Vad är AI-agenten i Task Manager?
AI-agenten i Task Manager hanterar åtgärder som ska utföras senare eller kräver flera steg. Du beskriver vad som ska hända. Agenten lägger upp en plan och sparar den. När appen är stängd kräver det att CRON har konfigurerats för att de planerade stegen ska utföras i tid. Utan CRON kan stegen starta när någon använder appen.
Agenten och Assistenten använder samma fält, men fungerar olika. Assistenten svarar direkt. En påminnelse bekräftar du med knappen ”Ja, utför”, ett e-postutskick med knappen ”Skicka”, och en uppgift skapas först när du klickar ”Spara” i fönstret ”Lägg till uppgift”. Agentens plan sätts igång direkt efter att den sparats, utan bekräftelsefönster. Steg vars förfallodatum redan har passerat utförs redan under samma förfrågan. I tråden avbryter du planen i läget ”AI-assistent” genom att skriva ”avbryt plan 13” eller ”avbryt allt”. Värt att komma ihåg innan du ber agenten skicka ett mejl.
En plan kan innehålla högst tio steg och upphör att gälla efter trettio dagar. I planen anges tidpunkten för utförandet i tidszonen Europe/Warsaw. Ett steg kan också vara beroende av ett föregående steg eller ha ett villkor.
Vad kan agenten göra i ett steg?
Agenten har sex typer av steg. Den kan skicka ett meddelande i tråden åt dig och nämna flera personer samtidigt. Den tillämpar ett åtkomstfilter för mottagarna. Om meddelandet är offentligt får de personer som nämns i det ett e-postmeddelande om det, förutsatt att de har aktiverat sådana aviseringar.
Kan skicka e-post endast via din personliga SMTP från Inställningar → Profil. Innehållet kan formuleras utifrån trådens sammanhang. I det skickade meddelandet kan knappen ”Öppna tråd” utelämnas. Agenten kan också skicka en avisering - vid en privat uppgift visas inlägget i tråden och e-postmeddelandet går bara till den angivna personen, medan alla deltagare i tråden kan se inlägget och får e-postmeddelandet vid en vanlig uppgift, förutsatt att de har aviseringar aktiverade.
De återstående typerna av steg är kontrollera historiken, vänta på svar och vänta på ett nyckelord. När agenten väntar på ett nyckelord återupptar den planen när den förväntade avsändaren skriver ett meddelande som innehåller det angivna ordet.
Vid upplägg av en plan kan agenten bara ange deltagare i tråden. En begäran som ”skicka ett mejl till jan@firma.pl med en sammanfattning” utan ett tidpunkt blir inte en plan: Assistenten förbereder ett kort ”Meddelande att skicka”, och mejlet skickas först när du klickar ”Skicka”. Det blir en plan när utskicket är framskjutet i tiden, till exempel ”imorgon kl. 9:00”.
Vad vinner du?
Du behöver inte komma ihåg att återkomma på torsdag till överenskommelsen ”påminn Marek om han inte har skickat tillbaka det undertecknade avtalet före onsdag”. Du behöver inte kontrollera på morgonen om han har svarat, utan återkommer till ärendet först när det faktiskt finns något att göra.
Du behöver inte heller sitta vid datorn klockan arton för att ett meddelande ska skickas då - förutsatt att administratören har konfigurerat schemalagd körning på servern. Utan det beror utskicket på om någon använder appen.
Däremot måste du kontrollera innehållet i begäran innan den skickas. Planen startar utan någon extra fråga, så ett misstag stoppas inte av en begäran om bekräftelse.
Exempel från vardagen
Du skickar en offert till en kund. Om några dagar vill du följa upp, men det är lätt att missa tidpunkten. Du ber agenten att om tre dagar skicka en vänlig uppföljning från din adress, med innehåll formulerat utifrån sammanhanget i tråden.
Agenten sparar planen. När den utför ett utskickssteg lägger den till inlägget ”Skickat via e-post till X” i tråden. Vem som kan se inlägget beror på om uppgiften är privat. Om du ändrar dig innan steget har utförts kan du avbryta hela planen genom att ange dess nummer, eller öppna det planerade utskicket i Kalender och ändra tid, redigera innehållet eller avbryta just det steget - resten av planen fortsätter att gälla.
Vanliga frågor
Kommer agenten att fråga mig om lov innan den utför ett steg?
Nej. Planen aktiveras direkt när du sparar den. Steg vars förfallodatum redan har passerat utförs utan någon extra fråga. Dialogrutan ”Ja, kör” gäller åtgärder som assistenten utför direkt, inte agentens planer.
Hur avbryter jag en planerad åtgärd?
I tråden för en uppgift eller chatt aktiverar du läget ”AI-assistent” och skriver ”avbryt plan 13” med numret på rätt plan, eller ”avbryt allt”. Du kan bara avbryta dina egna aktiva planer.
Från vilken adress skickar agenten e-post?
Agenten skickar e-post endast via din personliga SMTP, som du har konfigurerat under Inställningar → Profil.
Hur många steg kan en plan innehålla?
En plan kan innehålla högst tio steg. Den upphör att gälla trettio dagar efter att den skapades.
Kan agenten skriva till någon utanför tråden?
Ett meddelande i programmet - nej. Som mottagare för en plan kan agenten bara ange deltagare i tråden, och den tillämpar dessutom ett åtkomstfilter. E-post är en annan sak: där kan du ange vilken adress som helst, och meddelandet skickas från din personliga SMTP-inkorg.