O que são as Ligações IA no Task Manager?
As Ligações AI no Task Manager permitem ligar a sua conta ao ChatGPT ou ao Claude. Numa conversa com o modelo, pergunta então sobre as suas tarefas, conversas, notas, ficheiros, e-mail e calendário, e o modelo pesquisa sozinho os conteúdos necessários no Task Manager e lê-os. A ligação funciona através do MCP (Model Context Protocol), ou seja, um padrão aberto através do qual o ChatGPT e o Claude se ligam a outros programas.
O modelo tem acesso apenas de leitura: não pode acrescentar, alterar, enviar nem apagar nada. Cada pessoa liga a sua própria conta e vê através do modelo exatamente o mesmo que vê no Task Manager - com as mesmas permissões, nada mais.
As Ligações IA pertencem à variante Pro. A função é ativada pelo administrador para toda a empresa.
Como funciona?
O administrador ativa a função em Definições → Avançado → Ligações IA (MCP). Se a empresa tiver a encriptação de dados ativada, o programa mostra primeiro um aviso: os conteúdos encriptados serão desencriptados e enviados ao fornecedor de IA. A função só é ativada depois de marcar a autorização, e o programa regista quem e quando a concedeu.
Depois cada pessoa liga a sua própria conta. Em Definições → Perfil → Ligações IA (ChatGPT, Claude), copia o endereço do seu Task Manager e, no ChatGPT ou no Claude, adiciona um conector próprio e cola esse endereço. Abre-se a página de início de sessão do vosso Task Manager. Inicia sessão com e-mail e palavra-passe, escolhe a validade da ligação - por predefinição 90 dias - e clica em Permitir.
A partir desse momento, sempre que precisa de dados, o modelo procura-os no Task Manager e obtém o conteúdo completo da tarefa, conversa, mensagem, nota, ficheiro ou thread de e-mail. A tarefa chega junto com a descrição, as pessoas, a Lista de afazeres e a lista de anexos. O modelo verifica também o calendário no período escolhido - prazos de tarefas, os seus eventos e lembretes, e as ausências da equipa - por isso responde à pergunta «o que tenho na próxima semana?». Da Base de Conhecimento AI recebe resumos, decisões e conclusões de tarefas, conversas, notas e ficheiros a que tem acesso.
O que ganha?
Pergunta ali onde já trabalha com a IA. Não precisa de colar no ChatGPT os conteúdos de tarefas e e-mails - o modelo encontra sozinho no Task Manager o que precisa para responder.
Não perde o controlo. O modelo só lê e vê o mesmo que a pessoa que o ligou. Cada um pode desligar a sua ligação a qualquer momento, e o administrador vê todas as ligações e pode desligar qualquer uma.
Sabe o que o modelo leu. O registo de ligações mostra quem, quando, com que aplicação e com que ferramenta leu os dados - sem o próprio conteúdo. As entradas com mais de 180 dias são apagadas automaticamente pelo programa.
Pode ligar mais caixas de correio sem preocupações. Uma caixa no Correio pode ser definida como Só para leitura: o Task Manager não envia nada a partir dela, nem nas Automatizações, e o Assistente de IA e os modelos ligados continuam a conhecer essa correspondência.
Exemplo do trabalho diário
Marek dirige um escritório de projetos e organiza o plano da semana numa conversa com o Claude. Na segunda-feira pergunta: "O que combinámos com a empresa Nowak quanto ao prazo de entrega?". O Claude procura "Nowak" no Task Manager, lê a tarefa com os acordos e o último tópico de e-mails com o cliente e, depois, resume o que foi prometido e para quando.
O Marek pede ainda um rascunho de resposta para o cliente. O Claude escreve-o na conversa, mas não o envia a partir do Task Manager, porque a ligação é apenas para leitura. O Marek cola o texto na thread e envia-o ele próprio. No final, pergunta o que tem na próxima semana e recebe os prazos das tarefas, as suas reuniões e a informação sobre quem da equipa estará de férias. Ligou a caixa de correio das faturas no seu lado como Apenas para leitura, por isso o Claude também conhece essa correspondência, mas o Task Manager não envia nada a partir dela.
Perguntas mais frequentes
As Ligações AI existem na variante Standard?
Não, é uma funcionalidade da variante Pro. Os preços de ambas as variantes estão no tarifário, em valores sem IVA.
O ChatGPT ou o Claude podem alterar algo no Task Manager?
Não. A ligação é apenas para leitura: o modelo não acrescenta, não altera, não envia nem apaga nada. Mesmo que alguém esconda uma instrução no conteúdo de um e-mail, o modelo não executa qualquer alteração no Task Manager.
O que vê o modelo?
Exatamente o que a pessoa que o ligou: tarefas com a Lista de afazeres e a lista de anexos, conversas e mensagens, notas, ficheiros, e-mail das suas próprias caixas de correio, calendário (prazos de tarefas, eventos, lembretes e ausências da equipa) e a Base de Conhecimento AI. Nunca vê palavras-passe, chaves API nem configurações, e as conversas privadas de outras pessoas com o Assistente AI são omitidas.
Para onde vão os conteúdos lidos?
Para a empresa que fornece a aplicação de IA: a OpenAI no caso do ChatGPT e a Anthropic no caso do Claude, mesmo que esteja fora da União Europeia. Os dados da aplicação continuam no vosso servidor. Com a encriptação ativada, o administrador tem de aceitar que os conteúdos cheguem ao fornecedor desencriptados.
Quanto tempo dura a ligação?
Por predefinição, 90 dias - a validade é escolhida no momento da autorização. Pode deixar o campo em branco e ligar sem expiração, mas o programa desaconselha. A ligação também termina ao desligar, ao mudar a palavra-passe e ao bloquear a conta.
O que preciso para que isto funcione?
O Task Manager tem de estar acessível pela internet via HTTPS, porque o ChatGPT e o Claude ligam-se a partir dos próprios servidores. Do lado da IA precisa de um plano do ChatGPT ou do Claude que permita adicionar um conector próprio. A ligação não utiliza a chave API da empresa definida nas Definições do Assistente de IA.