¿Qué son los recordatorios en Task Manager?
Los recordatorios del Asistente de IA te evitan tener que acordarte de los asuntos para más adelante. Le dices al asistente qué debe recordarte y cuándo. Task Manager controla la fecha límite y muestra una notificación en la aplicación. Si la aplicación está cerrada, el correo electrónico puede llegar si tienes activadas las notificaciones por correo electrónico, SMTP funciona y el administrador ha configurado cron.
El recordatorio tiene dos elementos obligatorios: el texto (hasta 500 caracteres) y el momento. Puedes indicar una fecha y hora futuras o vincular el recordatorio a la fecha límite de una tarea. En este segundo caso, si se cambia la fecha límite de la tarea, también se cambia la del recordatorio.
Los recordatorios aparecen en el Calendario de Task Manager junto con las tareas, los eventos y los envíos programados del Agente de IA. Puedes tener 50 recordatorios activos a la vez.
¿Cómo funciona?
Un recordatorio vinculado a una tarea puede funcionar de tres maneras. Puede avisarte antes de la fecha límite; el intervalo predeterminado es de 1440 minutos. También puede avisarte exactamente en la fecha límite o a las 09:00 del día de la fecha límite. Además, puedes establecer una fecha y hora concretas, sin vincularlo a una tarea. Si una tarea tiene una fecha sin hora, el programa toma las 09:00 para calcular el recordatorio. En el Calendario, la tarea aparece a las 17:00. Todo funciona según la zona horaria Europe/Warsaw.
Cuando cambia la fecha límite de una tarea, Task Manager recalcula los recordatorios vinculados. Si la nueva fecha límite está tan cerca que el momento del recordatorio ya ha pasado, el recordatorio se mostrará de inmediato, siempre que aún tengas pendiente la tarea. Si se elimina la fecha límite de la tarea o ya ha pasado, el recordatorio se cancela.
La forma de entrega depende de si estás usando la aplicación en ese momento. Si la pestaña de la aplicación está visible y la ventana tiene el foco, verás un mensaje en pantalla. Si la aplicación está abierta, pero no tiene el foco, el navegador puede mostrar la notificación, siempre que hayas dado permiso. El correo electrónico puede enviarse como muy pronto 60 segundos después de la fecha límite, si tienes activadas las notificaciones por correo electrónico, SMTP funciona y el recordatorio no se ha mostrado antes. Si la aplicación está cerrada, también hace falta que cron esté funcionando. Si no hay ningún canal disponible, el recordatorio esperará hasta que vuelvas al programa.
El resumen diario funciona por separado. Está desactivado de forma predeterminada y su hora predeterminada es las 08:00. Una vez al día recibes un resumen de las tareas que tienes asignadas y cuya fecha límite es hoy o ya ha pasado. El resumen incluye hasta cinco títulos.
¿Qué ganas?
No tienes que pasar toda la semana preguntándote cada pocas horas si tienes algo que hacer el próximo jueves. Es más fácil centrarte en el trabajo de hoy cuando no tienes que llevar en la cabeza una lista de asuntos pendientes para más adelante.
Tampoco tienes que volver a preguntar al cliente por una recogida que se aplazó hace tres días. Si el recordatorio está vinculado a una tarea, cambiar la fecha límite no requiere que corrijas la fecha por separado.
Por la mañana ves por separado los asuntos de hoy y los atrasados. No tienes que revisar toda la lista de tareas para encontrarlos.
Ejemplo del trabajo diario
Un cliente llama el miércoles y pide que contactes con él después de las fiestas. Le dices al asistente cuándo quieres que te lo recuerde. El recordatorio aparece en el Calendario junto con los demás asuntos programados.
También estás coordinando una puesta en marcha cuya recepción está prevista para el 20 de marzo. Quieres que te lo recuerde el día anterior, así que vinculas el recordatorio a la fecha límite de la tarea. En febrero, el cliente aplaza la recepción al 3 de abril. Alguien del equipo cambia la fecha límite de la tarea. Al recalcular el recordatorio vinculado, su fecha pasa al 2 de abril. No hace falta corregirlo por separado. Si se elimina de la tarea la fecha de recepción, el recordatorio se cancela.
Preguntas frecuentes
¿El recordatorio llegará por correo?
El correo electrónico puede enviarse como muy pronto 60 segundos después de la fecha límite, si tienes activadas las notificaciones por correo electrónico, SMTP funciona y el recordatorio no se ha mostrado antes en la aplicación ni como notificación del navegador. Si la aplicación está cerrada, también hace falta que cron esté funcionando.
¿Qué ocurre si cambio la fecha límite de una tarea?
Los recordatorios vinculados a la fecha límite de una tarea se recalculan automáticamente. Si se elimina la fecha límite o ya ha pasado, se cancelan.
¿Cuántos recordatorios puedo tener activos a la vez?
Puedes tener 50 recordatorios activos. Los eventos importados de Google Calendar no cuentan para este límite.
¿Puedo cancelar un recordatorio?
Sí, puedes cancelar cualquier recordatorio pendiente propio. Escribe al Asistente «muéstrame mis recordatorios»: verás los recordatorios activos y los diez cerrados más recientemente. Después escribe «cancela el recordatorio …» y confirma. También puedes eliminar el recordatorio desde el Calendario.
¿Recibiré una notificación si no tengo la aplicación abierta?
El correo electrónico puede llegar aunque la aplicación esté cerrada, si tienes activadas las notificaciones por correo electrónico, SMTP funciona y cron está en marcha. Sin cron, el correo puede enviarse cuando alguien esté usando la aplicación. Si no hay ningún canal de entrega disponible, el recordatorio esperará hasta que vuelvas a la aplicación.