Cosa sono le Connessioni AI in Task Manager?
Le Connessioni AI in Task Manager permettono di collegare l'account con ChatGPT o Claude. Nella conversazione con il modello chiedi quindi delle tue attività, chat, note, file, posta e calendario, e il modello cerca da solo i contenuti necessari in Task Manager e li legge. La connessione funziona tramite MCP (Model Context Protocol), ovvero uno standard aperto con cui ChatGPT e Claude si collegano ad altri programmi.
Il modello ha accesso solo in lettura: non può aggiungere, modificare, inviare né eliminare nulla. Ogni persona collega il proprio account e vede attraverso il modello esattamente ciò che vede in Task Manager - con gli stessi permessi, nient'altro.
Le Connessioni AI appartengono alla variante Pro. La funzione viene attivata dall'amministratore per tutta l'azienda.
Come funziona?
L'amministratore attiva la funzione in Impostazioni → Avanzate → Connessioni AI (MCP). Se l'azienda ha la cifratura dei dati attiva, il programma mostra prima un avviso: i contenuti cifrati verranno decifrati e inviati al fornitore AI. La funzione si attiva solo dopo aver selezionato il consenso, e il programma registra chi e quando lo ha espresso.
Poi ciascuno collega il proprio account. In Impostazioni → Profilo → Connessioni AI (ChatGPT, Claude) copia l'indirizzo del proprio Task Manager, poi in ChatGPT o Claude aggiunge un proprio connettore e incolla quell'indirizzo. Si apre la pagina di accesso del vostro Task Manager. Accedi con email e password, scegli la durata della connessione - di default 90 giorni - e clicchi su Consenti.
Da quel momento, quando il modello ha bisogno di dati, li cerca in Task Manager e recupera il contenuto completo di attività, chat, messaggio, nota, file o discussione di posta. L'attività arriva insieme a descrizione, persone coinvolte, Lista to-do ed elenco degli allegati. Il modello controlla anche il calendario nel periodo scelto - scadenze delle attività, tuoi eventi e promemoria e assenze del team - così può rispondere alla domanda «cosa ho la prossima settimana?». Dalla Base di conoscenza AI riceve riepiloghi, decisioni e conclusioni tratte da attività, chat, note e file a cui hai accesso.
Cosa ci guadagni?
Chiedi dove già lavori con l'AI. Non incolli in ChatGPT i contenuti di attività ed email - il modello troverà da solo in Task Manager ciò di cui ha bisogno per rispondere.
Non cedi il controllo. Il modello legge soltanto e vede le stesse cose della persona che lo ha collegato. Ognuno può disconnettere la propria connessione in qualsiasi momento, e l'amministratore vede tutte le connessioni e può disconnetterne qualunque.
Sai cosa ha letto il modello. Il registro delle connessioni mostra chi, quando, con quale applicazione e con quale strumento ha letto i dati - senza il contenuto stesso. Le voci più vecchie di 180 giorni vengono eliminate automaticamente dal programma.
Puoi tranquillamente collegare più caselle. La casella nella Posta puoi impostarla come Sola lettura: Task Manager non invierà nulla da essa, nemmeno nelle Automazioni, mentre l'Assistente AI e i modelli collegati continuano a conoscere questa corrispondenza.
Esempio dal lavoro quotidiano
Marek gestisce uno studio di progettazione e organizza il piano settimanale parlando con Claude. Il lunedì chiede: "Cosa abbiamo concordato con l'azienda Nowak riguardo ai tempi di consegna?". Claude cerca "Nowak" in Task Manager, legge l'attività con gli accordi e l'ultima discussione di email con il cliente, poi riassume cosa è stato promesso ed entro quando.
Marek chiede anche una bozza di risposta per il cliente. Claude la scrive nella conversazione, ma non la invierà da Task Manager, perché la connessione è solo in lettura. Marek incolla il testo nella discussione e lo invia lui stesso. Alla fine chiede cosa ha in programma la prossima settimana, e riceve le scadenze delle attività, i propri appuntamenti e l'informazione su chi del team sarà in ferie. La casella delle fatture l'ha collegata come Sola lettura, quindi Claude conosce anche quella corrispondenza, ma Task Manager non invierà nulla da essa.
Domande frequenti
Le Connessioni AI sono incluse nella variante Standard?
No, è una funzionalità della variante Pro. I prezzi di entrambe le varianti sono nel listino, in importi IVA esclusa.
ChatGPT o Claude possono modificare qualcosa in Task Manager?
No. La connessione è solo in lettura: il modello non aggiunge, non modifica, non invia e non elimina nulla. Anche se qualcuno nasconde un'istruzione nel contenuto di un'email, il modello non eseguirà alcuna modifica in Task Manager.
Cosa vede il modello?
Esattamente ciò che vede la persona che lo ha collegato: attività con la Lista to-do e l'elenco degli allegati, chat e messaggi, note, file, posta dalle proprie caselle, calendario (scadenze delle attività, eventi, promemoria e assenze del team) e la Base di conoscenza AI. Non vede mai password, chiavi API né impostazioni, e le conversazioni private di altre persone con l'Assistente AI sono escluse.
Dove finiscono i contenuti letti?
All'azienda che fornisce l'applicazione AI: OpenAI per ChatGPT e Anthropic per Claude, anche al di fuori dell'Unione Europea. I dati dell'applicazione restano sul vostro server. Con la cifratura attiva, l'amministratore deve acconsentire che i contenuti arrivino al fornitore decifrati.
Quanto dura la connessione?
Di default 90 giorni - la durata si sceglie al momento del consenso. Puoi lasciare il campo vuoto e collegare senza scadenza, ma il programma lo sconsiglia. La connessione termina anche dopo la disconnessione, dopo il cambio password e dopo il blocco dell'account.
Di cosa ho bisogno perché funzioni?
Task Manager deve essere raggiungibile da internet via HTTPS, perché ChatGPT e Claude si collegano dai loro server. Dal lato AI serve un piano ChatGPT o Claude che consenta di aggiungere un connettore personalizzato. La connessione non utilizza la chiave API aziendale dalle impostazioni dell'Assistente AI.