Del 1 al 12 de octubre se publicaron 21 versiones de Task Manager, de la 2.2.405 a la 2.2.425. Lo que más cambia es el nuevo rol en la tarea: el observador, es decir, la persona que debe estar al tanto, pero no es responsable de ejecutarla. A esto se suma una licencia con actualizaciones hasta una fecha concreta, un cifrado que abarca más contenido y unas Automatizaciones que reintentan solas cuando el proveedor de IA no responde momentáneamente.
Observador en la tarea: al tanto, pero sin trabajar en ella
Ola Nowak lleva la tarea «Proyecto de la web» en el espacio de trabajo Nueva página web, y Marek Wiśniewski la ejecuta. Adam Krawczyk, el jefe de ventas, le prometió un plazo al cliente, así que quiere ver cómo va el trabajo. Él mismo no hace nada en esa tarea. Hasta ahora tenía dos opciones: añadirse a la tarea y recibir notificaciones de cada mensaje, o preguntarle a Ola cada pocos días.
Desde la versión 2.2.424 hay una tercera opción. En la ventana de la tarea, en el campo «Asignar usuarios» en modo «Seleccionados», junto a cada persona aparecen tres interruptores: «Administrador», «Cambio de estado» y «Observador». Activar «Observador» desactiva y atenúa los otros dos, y al desactivarlo vuelven a poder editarse.
El observador ve la tarea y la conversación, puede escribir en el hilo y reaccionar a los mensajes. No cambia el estado ni el contenido de la tarea. Solo recibe notificaciones de las menciones a sí mismo, y el contador de mensajes no leídos de la tarea funciona como siempre. El autor de la tarea ni el administrador del espacio de trabajo pueden ser observadores: ellos ya tienen plenos derechos por su rol.
Una tarea que observas no se hace pasar por tuya
En la lista, en el Tablero y en el panel Lista del calendario, la tarea observada tiene un icono de ojo. No cuenta para «Atrasadas», «Para hoy» ni «En plazo», no aparece en los recordatorios de fechas límite ni en el resumen diario de tareas. El Asistente de IA no la presenta como una tarea pendiente. Así, Adam ve en la tarjeta «Atrasadas» solo sus propios asuntos atrasados, no los de otros.
En el menú «Mostrar solo» hay una opción «Tareas observadas». Desde la versión 2.2.425 está marcada por defecto, así que las tareas observadas aparecen en la lista junto con el resto. Desmarcarla solo las oculta a ellas - los chats, el correo y las tareas que ejecutas se quedan.
Se ve al instante quién ejecuta y quién solo observa
Los avatares del encabezado de la tarea ahora muestran solo a las personas que la ejecutan. Al hacer clic, la lista tiene primero una sección «En este hilo» con esas personas. Más abajo hay una sección plegada y en gris, «Observan», y al final «También tienen acceso» - administradores que ven la tarea por su rol. Desde la 2.2.421, la lista de personas en un hilo abierto se actualiza sola, sin recargar la página.
El modo «Todas las personas del Workspace» funciona como hasta ahora, y los observadores solo se configuran en el modo «Seleccionados». Puedes cambiar el rol en cualquier momento al editar la tarea. Los roles en la tarea se describen en la página Tareas.
La licencia muestra por separado la validez y las actualizaciones
La licencia más habitual de Task Manager es perpetua e incluye actualizaciones hasta una fecha concreta - normalmente 12 meses desde la compra, con posibilidad de renovación. Desde la versión 2.2.419, en Configuración → Avanzado → Licencia se ven dos líneas separadas: «Válida hasta: indefinidamente» y «Actualizaciones hasta» con una fecha. Esta segunda fecha nunca pone al programa en modo de solo lectura. Después de ella, el programa sigue funcionando; simplemente no podrás instalar las versiones publicadas con posterioridad.
Junto a cada versión, en la pestaña Actualizaciones, se ve la fecha de su publicación, y el motivo del bloqueo aparece justo debajo del número de versión, también en el móvil. Cuando el permiso ha caducado, el mensaje lo dice sin rodeos: «Tu permiso de actualizaciones terminó el DD/MM/AAAA - renuévalo para instalar esta versión.»
Una clave nueva, por ejemplo tras una renovación, desbloquea el programa de inmediato, sin necesidad de volver a iniciar sesión. La clave antigua y revocada no se puede introducir por error - el programa la rechazará y mantendrá la actual. La renovación anual de actualizaciones cuesta, por ejemplo, 447 PLN netos para el plan Classic en la variante Standard. Más información en la página Licencia perpetua.
El cifrado abarca más contenido
El cifrado de datos protege el contenido guardado en la base de datos: alguien que consiga solo una copia de la base, por ejemplo de una copia de seguridad del hosting, no podrá leer los mensajes ni las descripciones de las tareas. La clave está en un archivo del servidor, fuera de la base de datos. El cifrado funciona en ambas variantes, Standard y Pro.
Desde la versión 2.2.419 también se cifran las respuestas del Asistente de IA en los hilos, los mensajes del Agente de IA y de las Automatizaciones, las tareas creadas por las Automatizaciones y la integración con n8n, así como las respuestas automáticas de ausencia. El mensaje de ausencia ya no queda expuesto directamente en la cuenta del usuario. La herramienta «Cifrar datos existentes» y la rotación de clave abarcan el Correo y los elementos añadidos a las listas de tareas, y durante la rotación todo el contenido sigue siendo legible.
Si tienes el cifrado activado, tras la actualización haz clic una vez en «Cifrar datos existentes» en Ajustes → Avanzado → Cifrado de datos. El interruptor cifra solo lo que se cree a partir de ese momento, y la herramienta abarcará el contenido guardado anteriormente. No todo se cifra: los asuntos de las tareas, los nombres de los chats, las notas y los archivos permanecen sin cifrar en la base de datos. La lista completa y los siguientes pasos se indican en el nuevo capítulo del manual Cifrado de datos.
Las Automatizaciones no se pierden ante un fallo pasajero de la IA
Una regla que empieza con la IA - por ejemplo, que analiza un correo nuevo y crea una nota sobre un lead - depende de que el proveedor del modelo responda. Hasta ahora, una interrupción momentánea terminaba la ejecución para siempre y la nota no se creaba.
Desde la versión 2.2.423, cuando el primer paso no recibe respuesta por un motivo pasajero - falta de conexión, tiempo agotado, sobrecarga del proveedor - la regla se reintenta sola al cabo de 2, 10 y 30 minutos. La notificación de error llega solo después del cuarto y último intento. Solo se reintenta sola cuando aún no se ha ejecutado nada, para no duplicar pasos. El presupuesto agotado de la cuenta en el proveedor de IA no se reintenta, porque eso no es una interrupción pasajera.
En el Historial, junto a una ejecución terminada con error, hay un botón «Reintentar». La regla se vuelve a ejecutar para ese mismo evento en menos de un minuto y realiza todos los pasos desde el principio. El Historial también muestra el asunto del correo al que correspondía la ejecución, y la falta de conexión con el proveedor tiene su propio mensaje: «No se ha podido conectar con el proveedor de IA». Las Automatizaciones están en la variante Pro; la descripción está en la página Automatizaciones.
Corriges la lista de tareas en un solo lugar
Junto a cada elemento de la lista de tareas, al lado de la papelera, hay un lápiz (2.2.408). Haces clic en él, corriges el texto y pulsas Intro, y las marcas y el orden se mantienen. Desde 2.2.413, las ventanas «Editar mensaje» y «Editar tarea» muestran la lista tal como se ve en el hilo, y los elementos añadidos con el botón «+ Añadir elemento» aparecen en ella como elementos normales, en su lugar correspondiente.
Las marcas van ligadas a sus elementos (2.2.410). Cuando en la ventana de edición añades, eliminas o reordenas un elemento, las marcas, junto con la firma de quien las marcó, permanecen en los mismos elementos. Al eliminar un elemento añadido por otra persona, el programa pide confirmación y muestra quién lo añadió. Hacer clic en una lista que alguien ha modificado mientras tanto ya no afecta al elemento equivocado: el programa muestra la lista actualizada y pide volver a hacer clic (2.2.412).
En el móvil, arrastras con el dedo
En la versión 2.2.411, el arrastre en el móvil funciona en Archivos y en Notas. Mantienes pulsado un archivo un instante y lo desplazas: sobre el dedo aparece una etiqueta con el nombre y la carpeta debajo del dedo se resalta. Así mismo mueves una nota a una carpeta. El elemento de la lista de tareas sigue exactamente al dedo, y el menú ⋮ de archivos, carpetas y notas también se ve en el móvil.
El Correo no revela que un mensaje se ha abierto
Desde la versión 2.2.419, hasta que no pulses «Mostrar imágenes», el correo no descarga nada de internet, incluidos fondos, hojas de estilo e imágenes ocultas en los estilos de los newsletters. Así, una imagen de seguimiento no le dirá al remitente que el mensaje se ha abierto. Las imágenes pegadas directamente en el cuerpo del correo se ven de inmediato. Desde 2.2.422, al hacer clic en una notificación de correo se cambia a la vista del Correo y se marca el hilo en la lista. El Correo está en la variante Pro.
El Asistente de IA lee documentos de Google
El Asistente de IA lee enlaces a documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google, así como enlaces de Dropbox (2.2.406). Cuando un documento no está compartido con «cualquier persona que tenga el enlace», lo dice claramente y sugiere qué cambiar. El acceso del Asistente a internet es un permiso independiente en Ajustes → Usuarios, desactivado por defecto.
En la versión 2.2.415, el programa migró automáticamente de los modelos predeterminados retirados de Gemini y Grok a sus sucesores. El Asistente vuelve a responder con estos proveedores, sin cambios en Ajustes. El modelo funciona con tu propia clave API, así que pagas las consultas directamente al proveedor, sin margen de Task Manager.
Pequeñas mejoras que notarás
- Añadir un usuario dice la verdad sobre el correo de activación (2.2.417). Cuando el correo no se envía, la ventana Usuarios muestra una advertencia con el motivo en lugar del mensaje de envío correcto.
- El Tablero recuerda los ajustes por separado para cada cuenta (2.2.419). El filtro «Archivadas» muestra el archivo, y la agrupación «Chat primero» coloca los chats antes que las tareas.
- Las tarjetas de notificaciones están juntas (2.2.422). En Ajustes → Perfil, las tarjetas de notificaciones de la aplicación, del navegador y del correo electrónico aparecen una debajo de otra, y justo después, «Instalar como aplicación».
- Las notificaciones leídas no reaparecen (2.2.406), incluso con dos pestañas del programa abiertas.
Orden en los permisos
- Las entradas del sistema en el hilo, es decir, el registro de un cambio de fecha límite, estado o composición de personas, no se pueden corregir ni eliminar; el servidor también lo rechaza (2.2.409). Solo puedes adjuntar un archivo a tu propio mensaje.
- Una cuenta bloqueada no recibe notificaciones de correo nuevo ni recordatorios personales (2.2.407). «Asignar a todos», al editar una tarea o un chat, omite las cuentas sin acceso.
- Una persona con derecho a crear espacios de trabajo vuelve a ver la lista de personas al crear un espacio «para personas seleccionadas» (2.2.405).
- El registro de errores del servidor no guarda el contenido de las respuestas del Asistente de IA, y las direcciones de correo electrónico aparecen abreviadas en él (2.2.418). El programa no envía correos a direcciones de ejemplo, como example.com.
Si tienes la versión 2.2.405 o 2.2.406, actualiza el programa como mínimo a la 2.2.407. En estas dos versiones, el administrador de un espacio de trabajo que no era administrador de todo el programa no veía en «Editar espacio de trabajo» la lista de personas para añadir.
Las actualizaciones se inician desde Ajustes
La actualización la realiza el administrador en Ajustes → Actualizaciones. El programa comprueba por sí solo si hay una nueva versión, pero no instala nada sin la decisión del administrador. Cuando aparece una nueva versión, el administrador ve un punto junto al icono del engranaje y una breve notificación.
- Haz clic en el icono del engranaje y abre la pestaña Actualizaciones.
- Junto a la versión más reciente, haz clic en «Descargar». Antes de instalarla, haz una copia de la base de datos y de la carpeta
uploads/. - Después de descargarla, haz clic en «Instalar». El paquete con el autoinstalador se instala sin necesidad de FTP.
Los detalles, incluidos los mensajes sobre la clave de licencia, se describen en el manual Actualizaciones.
Para una empresa que guarda sus datos en su propio servidor y paga la licencia una sola vez, las versiones de octubre ordenan dos cuestiones: quién trabaja en una tarea y quién solo observa, y hasta cuándo la licencia cubre las nuevas versiones. Cómo funciona el observador en una tarea lo puedes comprobar en Demo.
Preguntas frecuentes
¿El observador ve toda la conversación de la tarea?
Sí. El observador ve la tarea y todo el hilo, puede escribir mensajes y reaccionar. No cambia el estado ni el contenido de la tarea, y solo recibe notificaciones de las menciones a sí mismo.
¿Qué pasa con el programa después de la fecha «Actualizaciones hasta»?
El programa sigue funcionando, sin modo de solo lectura. Simplemente no podrás instalar las versiones publicadas después de esa fecha, hasta que renueves el permiso con una nueva clave del proveedor.
¿Tengo que hacer algo con el cifrado después de la actualización?
Si el cifrado está activado, haz clic una vez en «Cifrar datos existentes» en Configuración → Avanzado → Cifrado de datos. La herramienta abarcará los contenidos guardados antes de la actualización, y los nuevos se cifran de inmediato.
¿El botón «Reintentar» en Automatizaciones puede duplicar algo?
Sí, si parte de los pasos se completó la primera vez. «Reintentar» ejecuta todos los pasos desde el principio, por lo que reintentar sin más solo funciona bien cuando aún no se había ejecutado nada.
¿Tengo que pagar por cada nueva versión?
No. La licencia incluye 12 meses de actualizaciones en el precio. Después puedes renovar el permiso para otro año o seguir trabajando con la versión instalada.
Fuentes
- Task Manager, lista de cambios de las versiones 2.2.405-2.2.425 - en la aplicación: Ajustes → Actualizaciones → Lista de cambios (acceso: 12-10-2026)
- Task Manager, manual «Tareas», sección Observador de la tarea
- Task Manager, manual «Licencia»
- Task Manager, manual «Cifrado de datos»
- Task Manager, manual «Automatizaciones»
- Task Manager, guía «Actualizaciones»
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
