Was sind Erinnerungen in Task Manager?
Erinnerungen des KI-Assistenten nehmen Ihnen die Pflicht ab, an Dinge zu denken, die später anstehen. Sie sagen dem Assistenten, woran und wann er Sie erinnern soll. Task Manager behält den Termin im Blick und zeigt eine Benachrichtigung in der App an. Bei geschlossener App kann eine E-Mail ankommen, wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben, SMTP funktioniert und der Administrator einen Cronjob eingerichtet hat.
Eine Erinnerung hat zwei Pflichtangaben: den Text (bis zu 500 Zeichen) und den Zeitpunkt. Sie können ein Datum und eine Uhrzeit in der Zukunft angeben oder die Erinnerung mit dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe verknüpfen. Im zweiten Fall verschiebt sich die Erinnerung mit, wenn das Fälligkeitsdatum der Aufgabe geändert wird.
Erinnerungen sind im Kalender von Task Manager zusammen mit Aufgaben, Ereignissen und geplanten Versendungen des KI-Agenten sichtbar. Sie können gleichzeitig 50 aktive Erinnerungen haben.
Wie funktioniert das?
Eine mit einer Aufgabe verknüpfte Erinnerung kann in drei Modi funktionieren. Sie kann vor dem Fälligkeitsdatum erinnern - der Standardabstand beträgt 1440 Minuten. Sie kann auch genau zum Fälligkeitszeitpunkt oder um 09:00 Uhr am Tag der Fälligkeit erinnern. Sie können außerdem einen festen Zeitpunkt festlegen, ohne die Erinnerung mit einer Aufgabe zu verknüpfen. Hat eine Aufgabe ein Datum ohne Uhrzeit, geht das Programm bei der Berechnung der Erinnerung von 09:00 Uhr aus. Im Kalender wird die Aufgabe dann um 17:00 Uhr angezeigt. Alles funktioniert in der Zeitzone Europe/Warsaw.
Ändert sich das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe, berechnet Task Manager die verknüpften Erinnerungen neu. Liegt der neue Termin so nah, dass der Zeitpunkt der Erinnerung bereits verstrichen ist, wird die Erinnerung sofort ausgelöst, sofern die Aufgabe noch bevorsteht. Wird das Fälligkeitsdatum der Aufgabe entfernt oder ist es bereits verstrichen, wird die Erinnerung abgebrochen.
Wie die Erinnerung zugestellt wird, hängt davon ab, ob Sie die App gerade nutzen. Ist ihr Tab sichtbar und das Fenster aktiv, sehen Sie eine Meldung auf dem Bildschirm. Ist die App geöffnet, aber nicht aktiv, kann der Browser eine Benachrichtigung anzeigen - vorausgesetzt, Sie haben dem zugestimmt. Eine E-Mail kann frühestens 60 Sekunden nach dem Fälligkeitszeitpunkt versendet werden, wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben, SMTP funktioniert und die Erinnerung nicht zuvor angezeigt wurde. Bei geschlossener App muss außerdem ein Cronjob funktionieren. Ist kein Zustellungsweg verfügbar, wartet die Erinnerung, bis Sie zum Programm zurückkehren.
Zusätzlich gibt es eine tägliche Zusammenfassung. Sie ist standardmäßig deaktiviert, und als Standarduhrzeit ist 08:00 Uhr eingestellt. Einmal täglich erhalten Sie eine Übersicht der Ihnen zugewiesenen Aufgaben, die heute fällig oder überfällig sind. Die Übersicht enthält bis zu fünf Titel.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen sich nicht die ganze Woche über alle paar Stunden fragen, ob Sie am nächsten Donnerstag etwas erledigen müssen. Es fällt leichter, sich auf die heutige Arbeit zu konzentrieren, wenn Sie nicht ständig eine Liste später anstehender Dinge im Kopf behalten müssen.
Sie müssen auch nicht beim Kunden nachfragen, ob die Abnahme stattgefunden hat, die vor drei Tagen verschoben wurde. Ist die Erinnerung mit einer Aufgabe verknüpft, müssen Sie das Datum bei einer Terminänderung nicht separat anpassen.
Morgens sehen Sie separat, was heute ansteht und was überfällig ist. Sie müssen nicht die ganze Aufgabenliste durchsehen, um diese Punkte zu finden.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Ein Kunde ruft am Mittwoch an und bittet Sie, sich nach den Feiertagen zu melden. Sie sagen dem Assistenten, wann er Sie daran erinnern soll. Die Erinnerung erscheint im Kalender neben den anderen geplanten Einträgen.
Sie betreuen außerdem ein Onboarding mit Abnahme am 20. März. Sie möchten am Vortag erinnert werden und verknüpfen die Erinnerung daher mit dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe. Im Februar verschiebt der Kunde die Abnahme auf den 3. April. Jemand aus dem Team ändert das Fälligkeitsdatum der Aufgabe. Bei der Neuberechnung der verknüpften Erinnerung wird ihr Datum auf den 2. April verschoben. Eine separate Anpassung ist nicht nötig. Wird das Fälligkeitsdatum der Abnahme aus der Aufgabe entfernt, wird die Erinnerung abgebrochen.
Häufig gestellte Fragen
Kommt die Erinnerung per E-Mail?
Eine E-Mail kann frühestens 60 Sekunden nach dem Fälligkeitszeitpunkt versendet werden, wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben, SMTP funktioniert und die Erinnerung nicht zuvor in der App oder als Browserbenachrichtigung angezeigt wurde. Bei geschlossener App muss außerdem ein Cronjob funktionieren.
Was passiert, wenn ich das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe ändere?
Mit dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe verknüpfte Erinnerungen werden automatisch neu berechnet. Wird das Fälligkeitsdatum entfernt oder ist es bereits verstrichen, werden sie abgebrochen.
Wie viele Erinnerungen kann ich gleichzeitig haben?
Sie können 50 aktive Erinnerungen haben. Aus dem Google Kalender importierte Ereignisse zählen nicht zu diesem Limit.
Kann ich eine Erinnerung abbrechen?
Ja, Sie können jede eigene ausstehende Erinnerung stornieren. Schreiben Sie dem Assistenten „zeig meine Erinnerungen” - Sie sehen die aktiven Erinnerungen und die zehn zuletzt geschlossenen. Schreiben Sie dann „Erinnerung … stornieren” und bestätigen Sie. Sie können die Erinnerung auch im Kalender löschen.
Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn die App nicht geöffnet ist?
Eine E-Mail kann auch bei geschlossener App ankommen, wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben, SMTP funktioniert und ein Cronjob läuft. Ohne Cronjob kann die E-Mail versendet werden, sobald jemand die App nutzt. Ist kein Zustellungsweg verfügbar, wartet die Erinnerung, bis Sie zur App zurückkehren.