Was sind KI-Verbindungen im Task Manager?
Mit den KI-Verbindungen in Task Manager können Sie Ihr Konto mit ChatGPT oder Claude verbinden. Im Gespräch mit dem Modell fragen Sie dann nach Ihren Aufgaben, Chats, Notizen, Dateien, E-Mails und Ihrem Kalender, und das Modell sucht selbstständig die benötigten Inhalte in Task Manager und liest sie. Die Verbindung läuft über MCP (Model Context Protocol), einen offenen Standard, mit dem sich ChatGPT und Claude mit anderen Programmen verbinden.
Das Modell hat nur Lesezugriff: Es kann nichts hinzufügen, ändern, senden oder löschen. Jede Person verbindet ihr eigenes Konto und sieht über das Modell genau dasselbe wie im Task Manager - mit denselben Berechtigungen, nicht mehr.
Die KI-Verbindungen gehören zur Pro-Variante. Die Funktion aktiviert der Administrator für das gesamte Unternehmen.
Wie funktioniert das?
Der Administrator aktiviert die Funktion unter Einstellungen → Erweitert → KI-Verbindungen (MCP). Wenn das Unternehmen die Datenverschlüsselung aktiviert hat, zeigt das Programm zunächst eine Warnung: Verschlüsselte Inhalte werden entschlüsselt und an den KI-Anbieter gesendet. Die Funktion wird erst nach Setzen des Häkchens zur Zustimmung aktiviert, und das Programm speichert, wer sie wann erteilt hat.
Danach verbindet jede Person ihr eigenes Konto. Unter Einstellungen → Profil → KI-Verbindungen (ChatGPT, Claude) kopiert man die Adresse seines Task Managers und fügt in ChatGPT oder Claude einen eigenen Konnektor hinzu, in den diese Adresse eingefügt wird. Es öffnet sich die Anmeldeseite Ihres Task Managers. Sie melden sich mit E-Mail und Passwort an, wählen die Gültigkeitsdauer der Verbindung - standardmäßig 90 Tage - und klicken auf Erlauben.
Ab diesem Moment sucht das Modell, wenn es Daten benötigt, in Task Manager und ruft den vollständigen Inhalt der Aufgabe, des Chats, der Nachricht, der Notiz, der Datei oder des E-Mail-Threads ab. Eine Aufgabe kommt zusammen mit Beschreibung, beteiligten Personen, To-do-Liste und Anhangsliste. Das Modell prüft auch den Kalender im gewählten Zeitraum - Fälligkeitsdaten von Aufgaben, Ihre Termine und Erinnerungen sowie Abwesenheiten des Teams - und kann so die Frage „Was steht nächste Woche bei mir an?“ beantworten. Aus der KI-Wissensdatenbank erhält es Zusammenfassungen, Entscheidungen und Erkenntnisse aus Aufgaben, Chats, Notizen und Dateien, auf die Sie Zugriff haben.
Was gewinnen Sie?
Sie fragen dort, wo Sie ohnehin mit KI arbeiten. Sie fügen Aufgaben- und E-Mail-Inhalte nicht in ChatGPT ein - das Modell findet selbst im Task Manager, was es für die Antwort braucht.
Sie geben keine Kontrolle ab. Das Modell liest nur und sieht dasselbe wie die Person, die es verbunden hat. Jeder kann seine Verbindung jederzeit trennen, und der Administrator sieht alle Verbindungen und kann jede beliebige trennen.
Sie wissen, was das Modell gelesen hat. Das Verbindungsprotokoll zeigt, wer, wann, mit welcher Anwendung und mit welchem Werkzeug Daten gelesen hat - ohne den Inhalt selbst. Einträge, die älter als 180 Tage sind, löscht das Programm automatisch.
Sie können problemlos weitere Postfächer verbinden. Ein Postfach in E-Mail können Sie als Nur Lesen einstellen: Task Manager versendet daraus nichts, auch nicht in Automatisierungen, aber der KI-Assistent und die verbundenen Modelle kennen diese Korrespondenz weiterhin.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Marek leitet ein Planungsbüro und plant seine Woche im Gespräch mit Claude. Am Montag fragt er: „Was haben wir mit der Firma Nowak zum Liefertermin vereinbart?“. Claude sucht „Nowak“ in Task Manager, liest die Aufgabe mit den Absprachen und den letzten E-Mail-Thread mit dem Kunden und fasst dann zusammen, was zugesagt wurde und bis wann.
Marek bittet noch um einen Antwortentwurf für den Kunden. Claude schreibt ihn im Gespräch, kann ihn aber nicht aus Task Manager versenden, da die Verbindung nur lesend ist. Marek fügt den Text in den Thread ein und verschickt ihn selbst. Zum Schluss fragt er, was nächste Woche bei ihm ansteht, und erhält die Fälligkeitsdaten von Aufgaben, seine Termine sowie die Information, wer im Team gerade im Urlaub ist. Das Rechnungspostfach hat er bei sich als Nur lesend verbunden, sodass Claude auch diese Korrespondenz kennt - Task Manager verschickt daraus aber nichts.
Häufig gestellte Fragen
Sind KI-Verbindungen in der Variante Standard enthalten?
Nein, das ist eine Funktion der Pro-Variante. Die Preise beider Varianten finden Sie in der Preisliste, in Nettobeträgen.
Können ChatGPT oder Claude etwas in Task Manager ändern?
Nein. Die Verbindung ist nur lesend: Das Modell fügt nichts hinzu, ändert nichts, sendet nichts und löscht nichts. Selbst wenn jemand einen Befehl im Inhalt einer E-Mail versteckt, führt das Modell im Task Manager keine Änderung aus.
Was sieht das Modell?
Genau das, was die Person sieht, die ihn verbunden hat: Aufgaben mit To-do-Liste und Anhangsliste, Chats und Nachrichten, Notizen, Dateien, E-Mails aus den eigenen Postfächern, den Kalender (Fälligkeitsdaten von Aufgaben, Termine, Erinnerungen und Abwesenheiten des Teams) sowie die KI-Wissensdatenbank. Er sieht niemals Passwörter, API-Schlüssel oder Einstellungen, und private Gespräche anderer Personen mit dem KI-Assistenten werden ausgelassen.
Wohin gelangen die gelesenen Inhalte?
Zum Unternehmen, das die KI-Anwendung bereitstellt: OpenAI bei ChatGPT und Anthropic bei Claude, auch außerhalb der Europäischen Union. Die Anwendungsdaten bleiben weiterhin auf Ihrem Server. Bei aktivierter Verschlüsselung muss der Administrator zustimmen, dass die Inhalte entschlüsselt an den Anbieter gelangen.
Wie lange gilt die Verbindung?
Standardmäßig 90 Tage - die Gültigkeit wählen Sie bei der Zustimmung. Sie können das Feld leer lassen und ohne Ablauf verbinden, das Programm rät jedoch davon ab. Die Verbindung endet auch nach dem Trennen, nach einer Passwortänderung und nach einer Kontosperrung.
Was brauche ich, damit das funktioniert?
Task Manager muss über HTTPS aus dem Internet erreichbar sein, da ChatGPT und Claude sich von ihren eigenen Servern aus verbinden. Auf der KI-Seite benötigen Sie einen ChatGPT- oder Claude-Plan, der das Hinzufügen eines eigenen Konnektors erlaubt. Die Verbindung nutzt nicht den API-Schlüssel des Unternehmens aus den Einstellungen des KI-Assistenten.