Vad är påminnelser i Task Manager?
Påminnelser från AI-assistenten gör att du slipper hålla reda på saker att göra senare. Du berättar för assistenten vad den ska påminna dig om och när. Task Manager håller koll på tiden och visar en avisering i appen. Om appen är stängd kan ett e-postmeddelande skickas, om du har aktiverat e-postaviseringar, SMTP fungerar och administratören har konfigurerat cron.
En påminnelse har två obligatoriska delar: innehåll (högst 500 tecken) och tidpunkt. Du kan ange ett datum och klockslag i framtiden eller koppla påminnelsen till en uppgifts förfallodatum. I det senare fallet flyttas påminnelsen också om uppgiftens förfallodatum ändras.
Påminnelser visas i Task Managers kalender tillsammans med uppgifter, händelser och schemalagda utskick från AI-agenten. Du kan ha 50 aktiva påminnelser samtidigt.
Hur fungerar det?
En påminnelse som är kopplad till en uppgift kan fungera på tre sätt. Den kan påminna före förfallodatumet - standardintervallet är 1440 minuter. Den kan också påminna exakt vid förfallodatumet eller kl. 09:00 på förfallodagen. Du kan även ange en fast tidpunkt utan att koppla påminnelsen till en uppgift. Om uppgiften har ett datum utan klockslag använder programmet kl. 09:00 när påminnelsen beräknas. I kalendern visas själva uppgiften då kl. 17:00. Allt fungerar i tidszonen Europe/Warsaw.
När uppgiftens förfallodatum ändras räknar Task Manager om de kopplade påminnelserna. Om det nya datumet är så nära att påminnelsetidpunkten redan har passerat, visas påminnelsen direkt, så länge uppgiften fortfarande är aktuell. Om uppgiftens förfallodatum tas bort eller redan har passerat avbryts påminnelsen.
Hur påminnelsen levereras beror på om du använder appen just då. Om appens flik är synlig och fönstret är aktivt ser du ett meddelande på skärmen. Om appen är öppen men inte aktiv kan webbläsaren visa en avisering, förutsatt att du har tillåtit det. E-postmeddelandet kan skickas tidigast 60 sekunder efter förfallotiden, om du har aktiverat e-postaviseringar, SMTP fungerar och påminnelsen inte redan har visats. Om appen är stängd krävs också en fungerande cron. Om ingen kanal är tillgänglig väntar påminnelsen tills du återvänder till programmet.
Den dagliga sammanfattningen fungerar separat. Den är avstängd som standard och standardtiden är 08:00. En gång om dagen får du en sammanställning av uppgifter som tilldelats dig och som ska vara klara i dag eller redan är försenade. Sammanställningen innehåller upp till fem titlar.
Vad vinner du?
Du behöver inte gå hela veckan och med några timmars mellanrum försöka komma ihåg om du har något att göra nästa torsdag. Det blir lättare att fokusera på dagens arbete när du slipper hålla en lista över sådant som ska göras senare i huvudet.
Du slipper också kontakta kunden igen för att fråga om en avhämtning som flyttades fram för tre dagar sedan. När påminnelsen är kopplad till en uppgift behöver du inte ändra datumet separat om förfallodatumet ändras.
På morgonen ser du dagens uppgifter och de försenade separat. Du behöver inte gå igenom hela uppgiftslistan för att hitta dem.
Exempel från vardagen
En kund ringer på onsdagen och ber dig höra av dig efter helgerna. Du berättar för assistenten när du vill bli påmind. Påminnelsen läggs till i kalendern tillsammans med de andra planerade aktiviteterna.
Du ansvarar också för en driftsättning med slutbesiktning den 20 mars. Du vill bli påmind dagen innan, så du kopplar påminnelsen till uppgiftens förfallodatum. I februari flyttar kunden slutbesiktningen till den 3 april. Någon i teamet ändrar datumet i uppgiften. När den kopplade påminnelsen räknas om flyttas den till den 2 april. Du behöver inte ändra den separat. Om datumet för slutbesiktningen tas bort från uppgiften avbryts påminnelsen.
Vanliga frågor
Kommer påminnelsen via mejl?
E-postmeddelandet kan skickas tidigast 60 sekunder efter förfallotiden, om du har aktiverat e-postaviseringar, SMTP fungerar och påminnelsen inte redan har visats i appen eller som en webbläsaravisering. Om appen är stängd krävs också en fungerande cron.
Vad händer när jag ändrar uppgiftens förfallodatum?
Påminnelser som är kopplade till uppgiftens förfallodatum räknas om automatiskt. Om förfallodatumet tas bort eller redan har passerat avbryts påminnelserna.
Hur många påminnelser kan jag ha samtidigt?
Du kan ha 50 aktiva påminnelser. Händelser som importerats från Google Kalender räknas inte in i den gränsen.
Kan jag avbryta en påminnelse?
Ja, du kan avbryta alla dina egna väntande påminnelser. Skriv till assistenten ”visa mina påminnelser” - då ser du aktiva påminnelser och de tio senast avslutade. Skriv sedan ”avbryt påminnelsen …” och bekräfta. Du kan också ta bort en påminnelse i Kalendern.
Får jag en avisering om appen inte är öppen?
E-post kan skickas när appen är stängd, om du har aktiverat e-postaviseringar, SMTP fungerar och cron är igång. Utan cron kan e-postmeddelandet skickas när någon använder appen. Om ingen leveranskanal är tillgänglig väntar påminnelsen tills du återvänder till appen.