Cos'è l'Agente AI in Task Manager?
L'Agente AI in Task Manager si occupa delle azioni che devono avvenire in seguito o che richiedono più passaggi. Descrivi cosa deve succedere. L'agente prepara un piano e lo salva. Se l'applicazione è chiusa, per eseguire i passaggi pianificati alla scadenza è necessario configurare un CRON; senza, i passaggi potrebbero avviarsi quando qualcuno utilizza l'applicazione.
L'Agente e l'Assistente usano lo stesso campo, ma funzionano diversamente. L'Assistente risponde subito. Confermi il promemoria con il pulsante "Sì, esegui", l'invio dell'e-mail con il pulsante "Invia", mentre l'attività viene creata solo dopo aver cliccato "Salva" nella finestra "Aggiungi attività". Il piano dell'Agente parte subito dopo il salvataggio, senza finestra di conferma. I passaggi la cui scadenza è già trascorsa vengono eseguiti ancora durante la stessa richiesta. Nella discussione puoi annullare il piano nella modalità "Assistente AI", scrivendo "annulla piano 13" oppure "annulla tutto". Vale la pena ricordarlo prima di affidare l'invio di un'e-mail.
Un piano può contenere al massimo dieci passaggi e scade dopo trenta giorni. Nel piano, l'ora di esecuzione viene registrata nel fuso orario Europe/Warsaw; un passaggio può anche dipendere da quello precedente o avere una condizione.
Cosa può fare l'agente in un passaggio?
L'agente dispone di sei tipi di passaggio. Può inviare un messaggio alla discussione per conto tuo e menzionare più persone contemporaneamente. Applica un filtro di accesso ai destinatari. Se il messaggio è pubblico, le persone menzionate ricevono un'e-mail, se hanno attivato queste notifiche.
Può inviare un'e-mail solo tramite il tuo SMTP personale, configurato in Impostazioni → Profilo. Può comporre il testo usando il contesto della discussione. Nell'e-mail inviata può omettere il pulsante «Apri discussione». Può anche inviare una notifica: in un'attività privata, il messaggio nella discussione e l'e-mail arrivano solo alla persona indicata; in un'attività normale, il messaggio è visibile a tutti i partecipanti alla discussione, che ricevono anche l'e-mail se hanno attivato le notifiche.
Gli altri tipi di passaggio sono controllare la cronologia, attendere una risposta e attendere una parola chiave. Quando attende una parola chiave, l'agente riprende il piano quando l'autore previsto scrive un messaggio che contiene la parola indicata.
Nel preparare un piano, l'agente può indicare solo i partecipanti della discussione. La richiesta "invia un'e-mail a jan@firma.pl con il riepilogo" senza una scadenza non diventa un piano: l'Assistente prepara la scheda "Messaggio da inviare", e l'e-mail parte solo dopo aver cliccato "Invia". Diventa un piano l'invio posticipato nel tempo, ad esempio "domani alle 9:00".
Cosa ci guadagni?
Non devi ricordarti di riprendere giovedì l'accordo «ricorda a Marek di mandare il contratto firmato se non lo restituisce entro mercoledì». Non devi controllare ogni mattina se ha risposto: torni sulla questione solo quando c'è davvero qualcosa da fare.
Non devi nemmeno restare al computer alle diciotto perché il messaggio venga inviato alle diciotto - a condizione che l'amministratore abbia configurato un'esecuzione ricorrente sul server. In caso contrario, l'invio dipende dal fatto che qualcuno stia utilizzando l'applicazione.
Devi però controllare il testo della richiesta prima che venga inviata. Il piano parte senza chiedere un'ulteriore conferma, quindi un errore non verrà fermato da una richiesta di conferma.
Esempio dal lavoro quotidiano
Invii un'offerta a un cliente. Vuoi ricontattarlo tra qualche giorno, ma è facile dimenticare la scadenza. Chiedi all'agente di inviare tra tre giorni un cortese messaggio di follow-up dal tuo indirizzo, con un testo composto usando il contesto della discussione.
L'Agente AI salva il piano. Quando esegue un passaggio di invio, aggiunge alla discussione il messaggio «Inviato via e-mail a X». La visibilità del messaggio dipende dalla privacy dell'attività. Se cambi idea prima che il passaggio venga eseguito, annulli l'intero piano indicando il suo numero, oppure apri l'invio pianificato nel Calendario e ne sposti la scadenza, modifichi il testo o annulli solo quel passaggio: il resto del piano continua a funzionare.
Domande frequenti
L'agente mi chiederà il consenso prima di eseguire un passaggio?
No. Il piano diventa attivo subito dopo il salvataggio. I passaggi la cui scadenza è già passata vengono eseguiti senza ulteriori domande. La finestra «Sì, esegui» riguarda le azioni dell'Assistente eseguite sul momento, non i piani dell'Agente.
Come annullo un'azione pianificata?
Nella discussione di un'attività o di una chat attiva la modalità "Assistente AI" e scrivi "annulla piano 13" con il numero del piano corretto, oppure "annulla tutto". Puoi annullare solo i tuoi piani attivi.
Da quale indirizzo invia le e-mail l'agente?
L'agente invia e-mail solo tramite il tuo SMTP personale, configurato in Impostazioni → Profilo.
Quanti passaggi può contenere un piano?
Un piano può contenere al massimo dieci passaggi. Scade trenta giorni dopo la creazione.
L'agente può scrivere a qualcuno che non fa parte della discussione?
Un messaggio nel programma - no. Come destinatari del piano, l'agente indica solo i partecipanti alla discussione e applica anche un filtro di accesso. L'e-mail è un caso a parte: qui puoi inserire qualsiasi indirizzo e il messaggio viene inviato dalla tua casella SMTP personale.