Mitä AI-yhteydet ovat Task Managerissa?
Task Managerin AI-yhteydet mahdollistavat tilin yhdistämisen ChatGPT:hen tai Claudeen. Keskustelussa mallin kanssa voit silloin kysyä tehtävistäsi, keskusteluistasi, muistiinpanoistasi, tiedostoistasi, sähköpostistasi ja kalenteristasi, ja malli etsii itse tarvittavan sisällön Task Managerista ja lukee sen. Yhteys toimii MCP:n (Model Context Protocol) kautta, eli avoimen standardin, jolla ChatGPT ja Claude yhdistyvät muihin ohjelmiin.
Mallilla on vain lukuoikeus: se ei voi lisätä, muuttaa, lähettää eikä poistaa mitään. Jokainen yhdistää oman tilinsä ja näkee mallin kautta täsmälleen saman kuin Task Managerissa - samoilla oikeuksilla, ei enempää.
AI-yhteydet kuuluvat Pro-vaihtoehtoon. Pääkäyttäjä ottaa ominaisuuden käyttöön koko yritykselle.
Miten se toimii?
Pääkäyttäjä ottaa ominaisuuden käyttöön kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → AI-yhteydet (MCP). Jos yrityksellä on tietojen salaus käytössä, ohjelma näyttää ensin varoituksen: salattu sisältö puretaan ja lähetetään AI-tarjoajalle. Ominaisuus otetaan käyttöön vasta suostumuksen valitsemisen jälkeen, ja ohjelma tallentaa, kuka ja milloin sen antoi.
Tämän jälkeen jokainen yhdistää oman tilinsä. Kohdassa Asetukset → Profiili → AI-yhteydet (ChatGPT, Claude) kopioit oman Task Managerisi osoitteen, ja ChatGPT:ssä tai Claude:ssa lisäät oman konnektorin ja liität osoitteen. Avautuu teidän Task Managerinne kirjautumissivu. Kirjaudut sähköpostilla ja salasanalla, valitset yhteyden voimassaoloajan - oletuksena 90 päivää - ja napsautat Salli.
Tästä hetkestä lähtien malli hakee tietoa tarvittaessa Task Managerista ja hakee tehtävän, keskustelun, viestin, muistiinpanon, tiedoston tai sähköpostiviestiketjun koko sisällön. Tehtävä tulee mukana kuvauksen, henkilöiden, Tehtävälistan ja liitetiedostojen luettelon kanssa. Malli tarkistaa myös kalenterin valitulta ajanjaksolta - tehtävien määräajat, omat tapahtumasi ja muistutuksesi sekä tiimin poissaolot - joten se vastaa kysymykseen ”mitä minulla on ensi viikolla?”. AI-tietopankista se saa yhteenvedot, päätökset ja johtopäätökset niistä tehtävistä, keskusteluista, muistiinpanoista ja tiedostoista, joihin sinulla on pääsy.
Mitä hyödyt?
Kysyt siellä, missä muutenkin työskentelet AI:n kanssa. Et kopioi ChatGPT:hen tehtävien ja sähköpostien sisältöä - malli löytää itse Task Managerista sen, mitä tarvitsee vastatakseen.
Et luovuta hallintaa pois käsistäsi. Malli vain lukee ja näkee saman kuin sen yhdistänyt henkilö. Jokainen voi milloin tahansa katkaista oman yhteytensä, ja pääkäyttäjä näkee kaikki yhteydet ja voi katkaista minkä tahansa niistä.
Tiedät, mitä malli on lukenut. Yhteyksien loki näyttää, kuka, milloin, millä sovelluksella ja millä työkalulla luki tietoja - ilman itse sisältöä. Yli 180 päivää vanhat merkinnät ohjelma poistaa automaattisesti.
Voit rauhassa yhdistää useamman postilaatikon. Sähköpostissa postilaatikon voi asettaa tilaan Vain luku: Task Manager ei lähetä siitä mitään, ei myöskään Automaatioissa, mutta AI-avustaja ja yhdistetyt mallit tuntevat silti tämän kirjeenvaihdon.
Esimerkki arjen työstä
Marek pitää suunnittelutoimistoa ja suunnittelee viikkonsa keskustelemalla Clauden kanssa. Maanantaina hän kysyy: ”Mitä sovimme Nowakin yrityksen kanssa toimituksen aikataulusta?”. Claude hakee sanaa ”Nowak” Task Managerista, lukee tehtävän, johon sopimukset on kirjattu, sekä viimeisimmän sähköpostiviestiketjun asiakkaan kanssa, ja tiivistää, mitä on luvattu ja mihin mennessä.
Marek pyytää vielä luonnosta vastaukseksi asiakkaalle. Claude kirjoittaa sen keskustelussa, mutta ei lähetä sitä Task Managerista, sillä yhteys on vain lukuoikeudella. Marek liittää tekstin viestiketjuun ja lähettää sen itse. Lopuksi hän kysyy, mitä hänellä on ensi viikolla, ja saa tehtävien määräajat, omat kokouksensa sekä tiedon siitä, kuka tiimistä on tuolloin lomalla. Laskupostilaatikon hän on yhdistänyt omalta koneeltaan Vain luku -tilassa, joten Claude tuntee myös sen kirjeenvaihdon, mutta Task Manager ei lähetä siitä mitään.
Usein kysytyt kysymykset
Kuuluvatko AI-yhteydet Standard-varianttiin?
Ei, tämä on Pro-vaihtoehdon ominaisuus. Molempien vaihtoehtojen hinnat löytyvät hinnoittelusta, summat alv 0 %.
Voiko ChatGPT tai Claude muuttaa jotain Task Managerissa?
Ei. Yhteys on vain lukuoikeudella: malli ei lisää, muuta, lähetä eikä poista mitään. Vaikka joku piilottaisi komennon sähköpostin sisältöön, malli ei tee Task Managerissa mitään muutosta.
Mitä malli näkee?
Juuri sen, mitä yhteyden muodostanut henkilö: tehtävät Tehtävälistan ja liitetiedostojen luettelon kanssa, keskustelut ja viestit, muistiinpanot, tiedostot, sähköpostin omista postilaatikoistaan, kalenterin (tehtävien määräajat, tapahtumat, muistutukset ja tiimin poissaolot) sekä AI-tietopankin. Se ei koskaan näe salasanoja, API-avaimia eikä asetuksia, ja muiden henkilöiden yksityiset keskustelut AI-avustajan kanssa jäävät pois.
Minne luetut sisällöt siirtyvät?
Yritykselle, joka tarjoaa AI-sovelluksen: OpenAIlle ChatGPT:n kohdalla ja Anthropicille Claude:n kohdalla, myös Euroopan unionin ulkopuolelle. Sovelluksen tiedot pysyvät edelleen teidän palvelimellanne. Kun salaus on käytössä, pääkäyttäjän on hyväksyttävä, että sisältö lähetetään tarjoajalle salauksesta purettuna.
Kuinka kauan yhteys on voimassa?
Oletuksena 90 päivää - voimassaoloajan valitset suostumuksen yhteydessä. Voit jättää kentän tyhjäksi ja yhdistää ilman vanhenemista, mutta ohjelma ei suosittele tätä. Yhteys päättyy myös irrottamisen, salasanan vaihdon ja tilin lukitsemisen jälkeen.
Mitä tarvitsen, jotta tämä toimii?
Task Managerin on oltava käytettävissä internetistä HTTPS:n kautta, koska ChatGPT ja Claude muodostavat yhteyden omilta palvelimiltaan. AI:n puolella tarvitset ChatGPT- tai Claude-suunnitelman, joka sallii oman konnektorin lisäämisen. Yhteys ei käytä yrityksen API-avainta AI-avustajan asetuksista.