Qu'est-ce que l'Agent IA dans Task Manager ?
L’Agent IA de Task Manager s’occupe des actions qui doivent avoir lieu plus tard ou qui nécessitent plusieurs étapes. Vous décrivez ce qui doit se passer. L’agent prépare un plan et l’enregistre. Lorsque l’application est fermée, l’exécution des étapes planifiées à l’heure prévue nécessite un CRON configuré ; sans cela, les étapes peuvent démarrer lorsque quelqu’un utilise l’application.
L'Agent et l'Assistant utilisent le même champ, mais fonctionnent différemment. L'Assistant répond immédiatement. Vous confirmez un rappel avec le bouton « Oui, exécuter », l'envoi d'un e-mail avec le bouton « Envoyer », et une tâche n'est créée qu'après avoir cliqué sur « Enregistrer » dans la fenêtre « Ajouter une tâche ». Le plan de l'Agent démarre immédiatement après l'enregistrement, sans fenêtre de confirmation. Les étapes dont l'échéance est déjà passée s'exécutent encore pendant cette même requête. Dans le fil, vous pouvez annuler un plan en mode « Assistant IA » en écrivant « annule le plan 13 » ou « annule tout ». Il est utile de s'en souvenir avant de confier l'envoi d'un e-mail.
Un plan comporte au maximum dix étapes et expire au bout de trente jours. L’heure d’exécution est enregistrée dans le fuseau Europe/Warsaw ; une étape peut aussi dépendre de l’étape précédente ou être soumise à une condition.
Que peut faire l’agent dans une étape ?
L’agent propose six types d’étapes. Il peut envoyer un message dans le fil de discussion en votre nom et mentionner plusieurs personnes à la fois. Il applique un filtre d’accès aux destinataires. Si le message est public, les personnes qui y sont mentionnées reçoivent un e-mail à son sujet, à condition d’avoir activé ces notifications.
Peut envoyer un e-mail uniquement via votre SMTP personnel, configuré dans Paramètres → Profil. Il peut rédiger le contenu à partir du contexte du fil de discussion. Dans l’e-mail envoyé, il peut omettre le bouton « Ouvrir le fil de discussion ». Il peut aussi envoyer une notification - dans une tâche privée, le message dans le fil et l’e-mail sont envoyés uniquement à la personne désignée ; dans une tâche classique, tous les participants au fil voient le message et reçoivent l’e-mail, à condition d’avoir activé les notifications.
Les autres types d’étapes sont vérifier l’historique, attendre une réponse et attendre un mot-clé. Lorsqu’il attend un mot-clé, l’agent reprend le plan quand l’auteur attendu envoie un message contenant le mot indiqué.
Lors de l'élaboration d'un plan, l'agent ne peut désigner que les participants du fil. La demande « envoie un e-mail à jan@firma.pl avec un résumé » sans échéance ne devient pas un plan : l'Assistant prépare une fiche « Message à envoyer », et l'e-mail n'est envoyé qu'après avoir cliqué sur « Envoyer ». Un envoi différé dans le temps, par exemple « demain à 9h00 », devient en revanche un plan.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas besoin de penser à revenir jeudi sur ce qui était convenu : « rappelle-le à Marek si le contrat signé ne revient pas d’ici mercredi ». Vous n’avez pas à vérifier le matin s’il a répondu : vous reprenez le sujet uniquement lorsqu’il y a réellement quelque chose à faire.
Vous n’avez pas non plus besoin d’être devant votre ordinateur à dix-huit heures pour que le message parte à dix-huit heures - à condition que l’administrateur ait configuré une exécution périodique sur le serveur. Sans cela, l’envoi dépend de l’utilisation de l’application.
En revanche, vous devez vérifier le contenu de la demande avant son envoi. Le plan démarre sans confirmation supplémentaire : une erreur ne sera donc pas bloquée par une demande de validation.
Exemple du quotidien
Vous envoyez une offre à un client. Vous souhaitez le relancer quelques jours plus tard, mais il est facile de laisser passer la date. Vous demandez à l’agent d’envoyer dans trois jours un message de suivi courtois depuis votre adresse, en rédigeant le contenu à partir du contexte du fil de discussion.
L’Agent enregistre le plan. Lorsqu’il exécute une étape d’envoi, il ajoute au fil le message « Envoyé par e-mail à X ». La visibilité de ce message dépend du caractère privé de la tâche. Si vous changez d’avis avant l’exécution de l’étape, vous pouvez annuler le plan entier en indiquant son numéro, ou ouvrir l’envoi programmé dans le Calendrier pour en modifier la date, corriger le contenu ou annuler cette seule étape - le reste du plan continue de s’exécuter.
Questions fréquentes
L’agent me demandera-t-il confirmation avant d’exécuter une étape ?
Non. Le plan devient actif dès qu’il est enregistré. Les étapes dont l’échéance est déjà passée s’exécutent sans demande de confirmation supplémentaire. La fenêtre « Oui, exécuter » concerne les actions immédiates de l’Assistant, pas les plans de l’Agent.
Comment annuler une action planifiée ?
Dans le fil d'une tâche ou d'une discussion, activez le mode « Assistant IA » et écrivez « annule le plan 13 » en indiquant le numéro du bon plan, ou « annule tout ». Vous ne pouvez annuler que vos propres plans actifs.
Depuis quelle adresse l’agent envoie-t-il les e-mails ?
L’agent envoie des e-mails uniquement via votre SMTP personnel, configuré dans Paramètres → Profil.
Combien d’étapes un plan peut-il comporter ?
Un plan peut comporter jusqu’à dix étapes. Il expire trente jours après sa création.
L’agent peut-il écrire à une personne qui ne participe pas au fil de discussion ?
Un message dans l’application - non. Comme destinataires d’un plan, l’agent ne peut désigner que les participants du fil de discussion et applique également un filtre d’accès. Pour les e-mails, c’est différent : vous pouvez saisir n’importe quelle adresse, et le message est envoyé depuis votre boîte SMTP personnelle.