Que sont les rappels dans Task Manager ?
Les rappels de l’Assistant IA vous évitent de devoir garder en tête les choses à faire plus tard. Vous indiquez à l’Assistant ce dont vous souhaitez vous souvenir et à quel moment. Task Manager veille à l’échéance : une notification s’affiche dans l’application. Si celle-ci est fermée, un e-mail peut être envoyé si les notifications par e-mail sont activées, si SMTP fonctionne et si l’administrateur a configuré cron.
Un rappel comporte deux éléments obligatoires : un texte (jusqu’à 500 caractères) et un moment. Vous pouvez indiquer une date et une heure futures, ou associer le rappel à l’échéance d’une tâche. Dans ce deuxième cas, le déplacement de l’échéance de la tâche décale également le rappel.
Les rappels apparaissent dans le Calendrier de Task Manager, avec les tâches, les événements et les envois programmés de l’Agent IA. Vous pouvez avoir jusqu’à 50 rappels actifs en même temps.
Comment ça marche ?
Un rappel associé à une tâche peut fonctionner selon trois modes. Il peut vous prévenir avant l’échéance - le délai par défaut est de 1440 minutes. Il peut aussi vous prévenir exactement à l’échéance ou à 09:00 le jour de l’échéance. Vous pouvez également définir une date et une heure fixes, sans associer le rappel à une tâche. Si la tâche a une date sans heure, le programme utilise 09:00 pour calculer le rappel. Dans le calendrier, la tâche elle-même apparaît alors à 17:00. Tout fonctionne dans le fuseau horaire Europe/Warsaw.
Lorsque l’échéance d’une tâche change, Task Manager recalcule les rappels associés. Si la nouvelle échéance est si proche que le moment du rappel est déjà passé, le rappel se déclenche immédiatement, à condition que la tâche soit toujours à venir. Si l’échéance de la tâche est supprimée ou déjà passée, le rappel est annulé.
Le mode de notification dépend de votre utilisation de l’application. Si son onglet est visible et que la fenêtre est active, un message s’affiche à l’écran. Si l’application est ouverte mais inactive, le navigateur peut afficher une notification, à condition que vous l’ayez autorisé. L’e-mail peut être envoyé au plus tôt 60 secondes après l’échéance, si les notifications par e-mail sont activées, si SMTP fonctionne et si le rappel n’a pas déjà été affiché. Si l’application est fermée, un cron fonctionnel est également nécessaire. Si aucun canal n’est disponible, le rappel attend votre retour dans l’application.
Le récapitulatif quotidien fonctionne séparément. Il est désactivé par défaut et son heure par défaut est 08:00. Une fois par jour, vous recevez la liste des tâches qui vous sont assignées et dont l’échéance est aujourd’hui ou déjà passée. Le récapitulatif contient jusqu’à cinq titres.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas besoin de vous demander toutes les quelques heures pendant la semaine si vous avez quelque chose à faire jeudi prochain. Vous pouvez plus facilement vous concentrer sur le travail du jour sans garder en tête la liste des choses à faire plus tard.
Vous n’avez pas non plus à recontacter un client pour un rendez-vous qui a été reporté trois jours plus tôt. Lorsque le rappel est associé à une tâche, le changement d’échéance ne vous oblige pas à modifier la date séparément.
Le matin, vous voyez séparément les choses à faire aujourd’hui et celles qui sont en retard. Pas besoin de parcourir toute la liste des tâches pour les trouver.
Exemple du quotidien
Un client vous appelle mercredi et vous demande de le recontacter après les fêtes. Vous indiquez à l’Assistant quand vous souhaitez vous en souvenir. Le rappel apparaît dans le calendrier avec les autres éléments planifiés.
Vous gérez également un projet d’intégration dont la réception est prévue le 20 mars. Vous souhaitez un rappel la veille et l’associez donc à l’échéance de la tâche. En février, le client reporte la réception au 3 avril. Une personne de l’équipe modifie l’échéance de la tâche. Le rappel associé est recalculé et sa date passe au 2 avril. Pas besoin de le modifier séparément. Si l’échéance de réception est supprimée de la tâche, le rappel est annulé.
Questions fréquentes
Le rappel arrive-t-il par e-mail ?
L’e-mail peut être envoyé au plus tôt 60 secondes après l’échéance, si les notifications par e-mail sont activées, si SMTP fonctionne et si le rappel n’a pas déjà été affiché dans l’application ou sous forme de notification du navigateur. Si l’application est fermée, un cron fonctionnel est également nécessaire.
Que se passe-t-il si je modifie l’échéance d’une tâche ?
Les rappels associés à l’échéance de la tâche sont recalculés automatiquement. Si l’échéance est supprimée ou déjà passée, ils sont annulés.
Combien de rappels puis-je avoir en même temps ?
Vous pouvez avoir 50 rappels actifs. Les événements importés depuis Google Agenda ne sont pas comptabilisés dans cette limite.
Puis-je annuler un rappel ?
Oui, vous pouvez annuler chacun de vos rappels en attente. Écrivez à l'Assistant « montre mes rappels » - vous verrez les rappels actifs et les dix derniers clôturés. Ensuite, écrivez « annule le rappel … » et confirmez. Vous pouvez aussi supprimer un rappel dans le Calendrier.
Recevrai-je une notification si l’application n’est pas ouverte ?
Un e-mail peut être envoyé même si l’application est fermée, à condition que les notifications par e-mail soient activées et que SMTP et cron fonctionnent. Sans cron, l’e-mail peut être envoyé lorsqu’une personne utilise l’application. Si aucun canal de notification n’est disponible, le rappel attendra votre retour dans l’application.