Vom 1. bis 12. Oktober erschienen 21 Versionen von Task Manager, von 2.2.405 bis 2.2.425. Die größte Änderung bringt eine neue Rolle in der Aufgabe - der Beobachter, also eine Person, die im Bilde sein, aber nicht für die Ausführung verantwortlich sein soll. Dazu kommen eine Lizenz mit Updates bis zu einem bestimmten Datum, eine Verschlüsselung, die mehr Inhalte umfasst, und Automatisierungen, die Versuche selbst wiederholen, wenn der KI-Anbieter vorübergehend nicht antwortet.
Beobachter in der Aufgabe: im Bilde, aber nicht an der Arbeit
Ola Nowak leitet die Aufgabe „Projekt strony“ im Arbeitsbereich Nowa strona www, und Marek Wiśniewski führt sie aus. Adam Krawczyk, der Vertriebsleiter, hat dem Kunden einen Termin zugesagt und möchte daher sehen, wie die Arbeit vorankommt. Selbst erledigt er in dieser Aufgabe nichts. Bisher hatte er zwei Möglichkeiten: sich der Aufgabe zuzuweisen und Benachrichtigungen zu jeder Nachricht zu erhalten, oder Ola alle paar Tage zu fragen.
Ab Version 2.2.424 gibt es eine dritte Möglichkeit. Im Aufgabenfenster, im Feld „Benutzer zuweisen“ im Modus „Ausgewählt“, stehen bei jeder Person drei Schalter: „Administrator“, „Status ändern“ und „Beobachter“. Ist „Beobachter“ aktiviert, werden die beiden anderen deaktiviert und ausgegraut; wird er deaktiviert, werden sie wieder bearbeitbar.
Der Beobachter sieht die Aufgabe und das Gespräch, kann im Thread schreiben und auf Nachrichten reagieren. Er ändert weder den Status noch den Inhalt der Aufgabe. Benachrichtigungen erhält er nur bei Erwähnungen seiner Person, und der Zähler ungelesener Nachrichten bei der Aufgabe funktioniert wie gewohnt. Beobachter kann weder der Autor der Aufgabe noch der Administrator des Arbeitsbereichs sein - sie haben aufgrund ihrer Rolle bereits volle Rechte.
Eine Aufgabe, die Sie beobachten, gibt sich nicht als Ihre eigene aus
In der Liste, im Board und im Listenpanel des Kalenders hat eine beobachtete Aufgabe ein Augensymbol. Sie zählt nicht zu „Überfällig“, „Heute“ und „Im Zeitplan“, erscheint nicht in Erinnerungen an Fälligkeitsdaten und nicht in der täglichen Aufgabenübersicht. Der KI-Assistent nennt sie nicht als zu erledigende Aufgabe. Adam sieht also in der Kachel „Überfällig“ nur seine eigenen verspäteten Angelegenheiten, nicht die der anderen.
Im Menü „Nur anzeigen“ gibt es den Punkt „Beobachtete Aufgaben“. Ab Version 2.2.425 ist er standardmäßig aktiviert, sodass beobachtete Aufgaben zusammen mit den übrigen in der Liste stehen. Das Deaktivieren blendet nur sie aus - Chats, E-Mail und Aufgaben, die Sie selbst ausführen, bleiben erhalten.
Man sieht sofort, wer ausführt und wer nur zusieht
Die Avatare im Kopf der Aufgabe zeigen jetzt nur noch die Personen, die sie ausführen. Nach dem Anklicken enthält die Liste zuerst den Abschnitt „In diesem Thread“ mit diesen Personen. Darunter befindet sich der eingeklappte, ausgegraute Abschnitt „Beobachten“, und am Ende „Haben ebenfalls Zugriff“ - Administratoren, die die Aufgabe aufgrund ihrer Rolle sehen. Ab 2.2.421 aktualisiert sich die Personenliste in einem geöffneten Thread von selbst, ohne dass die Seite neu geladen werden muss.
Der Modus „Alle Personen im Arbeitsbereich“ funktioniert wie bisher, Beobachter legen Sie nur im Modus „Ausgewählt“ fest. Die Rolle können Sie jederzeit in der Aufgabenbearbeitung ändern. Die Rollen in der Aufgabe beschreibt die Seite Aufgaben.
Die Lizenz zeigt Gültigkeit und Updates getrennt an
Die häufigste Task-Manager-Lizenz ist eine Dauerlizenz und umfasst Updates bis zu einem bestimmten Datum - üblicherweise 12 Monate ab Kauf, mit Verlängerungsmöglichkeit. Ab Version 2.2.419 sehen Sie unter Einstellungen → Erweitert → Lizenz zwei getrennte Zeilen: „Gültig bis: unbefristet“ und „Updates bis“ mit Datum. Dieses zweite Datum versetzt das Programm nie in den Nur-Lese-Modus. Danach läuft das Programm weiter, Sie können lediglich keine später veröffentlichten Versionen installieren.
Bei jeder Version im Reiter Updates wird das Veröffentlichungsdatum angezeigt, und der Grund für eine Sperre steht direkt unter der Versionsnummer, auch auf dem Smartphone. Ist die Berechtigung abgelaufen, sagt die Meldung es klar: „Ihre Update-Berechtigung ist am TT.MM.JJJJ abgelaufen - erneuern Sie sie, um diese Version zu installieren.“
Ein neuer Schlüssel, etwa nach einer Verlängerung, schaltet das Programm sofort frei, ohne erneute Anmeldung. Ein alter, widerrufener Schlüssel kann nicht versehentlich eingegeben werden - das Programm weist ihn zurück und behält den bisherigen bei. Die jährliche Update-Verlängerung kostet zum Beispiel 447 PLN netto für den Classic-Plan in der Variante Standard. Mehr dazu auf der Seite Dauerlizenz.
Die Verschlüsselung umfasst mehr Inhalte
Die Datenverschlüsselung schützt die in der Datenbank gespeicherten Inhalte: Wer allein an eine Kopie der Datenbank gelangt, etwa über ein Hosting-Backup, kann Nachrichten oder Aufgabenbeschreibungen nicht lesen. Der Schlüssel liegt in einer Datei auf dem Server, außerhalb der Datenbank. Die Verschlüsselung funktioniert in beiden Varianten, Standard und Pro.
Ab Version 2.2.419 werden auch Antworten des KI-Assistenten in Threads, Nachrichten des KI-Agenten und der Automatisierungen, Aufgaben, die von Automatisierungen und der n8n-Integration angelegt werden, sowie automatische Abwesenheitsantworten verschlüsselt. Die Abwesenheitsnachricht liegt nicht mehr offen beim Benutzerkonto. Das Werkzeug „Vorhandene Daten verschlüsseln“ und die Schlüsselrotation erfassen auch E-Mail und Einträge, die To-do-Listen hinzugefügt wurden, und während der Rotation bleiben alle Inhalte lesbar.
Wenn bei Ihnen die Verschlüsselung aktiviert ist, klicken Sie nach dem Update einmal auf „Vorhandene Daten verschlüsseln“ unter Einstellungen → Erweitert → Datenverschlüsselung. Der Schalter verschlüsselt nur das, was ab diesem Zeitpunkt entsteht, das Werkzeug erfasst dagegen zuvor gespeicherte Inhalte. Nicht alles wird verschlüsselt: Aufgabenthemen, Chat-Namen, Notizen und Dateien bleiben in der Datenbank unverschlüsselt. Die vollständige Liste und die nächsten Schritte finden Sie im neuen Kapitel der Anleitung Datenverschlüsselung.
Automatisierungen gehen bei einer kurzzeitigen KI-Störung nicht verloren
Eine Automatisierungsregel, die mit KI beginnt - etwa eine neue E-Mail analysiert und eine Notiz zu einem Lead anlegt - hängt davon ab, ob der Modellanbieter antwortet. Bisher beendete eine einzige kurzzeitige Unterbrechung den Ablauf endgültig, und die Notiz entstand nicht.
Ab Version 2.2.423 wiederholt sich die Automatisierungsregel selbst nach 2, 10 und 30 Minuten, wenn der erste Schritt aus einem vorübergehenden Grund keine Antwort erhält - keine Verbindung, Zeitüberschreitung, Überlastung des Anbieters. Die Fehlerbenachrichtigung kommt erst nach dem vierten, letzten Versuch. Sie wiederholt sich nur selbst, wenn noch nichts ausgeführt wurde, damit keine Schritte doppelt ausgeführt werden. Ein aufgebrauchtes Kontobudget beim KI-Anbieter wird nicht wiederholt, da dies keine vorübergehende Unterbrechung ist.
Im Verlauf steht bei einem mit Fehler beendeten Ablauf eine Schaltfläche „Wiederholen“. Die Automatisierungsregel startet für dasselbe Ereignis innerhalb einer Minute erneut und führt alle Schritte von vorn aus. Der Verlauf zeigt auch den Betreff der E-Mail, um die es im Ablauf ging, und eine fehlende Verbindung zum Anbieter hat eine eigene Meldung: „Verbindung zum KI-Anbieter konnte nicht hergestellt werden“. Automatisierungen sind in der Pro-Variante enthalten, Beschreibung auf der Seite Automatisierungen.
Die To-do-Liste korrigieren Sie an einem Ort
Bei einem Eintrag der To-do-Liste steht neben dem Papierkorb ein Stift (2.2.408). Sie klicken ihn an, korrigieren den Text und drücken Enter, dabei bleiben Abhakungen und Reihenfolge erhalten. Ab 2.2.413 zeigen die Fenster „Nachricht bearbeiten“ und „Aufgabe bearbeiten“ die Liste so, wie sie im Thread zu sehen ist, und über die Schaltfläche „+ Position hinzufügen“ hinzugefügte Einträge sind darin gewöhnliche Positionen, an ihrem jeweiligen Platz.
Abhakungen folgen ihren Positionen (2.2.410). Wenn Sie im Bearbeitungsfenster eine Position hinzufügen, entfernen oder verschieben, bleiben die Abhakungen zusammen mit der Signatur der Person, die abgehakt hat, bei denselben Positionen. Wenn Sie eine von jemand anderem hinzugefügte Position löschen, fragt das Programm nach Ihrer Zustimmung und zeigt, wer sie hinzugefügt hat. Ein Klick in eine Liste, die in der Zwischenzeit von jemandem geändert wurde, trifft nicht mehr die falsche Position - das Programm zeigt die aktuelle Liste an und bittet um einen erneuten Klick (2.2.412).
Auf dem Smartphone ziehen Sie mit dem Finger
In Version 2.2.411 funktioniert das Ziehen auf dem Smartphone in Dateien und in Notizen. Sie halten eine Datei kurz gedrückt und schieben sie - über dem Finger erscheint ein Schild mit dem Namen, und der Ordner unter dem Finger wird hervorgehoben. Genauso verschieben Sie eine Notiz in einen Ordner. Eine Position der To-do-Liste folgt genau dem Finger, und das Menü ⋮ bei Dateien, Ordnern und Notizen ist auch auf dem Smartphone sichtbar.
E-Mail verrät nicht, dass eine Nachricht geöffnet wurde
Ab Version 2.2.419 lädt die E-Mail nichts aus dem Internet, solange Sie nicht auf „Bilder anzeigen“ klicken - auch keine Hintergründe, Stylesheets und in Newsletter-Stilen versteckte Bilder. Ein Tracking-Bild verrät dem Absender also nicht, dass die Nachricht geöffnet wurde. In den Inhalt eingefügte Bilder sieht man sofort. Ab 2.2.422 wechselt ein Klick auf die Benachrichtigung über eine E-Mail zur Ansicht E-Mail und markiert den Thread in der Liste. E-Mail ist in der Pro-Variante enthalten.
Der KI-Assistent liest Google-Dokumente
Der KI-Assistent liest Links zu Google-Dokumenten, -Tabellen und -Präsentationen sowie Dropbox-Links (2.2.406). Wenn ein Dokument nicht für „jeden mit Link“ freigegeben ist, sagt er dies direkt und schlägt vor, was zu ändern ist. Der Internetzugriff des Assistenten ist eine separate Berechtigung unter Einstellungen → Benutzer, standardmäßig deaktiviert.
In Version 2.2.415 ist das Programm selbst von den ausgemusterten Standardmodellen von Gemini und Grok auf deren Nachfolger umgestiegen. Der Assistent antwortet bei diesen Anbietern wieder, ohne Änderungen in den Einstellungen. Das Modell läuft über Ihren eigenen API-Schlüssel, sodass Sie für Anfragen direkt beim Anbieter bezahlen, ohne Aufschlag durch Task Manager.
Kleinere Korrekturen, die Ihnen auffallen
- Das Hinzufügen eines Benutzers sagt die Wahrheit über die Aktivierungs-E-Mail (2.2.417). Wenn die E-Mail nicht versendet werden kann, zeigt das Fenster Benutzer eine Warnung mit dem Grund anstelle der Meldung über den erfolgreichen Versand.
- Das Board merkt sich Einstellungen für jedes Konto separat (2.2.419). Der Filter „Archiv“ zeigt das Archiv an, und die Gruppierung „Chat zuerst“ stellt Chats vor Aufgaben.
- Benachrichtigungskarten stehen zusammen (2.2.422). Unter Einstellungen → Profil stehen die Benachrichtigungskarten für App, Browser und E-Mail untereinander, gleich dahinter „Als App installieren“.
- Gelesene Benachrichtigungen kehren nicht zurück (2.2.406), auch nicht bei zwei gleichzeitig geöffneten Programm-Tabs.
Ordnung bei den Berechtigungen
- Systemeinträge im Thread, also die Spur einer Änderung des Fälligkeitsdatums, des Status oder der Teilnehmer, lassen sich nicht bearbeiten oder löschen - auch der Server lehnt dies ab (2.2.409). Eine Datei können Sie nur an eine eigene Nachricht anhängen.
- Ein gesperrtes Konto erhält keine Benachrichtigungen über neue E-Mails oder persönliche Erinnerungen (2.2.407). „Alle zuweisen“ bei der Bearbeitung von Aufgabe und Chat übergeht Konten ohne Zugriff.
- Eine Person mit dem Recht, Arbeitsbereiche anzulegen, sieht beim Anlegen eines Arbeitsbereichs „für ausgewählte Personen“ wieder die Personenliste (2.2.405).
- Das Server-Fehlerprotokoll speichert nicht den Inhalt der Antworten des KI-Assistenten, und E-Mail-Adressen werden darin gekürzt (2.2.418). An Beispieladressen wie example.com versendet das Programm keine E-Mails.
Wenn Sie Version 2.2.405 oder 2.2.406 haben, aktualisieren Sie das Programm mindestens auf 2.2.407. In diesen beiden Versionen sah ein Arbeitsbereich-Administrator, der nicht Administrator des gesamten Programms ist, in „Arbeitsbereich bearbeiten“ keine Liste der hinzuzufügenden Personen.
Updates starten Sie in den Einstellungen
Das Update führt der Administrator unter Einstellungen → Updates durch. Das Programm prüft selbst, ob eine neue Version vorliegt, installiert aber nichts ohne Entscheidung des Administrators. Erscheint eine neue Version, sieht der Administrator einen Punkt beim Zahnrad und eine kurze Benachrichtigung.
- Klicken Sie auf das Zahnrad und öffnen Sie die Registerkarte Updates.
- Klicken Sie bei der neuesten Version auf „Herunterladen“. Erstellen Sie vor der Installation eine Kopie der Datenbank und des Ordners
uploads/. - Klicken Sie nach dem Herunterladen auf „Installieren“. Das Paket mit dem Auto-Installer installiert sich ohne FTP.
Details, auch Meldungen zum Lizenzschlüssel, beschreibt die Anleitung Updates.
Für ein Unternehmen, das die Daten auf einem eigenen Server behält und die Lizenz einmalig bezahlt, bringen die Oktober-Versionen zwei Dinge in Ordnung: wer an einer Aufgabe arbeitet und wer nur zusieht, sowie bis wann die Lizenz neue Versionen umfasst. Wie der Beobachter einer Aufgabe funktioniert, sehen Sie in der Demo.
Häufig gestellte Fragen
Sieht der Beobachter das ganze Gespräch in der Aufgabe?
Ja. Der Beobachter sieht die Aufgabe und den ganzen Thread, kann Nachrichten schreiben und reagieren. Er ändert weder den Status noch den Inhalt der Aufgabe und erhält Benachrichtigungen nur bei Erwähnungen seiner Person.
Was passiert mit dem Programm nach dem Datum „Updates bis“?
Das Programm läuft weiter, ohne Nur-Lese-Modus. Sie können lediglich keine Versionen installieren, die nach diesem Datum veröffentlicht wurden, bis Sie die Berechtigung mit einem neuen Schlüssel des Anbieters erneuern.
Muss ich nach dem Update etwas mit der Verschlüsselung tun?
Wenn die Verschlüsselung aktiviert ist, klicken Sie einmal auf „Vorhandene Daten verschlüsseln“ unter Einstellungen → Erweitert → Datenverschlüsselung. Das Tool erfasst die vor dem Update gespeicherten Inhalte, neue werden sofort verschlüsselt.
Kann die Schaltfläche „Wiederholen“ in den Automatisierungen etwas duplizieren?
Ja, wenn beim ersten Mal bereits ein Teil der Schritte durchgelaufen ist. „Wiederholen“ führt alle Schritte von Anfang an aus, daher funktioniert die reine Wiederholung nur, wenn noch nichts ausgeführt wurde.
Muss ich für jede neue Version bezahlen?
Nein. Die Lizenz umfasst 12 Monate Updates im Preis. Danach können Sie die Berechtigung für ein weiteres Jahr verlängern oder mit der installierten Version weiterarbeiten.
Quellen
- Task Manager, Änderungsliste der Versionen 2.2.405-2.2.425 - in der Anwendung: Einstellungen → Updates → Änderungsliste (Zugriff: 12.10.2026)
- Task Manager, Anleitung „Aufgaben“, Abschnitt Aufgabenbeobachter
- Task Manager, Anleitung „Lizenz“
- Task Manager, Anleitung „Datenverschlüsselung“
- Task Manager, Anleitung „Automatisierungen“
- Task Manager, Anleitung „Updates“
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
