Entre 1 e 12 de outubro saíram 21 versões do Task Manager, da 2.2.405 à 2.2.425. A maior mudança é o novo papel numa tarefa - o observador, ou seja, a pessoa que deve estar a par do assunto, mas não é responsável pela execução. Além disso, uma licença com atualizações até uma data concreta, encriptação que abrange mais conteúdos e Automatizações que repetem a tentativa sozinhas quando o fornecedor de IA não responde momentaneamente.
Observador numa tarefa: alguém a par do assunto, mas sem mão na obra
Ola Nowak gere a tarefa "Projeto do site" no workspace Novo site, e Marek Wiśniewski executa-a. Adam Krawczyk, diretor de vendas, prometeu um prazo ao cliente, por isso quer ver como o trabalho está a correr. Ele próprio não faz nada nessa tarefa. Até agora tinha duas opções: juntar-se à tarefa e receber notificações de todas as mensagens, ou perguntar à Ola de poucos em poucos dias.
A partir da versão 2.2.424 há uma terceira opção. Na janela da tarefa, no campo "Atribuir utilizadores" no modo "Selecionados", junto a cada pessoa estão três interruptores: "Administrador", "Alteração de estado" e "Observador". Ativar o "Observador" desativa e esbate os outros dois, e desativá-lo devolve-os para edição.
O observador vê a tarefa e a conversa, pode escrever no tópico e reagir às mensagens. Não altera o estado nem o conteúdo da tarefa. Só recebe notificações sobre menções a si próprio, e o contador de mensagens não lidas junto à tarefa funciona normalmente. Nem o autor da tarefa nem o administrador do workspace podem ser observadores - eles já têm direitos completos devido ao seu papel.
Uma tarefa que observa não finge ser sua
Na Lista, no Quadro e no painel Lista do calendário, a tarefa observada tem um ícone de olho. Não conta para "Em atraso", "Para hoje" e "Dentro do prazo", não entra nos lembretes de prazos nem no resumo diário de tarefas. O Assistente de IA não a apresenta como tarefa a fazer. Assim, Adam vê no bloco "Em atraso" apenas os seus próprios assuntos em atraso, e não os dos outros.
No menu "Mostrar apenas" existe a opção "Tarefas observadas". Desde a versão 2.2.425 está assinalada por predefinição, pelo que as tarefas observadas aparecem na lista junto com as restantes. Desmarcar oculta apenas essas - os chats, o correio e as tarefas que executa permanecem.
Logo se vê quem executa e quem observa
Os avatares no cabeçalho da tarefa mostram agora apenas as pessoas que a executam. Ao clicar, a lista tem primeiro uma secção "Neste tópico" com essas pessoas. Mais abaixo está a secção recolhida e esbatida "Observam", e no final "Também têm acesso" - administradores que veem a tarefa devido ao seu papel. Desde a 2.2.421, a lista de pessoas num tópico aberto atualiza-se sozinha, sem recarregar a página.
O modo "Todas as pessoas no Workspace" funciona como até agora, e os observadores só se definem no modo "Selecionados". Pode alterar o papel a qualquer momento na edição da tarefa. Os papéis numa tarefa são descritos na página Tarefas.
A licença mostra separadamente a validade e as atualizações
A licença mais comum do Task Manager é perpétua e inclui atualizações até uma data concreta - geralmente 12 meses a partir da compra, com possibilidade de renovação. Desde a versão 2.2.419, em Definições → Avançado → Licença, veem-se duas linhas separadas: "Válida até: perpétua" e "Atualizações até" com uma data. Esta segunda data nunca coloca o programa em modo apenas de leitura. Depois dela, o programa continua a funcionar, apenas não instalará versões publicadas posteriormente.
Junto a cada versão, no separador Atualizações, vê-se a data da sua publicação, e o motivo do bloqueio aparece logo abaixo do número da versão, também no telemóvel. Quando a autorização expirou, a mensagem diz-o diretamente: "A sua autorização para atualizações expirou em DD.MM.AAAA - renove-a para instalar esta versão."
Uma nova chave, por exemplo após uma renovação, desbloqueia o programa de imediato, sem necessidade de iniciar sessão novamente. Uma chave antiga, revogada, não pode ser inserida por engano - o programa rejeita-a e mantém a chave atual. A renovação anual das atualizações custa, por exemplo, 447 PLN líquidos para o plano Classic na variante Standard. Mais informações na página Licença perpétua.
A encriptação abrange mais conteúdos
A encriptação de dados protege o conteúdo guardado na base de dados: quem obtiver apenas a cópia da base de dados, por exemplo a partir de uma cópia de segurança do alojamento, não consegue ler mensagens nem descrições de tarefas. A chave fica num ficheiro no servidor, fora da base de dados. A encriptação funciona nas duas variantes, Standard e Pro.
A partir da versão 2.2.419 passam também a ser encriptadas as respostas do Assistente de IA nas conversas, as mensagens do Agente de IA e das Automatizações, as tarefas criadas pelas Automatizações e pela integração com o n8n, e as respostas automáticas de ausência. A mensagem de ausência deixa de estar guardada de forma visível junto da conta do utilizador. A ferramenta "Encriptar dados existentes" e a rotação da chave abrangem o Correio e os itens acrescentados às listas de tarefas, e durante a rotação todo o conteúdo permanece legível.
Se tiver a encriptação ativada, depois da atualização clique uma vez em "Encriptar dados existentes" em Definições → Avançado → Encriptação de dados. O interrutor encripta apenas aquilo que for criado a partir desse momento, e a ferramenta abrange o conteúdo guardado anteriormente. Nem tudo é encriptado: os assuntos das tarefas, os nomes dos chats, as notas e os ficheiros permanecem visíveis na base de dados. A lista completa e os passos seguintes estão no novo capítulo do manual Encriptação de dados.
As Automatizações não se perdem numa falha momentânea da IA
Uma receita que começa pela IA - por exemplo analisa um novo e-mail e cria uma nota sobre um lead - depende de o fornecedor do modelo responder. Até agora, uma única interrupção momentânea terminava a execução definitivamente e a nota não era criada.
A partir da versão 2.2.423, quando o primeiro passo não recebe resposta por um motivo momentâneo - falta de ligação, tempo excedido, sobrecarga do fornecedor - a receita repete-se sozinha ao fim de 2, 10 e 30 minutos. A notificação de erro só chega após a quarta e última tentativa. Só se repete sozinha quando nada ainda foi executado, para não duplicar passos. O orçamento esgotado da conta junto do fornecedor de IA não é repetido, porque isso não é uma interrupção momentânea.
No Histórico, junto de uma execução terminada com erro, existe um botão "Repetir". A receita volta a correr para o mesmo evento no prazo de um minuto e executa todos os passos desde o início. O Histórico mostra também o assunto do e-mail a que a execução dizia respeito, e a falta de ligação ao fornecedor tem a sua própria mensagem: "Não foi possível ligar ao fornecedor de IA". As Automatizações estão incluídas na variante Pro, a descrição está na página Automatizações.
A lista de tarefas corrige-se num único lugar
Junto de um item da lista de tarefas, ao lado do caixote do lixo, está um lápis (2.2.408). Clica nele, corrige o texto e prime Enter, e as marcações e a ordem mantêm-se. A partir de 2.2.413, as janelas "Editar mensagem" e "Editar tarefa" mostram a lista tal como aparece na conversa, e os itens acrescentados através do botão "+ Adicionar item" passam a ser itens normais na lista, nos seus lugares.
As marcações seguem os seus itens (2.2.410). Quando na janela de edição adicionas, removes ou reordenas um item, as marcações, juntamente com a assinatura da pessoa que marcou, mantêm-se junto dos mesmos itens. Quando removes um item acrescentado por outra pessoa, o programa pede confirmação e mostra quem o acrescentou. Clicar numa lista que, entretanto, foi alterada por outra pessoa já não acerta no item errado - o programa mostra a lista atualizada e pede para clicar novamente (2.2.412).
No telemóvel arrasta-se com o dedo
Na versão 2.2.411, o arrastar no telemóvel funciona em Ficheiros e em Notas. Mantém o dedo um instante sobre um ficheiro e desloca-se - por cima do dedo aparece uma etiqueta com o nome, e a pasta por baixo do dedo fica destacada. Da mesma forma move uma nota para uma pasta. O item da lista de tarefas segue exatamente o dedo, e o menu ⋮ junto de ficheiros, pastas e notas também é visível no telemóvel.
O Correio não revela que uma mensagem foi aberta
A partir da versão 2.2.419, enquanto não clicar em "Mostrar imagens", o e-mail não descarrega nada da internet - incluindo fundos, folhas de estilo e imagens escondidas nos estilos das newsletters. Uma imagem de rastreio já não informa o remetente de que a mensagem foi aberta. As imagens coladas diretamente no corpo do e-mail são visíveis de imediato. A partir de 2.2.422, clicar na notificação de um e-mail muda a vista para o Correio e seleciona a conversa na lista. O Correio está incluído na variante Pro.
O Assistente de IA lê documentos Google
O Assistente de IA lê ligações para documentos, folhas de cálculo e apresentações Google, bem como ligações do Dropbox (2.2.406). Quando um documento não está partilhado como "qualquer pessoa com a ligação", informa isso de forma direta e sugere o que alterar. O acesso do Assistente à internet é uma permissão separada em Definições → Utilizadores, desativada por predefinição.
Na versão 2.2.415, o programa passou automaticamente dos modelos predefinidos descontinuados do Gemini e do Grok para os seus sucessores. O Assistente com estes fornecedores volta a responder, sem alterações necessárias em Definições. O modelo funciona com a sua própria chave de API, pelo que paga os pedidos diretamente ao fornecedor, sem margem do Task Manager.
Pequenas correções que vai notar
- Adicionar um utilizador diz a verdade sobre o e-mail de ativação (2.2.417). Quando o e-mail não é enviado, a janela Utilizadores mostra um aviso com o motivo em vez da mensagem de envio.
- O Quadro guarda as definições separadamente para cada conta (2.2.419). O filtro "Arquivo" mostra o arquivo, e o agrupamento "Chat primeiro" coloca os chats antes das tarefas.
- Os cartões de notificações estão agrupados (2.2.422). Em Definições → Perfil, os cartões de notificações da aplicação, do navegador e de e-mail estão uns por baixo dos outros, e logo a seguir "Instalar como aplicação".
- As notificações lidas não reaparecem (2.2.406), mesmo com duas janelas do programa abertas.
Ordem nas permissões
- As entradas de sistema numa conversa, ou seja, o registo de uma alteração de prazo, estado ou composição das pessoas, não podem ser corrigidas nem eliminadas - o servidor também recusa (2.2.409). Só é possível anexar um ficheiro à sua própria mensagem.
- Uma conta bloqueada não recebe notificações de novo correio nem lembretes pessoais (2.2.407). "Atribuir a todos" na edição de uma tarefa ou de um chat ignora contas sem acesso.
- Uma pessoa com permissão para criar workspaces volta a ver a lista de pessoas ao criar um espaço "para pessoas selecionadas" (2.2.405).
- O registo de erros do servidor não guarda o conteúdo das respostas do Assistente de IA, e os endereços de e-mail aparecem abreviados (2.2.418). Para endereços de exemplo, como example.com, o programa não envia e-mails.
Se tiver a versão 2.2.405 ou 2.2.406, atualize o programa pelo menos para a 2.2.407. Nestas duas versões, um administrador de workspace que não é administrador de todo o programa não via, em "Editar workspace", a lista de pessoas a adicionar.
A atualização é iniciada nas Definições
A atualização é feita pelo administrador em Definições → Atualizações. O programa verifica automaticamente se há uma nova versão, mas não instala nada sem a decisão do administrador. Quando surge uma nova versão, o administrador vê um ponto junto à roda dentada e uma breve notificação.
- Clique na roda dentada e abra o separador Atualizações.
- Junto da versão mais recente, clique em "Descarregar". Antes de instalar, faça uma cópia de segurança da base de dados e da pasta
uploads/. - Depois de descarregar, clique em "Instalar". O pacote com auto-instalador instala-se sem FTP.
Os detalhes, incluindo as mensagens sobre a chave de licença, são descritos no manual Atualizações.
Para uma empresa que mantém os dados no seu próprio servidor e paga a licença uma única vez, as versões de outubro resolvem duas questões: quem trabalha numa tarefa e quem apenas observa, e até quando a licença abrange novas versões. Pode ver como funciona o observador numa tarefa em Demo.
Perguntas mais frequentes
O observador vê toda a conversa na tarefa?
Sim. O observador vê a tarefa e todo o tópico, pode escrever mensagens e reagir. Não altera o estado nem o conteúdo da tarefa, e só recebe notificações sobre menções a si próprio.
O que acontece ao programa depois da data "Atualizações até"?
O programa continua a funcionar, sem modo apenas de leitura. Apenas não conseguirá instalar as versões publicadas depois dessa data, até renovar a autorização com uma nova chave do fornecedor.
Depois da atualização preciso de fazer algo relativamente à encriptação?
Se a encriptação estiver ativada, clique uma vez em "Encriptar dados existentes" em Definições → Avançado → Encriptação de dados. A ferramenta abrange os conteúdos guardados antes da atualização, e os novos são encriptados de imediato.
O botão "Repetir" nas Automatizações pode duplicar alguma coisa?
Sim, se alguns dos passos tiverem sido executados à primeira. "Repetir" executa todos os passos desde o início, por isso basta repetir só quando ainda não foi executado nada.
Tenho de pagar por cada nova versão?
Não. A licença inclui 12 meses de atualizações no preço. Depois pode renovar a autorização por mais um ano ou continuar a trabalhar com a versão instalada.
Fontes
- Task Manager, lista de alterações das versões 2.2.405-2.2.425 - na aplicação: Definições → Atualizações → Lista de alterações (acesso: 12-10-2026)
- Task Manager, manual "Tarefas", secção Observador de tarefa
- Task Manager, manual "Licença"
- Task Manager, manual "Encriptação de dados"
- Task Manager, manual "Automatizações"
- Task Manager, instruções «Atualizações»
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
