Mitä ovat muistutukset Task Managerissa?
AI-avustajan muistutukset vapauttavat sinut velvollisuudesta muistaa myöhemmin hoidettavat asiat. Kerrot avustajalle, mistä ja milloin sen pitää muistuttaa. Task Manager huolehtii määräajasta ja näyttää ilmoituksen sovelluksessa. Sovelluksen ollessa suljettuna sähköposti voidaan lähettää, jos sähköposti-ilmoitukset ovat käytössäsi, SMTP toimii ja ylläpitäjä on määrittänyt cronin.
Muistutuksessa on kaksi pakollista osaa: sisältö (enintään 500 merkkiä) ja ajankohta. Voit antaa tulevan päivämäärän ja kellonajan tai liittää muistutuksen tehtävän määräaikaan. Jälkimmäisessä tapauksessa tehtävän määräajan siirtäminen siirtää myös muistutusta.
Muistutukset näkyvät Task Managerin kalenterissa yhdessä tehtävien, tapahtumien ja AI-agentin ajoitettujen lähetysten kanssa. Sinulla voi olla kerralla 50 aktiivista muistutusta.
Miten se toimii?
Tehtävään liitetty muistutus voi toimia kolmella tavalla. Se voi muistuttaa ennen määräaikaa - oletusväli on 1440 minuuttia. Se voi myös muistuttaa täsmälleen määräaikana tai määräpäivänä klo 09:00. Voit asettaa myös kiinteän määräajan ilman tehtäväliitosta. Jos tehtävällä on päivämäärä ilman kellonaikaa, ohjelma käyttää muistutuksen laskennassa aikaa 09:00. Kalenterissa itse tehtävä näkyy silloin klo 17:00. Kaikki toimii Europe/Warsaw-aikavyöhykkeellä.
Kun tehtävän määräaika muuttuu, Task Manager laskee siihen liittyvät muistutukset uudelleen. Jos uusi määräaika on niin lähellä, että muistutusajankohta on jo mennyt, muistutus näytetään heti, jos tehtävä on vielä tekemättä. Jos tehtävän määräaika poistetaan tai se on jo mennyt, muistutus perutaan.
Toimitustapa riippuu siitä, käytätkö sovellusta parhaillaan. Kun sovelluksen välilehti on näkyvissä ja ikkuna aktiivinen, näet ilmoituksen näytöllä. Jos sovellus on avoinna mutta ei aktiivisena, selain voi näyttää ilmoituksen, jos olet antanut siihen luvan. Sähköposti voidaan lähettää aikaisintaan 60 sekuntia määräajan jälkeen, jos sähköposti-ilmoitukset ovat käytössäsi, SMTP toimii eikä muistutusta ole jo näytetty. Sovelluksen ollessa suljettuna myös toimiva cron on tarpeen. Jos mikään kanava ei ole käytettävissä, muistutus odottaa, kunnes palaat ohjelmaan.
Päivittäinen yhteenveto toimii erikseen. Se on oletuksena pois käytöstä, ja sen oletusaika on 08:00. Saat kerran päivässä yhteenvedon sinulle määritetyistä tehtävistä, joiden määräaika on tänään tai on jo mennyt. Yhteenvedossa on enintään viisi otsikkoa.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse koko viikon ajan miettiä muutaman tunnin välein, onko sinulla jotain tehtävää ensi torstaina. Voit keskittyä paremmin tämän päivän työhön, kun sinun ei tarvitse pitää myöhempien asioiden luetteloa mielessäsi.
Sinun ei myöskään tarvitse kysyä asiakkaalta, miten kävi noudon kanssa, joka siirrettiin kolme päivää sitten. Kun muistutus liittyy tehtävään, määräajan muuttaminen ei edellytä päivämäärän erillistä korjaamista.
Näet aamulla erikseen tämän päivän ja myöhässä olevat asiat. Sinun ei tarvitse käydä koko tehtäväluetteloa läpi löytääksesi ne.
Esimerkki arjen työstä
Asiakas soittaa keskiviikkona ja pyytää ottamaan yhteyttä pyhien jälkeen. Kerrot avustajalle, milloin haluat asian muistuvan mieleesi. Muistutus lisätään kalenteriin muiden ajoitettujen asioiden joukkoon.
Vedät myös projektia, jonka vastaanotto on 20 maaliskuuta. Haluat muistutuksen päivää aiemmin, joten liität sen tehtävän määräaikaan. Helmikuussa asiakas siirtää vastaanoton 3 huhtikuuta. Joku tiimistä muuttaa tehtävän määräaikaa. Liitetyn muistutuksen laskennan yhteydessä sen päivämäärä siirtyy 2 huhtikuuta. Sitä ei tarvitse korjata erikseen. Jos vastaanoton määräaika poistetaan tehtävästä, muistutus perutaan.
Usein kysytyt kysymykset
Tuleeko muistutus sähköpostitse?
Sähköposti voidaan lähettää aikaisintaan 60 sekuntia määräajan jälkeen, jos sähköposti-ilmoitukset ovat käytössäsi, SMTP toimii eikä muistutusta ole jo näytetty sovelluksessa tai selainilmoituksena. Sovelluksen ollessa suljettuna myös toimiva cron on tarpeen.
Mitä tapahtuu, kun muutan tehtävän määräaikaa?
Tehtävän määräaikaan liittyvät muistutukset lasketaan automaattisesti uudelleen. Jos määräaika poistetaan tai se on jo mennyt, muistutukset perutaan.
Kuinka monta muistutusta voi olla kerralla?
Sinulla voi olla 50 aktiivista muistutusta. Google Kalenterista tuodut tapahtumat eivät sisälly tähän rajaan.
Voinko perua muistutuksen?
Kyllä, voit perua minkä tahansa omista odottavista muistutuksista. Kirjoita AI-avustajalle „näytä muistutukseni” - näet aktiiviset muistutukset ja kymmenen viimeksi suljettua. Kirjoita sitten „peruuta muistutus …” ja vahvista. Muistutuksen voit poistaa myös Kalenterista.
Saanko ilmoituksen, jos sovellus ei ole avoinna?
Sähköposti voidaan lähettää sovelluksen ollessa suljettuna, jos sähköposti-ilmoitukset ovat käytössäsi, SMTP toimii ja cron on toiminnassa. Ilman cronia sähköposti voidaan lähettää, kun joku käyttää sovellusta. Jos mikään toimituskanava ei ole käytettävissä, muistutus odottaa, kunnes palaat sovellukseen.