Cosa sono i promemoria in Task Manager?
I promemoria dell'Assistente AI ti sollevano dall'obbligo di ricordarti le cose da fare più avanti. Dici all'assistente cosa e quando ricordarti. Task Manager tiene d'occhio la scadenza e mostra una notifica nell'app. Se l'app è chiusa, l'e-mail può arrivare se hai attivato le notifiche e-mail, SMTP è operativo e l'amministratore ha configurato il cron.
Un promemoria ha due elementi obbligatori: il testo (fino a 500 caratteri) e il momento. Puoi indicare una data e un'ora future oppure collegare il promemoria alla scadenza di un'attività. In questo caso, se la scadenza dell'attività viene spostata, si sposta anche il promemoria.
I promemoria sono visibili nel Calendario di Task Manager insieme alle attività, agli eventi e agli invii programmati dell'Agente AI. Puoi avere 50 promemoria attivi contemporaneamente.
Come funziona?
Un promemoria collegato a un'attività può funzionare in tre modalità. Può ricordarti qualcosa prima della scadenza - l'intervallo predefinito è di 1440 minuti. Può anche avvisarti esattamente alla scadenza oppure alle 09:00 del giorno della scadenza. Puoi anche impostare una scadenza assoluta, senza collegarla a un'attività. Se l'attività ha una data senza orario, per calcolare il promemoria il programma considera le 09:00. Nel Calendario, l'attività stessa viene visualizzata alle 17:00. Tutto funziona nel fuso orario Europe/Warsaw.
Quando cambia la scadenza di un'attività, Task Manager ricalcola i promemoria collegati. Se la nuova scadenza è così vicina che il momento del promemoria è già passato, il promemoria viene inviato subito, purché l'attività sia ancora da svolgere. Se la scadenza dell'attività viene rimossa o è già passata, il promemoria viene annullato.
Il metodo di consegna dipende dal fatto che tu stia usando l'app in quel momento. Se la scheda dell'app è visibile e la finestra è attiva, vedrai un messaggio sullo schermo. Se l'app è aperta ma non è attiva, il browser può mostrare una notifica, a condizione che tu abbia dato il consenso. L'e-mail può essere inviata non prima di 60 secondi dopo la scadenza, se hai attivato le notifiche e-mail, SMTP è operativo e il promemoria non è già stato mostrato. Se l'app è chiusa, serve anche un cron operativo. Se non è disponibile alcun canale, il promemoria resta in attesa finché non torni nel programma.
C'è anche un riepilogo giornaliero separato. È disattivato per impostazione predefinita e l'orario predefinito è 08:00. Una volta al giorno ricevi un riepilogo delle attività che ti sono state assegnate e che scadono oggi o sono in ritardo. Il riepilogo include fino a cinque titoli.
Cosa ci guadagni?
Non devi ricordarti ogni poche ore, per tutta la settimana, se hai qualcosa da fare giovedì prossimo. È più facile concentrarsi sul lavoro di oggi quando non devi tenere a mente l'elenco delle cose da fare più avanti.
Inoltre, non devi ricontattare il cliente per un ritiro che è stato rimandato tre giorni fa. Se il promemoria è collegato a un'attività, quando la scadenza cambia non devi aggiornare la data separatamente.
Al mattino vedi separatamente le cose da fare oggi e quelle in ritardo. Non devi scorrere l'intero elenco delle attività per trovarle.
Esempio dal lavoro quotidiano
Il cliente chiama mercoledì e ti chiede di ricontattarlo dopo le feste. Dici all'assistente quando vuoi che te lo ricordi. Il promemoria viene inserito nel Calendario insieme alle altre cose programmate.
Stai anche seguendo un'implementazione con il collaudo previsto per il 20 marzo. Vuoi un promemoria il giorno prima, quindi lo colleghi alla scadenza dell'attività. A febbraio il cliente sposta il collaudo al 3 aprile. Qualcuno del team cambia la scadenza nell'attività. Ricalcolando il promemoria collegato, la data viene spostata al 2 aprile. Non devi modificarlo separatamente. Se la scadenza del collaudo viene rimossa dall'attività, il promemoria viene annullato.
Domande frequenti
Il promemoria arriva via email?
L'e-mail può essere inviata non prima di 60 secondi dopo la scadenza, se hai attivato le notifiche e-mail, SMTP è operativo e il promemoria non è già stato mostrato nell'app o come notifica del browser. Se l'app è chiusa, serve anche un cron operativo.
Cosa succede se cambio la scadenza di un'attività?
I promemoria collegati alla scadenza dell'attività vengono ricalcolati automaticamente. Se la scadenza viene rimossa o è già passata, i promemoria vengono annullati.
Quanti promemoria posso avere contemporaneamente?
Puoi avere 50 promemoria attivi. Gli eventi importati da Google Calendar non vengono conteggiati in questo limite.
Posso annullare un promemoria?
Sì, puoi annullare ogni tuo promemoria in attesa. Scrivi all'Assistente "mostra i miei promemoria" - vedrai i promemoria attivi e gli ultimi dieci chiusi. Poi scrivi "annulla promemoria …" e conferma. Il promemoria puoi eliminarlo anche dal Calendario.
Riceverò una notifica se l'app non è aperta?
L'e-mail può arrivare anche con l'app chiusa, se hai attivato le notifiche e-mail, SMTP è operativo e il cron è in funzione. Senza cron, l'e-mail può essere inviata quando qualcuno usa l'app. Se non è disponibile alcun canale di consegna, il promemoria resta in attesa finché non torni nell'app.