¿Qué son las Conexiones de IA en Task Manager?
Las conexiones de IA en Task Manager permiten vincular tu cuenta con ChatGPT o Claude. En la conversación con el modelo, le preguntas por tus tareas, chats, notas, archivos, correo y calendario, y el modelo busca por sí mismo el contenido necesario en Task Manager y lo lee. La conexión funciona mediante MCP (Model Context Protocol), un estándar abierto con el que ChatGPT y Claude se conectan con otros programas.
El modelo tiene acceso solo de lectura: no puede añadir, modificar, enviar ni eliminar nada. Cada persona conecta su propia cuenta y ve a través del modelo exactamente lo mismo que en Task Manager - con los mismos permisos, nada más.
Las Conexiones de IA pertenecen a la variante Pro. El administrador activa la función para toda la empresa.
¿Cómo funciona?
El administrador activa la función en Ajustes → Avanzado → Conexiones de IA (MCP). Si la empresa tiene activado el cifrado de datos, el programa muestra primero un aviso: los contenidos cifrados se descifrarán y se enviarán al proveedor de IA. La función se activará solo tras marcar la conformidad, y el programa registra quién y cuándo la expresó.
Después, cada persona conecta su propia cuenta. En Ajustes → Perfil → Conexiones de IA (ChatGPT, Claude) copia la dirección de su Task Manager, y en ChatGPT o Claude añade su propio conector y pega esa dirección. Se abre la página de inicio de sesión de vuestro Task Manager. Inicias sesión con tu correo y contraseña, eliges la validez de la conexión - por defecto 90 días - y haces clic en Permitir.
A partir de ese momento, cuando el modelo necesita datos, los busca en Task Manager y obtiene el contenido completo de la tarea, chat, mensaje, nota, archivo o hilo de correo. La tarea llega junto con su descripción, las personas asignadas, la Lista de tareas y el listado de adjuntos. El modelo también consulta el calendario en el periodo indicado - fechas de tareas, tus eventos y recordatorios, y ausencias del equipo -, de modo que puede responder a la pregunta «¿qué tengo la semana que viene?». De la Base de conocimiento de IA obtiene resúmenes, decisiones y conclusiones de las tareas, chats, notas y archivos a los que tienes acceso.
¿Qué ganas?
Preguntas donde ya trabajas con la IA. No copias y pegas en ChatGPT el contenido de tareas y correos: el modelo encuentra por sí mismo en Task Manager lo que necesita para responder.
No cedes el control. El modelo solo lee y ve lo mismo que la persona que lo conectó. Cualquiera puede desconectar su conexión en cualquier momento, y el administrador ve todas las conexiones y puede desconectar cualquiera.
Sabes qué ha leído el modelo. El registro de conexiones muestra quién, cuándo, con qué aplicación y con qué herramienta leyó los datos - sin el contenido en sí. Las entradas de más de 180 días el programa las elimina automáticamente.
Puedes conectar tranquilamente más buzones. El buzón en Correo se puede configurar como Solo lectura: Task Manager no enviará nada desde él, tampoco en Automatizaciones, y el Asistente de IA y los modelos conectados siguen conociendo esa correspondencia.
Ejemplo del trabajo diario
Marek dirige una oficina de proyectos y organiza el plan de la semana conversando con Claude. El lunes pregunta: «¿Qué quedamos con la empresa Nowak sobre la fecha de entrega?». Claude busca «Nowak» en Task Manager, lee la tarea con los acuerdos y el último hilo de correos con el cliente, y después resume qué se prometió y para cuándo.
Marek pide además un borrador de respuesta para el cliente. Claude lo redacta en la conversación, pero no lo enviará desde Task Manager, porque la conexión es solo de lectura. Marek pega el texto en el hilo y lo envía él mismo. Al final pregunta qué tiene la semana que viene, y recibe las fechas de las tareas, sus propias reuniones y quién del equipo estará de vacaciones. El buzón de facturas lo conectó como Solo lectura, así que Claude también conoce esa correspondencia, pero Task Manager no enviará nada de ella.
Preguntas frecuentes
¿Las Conexiones de IA están disponibles en la variante Standard?
No, es una función de la variante Pro. Los precios de ambas variantes están en la lista de precios, en importes netos.
¿Pueden ChatGPT o Claude cambiar algo en Task Manager?
No. La conexión es solo de lectura: el modelo no añadirá, no modificará, no enviará ni eliminará nada. Incluso si alguien oculta una instrucción en el contenido de un correo, el modelo no ejecutará ningún cambio en Task Manager.
¿Qué ve el modelo?
Exactamente lo mismo que la persona que lo conectó: tareas con su Lista de tareas y el listado de adjuntos, chats y mensajes, notas, archivos, correo de sus propios buzones, calendario (fechas de tareas, eventos, recordatorios y ausencias del equipo) y la Base de conocimiento de IA. Nunca ve contraseñas, claves API ni configuraciones, y las conversaciones privadas de otras personas con el Asistente de IA quedan excluidas.
¿Adónde van los contenidos leídos?
A la empresa que proporciona la aplicación de IA: OpenAI en el caso de ChatGPT y Anthropic en el caso de Claude, también fuera de la Unión Europea. Los datos de la aplicación siguen alojados en vuestro servidor. Con el cifrado activado, el administrador debe aceptar que los contenidos lleguen al proveedor sin cifrar.
¿Cuánto dura la conexión?
Por defecto 90 días - la validez se elige al dar el consentimiento. Puedes dejar el campo vacío y conectar sin caducidad, pero el programa lo desaconseja. La conexión también termina al desconectarla, al cambiar la contraseña y al bloquear la cuenta.
¿Qué necesito para que funcione?
Task Manager debe estar accesible desde internet por HTTPS, porque ChatGPT y Claude se conectan desde sus propios servidores. Por parte de la IA necesitas un plan de ChatGPT o Claude que permita añadir un conector propio. La conexión no utiliza la clave API de la empresa de los ajustes del Asistente de IA.