvät kortin yhteydessä, mutta sähköpostit, pidemmät keskustelut ja yrityksen tiedostot tiimi joutuu usein etsimään muista palveluista.

Task Managerissa tehtävällä on otsikko, kuvaus, määräaika, vastuuhenkilöt, tila ja viestiketju, jossa on reaktioita, mainintoja, lainauksia ja liitteitä aina 100 Mt:aan asti. Rinnalla toimivat Keskustelut, Kalenteri ja Muistiinpanot, ja Pro-versio lisää Sähköpostin, Tiedostot, Automaatiot, AES-256-sisällön salauksen ja AI-tietopankin. Taulu pysyy yhtenä näkymistä, ei koko ohjelman keskiönä.

Missä Trello on parempi

Trello on parempi vaihtoehto, kun tärkeintä ovat selkeä vaiheittainen prosessi, nopea käyttöönotto ja työskentely puhelimella. Jos yrityksesi tarvitsee lähinnä kanban-taulun, vaihtamiseen ei välttämättä ole tarvetta.

• Free-paketti sopii pienelle tiimille maksutta. Siihen sisältyy enintään 10 yhteistyökumppania Työtilassa, enintään 10 taulua, enintään 10 MB:n liitteet ja 250 Butler-automaation suoritusta kuukaudessa.
• Sarakkeet voivat vastata prosessin vaiheita. Marta vetää kortin ”Brief”-sarakkeesta ”Projekti”-sarakkeeseen ja sitten ”Asiakkaan hyväksyntä” -sarakkeeseen. Task Managerissa sarakkeet ovat Työtiloja, ja tila vaihdetaan kortilla tai luettelossa.
• Natiivisovellukset toimivat iOS- ja Android-laitteilla. Task Manager asennetaan selaimesta PWA-sovelluksena, eikä sitä ole saatavilla App Storesta tai Google Playsta.
• Power-Ups-valikoima laajentaa taulujen ominaisuuksia. Trello tarjoaa integraatioita muun muassa Google Driveen, Slackiin ja Jiraan, kun taas Task Managerissa ei ole valmiiden lisäosien valikoimaa.
• Premium tarjoaa lisää tapoja tarkastella työtä. Siihen sisältyvät muun muassa Timeline, Dashboard ja Map, joita Task Managerissa ei ole.

Jos taulu ohjaa työtäsi hyvin ensimmäisestä sarakkeesta viimeiseen, älä vaihda toimivaa ratkaisua.

Mitä Task Manager tekee sellaista, mitä Trello ei tee

Task Manager erottuu omalla asennuspaikallaan, kertamaksullisella lisenssillään sekä tehtävien ja viestinnän yhdistämisellä. Ero ei ole korttien ulkoasussa vaan siinä, missä ohjelma toimii ja kuinka suuren osan yrityksen työstä se kattaa.

Tiedot sijaitsevat valitsemallasi palvelimella

Task Manager säilyttää tietokannan ja tiedostot yrityksesi valitsemassa webhotellissa. Trello on pilvipalvelu, ja Atlassianin mukaan tietoja säilytetään AWS-palvelinkeskuksissa Yhdysvalloissa ja palvelun käyttö edellyttää tietojen siirtämistä Yhdysvaltoihin. (support.atlassian.com)

Task Managerin sovellustiedostot on kirjoitettu PHP:llä, ja tiedot tallennetaan MySQL-tietokantaan. Tavallinen jaettu webhotelli riittää, ja selain lataa kirjastot, fontit ja kuvakkeet omalta palvelimeltasi. Näin sovellus voi toimia yrityksen verkossa ilman internetyhteyttä.

Poikkeuksena paikalliseen toimintaan ovat palvelimen lähtevät yhteydet. Lisenssipaneeliin se yhdistää itse, mutta välittää sille vain lisenssitiedot, kuten avaimen ja verkkotunnuksen, sekä ohjelman version. Muihin palveluihin se yhdistää vasta, kun otat ne käyttöön. Jos käytät AI-avustajaa, kysely tarvittavan kontekstin kanssa menee valitulle mallin tarjoajalle omalla avaimellasi. Ilman avainta ohjelma toimii edelleen, mutta ilman AI-toimintoja. Lisää kertoo kuvaus mallista, jossa tiedot pysyvät omalla palvelimellasi.

Maksat käyttäjäpaikoista kerran, et kuukausittain henkilöä kohden

Task Managerissa on pysyvä lisenssi tietylle määrälle käyttäjäpaikkoja. Trello laskuttaa Standard- ja Premium-paketeista kuukausittain käyttäjää kohden, joten maksu toistuu joka kuukausi tai vuosi. (trello.com)

Starter sisältää enintään 8 henkilöä ja maksaa 690 zł, Classic enintään 20 henkilöä ja maksaa 1 490 zł sekä Max enintään 35 henkilöä ja maksaa 2 290 zł. Pro-versiot maksavat vastaavasti 1 990 zł, 3 990 zł ja 5 990 zł.

Hintaan sisältyy 12 kuukautta uusia versioita. Sen jälkeen voit ostaa vuodeksi Päivitysoikeuden uusimisen tai jatkaa asennetun version käyttöä ilman lisämaksuja. Lisätietoja on Task Managerin pysyvää lisenssiä käsittelevällä sivulla.

Tehtävä ja keskustelu sekä Pro-versiossa myös sähköposti ja tiedosto ovat lähellä toisiaan

Task Managerissa tehtävä toimii samalla viestiketjuna. Sinun ei tarvitse etsiä sovittuja asioita pikaviestimestä, jos tiimi on keskustellut niistä kyseisen työn yhteydessä.

Tiistaina Marta luo tehtävän ”Katalog jesienny”, määrittää sille kolme henkilöä ja lisää määräajan. Graafikko liittää esikatselun, copywriter mainitsee Martan, ja yhteinen tehtävälista näyttää, että 4/6 kohdasta on tehty, sekä niiden tekijöiden nimet.

Pro-versiossa voit yhdistää yksityisen IMAP/SMTP-postilaatikon. Yhdistät sähköpostiketjun tehtävään ja siirryt niiden välillä yhdellä napsautuksella. Sähköpostin sisältö ei kuitenkaan tule muiden nähtäväksi. Voit tallentaa sähköpostiketjun kaikki liitteet yhdellä napsautuksella Tiedostot-moduuliin, jossa jokaisella tehtävällä ja keskustelulla on oma kansionsa.

AI-avustaja toimii omalla avaimellasi

Task Managerin AI-avustaja käyttää asiakkaan OpenAI-, Google Gemini-, Anthropic Claude- tai xAI Grok -avainta. Maksat mallin toimittajalle todellisen käytön mukaan ilman ohjelmiston valmistajan lisäämää katetta.

AI-avustaja näkee vain kirjautuneen käyttäjän käytettävissä olevat aineistot. Se voi täyttää uuden tehtävän lomakkeen, muuttaa tilaa ja suodattaa luetteloa. Se voi myös luoda Word-, PDF-, Excel-, CSV- tai HTML-tiedoston. Tehtävän viestiketjussa Jäsennä-tila tekee keskustelusta yhteenvedon istunnon ajaksi alkuperäistä sisältöä muuttamatta. Ylläpitäjä ottaa tekoälyn erikseen käyttöön tehtävissä, keskusteluissa ja AI-avustajan ikkunassa.

Trellon tekoälyominaisuudet ovat käytettävissä Standard-paketista alkaen, mutta yhteenvetojen ja korttien jäsentämisen sekä tekoälyn luomien taulujen käyttö edellyttää Premium-pakettia. Molemmissa ohjelmissa tekoäly täydentää työn organisointia, mutta laskutusmallit ovat erilaiset: Trellon tilaus sisältää paketin ominaisuudet, kun taas Task Managerissa saat mallin käytöstä laskun suoraan sen toimittajalta. Kulujen vertailu on aineistossa, joka käsittelee tekoälyn kustannuksia omaa avainta käytettäessä.

Suomenkielinen käyttöliittymä ei aina tarkoita suomenkielistä dokumentaatiota

Trellossa on suomenkielinen käyttöliittymä, ja se tukee yli 20 kieltä. Voit lähettää tukipyynnön muulla kuin englannin kielellä, mutta Atlassian tarjoaa tukea pääasiassa englanniksi ja käyttää apuna käännöksiä.

Task Managerin käyttöliittymä, ohjeet ja tuki ovat saatavilla puolaksi. Hinnat ilmoitetaan zlotyina.

Trello ja Task Manager perustuvat kahteen erilaiseen työskentelymalliin

Trello on ennen kaikkea pilvipohjainen taulu, jossa kortteja siirretään työvaiheesta toiseen. Task Manager yhdistää tehtävät, keskustelut ja oman asennusympäristön, mutta se ei korvaa kaikkia Trellon näkymiä.

Trellon hinnat ja rajat perustuvat viralliseen hinnastoon, joka tarkistettiin 20. syyskuuta 2026. Trello, Atlassian, Power-Ups ja Butler ovat Atlassian Pty Ltd:n tavaramerkkejä.

Kuinka paljon Task Manager ja Trello maksavat 10 henkilölle kolmen vuoden aikana

10 henkilölle Classic-paketin Standard-versio maksaa kolmelta vuodelta 1 490 zł ilman uusimisia tai 2 384 zł, kun päivitysoikeus uusitaan kahdesti. Trello Standard maksaa samalta ajalta 1800 USD eli noin 6840 zł ja Premium 3600 USD eli noin 13 680 zł, kun laskutus on vuosittainen.

Classic-paketin Pro-versio maksaa 3 990 zł ilman uusimisia tai 6 384 zł, kun päivitysoikeus uusitaan kahdesti. Voit verrata sen kustannuksia suoraan Trello Standard- ja Premium-paketteihin alla olevissa taulukoissa.

Trellon hinnat ovat verottomia luettelohintoja. Muunnoksessa käytetään NBP:n keskikurssia 18. syyskuuta 2026: 1 USD = 3,7998 zł.

Task Managerissa 10 henkilölle sopii Classic-paketti, joka sisältää enintään 20 käyttäjäpaikkaa.

Lisää Task Managerin kustannuksiin palvelin, jos yrityksellä ei vielä ole sellaista. Voit asentaa ohjelman itse selaimen viiden vaiheen avulla. Etäasennus maksaa Starter-paketissa 299 zł ja sisältyy hintaan Classic-paketista alkaen.

Tekoälyn käytöstä maksat erikseen mallin toimittajalle. Trellossa tekoälyominaisuudet sisältyvät valittuun pakettiin, kun taas Task Managerissa maksat oman avaimesi todellisen käytön mukaan.

Tämä on hintojen vertailua, ei identtisten pakettien. Trello tarjoaa Timelinen, Mapin ja Power-Upsit, ja Task Manager lisää Pro-versiossa Sähköpostin, Tiedostot, Automaatiot, AES-256-sisällön salauksen ja AI-tietopankin. Ajantasaiset versiot löydät Task Managerin hinnoittelusta.

Milloin kannattaa pysyä Trellossa

Pysy Trellossa, jos taulut sopivat prosessiisi etkä tarvitse omaa asennusta. Siirtyminen tarkoittaa aktiivisten korttien siirtämistä käsin ja tiimin toimintatapojen muuttamista, joten ilman konkreettista hyötyä lisäät vain työmäärääsi.

• Tiimissäsi on enintään 10 henkilöä, Free-paketin rajat riittävät sinulle eivätkä enintään 10 MB:n liitteet haittaa.
• Tiimi työskentelee pääasiassa puhelimella, esimerkiksi kenttämyynnissä tai tapahtumatuotannossa.
• Prosessi perustuu työvaiheisiin, ja yritys käyttää jo Jira-, Slack- tai Power-Ups-ratkaisuja, jotka on yhdistetty Trelloon.

Milloin Task Managerin kustannukset kannattaa laskea

Ensimmäinen merkki on se, että kysymys tietojen tallennuspaikasta nousee toistuvasti esiin asiakaskyselyissä tai auditoinnin aikana. Task Manageriin kannattaa tutustua myös silloin, kun tehtävät, keskustelut, sähköposti ja tiedostot ovat hajautuneet useaan palveluun.

Näiden kahden mallin kustannuksia vertailevat usein tilitoimistot, asianajotoimistot, salassapitosopimusten alaisina työskentelevät toimistot ja julkista sektoria palvelevat tiimit. Toinen merkki on se, että 10 henkilöä maksaa neljästä työkalusta mutta kysyy silti keskustelussa: ”Missä uusin versio on?”.

Kolmas merkki on kustannusmalli. Ostat lisenssin käyttäjäpaikoille, voit työskennellä ilman uusia maksuja ja valitset itse tekoälymallin toimittajan.

Miltä siirtyminen Trellosta näyttää

Task Managerissa ei ole Trello-taulujen tuontityökalua, joten avoimet kortit on siirrettävä käsin. Neljän vuoden arkistoa ei kuitenkaan tarvitse kopioida, jos tarvitset nykyiseen työskentelyyn vain aktiiviset asiat.

Marta teki tämän Kreskassa kahden iltapäivän aikana. Hän noudatti neljää periaatetta:

1. Yhdestä projektitaulusta tuli yksi Työtila, jolla on omat tehtävien ja keskustelujen käyttöoikeudet.
2. Hän siirsi avoimet kortit ja jätti suljetut Trelloon arkistoksi.
3. Hän korvasi työvaiheiden sarakkeet tehtävien tiloilla ja kuvauksissa olevilla tehtävälistoilla.
4. Hän siirsi projektikeskustelut Keskusteluihin ja tiimin yleiset sopimukset ”Wspólny”-keskusteluun, joka luodaan asennuksen yhteydessä.

Voit myös sanella avoimet tehtävät AI-avustajalle. AI-avustaja täyttää lomakkeen mutta odottaa hyväksyntääsi. Ohjelman käyttöönotto kuvataan ohjeessa Task Managerin ensimmäiset vaiheet.

Listaa huomenna Trellosta avoimet kortit ja laske, kuinka monen kommenteissa on sovittuja asioita, joita ei ole kirjattu minnekään muualle. Se kertoo muuton todellisen laajuuden. Avaa sitten Demo ja luo siellä uudelleen yksi todellinen projekti.

Usein kysytyt kysymykset

Onko Task Managerissa kanban-taulu kuten Trellossa?

Task Managerissa on Taulu-näkymä, mutta sen sarakkeina ovat Työtilat, joissa on osiot Suosikit, Tehtävät ja Keskustelut. Voit vetää sarakkeita ja kortteja, mutta tila vaihdetaan kortilla tai luettelossa, joten Trello sopii paremmin prosessiin, jossa vaiheet määritetään omilla sarakkeillaan.

Paljonko Trello maksaa vuonna 2026?

20. syyskuuta 2026 tarkistetun virallisen hinnaston mukaan Free maksaa 0 USD, Standard 5 USD käyttäjää kohden kuukaudessa vuosittain maksettuna tai 6 USD kuukausittain maksettuna ja Premium 10 USD käyttäjää kohden kuukaudessa vuosittain maksettuna tai 12,50 USD kuukausittain maksettuna. Enterprise maksaa 17,50 USD käyttäjää kohden kuukaudessa vuosittain laskutettuna.

Toimiiko Task Manager ilman internetiä ja ilman AI:ta?

Kyllä, Task Manager tarvitsee yhteyden yrityksen palvelimeen, mutta se voi toimia verkossa ilman internetyhteyttä. AI-avustaja on valinnainen, joten ilman API-avainta ohjelman muut ominaisuudet toimivat normaalisti.

Missä Trello säilyttää tiedot ja missä Task Manager?

Atlassianin mukaan Trellon tietoja säilytetään AWS:n palvelinkeskuksissa Yhdysvalloissa, kun taas Task Manager tallentaa tietokannan ja tiedostot palvelimelle, jolle asennat sen. Se voi olla esimerkiksi puolalainen jaettu webhotelli. (support.atlassian.com)

Voiko Trello-tauluja tuoda Task Manageriin?

Ei, Task Managerissa ei ole Trello-taulujen tuontityökalua. Voit luoda avoimet tehtävät käsin tai sanella ne AI-avustajalle, joka täyttää lomakkeen ja odottaa hyväksyntää. Suljetut kortit voit jättää Trelloon arkistoksi.

Lähteet

1. Atlassian - Trellon hinnoittelu (viitattu: 2026-09-20)
2. Atlassian Support - Trello ja GDPR: sitoumuksemme tietosuojaan (viitattu: 2026-09-20)
3. Atlassian Support - Kielen vaihtaminen Trellossa (viitattu: 2026-09-20)
4. Atlassian Support - Tarjoaako Trello tukea muilla kielillä? (viitattu: 2026-09-20)
5. Puolan keskuspankki - USD:n keskikurssi taulukosta A, päiväys 2026-09-18 (3,7998 zł) (viitattu: 2026-09-20)
6. Task Manager - hinnoittelu ja lisenssiehdot (viitattu: 2026-09-22)
7. Task Manager - Pysyvä lisenssi (viitattu: 2026-09-22)
8. Task Manager - Asennus omalle palvelimellesi (viitattu: 2026-09-22)

Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.