Was ist der KI-Agent in Task Manager?
Der KI-Agent in Task Manager kümmert sich um Aktionen, die später stattfinden oder mehrere Schritte erfordern. Sie beschreiben, was geschehen soll. Der Agent erstellt einen Plan und speichert ihn. Wenn die Anwendung geschlossen ist, müssen Sie CRON konfiguriert haben, damit geplante Schritte pünktlich ausgeführt werden. Ohne CRON können Schritte starten, wenn jemand die Anwendung nutzt.
Agent und Assistent nutzen dasselbe Feld, funktionieren jedoch unterschiedlich. Der Assistent antwortet sofort. Eine Erinnerung bestätigen Sie mit der Schaltfläche „Ja, ausführen“, den Versand einer E-Mail mit „Senden“, und eine Aufgabe entsteht erst nach dem Klick auf „Speichern“ im Fenster „Aufgabe hinzufügen“. Der Plan des Agenten startet sofort nach dem Speichern, ohne Bestätigungsfenster. Schritte, deren Termin bereits abgelaufen ist, werden noch während derselben Anfrage ausgeführt. Im Thread können Sie den Plan im Modus „KI-Assistent“ widerrufen, indem Sie „Plan 13 abbrechen“ oder „alles abbrechen“ schreiben. Das sollten Sie bedenken, bevor Sie den Versand einer E-Mail beauftragen.
Ein Plan umfasst höchstens zehn Schritte und läuft nach dreißig Tagen ab. Die Ausführungszeit wird im Plan in der Zeitzone Europe/Warsaw gespeichert. Ein Schritt kann außerdem vom vorherigen Schritt abhängen oder eine Bedingung haben.
Was kann der Agent in einem Schritt tun?
Der Agent kann sechs Arten von Schritten ausführen. Er kann eine Nachricht an den Thread senden und mehrere Personen gleichzeitig markieren. Dabei wendet er einen Zugriffsfilter für die Empfänger an. Ist die Nachricht öffentlich, erhalten die darin markierten Personen eine E-Mail darüber, sofern sie solche Benachrichtigungen aktiviert haben.
Kann E-Mails senden, ausschließlich über Ihr persönliches SMTP unter Einstellungen → Profil. Den Inhalt kann der Agent aus dem Kontext des Threads formulieren. In der gesendeten Nachricht kann er die Schaltfläche „Thread öffnen“ weglassen. Er kann auch Benachrichtigungen senden - bei einem privaten Auftrag sind der Eintrag im Thread und die E-Mail nur für die angegebene Person sichtbar bzw. bestimmt; bei einem normalen Auftrag sehen alle Teilnehmenden des Threads den Eintrag und erhalten die E-Mail, sofern sie Benachrichtigungen aktiviert haben.
Die übrigen Arten von Schritten sind den Verlauf prüfen, auf eine Antwort warten und auf ein Stichwort warten. Beim Warten auf ein Stichwort setzt der Agent den Plan fort, sobald der erwartete Verfasser eine Nachricht mit dem angegebenen Stichwort schreibt.
Beim Erstellen eines Plans kann der Agent nur Teilnehmer des Threads angeben. Die Bitte „sende eine E-Mail an jan@firma.pl mit einer Zusammenfassung“ ohne Termin wird nicht zu einem Plan: Der Assistent bereitet die Karte „Zu versendende Nachricht“ vor, und die E-Mail wird erst nach dem Klick auf „Senden“ verschickt. Zu einem Plan wird ein zeitlich verzögerter Versand, zum Beispiel „morgen um 9:00 Uhr“.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen nicht daran denken, am Donnerstag auf die Vereinbarung „Erinnere Marek, wenn er den unterschriebenen Vertrag nicht bis Mittwoch zurückschickt“ zurückzukommen. Sie müssen morgens nicht prüfen, ob er geantwortet hat, sondern kümmern sich erst dann darum, wenn tatsächlich etwas zu tun ist.
Sie müssen auch nicht um achtzehn Uhr am Computer sitzen, damit eine Nachricht um achtzehn Uhr versendet wird - vorausgesetzt, der Administrator hat einen regelmäßigen Start auf dem Server eingerichtet. Andernfalls hängt der Versand davon ab, ob jemand die Anwendung nutzt.
Sie müssen jedoch den Inhalt Ihrer Bitte prüfen, bevor sie ausgeführt wird. Der Plan startet ohne zusätzliche Rückfrage, sodass eine Bestätigungsanfrage Fehler nicht aufhält.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Sie senden einem Kunden ein Angebot. In ein paar Tagen möchten Sie nachfassen, aber der richtige Zeitpunkt lässt sich leicht verpassen. Sie bitten den Agenten, in drei Tagen von Ihrer Adresse aus eine höfliche Follow-up-E-Mail zu senden, deren Inhalt anhand des Kontexts im Thread formuliert wird.
Der Agent speichert den Plan. Sobald er einen Versand-Schritt ausführt, fügt er im Thread den Eintrag „Per E-Mail an X gesendet“ hinzu. Wer den Eintrag sehen kann, hängt davon ab, ob der Auftrag privat ist. Wenn Sie es sich vor der Ausführung anders überlegen, können Sie den gesamten Plan anhand seiner Nummer abbrechen oder den geplanten Versand im Kalender öffnen und dort den Termin verschieben, den Inhalt ändern oder nur diesen Schritt abbrechen - der Rest des Plans läuft weiter.
Häufig gestellte Fragen
Fragt mich der Agent vor der Ausführung eines Schritts um Erlaubnis?
Nein. Der Plan wird sofort nach dem Speichern aktiv. Schritte, deren Fälligkeitsdatum bereits überschritten ist, werden ohne zusätzliche Rückfrage ausgeführt. Das Fenster „Ja, ausführen“ betrifft Aktionen, die der KI-Assistent sofort ausführt, nicht die Pläne des KI-Agenten.
Wie kann ich eine geplante Aktion abbrechen?
Aktivieren Sie im Thread einer Aufgabe oder eines Chats den Modus „KI-Assistent“ und schreiben Sie „Plan 13 abbrechen“ mit der Nummer des gewünschten Plans oder „alles abbrechen“. Abbrechen können Sie nur Ihre eigenen aktiven Pläne.
Von welcher Adresse aus versendet der Agent E-Mails?
Der Agent versendet E-Mails ausschließlich über Ihr persönliches SMTP-Konto, das unter Einstellungen → Profil konfiguriert ist.
Wie viele Schritte kann ein Plan haben?
Ein Plan kann höchstens zehn Schritte haben. Er läuft dreißig Tage nach seiner Erstellung ab.
Kann der Agent jemandem außerhalb des Threads schreiben?
Eine Nachricht im Programm - nein. Als Empfänger eines Plans kann der Agent ausschließlich Teilnehmer des Threads angeben und wendet zusätzlich einen Zugriffsfilter an. Bei E-Mails ist das anders: Hier können Sie eine beliebige Adresse angeben. Die Nachricht wird dann über Ihr persönliches SMTP-Postfach versendet.